Обеспечьте готовность компании к оповещениям о соответствии в цепочке поставок

У каждого есть план, пока его не ударят в челюсть. Это зерно мудрости (владеет ему легенда тяжелого веса Майк Тайсон), которому компаниям следовало бы прислушаться в вопросах международных рисков соответствия.

Хотя многие крупные фирмы имеют хорошие планы, среднего размера компании склонны относиться к рискам соответствия как к упражнениям «отметь галочкой». Возможно, они думают, что защищены, потому что внимательно следят за базой данных, отсеивающей входящие объявления о санкциях от Офиса по контролю за иностранными активами США (OFAC) или других органов. Это работает, пока не вспыхнет оповещение о новых санкциях OFAC против одного из сторонних поставщиков компании. В этот момент фирме понадобится гораздо больше, чем база данных, чтобы избежать ситуации, которая может быстро стать дорогостоящей и разрушительной.

Шанс того, что ваша компания столкнется с оповещением о соответствии, растет по мере усложнения геополитической картины. Администрация Байдена уже заняла более жесткую позицию по отношению ко многим иностранным акторам, чем ее предшественник, объявив новые санкции против Китая и России. На сегодняшний день OFAC наложила около 14 млн долларов в гражданских штрафах. Немецкий программный гигант SAP был оштрафован на более чем 8 млн долларов совокупных американских штрафов в апреле за продажу продуктов Ирану в нарушение американских санкций.

Любая компания, получившая звонок от регулятора — или сигнал от своего программного обеспечения для соответствия — попадет в беду, если у нее еще нет надежных процедур. Представьте последствия, если, например, ваша фирма использовала агента в Саудовской Аравии, которого обнаружили связанным с ввозом продуктов в Иран или каким-то образом причастным к финансированию терроризма. Штрафы могут варьироваться от миллионов долларов до уголовного преследования.

Ключи к встрече оповещения лицом к лицу, даже если это ложная тревога — это документация, исследование, действие и ремедиация.

Документируйте, документируйте, документируйте

Когда исполнительные органы узнают о возможном нарушении соответствия, они захотят знать не только «Что пошло не так?», но и «Что вы делали для предотвращения этого?».

Стоит иметь ответ на этот второй вопрос сейчас, до оповещения о соответствии. Документация — ваш друг. Регуляторы будут более склонны проявить снисходительность и конструктивно работать с компаниями, имеющими обширную документацию своих коммуникаций и процессов вокруг сторонних сущностей, независимо от того, считались ли отношения рискованными. Предполагайте, что вы подвержены санкционным партнерам, и действуйте соответственно.

Хорошее исследование сторонних сторон вашей компании — фундамент. У каждой базы данных есть свои ограничения, даже «всеобъемлющий» список программ санкций OFAC. Жизненно важно иметь доступ к дополнительным каталогам или информации, а также процессы для анализа данных. Как только поставщик помечен, фирмы должны иметь возможность быстро мобилизовать внутренние и внешние ресурсы для первоначального определения правильности информации.

Иногда исследование покажет, что нет повода для беспокойства — возможно, оповещение сработало, потому что несвязанный партнер в Тайване имеет похожее бизнес-название с тем, что в материковом Китае, был помечен для санкций. В этом случае вы сэкономили деньги и избежали лишнего стресса. Информация была под рукой, и вашей команде не пришлось нанимать внешних юристов.

Имейте план действий

Если, с другой стороны, исследование покажет, что партнер действительно является помеченным и санкционированным лицом, ваша команда вооруженна для действий. С информацией под рукой, ваша команда по соответствию уже знает глубину отношений и потенциальное воздействие компании. Следующие шаги могут включать привлечение юристов или других внешних консультантов.

Финальный шаг хорошего плана по оповещению о соответствии — ремедиация. Это может означать работу с опытной юридической фирмой или даже поиск экспертов, говорящих на местном языке, которые могут консультировать вашу компанию по воздействию и альтернативам.

Иногда решение так же просто, как разрыв всех связей с партнером. Если отношения критически важны или неизбежны, это может быть не так просто. В авиабизнесе, например, практически невозможно избежать работы с аэропортовыми сервисными компаниями, которые могут иметь коррупционные связи с правительствами. Здесь может стоить поиск работы с регуляторами для объяснения ситуации и попытки найти компромиссное решение. Но опять же, это даст гораздо лучшие результаты, когда компания может показать, что следовала правильным процессам и имеет аудиторский след, документирующий их.

Распространенную ошибку, которую стоит избегать, — обращение к санкционированному лицу само по себе с вопросами. Список OFAC содержит некоторых из самых неприятных актеров мира, что делает маловероятным, что они дадут честный отчет.

Наличие систем, а не ад-хок реакций, пулеметно защищает бизнес, так что он не зависит для соответствия от любой единственной точки отказа, такого как генеральный советник, который однажды решит уволиться. С документацией, исследованием, заранее запланированным действием и ремедиацией ваша компания будет иметь свою лучшую защиту для того момента «удара в челюсть».

Аллан Матесон — генеральный директор Blue Umbrella, ванкуверской компании по технологиям соответствия.