Что такое управление активами?

Определение управления активами
Управление активами — это процесс отслеживания и мониторинга основных и/или движимых активов компании в целях финансового учета, профилактического обслуживания и предотвращения краж. Управление активами важно для соответствия требованиям и управления итоговыми показателями, но оно становится особенно сложным для организаций с несколькими офисами, автопарками, выездными сервисными работниками или другими сложными ситуациями с активами. Эффективные решения для отслеживания активов имеют решающее значение для эффективного мониторинга местонахождения, инвентаризации и контроля за техническим обслуживанием, состоянием активов и амортизацией ценных и критически важных для бизнеса активов.
Организации могут применять методы управления активами, такие как программные решения для управления активами. , автоматизированные методы отслеживания со стационарными сканерами и штрих-кодами или бирки активов с портативными считывателями штрих-кодов, которые создают отчеты, помогающие им управлять своими активами. Внедрение эффективных решений по управлению активами в небольшой компании способствует беспрепятственному росту, особенно благодаря комплексным масштабируемым решениям, доступным сегодня.
Проблемы управления активами
Небольшие компании и новые организации могут не заметить потребность в комплексных решениях по управлению активами и отложить внедрение. Во многих таких случаях эти же организации могут обнаружить, что они перегружены ручным документированием и процессами отслеживания активов по мере роста компании и накопления большего объема и разнообразия активов.
В некоторых отраслях, таких как здравоохранение и правительство, нормативные требования чтобы определенные активы тщательно контролировались и управлялись. Понимание отраслевых нормативных требований необходимо для разработки эффективных программ управления активами, обеспечивающих постоянное соблюдение нормативных требований, и выбора отраслевых решений для отслеживания активов, соответствующих нормативным требованиям.
В других отраслях, таких как коммунальные услуги, нормативные акты не всегда диктуют, как следует отслеживать активы. или управляемый. Однако в этих отраслях передовой опыт обычно рекомендует использовать комплексные программы управления активами для оптимизации производительности, поддержания постоянного уровня обслуживания и управления накладными расходами.
Помимо соблюдения нормативных требований, многим организациям необходимо амортизировать ценные активы, контролировать работу оборудования и машин, способность быстро находить детали и определять дату последнего технического обслуживания, а также множество других сценариев, которые делают эффективное управление активами необходимостью для современных компаний. Отслеживание различных статусов и рабочей документации в нескольких разных системах, документах или приложениях усложняет консолидацию данных для отчетности.
Кроме того, отсутствие интеграции систем данных оставляет упущенные возможности для поиска способов оптимизации производительности и повышения производительности. , и увеличить чистую прибыль компании. Централизованная комплексная программа управления активами решает эти проблемы и обеспечивает конкурентное преимущество для современных организаций за счет большей наглядности и способности определять возможности повышения производительности и сокращения затрат.
Преимущества управления активами
При правильном управлении активами организации пожинают плоды. Например, организации, которые правильно управляют активами, получают экономию и видят повышение эффективности и производительности. В частности, точное управление активами часто дает существенную экономию налогов на амортизационные отчисления. Организациям, использующим передовой опыт управления активами, также легче соблюдать стандарты GASB 34 и GASB 35.
Правильное управление активами не только помогает компаниям лучше контролировать свои финансы и производительность и обеспечивает более высокую эффективность и прибыльность, но и улучшает процедуры отслеживания активов и инвентаризации. Например, комплексные программные системы управления активами собирают информацию о производительности основных средств и интегрируются с базами данных компании, чтобы менеджеры по инвентаризации и менеджеры по управлению активами могли отслеживать активы и инвентарь по отдельности, но при этом сравнивать процедуры на складах. Когда штрих-коды актива и инвентаря работают вместе, операции становятся более плавными, а отчетность улучшается.
Рекомендации по управлению активами
Есть несколько вещей, которые организации могут сделать, чтобы лучше управлять своими активами. Некоторые из наиболее важных передовых методов управления активами включают…

• Использование лучших инструментов для работы – Первоклассное управление активами включает в себя использование программного обеспечения для обеспечения точности управления активами и упрощения процесса. Убедитесь, что ваша система управления активами масштабируема, чтобы она могла расти вместе с вашей компанией.

• Использование этикеток со штрих-кодом, которые сохраняются в течение всего срока службы объекта – Для точного управления данными об активах важно использовать специально разработанные этикетки со штрих-кодом и идентификационные метки, а также специализированные программные и аппаратные решения для создания программы управления активами. В эту программу должны быть включены прочные бирки активов и этикетки со штрих-кодом, такие как Rigid Metalphoto от Camcode ^® . Алюминиевые бирки активов, которые обладают высокими эксплуатационными характеристиками и остаются читаемыми до 20 лет даже в суровых условиях. Жесткие алюминиевые бирки для активов Metalphoto® от Camcode и другие бирки для активов и этикетки со штрих-кодами для конкретных приложений обеспечивают эффективность, поскольку они позволяют организациям быстрее и проще выполнять сбор данных и приводят к повышению производительности и снижению трудозатрат. Этикетки со штрих-кодом и бирки активов Camcode совместимы для простой интеграции с ведущими системами управления активами.

• Автоматизация процессов управления активами – Внедрение программы управления активами, дополненной прочными этикетками со штрих-кодами и бирками активов, а также инструментами управления активами, включая сканеры штрих-кодов и программное обеспечение, облегчает беспрепятственный автоматизированный процесс управления активами. Этикетки и ярлыки содержат точную информацию, а считыватели и программное обеспечение практически исключают ошибки, вызванные ручным вводом и сбором данных.

• Устранение фантомных активов – Активы-призраки – это активы, которые были утеряны, украдены или указаны как непригодные для использования, однако они по-прежнему указаны в системе как активные основные средства. Компании с высоким процентом фиктивных активов часто переплачивают налоги и страховки на эти активы до 30%. Однако активы-призраки не только наносят ущерб прибыли организации. Они также рискуют привести к ошибкам в точности корпоративных финансовых отчетов и представлять угрозу для руководителей, отвечающих за соблюдение нормативных требований. Наконец, фантомные активы приводят к потере производительности, поскольку отсутствующие и непригодные для использования активы недоступны, когда они нужны.

Управление активами обеспечивает большую прозрачность, точность и отчетность. Сбор точных данных с помощью систем управления активами в рамках программ управления активами помогает организациям оптимизировать операции, улучшать финансы, экономить на налогах и повышать общую прибыль и производительность.
Изображение через Flickr от Гван Кхо
Рекомендуемая литература по управлению активами
  Дополнительные сведения об управлении активами см. в следующих статьях:

• Управление активами — основа программ LDAR
• Что такое теги объектов?
• Лучшие конференции по отслеживанию и управлению активами 2016 года:50 мероприятий, посвященных последним тенденциям и методам управления активами
• Лучшее программное обеспечение для отслеживания активов:52 лучших инструмента и программных решения для отслеживания жизненно важных физических активов вашей компании