Стабилизация цепочки поставок: как автоматизация заказов на продажу процветает в пандемические времена

Более 90% компаний Fortune 1000 пережили нарушения цепочек поставок из-за пандемии коронавируса, по данным Accenture. 75% из этих компаний сообщили о «негативном или сильно негативном влиянии на их бизнес».

Эта статистика лишь подтверждает то, что многие отраслевые лидеры уже знают. В пандемии транспорт сильно ограничен, и критические сотрудники застревают дома. Объем застой, а сроки доставки удлинились. Ничто из этого не хорошо для плавного функционирования цепочек поставок.

Цифровая трансформация — срочная необходимость

Как предприятия могут мастерски реагировать на эти беспрецедентные давления цепочек поставок и гарантировать непрерывность бизнеса? Осознавая, что текущие давления делают проекты цифровой трансформации более срочными чем когда-либо. Цифровая трансформация больше не фраза-модник, на чем фокусироваться в следующем квартале. Это существенное требование.

Кризис COVID-19 заставляет дистрибьюторов и производителей оптимизировать свои затраты и резать некритичные расходы где могут. Идеально, организации хотят сократить операционные расходы, сохраняя свою рабочую силу целой. Для достижения этого, традиционные и устаревшие процессы нужно апгрейдить к современным процессам, прямо сейчас.

Зона влияния: обработка заказов на продажу

Цепочка поставок — сложная сущность, и не все она в способности предприятия влиять. Однако в секции цепочки поставок, которую предприятия могут влиять — где доставка от их собственных складов к их конечным клиентам — остается много места для маневра.

Например, одна область, где цифровая автоматизация может иметь большое влияние — обработка заказов на продажу (sales orders).

Давление на CSR (Customer Service Representatives)

Давления COVID-19 добавили веса на плечи производителей и дистрибьюторов. По мере того как сроки доставки пошли вразнос, компании завалены запросами клиентов. Люди смущены и в панике, и они требуют ясности.

Для продолжения хорошего сервиса клиентов — и для производителей и дистрибьюторов клиентские отношения — это всё — предприятиям нужны их представители клиентского сервиса (CSR) на всех цилиндрах. Это единственный способ, которым они могут сократить циклы заказов и показать стабильность и предсказуемость в то время, когда многие организации встряхнуты.

Однако из-за локдауна CSR работают из дома. Это значит, что им не хватает их офисной среды и доступа к их обычным инструментам. Они, вероятно, не так продуктивны как обычно, с добавленным эмоциональным стрессом. На вершине этого, запросы клиентов на всем времени высоком, и более сложны и новелльны чем когда-либо. Прямо сейчас, когда CSR нуждаются в максимальной пропускной способности, они более сдавлены чем когда-либо.

Главный похититель времени CSR: ручная обработка заказов

Что, однако, является главным сливом полосы пропускания CSR, даже без COVID-19? Ручная обработка заказов. В среднем наша организация раскрыла, что CSR тратят треть каждого рабочего дня на ручное вводе заказов на покупку, полученных от клиентов.

Большинство производителей и дистрибьюторов полагаются на этот традиционный ручной метод. Этот процесс всегда был медленным и традиционно подвержен ошибкам. Бэклоги заказов на покупку сидели ночами или стоили овертайма для обработки. Ненужные затраты могли быть высокими как $26 за заказ. И прямо сейчас неэффективности затрат этого устаревшего подхода увеличены.

Автоматизация обработки заказов на продажу

Однако, просто скажем, обработка заказов на продажу может быть автоматизирована. Используя кастомный софт, компания может автоматически и точно конвертировать емейленные заказы на покупку в заказы на продажу в системе планирования ресурсов предприятия (ERP) без какого-либо вмешательства или обработки CSR. Через силу автоматизации и искусственного интеллекта обработка заказов ускоряется от часов до моментов. Становится возможным достичь 100% точности извлечения данных.

Эта форма цифровой автоматизации значительно ускоряет процесс заказов на продажу, помогая компаниям вернуть тысячи часов человеческого капитала. Те часы могут быть переразвернуты на задачи и приоритеты, добавляющие ценность организации, такие как реальный, высококачественный клиентский сервис и другие доходогенерирующие процессы.

Широкая применимость автоматизации

Есть много областей и много бизнес-процессов, где автоматизация может драйвить проекты цифровой трансформации для предприятий и открывать новые эффективности и возможности. Будь то заказы на продажу или где-то еще, все лидеры должны рассматривать, где они все еще обременены ручными процессами и как они могут их апгрейдить.

По мере того как пандемия COVID-19 развивалась в истинно глобальный кризис, Сэнди Шен, старший директор-аналитик в Gartner, сказала лучше всего: «Это звонок к пробуждению для организаций, которые положили слишком много фокуса на ежедневные операционные нужды за счет инвестиций в цифровой бизнес и долгосрочную устойчивость. Бизнесы, которые могут сдвинуть технологическую мощность и инвестиции на цифровые платформы, смягчат влияние вспышки и держат свои компании бегущими плавно сейчас и в долгосрочной перспективе».

Кризис COVID-19 учит нас, что цифровизация — маршрут, которым производители и дистрибьюторы могут закрепить и защитить критические бизнес-цели в нарушенные времена и реагировать на неправильности в цепочках поставок, на которых они полагаются.

Нарушения цепочек поставок приносят значительные вызовы, требующие быстрых и эффективных решений. Чего дистрибьюторы и производители нуждаются — это высоковоздейственные, высоко-ROI инициативы, уполномачивающие их делать больше с меньшим. Автоматизация заказов на продажу — один пример такой инициативы. Она позволяет предприятиям максимизировать свои возможности выручки и генерировать значительные экономии затрат, не коммитя дополнительные ресурсы или усилие. Конечный результат: непрерывность бизнеса и устойчивость цепочек поставок — сейчас и за пределами кризиса.

Рэй Грейди — CEO Conexiom.