Пять областей, в которых сотрудники по закупкам приносят пользу

Отдел закупок не всегда считался идеальным и гибким стратегическим партнером предприятия. Обременительные процессы поиска поставщиков, длительные циклы закупок и заключения контрактов, а также пробелы в экспертных знаниях в предметной области привели к разделению между закупками и различными бизнес-подразделениями, которые они обслуживают.

Те из нас, у кого есть многолетний опыт работы в сфере закупок, знают, что есть большие возможности для улучшения всего процесса, особенно в сфере поиска ценных и комплексных услуг. Хотя потребительские технологии сделали рывок вперед и значительно изменили все аспекты индивидуальной покупательской и потребительской деятельности, поиск поставщиков для предприятий и используемые им технологии заметно отстали. С практической точки зрения, процесс и технология закупок не претерпели существенных изменений за десятилетия.

Теперь, с появлением дополнительных возможностей передовых технологий, включая искусственный интеллект и машинное обучение, динамика меняется. Эти достижения предоставляют прекрасную возможность для руководителей закупок и других руководителей закупок учитывать быстрые темпы и потребности глобальной бизнес-экосистемы.

Вооруженный беспрецедентной проницательностью, которую А.И. Служба закупок оснащена всем необходимым, чтобы стать настоящим стратегическим партнером для всех направлений бизнеса, что значительно улучшает определение объема услуг, идентификацию и оценку поставщиков, закупки и текущее управление. Быть стратегическим партнером означает изменять организационную культуру и практику, но трансформационные лидеры, которые преуспевают в этом, уже предоставляют новые и инновационные источники ценности для своих компаний и в результате получают признание со стороны коллег.

Мандат по закупкам исторически был сосредоточен на обеспечении корпоративного управления, соблюдения нормативных требований, непрерывности поставок и сокращении затрат. Зачастую заинтересованные стороны бизнеса не обращались к закупкам за стратегическим руководством, потому что не чувствовали, что функциональные знания и опыт необходимы для достижения их целей и приоритетов. Пришло время изменить эту парадигму. В сфере закупок необходимо взаимодействовать с заинтересованными сторонами не потому, что это предписано, а потому, что это приведет к более эффективным результатам для бизнеса.

Закупки могут улучшить каждую бизнес-функцию, гарантируя, что команды могут легко и в цифровом виде определять даже свои самые сложные потребности, выводить их на рынок и легко находить, сравнивать, вести переговоры, заключать контракты и заключать контракты с лучшими поставщиками для своих нужд.

На пути к поиску поставщиков есть пять определяющих моментов, когда закупки могут принести большую пользу заинтересованным сторонам, укрепляя внутренние партнерские отношения и обеспечивая достижение устойчивых результатов бизнес-функциями.

Объем. Первый определяющий момент - это когда заинтересованное лицо бизнеса определяет проблему или возможность, которые они хотят решить, используя стороннего поставщика. Часто в сегодняшних условиях процесс начинается с нечеткого определения потребностей или даже требований, определенных поставщиком, а не заинтересованной стороной бизнеса. Это приводит к тому, что закупки и потенциальные поставщики тратят много времени и циклов, задерживая развертывание критически важной услуги. Закупки могут изменить эту динамику, используя мощь передовых технологий, таких как A.I. чтобы направлять заинтересованные стороны через создание их требований более быстрым, точным и интуитивно понятным способом. Когда требование заранее охватывает все ключевые потребности, все участники значительно экономят время и циклы, а также избегают чрезмерных закупок или раундов заказов на изменение позже.

Идентификация. Заинтересованным сторонам необходимо быстро и эффективно определять поставщиков, которые могут предоставить услуги, необходимые им для достижения бизнес-приоритетов. Для этого отдел закупок должен иметь возможность динамически находить высококвалифицированных поставщиков для любой конкретной потребности в любой момент. Они не могут ждать традиционного процесса RFI / RFP, выполнять поиск в большой базе данных поставщиков или в главной базе данных поставщиков, запрашивать рекомендации или рекомендации или полагаться исключительно на существующие отношения, чтобы найти лучшего поставщика.

Сравнение. Заинтересованным сторонам бизнеса нужен простой способ провести параллельное качественное сравнение и финансовый анализ предложений поставщиков, которые они получают. поэтому они могут быстро и без предвзятости оценить, какой поставщик лучше всего подходит для их конкретных потребностей в услугах. Роль закупок не должна заключаться в нормализации данных и анализе электронных таблиц. Это должна быть поддержка принятия решений и коучинг заинтересованных сторон. Мы совершенно привыкли к тому, что это делается для нас в потребительском мире. и не следует ожидать меньшего от корпоративного мира.

Выбор. Значительное сокращение времени, затрачиваемого на определение объема работ до выбора поставщика, и предоставление членам команды возможности участвовать на протяжении всего процесса обеспечивает большую прозрачность и эффективность. Учитывая головокружительные темпы ведения бизнеса в цифровой экономике, традиционный многомесячный процесс проверки и квалификации поставщиков до подписания соглашений и начала реальной работы просто больше не является жизнеспособным. Мы привыкли доверять цифровой информации для принятия важных решений о личном потреблении, и это также должно быть стандартом на предприятии.

Бесконтактная закупка до оплаты. У каждой компании есть несколько партнеров, поставщиков и решений, с которыми она работает для удовлетворения конкретных бизнес-требований, и функция закупок не является исключением. Очень важно, чтобы CPO выбирали лучшие в своем классе платформы и приложения, которые легко интегрируются с их базовыми системами записи. Имея правильные цифровые решения, CPO могут гарантировать, что методы достижения контроля; согласие; утверждение бюджета; согласование, утверждение и оплата счетов-фактур полностью автоматизированы. Просто нет никакой роли для высококвалифицированных специалистов по закупкам, которые вручную обрабатывают заявки, заказы на поставку, счета-фактуры или контракты. Результатом любого процесса поиска поставщиков, особенно сложных услуг, должна стать бесшовная и бесконтактная роботизированная установка, управляемая автоматизацией процессов, в системе учета корпоративных ресурсов, чтобы взаимодействие с заинтересованными сторонами бизнеса и закупками оставалось простым, быстрым и прозрачный.

Компании быстро внедряют и применяют технологии для автоматизации транзакционной работы, предоставляя закупкам идеальные возможности. Используя возможности автоматизации, руководители трансформационных закупок и их команды могут быть более стратегическими и эффективными, обеспечивая большую ценность для заинтересованных сторон своего бизнеса и компаний на протяжении всего процесса поиска поставщиков. Закупки должны быть сосредоточены на высокоценной деятельности, стать доверенными советниками для своих заинтересованных сторон, соответствовать бизнес-целям и приоритетам и предлагать инновационные идеи и подходы к поиску поставщиков услуг.

Мы уже наблюдаем резкий сдвиг во взглядах на закупки во многих компаниях по мере появления новых лидеров трансформации. Эти группы закупок ориентированы на клиента и предоставляют платформы самообслуживания, которые дают заинтересованным сторонам возможность быть более автономными, обеспечивая при этом соответствующий уровень управления и обеспечивая согласованные процессы и результаты.

Проницательно руководя цифровым реинжинирингом источников снабжения, руководители закупок заново изобретают эту профессию и повышают ее организационный статус как незаменимого делового партнера и катализатора перемен во всей компании.

Кейт Хаусманн, директор по доходам Globality.