Лучшие сообщения в блогах 2020 года о программном обеспечении Hippo CMMS

В 2020 году слово «беспрецедентный» приобрело совершенно новый смысл. Во многом пандемия COVID-19 полностью переписала все правила. Но в то же время основы управления техническим обслуживанием особо не изменились. Успешное управление активами по-прежнему сводится к максимально беспрепятственной доставке нужных данных нужным людям. Программное обеспечение CMMS по-прежнему является лучшим способом получить контроль над вашими программами технического обслуживания.

Это был тяжелый год для многих отраслей. Например, согласно недавнему опросу канадских производителей и экспортеров, «у 65% респондентов снизился уровень производства во время пандемии» из-за падения как внутреннего, так и внешнего спроса.

Давайте посмотрим, чему мы можем научиться из лучших постов в блоге Hippo в 2020 году, чтобы убедиться, что мы готовы ко всему, что приготовил для нас 2021 год.

Мы можем начать с рассмотрения того, что еще остается верным в управлении техническим обслуживанием.

Начните с самого начала, чтобы создавать эффективные рабочие задания по требованию с помощью программного обеспечения CMMS

Управление заказами по-прежнему означает наличие правильных шагов в правильном порядке, особенно когда речь идет о том, что вы делаете в первую очередь.

Еще в феврале 2020 г. в статье Обеспечение рабочих процессов с помощью программного обеспечения для управления техническим обслуживанием , мы рассмотрели важность портала открытых запросов для сбора данных, связанных с задачами обслуживания по запросу.

Одним из ключевых преимуществ открытого портала являются обязательные поля. Когда люди отправляют запрос на техническое обслуживание, они могут видеть, какая информация нужна отделу, и убедиться, что они ее включили.

«…И когда запросы на техническое обслуживание неполные или запутанные, отделы технического обслуживания тратят время на выяснение того, что им нужно сделать. Когда технические специалисты не знают, с чем имеют дело, пока не доберутся туда, невозможно полностью подготовиться с нужными деталями и материалами. Время на ключе страдает».

С порталом открытых запросов все начинают с правильной ноги.

Задайте себе правильные вопросы, чтобы построить эффективные рабочие процессы профилактического обслуживания с помощью программного обеспечения CMMS

Затем, в сентябре, мы углубились в вопросы управления профилактическим обслуживанием, разработав Полное и простое руководство по заказ-нарядам мирового уровня. .

Создание эффективной программы часто начинается с правильных вопросов как внутри, так и вне отдела технического обслуживания.

«Помогает ли ваше текущее программное обеспечение для заказов на выполнение профилактического обслуживания? Задайте себе эти вопросы:

• Есть ли эффективный способ просмотра исторических данных об объектах для определения задач обслуживания и периодичности?
• Даже если я знаю, что и когда делать, легко ли создавать и назначать PM? Какая часть этого процесса выполняется вручную или автоматически?
• После того, как программа запущена, как узнать, успешно она работает или нет? Есть ли простой способ использовать количество сгенерированных и пропущенных PM для расчета коэффициентов закрытия?

Когда дело доходит до заказов на работу, затрагивается не только отдел технического обслуживания, поэтому вам нужно поговорить с другими отделами, выяснить их конкретные цели и посмотреть, не мешает ли им текущий процесс заказа на работу. Помните, что цель не состоит в том, чтобы собирать жалобы из разных отделов, поэтому убедитесь, что ваши вопросы сосредоточены на целях и препятствиях. Лучше избегать вопросов о том, как процесс заставляет их чувствовать и какие части им нравятся, а какие нет. Вместо этого спросите их, чего хочет добиться их отдел и как процесс заказа на работу облегчает или затрудняет им достижение прогресса».

Вооружившись этими ответами, вы можете начать исправлять свои процессы. Вам нужен набор систем для работы с данными, грубо разбитый на три типа задач:

• Захват
• Распространение
• Использование

Опять же, вы начинаете с того, что задаете себе правильные вопросы.

«По сути, насколько хорошо [программа профилактического обслуживания] собирает качественные данные, насколько хорошо она делает эти данные доступными для людей, которым они нужны, и, наконец, что она позволяет вам делать с данными? Теперь, когда он у вас есть, сколько разных способов вы можете извлечь из него пользу?»

На многие из этих вопросов правильный ответ:«Мы могли бы добиться большего успеха с правильным решением CMMS».

Выполните эти шаги для эффективной программы профилактического обслуживания с помощью программного обеспечения CMMS

Плохая новость заключается в том, что создание программы профилактического обслуживания требует большего, чем просто просмотр списка вопросов. Хорошей новостью является то, что существует четко определенный процесс, и мы рассмотрели его в августе с 6 пунктами, которые должен включать ваш контрольный список профилактического обслуживания .

Интересно, что первый шаг не связан с активами, оборудованием или данными.

Это о людях.

«Одним из самых важных моментов, который следует учитывать при разработке контрольного списка профилактического обслуживания, является подбор подходящих людей в команду технического обслуживания. Точно так же, как компьютеры не будут производить полезную информацию без знающих людей, управляющих ими, также верно и то, что программа профилактического обслуживания не будет эффективной без правильных людей, которые контролируют и выполняют работу.

Когда дело доходит до запуска программы профилактического обслуживания CMMS, выбор лиц из числа высшего руководства, менеджеров по техническому обслуживанию, техников по техническому обслуживанию и любого другого персонала, который понимает, как работает система, имеет важное значение».

Защитите знания племен с помощью программного обеспечения CMMS

Преимущества программного обеспечения CMMS — любимая тема блога, поэтому неудивительно, что мы опубликовали Как программное обеспечение CMMS защищает ценность и сокращает расходы. .

Но что может быть удивительным, так это преимущество CMMS «племенных знаний» и процесс передачи знаний.

«Для многих отделов самым ценным достоянием являются с трудом полученные знания об активах, которыми они владеют. Никто не знает машину или часть оборудования лучше, чем техники, которые поддерживают ее в рабочем состоянии. Когда кто-то может диагностировать проблему, просто слушая актив или просто положив руку на него, чтобы почувствовать вибрации, это впечатляет. И очень опасно.

Это потому, что как только вы теряете технологии, вы также теряете все ноу-хау. Это не новая проблема, о ней даже ходит большая городская легенда. По сюжету техник по обслуживанию уходит на пенсию после многих лет работы. В течение первого месяца ему перезванивает его отчаявшийся босс. Одна из машин не работает, и никто из новых техников не знает, как ее снова запустить. Приходит отставной техник, несколько раз обходит станок, а затем мелом отмечает место. Это та часть, которую необходимо заменить, объясняет он. Затем он предъявляет счет своему старому боссу. Отметка мелом? Пенни. Не знаете, где поставить меловую отметку? Десять тысяч долларов.

Программное обеспечение CMMS защищает весь опыт и ноу-хау ваших технических специалистов, позволяя легко включать большое количество информации в заказы на работу. Помните, рабочие задания не пишутся на клочках бумаги и не застревают в электронных таблицах. Они находятся внутри CMMS, что позволяет легко добавлять все, что нужно техническим специалистам для правильного выполнения работы и эффективного закрытия».

Нам так нравится эта идея. Гиппо создал инфографику, объясняющую ценность передачи знаний и несколько быстрых шагов, которые помогут это осуществить.

Не приобретайте CAFM, если вам нужна CMMS

Некоторые из наших самых популярных сообщений в блогах представляют собой разбивку общих терминов, теорий и практик технического обслуживания и обслуживания объектов, что совсем неудивительно. Когда люди ищут программное обеспечение для управления техническим обслуживанием, они хотят узнать как можно больше об отрасли.

В разделе Каковы основные различия между решениями CAFM и CMMS? , мы рассмотрели некоторые из основных вариантов использования CAFM.

«…поскольку этот термин стал чем-то вроде зонтика для ряда различных типов программного обеспечения для управления объектами, мы можем почти так же легко спросить:что не является функцией CAFM? Давайте сузим список до двух действительно важных.

CAFM и планирование пространства

Он начинается с подробных планов офисных помещений, включая столы, активы и оборудование. Руководители объектов могут обеспечить эффективное использование пространства и правильное размещение рабочих. Например, если в инженерном отделе появился новый сотрудник, управляющий предприятием может убедиться, что есть место для нового стола. Они также могут использовать программное обеспечение для облегчения переноса стола из хранилища в офис. Для существующих сотрудников планирование пространства включает в себя управление и отслеживание гибких пространств, таких как комнаты для совещаний и комнаты отдыха. Программное обеспечение собирает ценные данные о том, кто что использует, что эффективно используется и что будет потрачено впустую.

CAFM и физическое дистанцирование

Руководители предприятий теперь сталкиваются с проблемами, связанными с борьбой с распространением COVID-19, и одним из способов является обеспечение социального дистанцирования между сотрудниками на рабочем месте. Поскольку в программе уже есть данные о планировке офисов и местах, где сидят люди, менеджеры объектов могут использовать ее для обеспечения безопасного расстояния путем мгновенного переназначения рабочих столов. Менеджеры также могут контролировать доступ с помощью управления посетителями и распределять время прибытия сотрудников. Они также могут создавать и управлять проверками здоровья и собирать данные для отслеживания контактов».

Пост заканчивается некоторыми из наших наиболее распространенных и лучших советов:выбор правильного решения начинается с рассмотрения проблем, которые вы хотите решить. Когда вы знаете, чего хотите достичь, вы можете довольно легко выбрать правильный инструмент. На самом базовом уровне это то же самое, что выбрать правильную отвертку. Шаг первый смотрит на верхнюю часть винта.

Несмотря на то, что в управлении техническим обслуживанием все осталось прежним, было много больших изменений. Пандемия COVID-19 создала множество новых проблем для руководителей технического обслуживания и объектов. В блоге Hippo мы рассказали о том, как правильное решение CMMS помогает бороться с коронавирусом.

Стандартизируйте гибкие процессы с помощью программного обеспечения CMMS

В апреле мы опубликовали статью Прохождение тестов на COVID-19:учебные заведения и школьное программное обеспечение CMMS. , в котором рассматриваются некоторые способы использования CMMS в образовательных учреждениях для борьбы с COVID-19.

Одной из важных идей является использование программного обеспечения CMMS для корректировки вашей программы профилактического обслуживания.

«Как правило, профилактическое обслуживание обеспечивает:

• Увеличение времени безотказной работы
• Более длительный срок службы активов
• Упрощенное управление запасами.
• Повышенная эффективность
• Повышенная безопасность

Все это важно, но с COVID-19 они стали критическими.

Поднимите несколько личных сообщений

Организации из разных отраслей вынуждены сокращать все возможные расходы. А это означает, что отделы технического обслуживания должны делать больше с меньшими затратами, обходиться меньшим количеством техников и более пристально следить за затратами. Последнее, что вам сейчас нужно, — это незапланированные простои важного актива. Сейчас не время, чтобы котел перестал работать. Чтобы все, что вам нужно, оставалось в сети, увеличьте частоту и объем профилактического обслуживания критически важных активов.

Приостановить некоторые личные сообщения

В то же время есть некоторые менеджеры проектов, о которых вы, возможно, захотите вообще отказаться. Например, в начальной школе нет необходимости периодически проверять игровые конструкции на открытом воздухе. В большинстве областей они запрещены. В большом кампусе колледжа отделы могут приостановить плановое техническое обслуживание некоторых активов на кухнях столовых. Большинство простаивающих активов не требуют такого же уровня внимания.

Приостановка PM также может помочь с отчетами. В конце месяца вам не нужно пробираться через кучу пропущенных PM, которые вы все равно не должны были делать. Может быть, имеет больше смысла приостановить их на данный момент, освободив вас, чтобы использовать время вашего отдела таким образом, который лучше соответствует текущей ситуации. Подумайте об этом так:у вас может быть график полива лужайки каждое воскресенье вечером летом, но нет смысла следовать графику, когда в воскресенье днём была гроза».

Здесь мы видим, как хорошая CMMS позволяет обеспечить согласованность, а также помогает организациям быть гибкими.

Оставайтесь на связи с безопасного расстояния с помощью программного обеспечения CMMS

В мае мы опубликовали статью Соблюдайте социальную дистанцию ​​с помощью программного обеспечения CMMS. , взгляните на все способы, которыми CMMS делает возможным социальное дистанцирование.

До COVID-19 в блогах было много сообщений, объясняющих преимущества использования базы данных CMMS, доступной с любого мобильного устройства. Когда технические специалисты могут мгновенно получить доступ к рабочим заданиям, PM и подробным историям обслуживания и ремонта активов и оборудования из любого места и в любое время, это увеличивает время работы с гаечным ключом. Больше не нужно бегать в офис за очередным рабочим заданием или за руководством по сложному ремонту.

Но с COVID способность работать независимо приобретает новое значение. В целях безопасности технические специалисты должны избегать тесного контакта. Программное обеспечение CMMS упрощает эту задачу. Например:

«В зависимости от размера объекта, сложности задачи и стажа работы, многие менеджеры визуально проверяют работу, прежде чем закрыть заказ на работу. Программное обеспечение CMMS позволяет проводить эти проверки с безопасного расстояния.

Когда технология завершена, с помощью любого мобильного устройства, подключенного к Интернету, они могут сфотографировать свою работу, которые затем просматривает менеджер. Удовлетворенные тем, что работа была выполнена полностью, они могут сами закрыть заказ на работу, используя программное обеспечение для управления заказами на работу».

И:

«В зависимости от размера и планировки вашего объекта, было бы неплохо переместить рабочие задания, чтобы технические специалисты не натыкались друг на друга. Например, для отдела технического обслуживания в отеле, скорее всего, не имеет значения, будут ли у вас одновременно работать два техника в соседних комнатах. Но на производственном предприятии два техника не должны одновременно работать над рядом стоящими объектами.

Вероятно, самый простой способ сделать это — распределить менеджеров по проектам для ближайших объектов. Используя представление календаря в программном обеспечении CMMS, вы можете перетаскивать PM. В большинстве случаев, особенно с плавающими PM, нет никакой реальной разницы между выполнением работы на день раньше или на день позже. С управляемыми PM и рабочими заданиями по требованию меньше свободы действий, но перемещение этих рабочих заданий по-прежнему часто возможно».

Дальнейшие шаги

Из того же сообщения в блоге:

«Процесс поиска и внедрения решения CMMS не изменился.

Проведите исследование в Интернете, читая о программном обеспечении в целом и о различных поставщиках в частности. Затем протяните руку и начните организовывать несколько быстрых встреч и живых демонстраций. Это единственный способ получить представление о том, как работает программное обеспечение и как оно может работать на вас. Всегда думайте о проблемах, с которыми вы сталкиваетесь, и о том, как они связаны с конкретными функциями программного обеспечения. This step is crucial because the last thing you want is a CMMS jammed full of features you don’t need and don’t use. It would be like ordering every dish on the menu, eating a few, and throwing the rest out.

But there’s something about getting a CMMS that has changed. It’s the urgency. Now more than ever, facility and maintenance managers need procedures and workflows that can stand up to the pressures of COVID-19. You need a CMMS solution.”