Пять способов получить прибыль, отказавшись от бумажных документов

Решение отказаться от бумажной документации может показаться ошеломляющим. Однако отказ сделать это в конечном итоге приведет к отставанию вашего бизнеса.

Преобразование в безбумажный офис предлагает ряд преимуществ, которые увеличивают чистую прибыль. От облачного хранилища до цифровых подписей - есть ряд решений, которые нужно найти.

Готовы избавиться от кучи бумаги в офисе? Вот пять причин, по которым вам следует начать сегодня.

Улучшите организацию своего офиса. Оцифровка файлов и другой информации улучшает организацию вашей компании. Вашей команде больше не нужно рыскать по всему офису, чтобы найти недостающее звено бумажного следа. Это не только улучшит организацию, но и положительно повлияет на производительность труда сотрудников. Вся информация, необходимая для ведения эффективного бизнеса, будет храниться в цифровых документах, надежно хранящихся в облачном хранилище и мгновенно доступном тем, у кого есть разрешение на доступ к ней.

Повысьте эффективность общения с клиентами. Отправка клиентам электронных счетов-фактур и использование цифровых подписей повышает эффективность. Вам больше не нужно оправдываться, что «он, должно быть, потерялся в почте», или ждать времени задержки обычной почты.

В системе облачного хранения вы можете хранить, казалось бы, бесконечное количество информации о клиентах, используя программное обеспечение для баз данных, которое часто называют системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). В результате вы улучшите взаимодействие с клиентами и, в конечном итоге, увеличите чистую прибыль.

Защитите конфиденциальные данные. Несмотря на то, что у вас могут возникнуть опасения по поводу взлома программного обеспечения баз данных, на самом деле гораздо безопаснее хранить и отправлять оцифрованные файлы поставщикам и клиентам. Многие программы не только экономят время и деньги компаний, но и повышают безопасность цифровых файлов с помощью шифрования.

Поместив конфиденциальную информацию за стеной зашифрованной защиты, вы можете быть спокойны. Физические файлы не могут обещать то же самое, и если с ними что-то случится, вы можете даже не заметить.

Вносите свой вклад в сохранение окружающей среды. Один безбумажный офис не оказывает значительного воздействия на окружающую среду, в отличие от тысяч малых, средних и крупных организаций. Обнаружение того, как отказаться от бумажного документооборота, резко снизит уровень загрязнения, которое продолжает ухудшать состояние планеты. И хотя вы не можете вкладывать деньги в преобразование в экологически чистый безбумажный офис, вы можете увеличить столбец бухгалтерского учета в своем балансе под названием «Гудвилл».

Экономьте деньги, сокращая скрытые расходы на бумагу. Откладывание дела на безбумажном бизнесе сопряжено с множеством скрытых затрат. Утерянные документы могут привести к потере невероятного количества времени и ухудшить репутацию вашей компании.

Отказ от бумажных документов сокращает утомительную работу, связанную с оформлением документов, освобождая ваших сотрудников для выполнения более важных задач. Кроме того, безбумажные офисы упрощают удаленную работу и освобождают дорогие квадратные метры, используемые для хранения. И если вы все еще не уверены, есть налоговые льготы для офисов, которые показывают, что они принимают меры по обеспечению устойчивости.

Отказ от бумажной документации действительно создает определенные препятствия. Например, предварительные затраты могут удержать вас от конверсии. Однако вам следует рассматривать интегрированные цифровые решения как вложение, которое приведет к экономии средств за счет повышения эффективности и производительности.

При переходе на безбумажный офис вы можете выполнить несколько быстрых действий:

• Используйте приложения для сканирования, к которым имеет доступ ваш смартфон, для выставления счетов и счетов,
• Попросите свой банк присылать безбумажные электронные отчеты,
• Попросите поставщиков присылать информацию по электронной почте,
• Загрузите приложение для сканирования визиток,
• Отправляйте внутренние документы в электронном виде,
• Используйте общую электронную систему календаря и
• Используйте систему цифровой подписи.

Скотт Бердей - президент Интегрированные решения Trinity .