Как автоматизация заказов на продажу может обеспечить стабильность во время пандемии

По данным Accenture, более 90% компаний из списка Fortune 1000 испытали сбои в цепочке поставок из-за пандемии коронавируса. Семьдесят пять процентов этих компаний сообщили о «негативном или сильно негативном воздействии на их бизнес».

Эти статистические данные лишь подтверждают то, что уже знают многие лидеры отрасли. Во время пандемии транспорт сильно ограничен, и критически важный персонал застревает дома. Объемы остановились, а сроки доставки увеличились. Все это не способствует бесперебойному функционированию цепочек поставок.

Как предприятия могут умело реагировать на это беспрецедентное давление со стороны цепочки поставок и гарантировать непрерывность бизнеса? Понимая, что нынешнее давление делает проекты цифровой трансформации более актуальными, чем когда-либо. Цифровая трансформация больше не является модной фразой, на которой стоит сосредоточиться в следующем квартале. Это важное требование.

Кризис COVID-19 вынуждает дистрибьюторов и производителей оптимизировать свои расходы и сокращать некритические расходы везде, где это возможно. В идеале организации хотят сократить свои операционные расходы, сохранив при этом свой персонал. Для этого необходимо сразу же обновить традиционные и устаревшие процессы до современных.

Цепочка поставок - сложный объект, и не все из них находится в пределах возможностей предприятия влиять. Однако в той части цепочки поставок, на которую предприятия могут влиять, - где доставка осуществляется с их собственных складов конечным потребителям - остается много места для работы.

Например, одна из областей, где цифровая автоматизация может иметь большое влияние, - это обработка заказов на продажу.

Давление COVID-19 увеличило нагрузку на плечи производителей и дистрибьюторов. По мере того, как сроки доставки резко сокращаются, компании завалены запросами клиентов. Люди сбиты с толку и запаникованы и требуют ясности.

Чтобы продолжать хорошо обслуживать клиентов - а для производителей и дистрибьюторов отношения с клиентами - это все - предприятиям нужны их представители по обслуживанию клиентов (CSR), работающие на полную мощность. Это единственный способ сократить время выполнения заказа и продемонстрировать стабильность и предсказуемость в то время, когда многие организации находятся в затруднительном положении.

Однако из-за изоляции CSR работают из дома. Это означает, что им не хватает офисной среды и доступа к обычным инструментам. Они, вероятно, не так продуктивны, как обычно, и к этому добавляется эмоциональный стресс. Вдобавок к этому, запросы клиентов находятся на рекордно высоком уровне, они более сложны и новы, чем когда-либо. В тот момент, когда CSR требуется как можно больше пропускной способности, они становятся более ограниченными, чем когда-либо.

Что, однако, является основным истощением полосы пропускания CSR даже без COVID-19? Ручная обработка заказов. В среднем наша организация обнаружила, что CSR тратят треть каждого рабочего дня вручную на ввод заказов на покупку, полученных от клиентов.

Большинство производителей и дистрибьюторов полагаются на этот традиционный ручной метод. Этот процесс всегда был медленным и традиционно был подвержен ошибкам. Задержки по заказам на закупку оставались бы в течение ночи, или их обработка требовала бы сверхурочных. Ненужные затраты могут достигать 26 долларов за заказ. А прямо сейчас экономическая неэффективность этого устаревшего подхода усиливается.

Однако, проще говоря, обработка заказов на продажу может быть автоматизированным. Используя специально разработанное программное обеспечение, компания может автоматически и точно преобразовывать заказы на покупку, отправленные по электронной почте, в заказы на продажу в системе планирования ресурсов предприятия (ERP) без какого-либо вмешательства или обработки со стороны CSR. Благодаря мощности автоматизации и искусственного интеллекта обработка заказов ускоряется с нескольких часов до нескольких минут. Становится возможным добиться 100% точности извлечения данных.

Эта форма цифровой автоматизации значительно ускоряет процесс оформления заказов, помогая компаниям окупить тысячи часов человеческого капитала. Затем эти часы можно распределить на задачи и приоритеты, которые повышают ценность организации, например на реальное высококачественное обслуживание клиентов и другие процессы, приносящие доход.

Существует множество областей и множество бизнес-процессов, в которых автоматизация может способствовать реализации проектов цифровой трансформации предприятий и открывает новые возможности и эффективность. Будь то заказы на продажу или что-то еще, всем руководителям необходимо подумать, где они по-прежнему обременены ручными процессами и как они могут их обновить.

Поскольку пандемия COVID-19 перерастала в поистине глобальный кризис, Сэнди Шен, старший аналитик Gartner, сказал об этом лучше всего:«Это тревожный сигнал для организаций, которые уделяют слишком много внимания повседневным производственным потребностям за счет инвестиций. в цифровом бизнесе и долгосрочной устойчивости. Компании, которые могут перенести технологические мощности и инвестиции на цифровые платформы, смягчат воздействие эпидемии и обеспечат бесперебойную работу своих компаний как сейчас, так и в долгосрочной перспективе ».

Кризис COVID-19 учит нас тому, что оцифровка - это путь, с помощью которого производители и дистрибьюторы могут обеспечивать и защищать важные бизнес-цели во время перебоев и реагировать на нарушения в цепочках поставок, на которые они полагаются.

Сбои в цепочке поставок создают серьезные проблемы, требующие быстрых и эффективных решений. Дистрибьюторам и производителям нужны эффективные инициативы с высокой рентабельностью инвестиций, которые позволят им делать больше с меньшими затратами. Автоматизация заказов на продажу - один из примеров такой инициативы. Это позволяет предприятиям максимально увеличить свои возможности для получения доходов и добиться значительной экономии затрат без дополнительных ресурсов или усилий. Конечный результат:непрерывность бизнеса и устойчивость цепочки поставок - сейчас и после кризиса.

Рэй Грейди - генеральный директор Conexiom.