Готова ли ваша компания к предупреждению о соответствии цепочки поставок?

У каждого есть план, пока он не получит удар в рот. Это крупица мудрости (любезно предоставленная великим боксером-тяжеловесом Майком Тайсоном), которую компаниям следует учитывать, когда речь идет о международных рисках соблюдения нормативных требований.

В то время как у многих крупных фирм есть хорошие планы, средние склонны рассматривать риски соблюдения требований как некую контрольную задачу. Может быть, они думают, что их прикрывают, потому что они внимательно следят за базой данных, в которой просматриваются объявления о поступающих санкциях от Управления по контролю за иностранными активами США или других органов. Это работает до тех пор, пока не появится предупреждение о новых санкциях OFAC в отношении одного из сторонних поставщиков компании. В этот момент компании потребуется гораздо больше, чем база данных, чтобы избежать ситуации, которая может быстро стать дорогостоящей и разрушительной.

Вероятность того, что ваша компания столкнется с предупреждением о соответствии требованиям, возрастает по мере усложнения геополитической картины. Администрация Байдена уже заняла более жесткую позицию по отношению ко многим иностранным игрокам, чем ее предшественник, объявив о новых санкциях в отношении Китая и России. В этом году OFAC наложило гражданско-правовые штрафы на сумму около 14 миллионов долларов. В апреле немецкий софтверный гигант SAP был оштрафован США на более 8 миллионов долларов США за продажу продуктов Ирану в нарушение санкций США.

Любая компания, которая получит звонок от регулирующего органа или пинг от ее программного обеспечения для соблюдения нормативных требований, столкнется с проблемами, если у нее еще нет надежных процедур. Представьте себе последствия, если, например, ваша фирма использовала агента в Саудовской Аравии, который, как выяснилось, был связан с поставкой продукции в Иран или каким-либо образом связан с финансированием терроризма. Наказания могут варьироваться от штрафов на миллионы долларов до уголовных обвинений.

Ключи к своевременному предупреждению, даже если это ложная тревога, - это документация, исследования, действия и исправление.

Документ, документ, документ

Когда правоохранительные органы узнают о возможном нарушении требований, они захотят знать не только «Что пошло не так?» но также «Что вы сделали, чтобы предотвратить это?»

На второй вопрос стоит ответить сейчас, до предупреждения о соответствии. Документация - ваш друг. Регулирующие органы будут более склонны проявлять снисходительность и конструктивно работать с компаниями, которые имеют обширную документацию о своих коммуникациях и процессах, связанных со сторонними организациями, независимо от того, считались ли эти отношения рискованными. Предположим, вы сталкиваетесь с партнерами, подпадающими под санкции, и действуйте соответственно.

Хорошее исследование третьих лиц вашей компании имеет фундаментальное значение. Каждая база данных имеет свои ограничения, даже «исчерпывающий» список программ санкций OFAC. Жизненно важно иметь доступ к дополнительным каталогам или информации, а также к процессам для анализа данных. После того, как поставщик был отмечен, фирмы должны иметь возможность быстро мобилизовать внутренние и внешние ресурсы для первоначального определения правильности информации.

Иногда в ходе исследования выясняется, что поводов для беспокойства нет - возможно, предупреждение произошло из-за того, что неродственный партнер на Тайване имеет название компании, аналогичное названию компании на материковой части Китая, в отношении которой были наложены санкции. В этом случае вы сэкономили деньги и избежали чрезмерного стресса. Информация была под рукой, и вашей команде не пришлось нанимать внешнего юриста.

Составьте план действий

С другой стороны, если исследование показывает, что партнер действительно является помеченным и санкционированным лицом, ваша команда вооружена, чтобы действовать. Имея под рукой информацию, ваша команда по комплаенсу уже знает глубину отношений и потенциальную уязвимость компании. Следующими шагами могут быть привлечение юрисконсульта или других внешних консультантов.

Последний шаг хорошего плана оповещения о соответствии требованиям - исправление. Это может означать работу с опытной юридической фирмой или даже поиск экспертов, которые говорят на местном языке и могут посоветовать вашей компании варианты воздействия и альтернативы.

Иногда решение настолько простое, как разорвать все связи с партнером. Если отношения имеют решающее значение или неизбежны, это может быть не так просто. Например, в сфере авиаперевозок практически невозможно избежать работы с обслуживающими компаниями аэропортов, которые могут иметь коррумпированные связи с правительствами. Здесь может быть полезно обратиться к регулирующим органам, чтобы объяснить ситуацию и попытаться найти компромиссное решение. Но опять же, это приведет к гораздо лучшим результатам, если компания сможет продемонстрировать, что она следовала правильным процессам и имеет контрольный журнал, который их документирует.

Распространенной ошибки, которой следует избегать, является обращение к самому субъекту санкций, чтобы задать вопросы. В список OFAC входят некоторые из самых сомнительных игроков в мире, поэтому маловероятно, что они собираются дать честный отчет.

Наличие систем, в отличие от спонтанных реакций, обеспечивает надежную защиту бизнеса, так что его соблюдение не зависит от какой-либо одной точки отказа, например от генерального юрисконсульта, который однажды решит уйти. Благодаря документации, исследованиям, заранее спланированным действиям и исправлениям ваша компания сможет наилучшим образом защитить себя от неприятного момента.

Аллан Мэтисон - генеральный директор Синий зонтик , компания, занимающаяся комплаенс-технологией из Ванкувера.