Ключевые факторы успеха интеллектуальной автоматизации

Как и любая технология, интеллектуальная автоматизация не может быть эффективной, если ею не управляют должным образом.

Пандемия демонстрирует важность оперативных, быстрых и устойчивых действий в ответ на серьезные глобальные потрясения. Также совершенно ясно, что те организации, которые еще не внедрили интеллектуальные технологии автоматизации с успехом, не могут эффективно реагировать.

В лучшем случае интеллектуальная автоматизация позволяет выполнять работу во фронт-, мидл- и бэк-офисах намного умнее, быстрее и эффективнее. Однако одна из самых больших проблем для организаций, когда они начинают автоматизировать свои бизнес-процессы, заключается в том, как поддерживать и масштабировать эту деятельность. Реальность такова, что далеко не все проекты по автоматизации бизнеса действительно продвигаются дальше пилотного этапа, а хороших намерений и хороших интеллектуальных технологий автоматизации недостаточно.

На самом деле люди, таланты и структура, стоящие за интеллектуальной автоматизацией, так же важны, как и сама технология. Ключевым моментом здесь является наличие правильной методологии доставки — при сохранении команды, с нужными навыками для этого — с самого начала. Именно эти критические факторы определяют успех и неудачу. Я расскажу о следующих шагах, которые гарантируют, что интеллектуальная автоматизация постоянно создает ценность для всех операций предприятия.

Начните с целенаправленного видения

Чтобы интеллектуальная программа автоматизации действительно работала, необходимы стратегия и цель. Это может быть улучшение качества данных, операционной эффективности, качества процессов и расширения прав и возможностей сотрудников или улучшение взаимодействия с заинтересованными сторонами за счет предоставления более быстрых и точных ответов. Каким бы ни было обоснование, стратегия интеллектуальной автоматизации должна соответствовать более широким потребностям бизнеса.

В идеале ключевые заинтересованные стороны должны быть вовлечены в создание видения; если нет, задействуйте их сейчас. Если они рассматривают интеллектуальную автоматизацию как стратегический бизнес-проект, они поддержат его и предоставят необходимые финансовые и человеческие ресурсы. Хотя интеллектуальной автоматизацией обычно управляет бизнес-группа, она по-прежнему будет управляться ИТ-командой с использованием существующих методов, поэтому они также должны быть задействованы в начале. ИТ-подразделения будут поддерживать интеллектуальную автоматизацию во многих важных областях, таких как соблюдение требований безопасности ИТ, возможность аудита, поддерживающая инфраструктура, ее конфигурация и масштабируемость.

Будьте готовы

Таким образом, интеллектуальная автоматизация может масштабироваться по мере увеличения спроса, планируйте свое место в бизнесе. Централизованный подход охватывает всю организацию, поэтому может быть полезно внедрить его в «центр передового опыта» (CoE) или начать двигаться к созданию этой операционной среды. «Федеративная» модель также эффективна, когда интеллектуальные возможности автоматизации связаны с определенной функцией, но масштабируются по всему бизнесу, а стандарты и передовой опыт контролирует центральная группа автоматизации. Это достигается путем создания модулей доставки по всей организации, отвечающих за идентификацию и доставку собственных автоматизированных процессов, регулируемых CoE.

Определите лучшие процессы

Всегда выбирайте возможности автоматизации процессов, которые принесут наибольшую выгоду, и четко определяйте, что делает процесс действительно хорошим. Например, лучшими вариантами являются те процессы, которые страдают от человеческих ошибок, включают большое количество ручных и повторяющихся задач или требуют улучшения качества обслуживания клиентов, например более быстрого времени отклика.

Кроме того, прежде чем автоматизировать процесс, подумайте, действительно ли он нуждается в рационализации или улучшении, поскольку это требует дополнительного времени, затрат и усилий и обычно приводит лишь к незначительным улучшениям. Любое решение всегда должно зависеть от общих стратегических бизнес-целей автоматизации. Если вам нужно максимально плавное выполнение процесса, действуйте и улучшайте его, но если основной целью является снижение затрат, просто автоматизируйте процесс «как есть».

На этом этапе свяжитесь с ИТ-отделом, чтобы убедиться, что для целевого приложения не запланировано какое-либо обслуживание, иначе автоматизацию процесса придется остановить. Чтобы гарантировать прослеживаемость программы автоматизации и до того, как будут выполнены какие-либо действия, также должен быть согласован набор показателей, в том числе; ключевые показатели эффективности, связанные с финансами, процессами, качеством и производительностью.

Тщательная доставка

Чтобы действительно начать автоматизацию процессов, во избежание проблем соберите правильную информацию на этапе определения, поэтому привлеките к этой деятельности знающих экспертов в данной области. Также стоит провести инструктаж по процессу для нужной аудитории. Каждый выбранный автоматический процесс должен быть задокументирован, и должно быть получено понимание того, чем он будет отличаться от того же человеческого процесса.

Как только все это будет согласовано с бизнесом, а орган по проектированию процессов утвердит предложенный план и проведет необходимые экспертные оценки, можно начинать разработку. Только когда бизнес удовлетворен, можно начинать тестирование подписи. После того, как роботы полностью заработают, убедитесь, что они передают бизнес-направления или исключения операционной группе для ручного вмешательства, и что технические возможности легко доступны на случай, если они будут действовать не так, как ожидалось. В конечном счете, чтобы обеспечить непрерывность и доступность ресурсов автоматизации, необходима надежная поддерживающая ИТ-инфраструктура.

Создайте многопрофильную команду

Назначение высококлассного ведущего разработчика необходимо для решения любых проблем с интеллектуальной автоматизацией, но таких людей может быть чрезвычайно трудно найти на текущем рынке. Разработчики должны пройти обучение по самым высоким стандартам в области разработки и анализа процессов. Поскольку команда разработчиков продолжает расти, назначьте ответственного за проектирование для обеспечения соблюдения стандартов и монитора диспетчерской для управления производственными роботами.

Наличие лучших специалистов в области интеллектуальной автоматизации является жизненной силой любой успешной инициативы, и, поскольку эти навыки становятся все более востребованными, спрос превышает предложение. Поэтому стоит подумать о партнере, который предоставляет человеческие ресурсы, руководство, управление и методологии для поддержки глобальных программ обучения и интеграции обучения в быстро расширяющиеся внедрения интеллектуальной автоматизации.

Заключительные мысли

В конечном счете, чтобы получить наилучшие результаты с помощью интеллектуальной автоматизации, весь путь должен быть определен заранее, а не ждать ошибок, а затем исправляться после них. Как только будет получена поддержка в масштабах всей компании и создано видение желаемых результатов, рекомендуется начать с малого, а затем приступить к реализации — при быстром обучении — чтобы позволить программе действительно процветать по мере ее масштабирования в рамках бизнеса.