10 преимуществ CMMS по сравнению с электронными таблицами

Электронные таблицы обычно используются менеджерами объектов и технического обслуживания для отслеживания активов и операций, за которыми они наблюдают. На первый взгляд электронные таблицы кажутся разумным решением.

• Большинство компаний используют компьютерные приложения для работы с электронными таблицами.
• Это ожидаемые расходы, и их не нужно закладывать в бюджет.
• Большинство сотрудников знакомы с ними, поэтому это простое решение, которое практически не требует обучения.
• Электронные таблицы обладают довольно мощными возможностями отчетности и могут создавать графики, которые впечатляют высшее руководство.
• Управляющие объектами и техническим обслуживанием могут составлять листы данных об активах и основном оборудовании, инвентаре, коммунальных услугах, местоположениях, поставщиках, продавцах, сотрудниках, арендаторах и клиентах.

При всех этих преимуществах, почему менеджеры обращаются к таким системам, как компьютерная система управления техническим обслуживанием? (CMMS), автоматизированные системы управления объектами (CAFM) или программное обеспечение для управления объектами (FMS)? Ведь эти программные комплексы намного дороже (по сравнению с MS Excel), менее привычны и требуют много времени и усилий для внедрения и обучения персонала.

Да, кажется, что преимущества электронных таблиц огромны, но мы не должны так быстро игнорировать преимущества CMMS, и на самом деле нам следует подумать о том, чтобы использовать их как часть нашей деятельности. Ниже приведены 10 причин, по которым менеджеры должны использовать программное обеспечение CMMS вместо электронных таблиц:

1. Улучшение обслуживания арендаторов и клиентов

Компании, которые предоставляют услуги арендаторам и другим клиентам, могут улучшить предоставляемые ими услуги с помощью программного обеспечения для управления объектами и компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием (CMMS). Эти системы позволяют арендаторам, персоналу и другим клиентам подавать запросы на обслуживание в режиме реального времени и автоматически перенаправлять запросы поставщику услуг. Клиенты могут получать обновления статуса по электронной почте и легко проверять прогресс. Электронные таблицы не могут обеспечить это, и если менеджеры хотят держать клиентов в курсе статуса их запросов, они должны делать это вручную. Обновление инициаторов запросов вручную требует много времени, ненадежно и чревато ошибками. В конечном счете клиенты и арендаторы будут более удовлетворены компанией, которая использует систему технического обслуживания или управления объектами, которая держит их в курсе их запросов на обслуживание.

2. Легкий доступ к важным документам

Управление объектами выступает в качестве централизованного узла для важных документов. Людям, работающим на объектах и ​​в отделах технического обслуживания, часто требуется доступ к критически важным документам, таким как планы этажей, руководства по эксплуатации, гарантии, изображения, договоры с поставщиками и поставщиками, договоры аренды, счета-фактуры, заказы на покупку и многое другое. Все эти документы легко хранятся и доступны в базе данных. При отсутствии программного обеспечения вы можете часами или даже днями искать руководство по эксплуатации или механический чертеж. Электронные таблицы терпят неудачу по сравнению с программным обеспечением для управления объектами и CMMS, когда речь идет об управлении важными документами и доступе к ним.

3. Автоматические оповещения и напоминания по электронной почте

Одним из самых больших преимуществ CMMS и FMS по сравнению с электронными таблицами является их способность автоматически отправлять уведомления и предупреждения разным сторонам. Программное обеспечение можно настроить на отправку электронных писем и текстовых сообщений, когда наступают важные события. Уведомления отправляются при поступлении запросов на обслуживание, достижении критического порогового значения запасов, необходимости проведения профилактического обслуживания, сроках проверок, приближающемся сроке действия гарантии или возникновении поломки.

Кроме того, оповещения отправляются автоматически, если в течение определенного периода времени на работу не ответили. Например, если технический специалист был уведомлен о том, что лифт не работает, но не ответил на уведомление в течение часа, менеджер объекта получит уведомление, что позволит ему действовать быстро. Использование электронных таблиц приводит к тому, что менеджеры быстро реагируют и часто действуют, когда уже слишком поздно. Принимая во внимание, что программное обеспечение для обслуживания позволяет менеджерам и техническим специалистам проявлять инициативу, избегать сбоев и быстрее реагировать.

4. Улучшенное профилактическое обслуживание

Программное обеспечение для обслуживания зданий имеет функции профилактического и планового обслуживания, которые автоматически запускают рабочие задания в соответствии с установленным графиком. Некоторые системы даже запускают задачи, когда показания достигают критического порога (PM на основе счетчиков). Уведомления могут быть отправлены до запланированного события, а также когда необходимо техническое обслуживание. Если работа не была завершена, направляются оповещения руководителям. Без программного обеспечения профилактическое обслуживание может легко остаться без присмотра, что приведет к более частым простоям и более высоким затратам на ремонт. Электронные таблицы доходят до документирования запланированных планов профилактического обслуживания и проверок, но не идут дальше. Если профилактическое обслуживание является приоритетом в вашей организации, вероятно, лучше не полагаться на электронные таблицы.

5. Расширенные возможности отчетности

Все мы знаем, что если вы умеете пользоваться электронными таблицами, вы можете создавать потрясающие отчеты. Высшее руководство впечатлено, когда им представляют круговые диаграммы, гистограммы и точечные диаграммы. Это демонстрирует, что вы знаете свое дело и приложили усилия к презентации.

Программное обеспечение для управления объектами и техническим обслуживанием предоставляет сопоставимые возможности отчетности и многое другое. Помимо мощных инструментов для написания отчетов, программные пакеты поставляются со встроенными готовыми отчетами. Это отчеты, необходимые менеджерам, в том числе; просроченные заказы на работу, предстоящее профилактическое обслуживание и проверки, ежемесячные затраты на техническое обслуживание, затраты на рабочую силу и использование, анализ жизненного цикла оборудования и уровни запасов, и это лишь некоторые из них. Представьте, сколько времени потребовалось бы кому-то, чтобы правильно построить эти отчеты в электронной таблице.

Отчеты также могут быть запланированы и автоматически отправлены по электронной почте, когда это необходимо. Для тех менеджеров, которые любят свои электронные таблицы, отчеты CMMS могут быть извлечены и изменены с использованием функций электронных таблиц. Многие системы технического обслуживания также имеют настраиваемые информационные панели, позволяющие пользователям просматривать данные о ключевых показателях эффективности (KPI) в режиме реального времени.

6. Доступность

За последние десять лет мы наблюдаем сдвиг в сторону веб-программного обеспечения, обеспечивающего доступ через браузер. Это в основном дает пользователям доступ в любом месте и в любое время, пока есть подключение к Интернету. В последнее время, с распространением беспроводного Интернета, пользователи программного обеспечения могут получать доступ к своей базе данных со смартфонов или планшетов. Те же уведомления и оповещения по электронной почте теперь можно получать удаленно, не ограничивая пользователей настольными компьютерами. Это приводит к более быстрому времени отклика, меньшему количеству бумаги и лучшему общению. Когда дело доходит до программного обеспечения CMMS и электронных таблиц, такой уровень доступности недостижим с электронными таблицами.

7. LEED-аккредитация

Внедрение программного обеспечения для управления объектами и компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием (CMMS) признано эффективными способами снижения энергопотребления здания. CAFM позволяет менеджерам легко сообщать о системах, которые работают плохо, и принимать своевременные решения о том, когда оборудование должно быть обновлено или требуется техническое обслуживание. Программное обеспечение для технического обслуживания оснащено инструментами отчетности, которые выявляют неисправное оборудование и позволяют менеджерам видеть тенденции. Ценность, которую программное обеспечение добавляет к программам профилактического обслуживания, рассматривается как шаг к более экологичному строительству. Вот почему наличие системы программного обеспечения для технического обслуживания дает объекту один балл на пути к аккредитации LEED. .

8. Добавление новых записей

Программное обеспечение для управления объектами и техническим обслуживанием лучше записывает события по сравнению с электронными таблицами. При отправке запроса на обслуживание программное обеспечение автоматически записывает имя запрашивающего, контактную информацию, время и дату запроса. Программное обеспечение также записывает, кто ответил и когда он или она ответили. Фактически, программное обеспечение автоматически регистрирует каждую транзакцию. Представьте, что вы делаете это с электронной таблицей, в которой несколько человек добавляют записи. Это было бы почти невозможно.

9. Управление рабочими заданиями

CMMS и FMS могут оптимизировать весь процесс заказа на работу с помощью программного обеспечения для заказа на работу, что невозможно с электронными таблицами. С установленным программным обеспечением для обслуживания сотрудники и клиенты могут отправлять запросы, которые могут быть одобрены (или отклонены) и отправлены обслуживающему персоналу и внешним поставщикам. Программное обеспечение автоматически регистрирует время запроса, время его получения и каждую транзакцию на протяжении всего процесса заказа на работу. Фотографии, счета-фактуры и другие важные документы могут быть добавлены к заказам на работу для справки. Менеджеры по техническому обслуживанию могут легко получить данные о времени отклика, времени выполнения и затратах. Как уже отмечалось, по электронной почте генерируются уведомления и оповещения, которые информируют все стороны о статусе заказа на работу. Улучшенные процессы управления рабочими заданиями также приводят к более быстрому отклику и сокращению времени простоя оборудования.

10. Снижение затрат

Если вы в настоящее время используете электронные таблицы, скорее всего, что-то не так. Планово-предупредительный ремонт не проводится. Существует обратная связь с профилактическим обслуживанием и внеплановым обслуживанием. Время простоя оборудования и затраты на ремонт снижаются по мере увеличения объема профилактического и планового обслуживания. Экономия средств достигается за счет улучшения документации и отчетов о производительности поставщиков и технических специалистов, использовании рабочей силы и производительности оборудования. CMMS и FMS также имеют инструменты управления запасами, которые позволяют компаниям оптимизировать уровни запасов, сохраняя их на низком уровне, но имея запасы в наличии, когда это необходимо, — еще одна экономия средств. Предоставление менеджерам мощных инструментов отчетности программного обеспечения для технического обслуживания позволяет им принимать более обоснованные решения, которые экономят деньги компании.

Как правило, программные системы технического обслуживания окупаются менее чем за год, и можно ожидать снижения затрат на техническое обслуживание на 5–15 %. Снижение затрат будет еще больше, если нет системы профилактического или планового обслуживания, а техническое обслуживание носит реактивный характер. В расчетах окупаемости задействовано множество переменных, но, учитывая преимущества CMMS, описанные в этой статье, правильная компьютеризированная система управления техническим обслуживанием (CMMS) или внедрение программного обеспечения для управления объектами могут значительно сократить расходы.

<час>

ПРИМЕЧАНИЕ АВТОРА:Мы можем понять ваш скептицизм; компания CMMS, рассказывающая вам, почему программное обеспечение для обслуживания является великолепным, может немного сбить с толку. Тем не менее, мы придерживаемся не только нашей собственной системы CMMS, но и программных решений для технического обслуживания в целом. И вам не нужно верить нам на слово, нажмите здесь, чтобы прочитать одну из многих историй успеха наших клиентов .