Утренние встречи:планирование и планирование технического обслуживания

Позвольте мне рассказать вам немного о наименее эффективных встречах, на которых я присутствовал, описав общий случай. На этом собрании в зале шумно, людям приходится вставать, потому что негде сесть, и нет наглядных пособий, таких как диапроектор, флип-чарты или белая доска.

Кроме того, руководитель собрания вообще не ведет собрание и часто говорит тихо, что делает невозможным его слышимость. Участники получают последний производственный отчет, и их просят - одного за другим - прочитать часть, за которую они несут ответственность. На этом этапе часто можно увидеть, что люди не слушают те части производственного отчета, которые не относятся к ним напрямую. Кроме того, когда они читают свои части, другие их тоже не слушают.

В самом худшем случае мастера по техническому обслуживанию не приступают к работе утром, пока они не поговорили со своим руководителем. Это часто вызывает задержку в работе, потому что руководитель приходит на утреннее собрание в 8 утра, а бригада прибывает в 7 утра. Из многолетнего опыта бригада узнала, что графики работы и рабочие задания часто меняются в результате утреннего собрания. . Поэтому они ждут, пока руководитель вернется с утреннего собрания около 8:30 утра, чтобы приступить к работе в течение дня.

Создание более эффективных встреч

Чтобы повысить эффективность утренних собраний вашего предприятия, я предлагаю вам задать себе некоторые из следующих основных вопросов:

• Почему я посещаю встречу?
• Хочу ли я приехать, потому что на нашем заводе всегда были эти встречи каждый день в 8 утра?
• Я посещаю, потому что это наиболее эффективный способ для организации чтобы получить информацию о том, что произошло прошлой ночью?
• Чего ждут от меня другие участники и чего я ожидаю от них?
• Есть ли способ улучшить общение на этих собраниях? Например, могу ли я подготовить свою часть презентации с диаграммами и другими наглядными пособиями и надеяться, что другие последуют примеру?
• Нужно ли нам проводить эти встречи каждый день, или нужно хватит на понедельник и пятницу?
• Нужно ли нам проводить эти встречи утром, или могли бы мы переносим его на полдень, а затем сосредотачиваемся на завтрашних делах?

Эффективные характеристики встречи

Некоторые очень эффективные встречи, на которых я присутствовал, обладают некоторыми из следующих характеристик:

• Лидер ведет собрание, и он или она может быть отчетливо слышно по всей комнате.
• Встреча начинается вовремя и заканчивается вовремя.
• Используются наглядные пособия, и используется только информация, имеющая значение для большинства участники представлены. Особенно эффективные встречи представляют всю свою информацию с помощью Power Point или другого программного обеспечения для презентаций, проецируемого на большой экран.
• Встреча посвящена передаче важной информации, описанию последних результатов и определению проблемы, которые необходимо решить.
• Каждая встреча включает 3-5-минутное обучение / обсуждение ломать.

Нет встреч?

Лично я считаю, что хорошо проводить собрания, если они продуктивны, и в число участников должны входить специалисты по эксплуатации и обслуживанию минимум. Если цель ваших встреч - распространение информации, иногда вы можете добиться этого, используя внутренние телевизоры и компьютерные сети. Благодаря этим возможностям у вас может быть меньше встреч.

Об авторе:

Кристер Идхаммар - президент IDCON Inc., Надежность на основе Роли, Северная Каролина и управление техническим обслуживанием консалтинговая фирма, которая специализируется на обучении, обучении и внедрении улучшенных операций, управление надежностью и обслуживанием практикуется. Чтобы узнать больше, посетите www.idcon.com или по электронной почте [email protected].