ПО для инвентаризации:основные функции для управления техническим обслуживанием

Вам знакомо это чувство, когда вы не можете найти ключи от машины? Плохое управление запасами — это чувство, умноженное на сто, на протяжении всей рабочей недели.

Стандартное определение хорошего управления запасами — это наличие нужных запасов в нужном количестве, в нужном месте, в нужное время и по правильной цене.

Это сложный баланс для отдела технического обслуживания, но достижимый. Программное обеспечение для управления запасами или, еще лучше, модуль управления запасами, встроенный в хорошую компьютеризированную систему управления техническим обслуживанием (CMMS), позволяет достичь каждой части этой цели.

Простые отчеты обеспечивают правильный инвентарь

Сколько бы раз вы ни работали над активом, используя некачественные материалы и детали, на самом деле вы его не исправите. Вы лишь отодвигаете проблему на второй план, заполняя календарь отдела технического обслуживания большим количеством рабочих заданий по требованию, даже не осознавая этого.

Отслеживание запасов с помощью подходящего программного обеспечения позволяет легко получить доступ к большому количеству информации, в том числе:

• Текущие уровни
• Поставщики
• Даты доставки
• Цены
• Серийный номер и номер партии
• Гарантии

Любая полнофункциональная CMMS позволяет создавать отчеты, используя практически любую комбинацию точек данных. Если вы посмотрите на исторические заказы на работу для актива и обнаружите, что среднее время до отказа начало сокращаться примерно в то же время, когда вы сменили поставщика, виновниками, вероятно, являются материалы и детали. Как только вы найдете те, которые постоянно неэффективны, вы можете быстро начать очистку своего инвентаря, используя серийные номера и номера партий, и окупить свои деньги, используя гарантии.

Настраиваемые пороги обеспечивают нужное количество в нужное время

Теперь, когда у вас есть нужный инвентарь, вам нужно правильное количество. Вы должны убедиться, что у вас достаточно, но не слишком много, что может быть еще большей проблемой.

Инвентарь стоит денег от начала до конца. Вы должны заплатить за это заранее, а затем вы должны платить, чтобы заботиться о нем. Вспомните, когда вы в последний раз покупали мороженое. Вы платили в магазине, что было первоначальным взносом, но затем, как только вы возвращались домой, вы клали его в морозильник, что было необходимой инфраструктурой, чтобы мороженое не превратилось в суп. Затраты на хранение инвентаря составляли процент от цены морозильника плюс электричество для его работы. Вплоть до того момента, пока вы не съели это мороженое, вы постоянно платили за него. Удерживая на складе только то, что вам, вероятно, понадобится, вы перекладываете ответственность обратно на поставщиков, которые могут воспользоваться эффектом масштаба (в отличие от вас) для снижения текущих расходов.

Может возникнуть соблазн игнорировать проблему текущих расходов и вместо этого сосредоточиться на чувстве безопасности, которое дает наличие большого количества товарных запасов. Мы говорим себе:«Теперь, когда у меня так много всего, мне никогда не придется беспокоиться о том, что все закончится».

Но есть и другая проблема, связанная с хранением слишком большого количества инвентаря:если у вас есть что-то слишком долго, оно может полностью потерять свою ценность. Помните, что вы не собираете редкие монеты или изысканные вина. Для отдела технического обслуживания на производственном предприятии инвентарь либо испортится сам по себе, либо срок службы актива, которому он соответствует, подойдет к концу. Вернемся к нашему примеру с мороженым:либо срок годности у вас истечет, прежде чем вы сможете его съесть, либо все в доме внезапно решат, что они на новой диете без мороженого. Ваш инвентарь теперь бесполезен.

Когда у вас есть настраиваемые пороги повторного заказа, как только запасы опускаются ниже определенного уровня, программное обеспечение автоматически отправляет вам предупреждение, размещает заказ или и то, и другое. Чтобы это работало, вам просто нужно ввести текущие уровни, предпочтительные пороговые значения, контактную информацию поставщиков и среднее время выполнения заказа. В полнофункциональном программном обеспечении CMMS материалы и детали связаны с рабочими заданиями. Когда технический специалист закрывает один из них, программное обеспечение учитывает использованный инвентарь и автоматически обновляет базу данных.

Облачное отслеживание обеспечивает правильное место

Обновленные, легкодоступные уровни помещают ваш инвентарь туда, где он вам нужен. В отличие от электронных таблиц или бумажно-ручных систем, современное программное обеспечение для управления запасами опирается на центральную базу данных, доступную с любого компьютера или мобильного устройства, подключенного к Интернету. Поскольку все имеют доступ к одной и той же информации, она всегда актуальна. Вам никогда не придется прокручивать старые электронные письма в поисках последней версии файла.

Инвентарь правильно отсортирован

Если вы хотите знать, как сортировать инвентарь, подумайте о своем зимнем пальто. В зависимости от сезона, он либо прямо перед шкафом в прихожей, либо сзади. Инвентарь можно сортировать таким же образом:в зависимости от того, насколько вероятно, что он вам понадобится. Используется ли смазка в различных ПМ в течение месяца? Держите его где-нибудь под рукой. И детали для этого редкого, но разрушительного для бюджета отказа ключевого актива? Может быть, они могут быть ближе к задней части, где их легко найти, но они все равно не мешают вам.

Инвентарем легко поделиться

Производственные мощности могут представлять собой массивные комплексы, соперничающие с небольшими городами по инфраструктуре и населению. Даже небольшие операции часто включают в себя несколько разбросанных зданий. Облачное программное обеспечение для управления запасами создает общий виртуальный склад, который технические специалисты могут проверять из любого места. Возможность совместного использования запасов между объектами особенно полезна при работе с критически важными деталями, которые дороги, но редко используются. Вместо того, чтобы разбрасывать дубликаты по всему объекту, отдел технического обслуживания может иметь несколько централизованно, с текущими уровнями, доступными для любого техника из любого места.

В целом функции обеспечивают правильную стоимость

Нетрудно увидеть, как каждая функция экономит ваши деньги.

Покупка правильного инвентаря гарантирует, что вы не будете делать один и тот же ремонт бесконечно. Если вам не повезло, и вы получили некачественные материалы или детали, вы можете быстро очистить свой склад, просмотреть свои гарантии и начать получать свои деньги обратно.

Автоматическое поддержание уровня запасов означает, что у вас есть то, что вам нужно, когда вам это нужно. Настраиваемые оповещения о пороговых значениях означают, что вам никогда не придется доплачивать за срочную доставку. Сроки поставки поставщика хранятся в программном обеспечении, поэтому вы можете сделать заказ заранее и выбрать наиболее экономичную доставку. И поскольку вы никогда не носите с собой больше, чем вам нужно, вы не зацикливаетесь на расходах на уход за инвентарем, надеясь, что он не станет бесполезным, не потеряется или не украден до того, как вы сможете его использовать.

Облачное отслеживание обеспечивает точность и актуальность всего, что означает, что вы можете хранить инвентарь в соответствии с тем, что используется чаще всего. А поскольку ваши данные доступны из любого места и в любое время, вы можете совместно использовать инвентарь между объектами.

Управление запасами достижимо.

Иметь нужные запасы в нужном количестве, в нужном месте, в нужное время и по правильной цене можно, но для этого нужны правильные инструменты и некоторая подготовка. Но как только программное обеспечение и база данных настроены, вы можете начать превращать первоначальные инвестиции времени и энергии в реальную экономию времени, денег и стресса.

Помните те потерянные ключи в начале поста? Ну, вы только что нашли их!