Управление активами: оптимизация стоимости и соответствие требованиям

Определение управления активами

Управление активами — процесс отслеживания и мониторинга основных и/или движимых активов компании для целей финансового учета, превентивного обслуживания и предотвращения краж. Управление активами важно для соответствия нормативным требованиям и управления итоговой строкой, но становится особенно сложным для организаций с множеством локаций, автопарками, полевыми сервисными работниками или другими сложными ситуациями с активами. Эффективные решения для отслеживания активов критичны для эффективного мониторинга локации, инвентаризаций и надзора за обслуживанием, состоянием и амортизацией высокоценных и критически важных для бизнеса активов.

Организации могут внедрять практики управления активами: программные решения, автоматизированные методы отслеживания со стационарными сканерами и штрих-кодами, или теги активов с портативными сканерами штрих-кодов, генерирующие отчеты для управления активами. Внедрение эффективных решений на ранней стадии, пока компания мала, способствует бесшовному росту, особенно с комплексными, масштабируемыми решениями, доступными сегодня.

Вызовы управления активами

Малые компании и новые организации могут упустить необходимость комплексных решений для управления активами и отложить внедрение. Во многих таких случаях эти же организации обнаруживают, что становятся заваленными ручной документацией и процессами отслеживания активов по мере роста компании и накопления большего объема и разнообразия активов.

В некоторых отраслях, таких как здравоохранение и государственный сектор, регуляции требуют, чтобы определенные активы тщательно отслеживались и управлялись. Понимание отраслевых регуляций необходимо для разработки эффективных программ управления активами, обеспечивающих постоянное соблюдение нормативных требований, и выбора отраслевых решений для отслеживания активов, соответствующих нормативным спецификациям.

В других отраслях, таких как коммунальные услуги, регуляции не всегда диктуют, как активы должны отслеживаться или управляться. Однако в этих отраслях лучшие практики рекомендуют использование комплексных программ управления активами для оптимизации производительности, поддержания стабильных уровней сервиса и управления накладными расходами.

Помимо нормативного соответствия, многие организации должны амортизировать высокоценные активы, мониторить производительность оборудования и машин, быстро находить детали и определять дату последнего обслуживания, среди множества других сценариев, делающих эффективное управление активами необходимостью для современных компаний. Отслеживание различных статусов и операционной документации по нескольким разным системам, документам или приложениям затрудняет консолидацию данных для отчетности.

Кроме того, отсутствие интеграции систем данных приводит к упущенным возможностям для выявления способов оптимизации производительности, повышения продуктивности и улучшения итоговой строки компании. Централизованная, комплексная программа управления активами решает эти проблемы и дает конкурентное преимущество современным организациям через большую видимость и способность выявлять возможности для улучшения производительности и снижения затрат.

Преимущества управления активами

Когда управление активами ведется правильно, организации получают выгоды. Например, организации, правильно управляющие активами, реализуют экономию и видят рост эффективности и продуктивности. Конкретно, точное управление активами часто приносит существенные налоговые экономии за счет вычетов по амортизации. Организации, использующие лучшие практики управления активами, также легче соответствуют стандартам GASB 34 и GASB 35.

Не только правильное управление активами помогает компаниям лучше контролировать финансы и продуктивность, обеспечивая большую эффективность и прибыльность, но и улучшает процедуры отслеживания активов и инвентаризации. Например, комплексные программные системы управления активами собирают информацию о производительности основных средств и интегрируются с корпоративными базами данных, так что менеджеры по инвентарю и активам могут отслеживать активы и инвентарь раздельно, но сравнивать процедуры на складах. Когда штрих-коды активов и инвентаря работают вместе, операции становятся более плавными, а подотчетность улучшается.

Лучшие практики управления активами

Существует несколько вещей, которые организации могут сделать для лучшего управления своими активами. Некоторые из самых важных лучших практик включают…

• Использование лучших инструментов для работы — Первоклассное управление активами включает использование ПО для обеспечения точности управления активами и оптимизированного процесса. Убедитесь, что ваша система управления активами масштабируема, чтобы она могла расти вместе с вашей компанией.

• Надежность на этикетках штрих-кодов, служащих весь срок жизни актива — Для точного управления данными об активах важно использовать кастомно спроектированные этикетки штрих-кодов и идентификационные знаки, вместе с адаптированными программными и аппаратными решениями, для создания программы управления активами. В эту программу должны входить долговечные теги активов и этикетки штрих-кодов, такие как Rigid Metalphoto® Aluminum Asset Tags от Camcode, которые высокопроизводительны и остаются читаемыми до 20 лет даже в суровых условиях. Теги активов и этикетки штрих-кодов Camcode, специфичные для приложения, обеспечивают эффективность, позволяя организациям выполнять сбор данных быстрее и легче, что приводит к повышению продуктивности и снижению затрат на труд. Этикетки штрих-кодов и теги активов Camcode совместимы для легкой интеграции с ведущими системами управления активами.

• Автоматизация процессов управления активами — Внедрение программы управления активами, полной с долговечными этикетками штрих-кодов и тегами активов и инструментами управления активами, включая сканеры штрих-кодов и ПО, облегчает бесшовный автоматизированный процесс управления активами. Этикетки и теги содержат точную информацию, а считыватели и ПО практически исключают ошибки, вызванные ручным вводом и сбором данных.

• Устранение «призрачных активов» — Призрачные активы — это те, что были утеряны, украдены или признаны непригодными, но все еще числятся активными основными средствами в системе. Компании с высоким процентом призрачных активов часто переплачивают налоги и страховку на эти активы до 30%. Призрачные активы не только бьют по итоговой строке организации. Они также рискуют вызывать неточности в корпоративных финансах и создают угрозу для руководителей, отвечающих за соблюдение регуляций. Наконец, призрачные активы приводят к потере продуктивности, потому что пропавшие и непригодные активы недоступны, когда они нужны.

Управление активами обеспечивает большую видимость, точность и отчетность. Сбор точных данных с системами управления активами как частью программ управления активами помогает организациям оптимизировать операции, улучшить финансы, экономить на налогах и улучшить общую итоговую строку и продуктивность.

Изображение через Flickr от Gwan Kho

Рекомендуемое чтение по управлению активами

Для получения дополнительной информации по управлению активами посетите следующие статьи:

• Asset Management is the Foundation of LDAR Programs
• What are Asset Tags?
• Top Asset Tracking and Asset Management Conferences 2016: 50 Events to Learn the Latest Trends, Techniques in Asset Management
• Top Asset Tracking Software: The 52 Best Tools and Software Solutions to Track Your Company's Vital Physical Assets