Интеллектуальная автоматизация:создание кадров для цифровых финансов завтрашнего дня

Интеллектуальная автоматизация может создать завтрашнюю цифровую финансовую рабочую силу, где сотрудничество между цифровыми и физическими работниками приводит к увеличению организационных возможностей. и расширение прав и возможностей сотрудников.

Технологии многоканального сбора данных и рабочих процессов уже давно помогли бухгалтерским фирмам и финансовым отделам во многих отраслях заставить данные работать на благо их бизнеса, а не против него. Но они заходят так далеко, и именно поэтому существует потребность в интеллектуальной автоматизации.

Благодаря автоматизации финансовых процессов организации теперь могут оптимизировать и ускорить циклы от покупки до оплаты, от заказа до оплаты и от записи до отчета, собирая и извлекая информацию из любого источника, автоматически направляя ее в рабочий процесс утверждения и передавая информацию. в систему записи. Однако, хотя ERP-система является мощным ядром финансовых операций ваших клиентов, у нее есть свои ограничения.

Большинство организаций по-прежнему вынуждены выделять сотрудников для выполнения трудоемкой ручной работы по обработке информации из сторонних источников или для решения тех задач, которые уникальны для их бизнеса. Таким образом, даже если автоматизация финансовых процессов уже реализована, вероятны значительные пробелы в рабочих процессах и слепые зоны, которые могут ослабить процесс принятия решений и в конечном итоге обострить отношения с клиентами и поставщиками.

Автоматизация финансовых процессов — это только часть уравнения

Предположим, организация внедрила технологию автоматизации финансовых процессов и, возможно, построила сервис-ориентированную архитектуру, позволяющую приложениям работать вместе. Несмотря на то, что эти системы могут получать данные из нескольких источников, улучшение и надлежащее предоставление информации, вероятно, потребует некоторых значительных навыков в области ИТ. Проблема еще больше усложняется при работе с автоматизацией процессов, охватывающих внутренние корпоративные приложения и внешние партнерские и клиентские системы, веб-сайты, онлайн-сервисы и т. д.

Суть в том, что решения для автоматизации финансовых процессов просто не предназначены для связи с несколькими разрозненными внутренними и внешними источниками для доступа или интеграции данных или множества других ручных задач, которые являются уникальными для бизнеса. тот факт, что по мере роста бизнеса, чем больше данных, тем сложнее; легко вернуться к добавлению дополнительных ресурсов для решения проблем. Но есть лучший способ, чем бросать людей на проблему или вкладывать средства в дорогостоящую индивидуальную разработку, чтобы попытаться обойти ERP.

Устраните пробелы в автоматизации процессов с помощью RPA и интеллектуальной автоматизации

Познакомьтесь с роботизированной автоматизацией процессов (RPA) — мощной возможностью, которая, кажется, специально создана для устранения пробелов в автоматизации в финансовых и бухгалтерских процессах.

RPA предназначен для дополнения, а не замены существующего рабочего процесса автоматизации финансов и бухгалтерского учета, и может масштабироваться для удовлетворения потребностей бухгалтерской фирмы любого размера или финансового отдела организации. Поскольку RPA находится поверх существующей технологии организации, она хорошо работает с установленными базовыми системами и может быть быстро внедрена, чтобы свести к минимуму операционные сбои в повседневном бизнесе. RPA использует программных роботов для имитации определенных действий, основанных на правилах, которые человек выполняет во время работы на компьютере (но со 100% точностью), и идеально подходит для выполнения оставшихся задач в рабочих процессах, которые исторически было трудно автоматизировать.

Пример использования:обработка счетов

Глобальный поставщик телекоммуникационных услуг ежедневно получал в AP 1000 писем, в основном связанных со счетами, и полагался на неэффективные ручные процессы.

До автоматизации процесса:

• 14 дней на обработку счета (в среднем)
• 2–3 % штрафа за просрочку платежа после частого невыполнения условий оплаты поставщику.

Теперь десятки программных роботов извлекают 9000 счетов в месяц с веб-сайтов 30 поставщиков и передают данные в финансовые системы, готовые к обработке и оплате.

После автоматизации процесса:

• 1–2 дня на обработку счета.
• Увеличение производительности на 400%.

RPA работает в корпоративных системах, в настольных приложениях, таких как Microsoft Excel, и во внешних источниках, таких как веб-сайты и веб-порталы, например, при входе на портал поставщиков для сбора информации или при копировании и вводе данных между приложениями. При рассмотрении всего спектра финансов и бухгалтерского учета может существовать от сотен до сотен тысяч взаимозависимых задач, основанных на правилах, которые необходимо выполнять в одном и том же порядке снова и снова.

Вот где блестит RPA.

Короче говоря, RPA позволяет организациям делегировать трудоемкие, подверженные ошибкам ручные задачи роботам и повышать уровень сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на более стратегических и более важных задачах. Где именно лучше всего применять RPA в конкретной организации или отделе, зависит от ее наиболее насущных текущих приоритетов и долгосрочных целей.

Случай использования:закупка с оплатой

Главный поставщик транспортных услуг позволил клиентам запрашивать доставку по электронной почте; тем не менее, специалистам по обслуживанию клиентов было поручено вручную ввести данные об отправке из электронных писем во внутреннее приложение для планирования, а также на портал грузоотправителя.

До автоматизации процессов:

• Ручной доступ к более чем 70 партнерским порталам — с разными логинами, навигацией, транзакциями и отчетами.
• Непомерно высокая стоимость:каждый CSR едва мог обслужить 1 премиум-клиента.

RPA автоматически читает электронные письма, извлекает детали, вводит их в приложение для планирования и публикует на портале грузоотправителя в течение нескольких секунд после получения исходного электронного письма.

После автоматизации процессов :

• Исключается 100 % рутинной ручной работы
• От 90 % до 95 % рабочего времени сотрудников тратится на более ценную работу.
• Нет дорогостоящих ошибок транскрипции

Интеллектуальная автоматизация:воплощение в жизнь обещания настоящей сквозной цифровой трансформации

Часто, когда ваших клиентов просят оценить их приоритеты в области автоматизации, возникает вопрос:что, если я хочу выйти за рамки устранения пробелов в ручных задачах в моем рабочем процессе с помощью RPA и вывести свои процессы на новый уровень оптимизации и производительности?

Понятно, что «адаптация» программных роботов в качестве цифровой рабочей силы для выполнения повторяющихся задач, основанных на правилах, которые отнимают у сотрудников критически важное время и умственные способности, продолжает доказывать свою ценность. Тем не менее, многие организации обнаруживают, что их бизнес-операции становятся все более сложными из-за огромных объемов неструктурированных данных, содержащихся в документах и ​​электронных письмах, мобильных транзакциях, электронных подписях, обработке исключений, биометрической аутентификации/проверке, управлении делами и общении с клиентами.

Для решения этих сложных процессов и данных требуется унифицированная интеллектуальная платформа автоматизации нового поколения. который объединяет аналитику и когнитивные технологии с RPA, чтобы автоматизировать больше сквозных процессов и повысить ценность:

Рассмотрим следующий пример интеллектуальной системы автоматизации, оптимизирующей типичный финансовый и бухгалтерский процесс:

• До интеллектуальной автоматизации сотрудник вручную вводил счета-фактуры или заказы на продажу; это по своей природе медленно и сопряжено с человеческими ошибками и значительными задержками.
• Среда интеллектуальной автоматизации принимает данные (в любом формате); автоматически классифицирует и извлекает данные; интегрирует информацию с ERP (SAP, Oracle и т.д.); анализирует производительность не только возможностей платформы и того, выполняются ли они должным образом, но и дает представление о процессе выставления счетов или заказа на продажу; и предоставляет эту информацию в режиме реального времени руководителям именно в том формате, который им нужен для оптимизации финансовых и операционных показателей.

Одно финансовое учреждение сократило расходы на обработку счетов на 75 %, что позволило сэкономить 1,3 млн долларов США в год благодаря интеллектуальной автоматизации.

Конечным результатом является действительно автоматизированный рабочий процесс, который соединяет бэк-офис с фронт-офисом. Клиенты могут не только масштабировать, но и оценивать преимущества и рентабельность развертывания автоматизации процессов.

В этом заключается реальная сила интеллектуальной платформы автоматизации:создание рабочей силы в области цифровых финансов завтрашнего дня, где сотрудничество между цифровыми и физическими работниками приводит к увеличению организационного потенциала и расширению возможностей сотрудников.

Крис Хафф – директор по связям с общественностью Kofax. Он разрабатывает и продвигает глобальные стратегические инициативы компании, лидерство в области интеллектуальной автоматизации и межфункциональную горизонтальную интеграцию.