Устраните неэффективность платежей в цепочке поставок с автоматизацией

Мир без цепочек поставок выглядел бы совсем не как тот, который мы знаем сегодня. Но мир без сглаженных платежей на протяжении той цепочки поставок — это просто мир, в котором мы живем.

Существует все слишком распространенный разрыв между высоко автоматизированными, эффективными потоками поставщиков и очень ручными, бумажными процессами дебиторской задолженности (AP), используемыми для оплаты этих поставщиков. Это привело к сломанной системе, до точки, где 61% компаний называют растущие затраты на управление цепочками поставок их номером один вызов. Дополнительные 50% говорят, что один из десяти платежей поставщикам идет с опозданием из-за ручных процессов, кладя дополнительное напряжение на отношения с ключевыми поставщиками.

Это напряжение имеет реальные бизнес-последствия.

Полные 97% организаций все еще делают платежи чеком части своих поставщиков, согласно опросу AFP Electronic Payments 2019 года, и эти платежи более уязвимы чем любой другой тип к мошенничеству и дорогостоящим ошибкам.

Репутационный ущерб мошенничества и стоимость медленных, архаичных платежей могут подорвать всю работу, которую компании сделали для модернизации своих цепочек поставок и удовольствия поставщиков.

Есть лучшие пути вперед, однако. В индустрии, где поддержание здоровой цепочки поставок критично для предотвращения прерывания бизнеса и связанных потерь, оплата поставщикам вовремя и в их предпочитаемом формате может укрепить эти отношения и гарантировать неразорванную цепочку поставок. Такие выгоды, плюс сниженные затраты и неэффективности для организаций, совершающих платежи, — причины, почему так много AP-департаментов теперь фокусируются на автоматизации процессов от счета к оплате.

Революция для бэк-офис процессов так же важна как та, что уже идет для производственного производства, и это начинается с автоматизации AP.

С правильным финансовым технологическим или банковским партнером на месте, переход к автоматизации платежей гораздо менее страшен чем автоматизация и сглаживание цепочки поставок. Идеальное решение позволяет AP-департаменту использовать существующие бухгалтерские системы и банковские отношения, чтобы сгладить и оцифровать все от получения счета через оплату по всей цепочке поставок. С правильным платежным миксом поставщики могут реализовать выгоды от удобства и гибкости виртуальных карт или автоматизированных клиринговых домов (ACH) платежей. Что более, организация может получить выгоду от нового источника наличных через ребейты, заработанные на этих типах транзакций.

Способность поставщиков сгладить процессы дебиторской задолженности и получить более быстрый доступ к наличным — побочный продукт правильного процесса кредиторской задолженности. Организации, переходящие к электронным платежам, могут предлагать значительно улучшенные данные ремитанса в предпочитаемых форматах своих поставщиков, включая Corporate Trade Exchange (CTX), пользовательские файлы дебиторской задолженности (AR) и электронные письма. Те удобства делают гораздо легче для поставщиков применять наличные когда электронный платеж получен, и позволяют расширенные возможности AR-отчетности, добавляя ценность к отношениям покупатель-поставщик способом, невозможным через чеки в одиночку.

Не требуется много времени для электронных платежей показать ROI для организаций, также, как затраты, ассоциированные с внедрением цифровых платежей, часто компенсируются заработанными ребейтами, экономией от автоматизации ключевых процессов и эффективностями, полученными от того, что ключевой персонал тратит меньше времени на ручные задачи.

Возможно, крупнейшая выгода для обоих плательщика и поставщика — тот факт, что лучшая безопасность платежей приходит с автоматизацией AP. Электронные, аудируемые получение и одобрение счетов помогают предотвратить или предоставить видимость мошенническим счетам. Электронные платежи несут преимущество быть гораздо более трудными для изменения, перенаправления или иного воздействия мошенничества. В случае виртуальных карт платежей, использующих одноразовый номер для точной суммы, шансы платежа быть перехваченным уменьшаются еще дальше.

Утонченный платежный партнер должен иметь встроенный мониторинг, который может идентифицировать угрозы, остановить неавторизованные движения средств и поддерживать чувствительную банковскую информацию поставщиков в безопасном способе, так что организации не должны. Учитывая очень реальные и очень тяжелые затраты, ассоциированные с мошенничеством — и учитывая, что большинство бизнесов сообщают хотя бы об опыте попытки мошенничества в последние два года — это не малые преимущества.

Учитывая все выгоды автоматизации AP, почему принятие не более широко распространено? Как в случае с большинстве значительных изменений, это много связано с воспринимаемыми затратами, заблуждениями вокруг сложности внедрения и инерцией вокруг текущих процессов.

Фактически, топовые беспокойства AP-персонала обычно вращаются вокруг затрат и времени, ассоциированных с внедрением. Здесь также, решения автоматизации AP стали достаточно утонченными, что длительные, IT-интенсивные развертывания становятся вещью прошлого. Они сократили время между обязательством к решению и реализацией его выгод.

С технологией и бизнес-интеллектом, доступными сегодня, бизнес-платежи, топливащие цепочки поставок, могут быть так же цифрово-трансформированы, как другие куски операций цепочек поставок. Давление снизить затраты, защитить бизнес от мошенничества и сгладить все, что делается ежедневно, указывает на одно четкое решение: цифровую трансформацию AP-процессов.

Билл Уордвелл — вице-президент стратегии и продукта в Bottomline Technologies.