Управление бизнес-процессами для промышленных компаний: повышение эффективности и устранение ошибок

Промышленные процессы должны быть точными. Любая ошибка — от сбоя в цепочке поставок до неисправимого шага в производственном процессе — может существенно снизить качество поставляемых товаров или услуг.

В высококонкурентной среде ошибки недопустимы.

Ошибки и просчеты рушатся, когда у вашего промышленного бизнеса нет документированного набора шагов для каждой бизнес-операции. Вот где на сцену выходит управление бизнес-процессами (УБП).

В этом блоге мы исследуем, что такое управление бизнес-процессами, и как его можно использовать для снижения ошибок во всех ваших бизнес-процедурах. Это включает процедуры такие как использование Thomasnet.com для поиска поставщиков, операций на производстве, до конца вашей цепочки поставок с доставкой продукта/услуги и маркетингом.

Затем вы узнаете, как внедрить УБП в свой бизнес сегодня, начиная с простого подхода «ручка и бумага» перед рассмотрением онлайн-софта для более сложных процессов.

Что такое управление бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами можно определить как:

«Дисциплина в управлении операций, в которой люди используют различные методы для обнаружения, моделирования, анализа, измерения, улучшения, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.» Джон Джестон и Йохан Нелис, Управление бизнес-процессами

Чтобы объяснить это определение детальнее, мы рассмотрим аэрокосмическую отрасль. Построение самолета — не малая задача. Для производства такой сложной машины требуется тщательно спланированная коллекция взаимосвязанных задач, связанных вместе для завершения в доставке летательного аппарата.

Связанный ресурс: Вызовы и возможности в аэрокосмической отрасли

Именно эти связанные задачи, сгруппированные, составляют процесс.

Управление бизнес-процессами по сути берет под контроль эти процессы, которые могут быть структурированными и повторяемыми или неструктурированными и переменными. Последовательность шагов внутри процесса может варьироваться от случая к случаю, что означает наличие шлюзов, условий и бизнес-правил.

Процессы не должны быть сложными. Даже простая процедура вроде изготовления бумажного самолета требует набора задач в определенном порядке, и полезно документировать эти задачи как процесс (см. изображение ниже от Aviation Explorer).

Бизнес-процессы в постоянном состоянии изменения, что означает, что управление бизнес-процессами — непрерывная практика, постоянно настраивающая и меняющая операции для улучшения.

В рамках УБП процессы рассматриваются как самые важные активы организации, и справедливо. Компании, внедряющие процессы, имеют на 280% более высокий уровень успеха в проектах (95%), против тех, кто не внедряет (25%).

Понимая, управляя и развивая эти процессы как активы, компании могут доставлять ценностные продукты и услуги клиентам.

Преимущества стандартизированных процессов

Рынок управления бизнес-процессами ожидается к росту до $16 млн к 2023 году, с compuesta годовой темпом роста 14% между 2017 и 2023 годами. Иными словами, практика уже популярна и только станет более распространенной.

Почему все больше внимания уделяют УБП? Читайте дальше.

УБП снижает затраты

Детальное маппинг процессов дает понимание продолжительности, необходимых ресурсов, частоты и затрат каждого шага и процесса в целом. С таким уровнем детали для каждой бизнес-операции, избыточности можно устранить, проблемы контроля качества выявить и излишние материальные и трудовые затраты подсветить.

УБП помогает узнавать и реагировать на запросы клиентов

Бизнес-операции и процессы должны отвечать на запросы клиента и их меняющиеся требования. Изменения клиентов в промышленной отрасли включают повышенные ожидания доставки, видимость рабочих процессов и кастомизацию продукта.

Использование метода управления процессами позволяет модифицировать серию задач так, чтобы они были ориентированы на клиента.

УБП улучшает и адаптирует бизнес-модели

Работа с устаревшей бизнес-моделью не приведет далеко. С УБП вы получаете более глубокое понимание бизнес-процессов для их обновления, внося правильные изменения в правильное время. С полной прозрачностью каждой задачи внутри процесса, вы можете планировать изменения, внедрять их, измерять отклик, оценивать и учиться.

Наш бизнес-мир постоянно эволюционирует и трансформируется. Меняющиеся факторы вроде роста технологий в цифровую эпоху или меняющихся потребностей потребителей действуют как нагрузки на бизнес-процессы. Вам нужно уметь адаптировать процессы соответствующе, чтобы оставаться на плаву.

УБП повышает продуктивность

С УБП неэффективности можно выявить и устранить. Возьмем компанию Adidas. Adidas улучшила задержку между размещением заказа и видимостью заказа в системе через УБП, значит заказы выполнялись быстрее. Другой пример — Renegard, компания, предоставляющая высокопроизводительные защитные покрытия для транспортных средств. С внедрением системы УБП компания сообщила о росте продуктивности.

УБП дает конкурентное преимущество

УБП постоянно анализирует и улучшает процессы. Это улучшение означает устранение потерь и других медленных и громоздких шагов. С устранением потраченного впустую времени, вы можете оптимизировать бизнес-процессы и фокусироваться на важном, таком как инновации.

УБП улучшает удержание клиентов

Улучшая метрики, такие как инновации и продуктивность, вы создаете каскадные эффекты, означающие, что клиенты чаще будут удовлетворены продуктом/услугой.

Можно пойти дальше, включив поддержку клиентов, успех и предоставление сервисов в остальные активности компании через интегрированный подход УБП. Например, можно настроить и использовать простые процессы поддержки клиентов.

УБП устанавливает стандартизацию процессов

УБП — форма контроля качества через стандартизацию бизнес-процессов. Со стандартизацией процессы могут быть улучшены с большей легкостью в будущем, продуктивность растет, операции могут планироваться соответственно.

УБП поощряет межфункциональную коллаборацию

Прозрачность процессов, даваемая УБП, означает, что операции между отделами могут сравниваться и пониматься. Коллаборация между отделами может выявить общие процессы, определить избыточности и узнать, где общая информация и экспертиза могут быть полезны.

УБП улучшает безопасность, защиту и соответствие

Отсутствие прозрачности может привести к проблемам с безопасностью, защитой и соответствием. УБП проливает свет на эти вопросы, чтобы заинтересованные стороны были в курсе. Процессы можно легко адаптировать для соответствия стандартам соответствия, безопасности и защиты, внутренним и внешним.

Как строить процессы

Мы видим, что УБП приносит много пользы бизнесу, следующий вопрос — как внедрить УБП в свой бизнес сегодня?

Внедрение УБП начинается с документации процессов. То есть, вы берете текущие процессы, документируете их включая задействованных членов команды, а затем запускаете и тестируете каждый процесс.

Для упрощения можно свести процесс внедрения к трем основным частям:

• Предварительная реализация (планирование)
• Реализация (исполнение)
• Повторная реализация (проверка)

Для прояснения, я пройдусь по примеру процесса и тому, как он был реализован.

Примеры процессов для промышленных компаний

Вездесущие в мире латексные перчатки — интересный пример промышленных процессов. Текущие операции работают в идеальной синергии древних и ультрасовременных технологий. Получение правильного баланса между двумя методами будет частью стадии предварительной реализации для проектирования процесса производства латексных перчаток.

Во-первых, этапы производства латексных перчаток планировались перед реализацией согласно видео ниже.

Этот пример с латексными перчатками отлично показывает, как процессы документируются. Как конвейер, привозящий перчатки для производства, документированный процесс гарантирует, что каждый шаг выполнен в правильном порядке, в нужное время, и ни один шаг не пропущен. В данном случае правильный порядок задач:

1. Получаются руки из керамики или алюминия, служащие формами
2. Остатки удаляются от последнего производства резиновых перчаток мытьем в мыльной воде
3. Остатки удаляются от последнего производства резиновых перчаток мытьем в хлоре
4. Оставляя хлор, формочные руки проходят через щетки для дальнейшей очистки
5. Формочные руки моются в ванне горячей воды
6. Руки затем вращаются на носителе для капельной сушки
7. Пока руки еще слегка влажные, формочные руки опускаются в химический раствор
8. Формочные руки помещаются в теплый жидкий каучук, усиленный для дополнительной прочности
9. Жидкий каучук реагирует на химикаты на руках (из химической ванны) и становится гелеобразным
10. Покрытые резиновым гелем, руки вращаются, стряхивая остатки, и проходят через горячую печь для сушки
11. Резинок проходит химический процесс, называемый летучесть, делая резину прочной и эластичной
12. Перчатки затем моются и сушатся
13. Перчатки вращаются через щетки, которые закатывают манжеты
14. Перчатки затем снимают с формочных рук рабочими

Документирование этого процесса перед реализацией снизило бы ошибки и, следовательно, улучшило доступное время и сэкономило деньги во время операции. После документирования этапов предварительной реализации, реализация процесса выявила бы неэффективности, узкие места и области для улучшения. Улучшения можно вносить, возвращаясь к записанным шагам процесса, проверяя их и оценивая на предмет переработки.

Много информации есть на выбор, чтобы понять, как строить ваши бизнес-процессы.

Как управлять процессами

После построения процессов, следующим этапом будет управление ими. Простые системы УБП могут быть такими же простыми, как ручка и бумага, записывая каждый шаг процесса для следования.

Это можно сделать как чек-лист, документируя каждую задачу на бумаге. Затем можно изучить каждую задачу для определения, как улучшить данный процесс.

Проблема простого подхода «ручка и бумага» возникает, когда процессы становятся все более сложными. Может понадобиться условная логика, способ сделать задачу приоритетной, метод обеспечить назначение правильного сотрудника на конкретную задачу.

К счастью, есть инструменты, помогающие добавить этот уровень сложности для управления процессами. Онлайн BPM-инструменты — отличный способ управлять сложными бизнес-процессами.

Для примера посмотрим на топовый BPM-софт, Process Street. С Process Street чек-листы могут содержать:

1. Назначение задач между членами команды по необходимости
2. Введение условной логики в процессы
3. Добавление стоп-задач для обеспечения порядка задач и приоритетов
4. Установка дедлайнов задач для гарантии своевременного выполнения

Эти функции добавляют сложность процессам, но делают это удобным способом. С этими чек-листами человеческие ошибки минимизируются, ответственность возрастает, инструменты и информация для выполнения всех задач данного процесса записываются и предоставляются пользователю.

Внедрите управление бизнес-процессами в свой бизнес сегодня

В этой статье мы обсудили, что такое управление бизнес-процессами, и как начать документировать и строить ваши бизнес-процессы. Для более сложных процессов можно использовать софт УБП, такой как Process Street, чтобы разобраться во всем.

Управление бизнес-процессами приносит много пользы бизнесу, так что опередите игру и начните использовать УБП в своем бизнесе сегодня.