Возвращение скрытых средств: как целевые аудиты дебиторской задолженности восстанавливают финансы

Компании постоянно ищут способы увеличить денежный поток и снизить риски. Часто упускаемый метод уменьшения утечки прибыли и увеличения выручки — проведение аудитов восстановления дебиторской задолженности (AP) по текущим или давним счетам.

В процессе AP ошибки часто возникают в обычном деловом ходе, даже в высокоавтоматизированных средах. Расхождения в платежах и двойные выплаты — две распространенные проблемы, позволяющие деньгам ускользать сквозь пальцы, создавая нежелательную утечку прибыли.

Аудит восстановления AP позволяет компаниям вернуть ошибочно выплаченные средства и выявить риски, чтобы предотвратить повторную утечку, тем самым улучшая их долгосрочное финансовое положение. Опытный сторонний аудитор использует передовые технологии аналитики данных и возможности работы с выписками для выявления потенциальных ошибок в транзакциях AP.

Эти аудиторы отлично владеют методом «широкой сети» для максимизации потенциальных находок. Это включает тщательное расследование и исследование всех потенциальных претензий на предмет их обоснованности. Когда претензии признаны обоснованными, аудитор помогает вернуть средства, которые иначе были бы утеряны, а также предотвратить повторение подобных ошибок.

Если аудит восстановления AP уже запущен, компании должны учитывать охват аудита и время его проведения для максимизации ценности. Соображения объема могут включать определение географического охвата, количества регионов или дивизионов компании и аудиторского периода.

Идеально, если данные для проверки максимально полны. Если аудит глобален по природе, рассмотрите включение всех регионов и объектов в выбранной географии. Это максимизирует возможность выявления переплат и восстановления упущенной прибыли.

Если аудит проводится год или более после дат транзакций, существует риск, что кредиты поставщиков могут исчезнуть, быть перераспределены или случайно списаны. Сдвигая календарь аудита раньше, компании значительно повышают шансы на финансовое восстановление. Рекомендуется проводить аудит не позднее 90 дней после даты транзакции. Это также закрывает цикл обратной связи: чем дольше вы не знаете о пробессе в процессе, тем больше потенциал для финансового кровотечения.

Еще один способ для компаний получить больше от аудита — расширить область проверки за пределами платежей. Области для расширения включают:

• Сторонние платежные приложения. Понять, проверяются ли платежи, сделанные через сторонние приложения, такие как покупки по P-card и инструменты временного труда, чтобы определить, не были ли поставщики оплачены из двух разных источников.
• Возвратные скидки (ребеиты). Знать, как отслеживаются, управляются и сверяются ребеиты. Часто расчеты на основе недоступных данных заставляют компании упускать скидки.
• Ценообразование. Сравнивать информацию об изменении цен с накладными, чтобы убедиться в их точности. Это наиболее полезно при частых сценариях изменения цен.
• Возвраты. Регулярно проверять процесс и транзакции для выявления потенциала восстановлений.

Аудиты восстановления AP добавляют значительную ценность финансовому благополучию компании. Однако их дополнение аудитами соответствия контрактов и передовым аналитикой — лучший способ снизить риски и оптимизировать бизнес-ценность во всем процессе source-to-pay (S2P). Хотя каждый из них может быть внедрен отдельно, в комбинации они максимизируют возврат инвестиций, используя данные и уроки из каждого решения.

Аудиты соответствия контрактов

Аудит соответствия ценового контракта вникает в то, взимали ли с компаний правильную цену или предоставляли ли правильные ребеиты согласно контрактам с поставщиками. Этот тип аудита может пересчитать сборы, используя данные компании, чтобы обеспечить их точность.

Коммерческий аудит соответствия контракта рассматривает контракты с поставщиками, чтобы помочь гарантировать, что выгоды, выторгованные закупочной командой, были получены. Там, где аудит восстановления AP ищет ошибки в процессе платежа, коммерческий аудит соответствия использует данные компании и поставщиков в своем обзоре. Типы данных включают ставки оплаты труда или cost-plus, мультипликаторы наценки, транзитные расходы и накладные расходы.

Передовая аналитика

Передовая аналитика сочетает ведущий в отрасли консалтинг с проприетарными безопасными технологиями, чтобы помочь компаниям быстро обнаруживать инсайты, действовать на основе выводов и достигать результатов в чистой прибыли. Добавление искусственного интеллекта, машинного обучения и науки о данных позволяет передовым аналитикам предоставлять инсайты за пределами того, что можно найти в традиционных аудитах S2P. Это в свою очередь может выявить финансовые неожиданные находки, скрытые глубоко внутри ваших данных.

Пока многие компании имеют процессы проверки, они часто недопустимо используют доступные им данные. Хотя это отличный инструмент в вашем финансовом наборе, внутренние проверки в одиночку не раскроют всё. Если у вас есть сомнения в том, выжимаете ли вы максимум выгоды из своего цикла цепочки поставок, рассмотрите расширение аудиторской работы. Опытный сторонний партнер по аудиту S2P может предоставить добавленную ценность и инсайты, внедряя аудит восстановления, проверку соответствия контрактов или аналитическое решение.

Энжи Холсен — региональный вице-президент по коммерческому соответствию в PRGX.