Как определить и написать политику обслуживания

Слово «политика», которое часто неправильно и неправильно понимают, является общим термином. Тем не менее, его применение и эффективность для управления бизнесом и технического обслуживания не вызывает сомнений. Читайте дальше, чтобы узнать, что такое политика обслуживания, и как она применяется и поддерживает эффективные и действенные стратегии обслуживания.

Что такое политика обслуживания?

Политика обслуживания - это документ, который создается, принадлежит и управляется высшим руководством. В иерархии управления бизнесом все политики вытекают из видения, миссии и ценностей компании и находятся ниже их.

В качестве фактического заявления о намерениях политика технического обслуживания является официальным документом. Он устанавливает, что высшее руководство ожидает от отдела технического обслуживания. Содержание политики обслуживания должно поддерживать и обеспечивать выполнение миссии, ценностей и бизнес-целей.

Вы обнаружите путаницу между политиками и стратегией, так что давайте внесем ясность. Политика технического обслуживания ниже бизнес-стратегии - но выше стратегии отдела технического обслуживания и стратегический план обслуживания.

Зачем вам нужна политика обслуживания?

Политика обслуживания устанавливает границы для разработки стратегии обслуживания. Думайте об этом как о миссии и ценностях отдела технического обслуживания. Устанавливая четкие, объективные и поддающиеся количественной оценке ожидания в отношении технического обслуживания, политика направляет действия отдела технического обслуживания на достижение необходимых и желаемых результатов, таких как повышение рентабельности бизнес-процессов, сокращение затрат на техническое обслуживание, сокращение внеплановых простоев и поломок и т. Д.

Сам процесс написания политики обслуживания требует изрядного анализа. Это заставляет принимать решения по анализу рисков, желаемой степени соответствия нормативным требованиям, стоимости обслуживания и обязательств по расходам, а также степени безопасности персонала . Такой процесс сочетает в себе мышление, достижение консенсуса и сотрудничество между высшим руководством и обслуживающими работниками.

Это также четкое, поддающееся проверке обязательство со стороны владельца или высшего руководства. Когда инженер по техническому обслуживанию или другой эксперт по техническому обслуживанию пишет стратегию технического обслуживания, их документ должен соответствовать намерениям и обязательствам, требуемым политикой технического обслуживания. По сути, они несут ответственность в соответствии с политикой.

Кто пишет документ о политике обслуживания?

Сам процесс написания документа о политике технического обслуживания менее важен, чем то, кто его формулирует.

Как минимум, вы можете ожидать присутствия директора по персоналу, операционного директора и технического директора. Эта команда высшего руководства должна сформулировать все политики, основанные на влиянии, которое они окажут на свои отделы. Команду обычно возглавляет генеральный директор или управляющий директор.

Написание обычно передается руководителю инженерного отдела или менеджеру по техническому обслуживанию. Отправленный на рассмотрение и оспаривание высшему руководству, генеральный директор и руководители отделов технического обслуживания подпишут документ, как только все будет доработано и согласовано.

Точное разделение обязанностей между ролями будет зависеть от размера вашей организации и вашего отдела технического обслуживания.

Что определяет правильную политику обслуживания?

Самый простой способ объяснить, как выглядит хорошая политика обслуживания, - это проанализировать ее желаемые характеристики. Мы опознали шестерых из них.

1. Соответствие ценностям компании

Если ценности компании говорят о праве для всех сотрудников безопасно возвращаться домой с работы каждый день, было бы упущением не подчеркнуть ожидания отдела технического обслуживания в отношении здоровья и безопасности.

Там, где важны устойчивость и экологические соображения, уместны высокие ожидания в отношении утилизации отходов, что подталкивает менеджеров по техническому обслуживанию к более экологичным действиям.

Лучший способ потерять поддержку ваших сотрудников - показать несоответствие между словами и делами.

2. Соответствие цели

Разрабатывайте свою политику в соответствии с размером компании и видами деятельности, не забывая о надлежащем техническом обслуживании. У обслуживающей организации, состоящей из шести человек, может быть 4 или 5 одностраничных политик, охватывающих HR, производство, здоровье и безопасность и финансы. Политики крупного многопрофильного производителя будут сопровождаться набором исчерпывающих документов.

Напишите политики для поддержки четких указаний, правильного принятия решений и сообщайте, где находится ваша компания в отношении технического обслуживания. Напишите их, чтобы проинформировать и включить реалистичные рекомендации.

3. Ясность

Политика обслуживания должна разъяснять роль и цели обслуживания, а также то, как они поддерживают видение компании. Следует установить четкие границы, за которыми отдел технического обслуживания не должен работать. В нем также будут четко сформулированы обязательства и поддержка, ожидаемая от более широкой организации по отношению к отделу технического обслуживания.

4. Создано в результате внешнего взаимодействия

Прошли те времена, когда генеральный директор писал программный документ, чтобы контролировать своих сотрудников. Обсудите политику с теми, кто будет затронут, и примите во внимание их мнение и проблемы. Непрактичная политика будет проигнорирована, напрашиваясь, почему она вообще была написана .

5. Доступность и применимость

Политики - это не сухие, пыльные документы, написанные для аудитора раз в пару лет. Они существуют, чтобы информировать и направлять повседневные решения. Весь персонал должен иметь доступ к любым политическим документам компании и читать их.

<цитата>

Пользователи Limble CMMS имеют возможность создать цифровой актив и прикрепить к нему недавно написанную / обновленную политику обслуживания. Таким образом, любой сотрудник с учетной записью пользователя Limble может быстро получить доступ к документу на любом ПК или мобильном устройстве. Почему это важно? Потому что документы, которые трудно найти, просто перестанут использоваться.

Размер, стратегия или практика компании будут меняться на протяжении ее жизненного цикла. Политика обслуживания должна регулярно обновляться, чтобы обеспечить ее применимость к текущим операциям. В этом отношении он аналогичен стандартным рабочим процедурам.

6. Заявление о приверженности

Политика должна быть подписана и поддержана генеральным директором и главой отдела, что означает официальное обязательство ответственного лица. По мере того, как отдельные лица меняются в своих ролях, новые должностные лица должны проверять и подписывать документы.

Что содержит стандартная политика обслуживания?

Каждая политика обслуживания, которую вы прочитаете, будет отличаться, но хорошая политика должна учитывать следующие области:

1. Введение

Введение - это общий, краткий обзор высокого уровня для тех, кто не разбирается в обслуживании. В нем рассказывается о том, что такое обслуживание, почему оно проводится и какие преимущества оно приносит организации.

Он должен объяснять, как техническое обслуживание помогает компании достичь своего видения, миссии и цели, уделяя внимание надлежащему техническому обслуживанию, профилактическому обслуживанию и всем другим действиям по техническому обслуживанию.

2. Цель политики

Цель объясняет цель написания документа. Возможно, вы хотите создать безопасную и здоровую среду для сотрудников и операторов машин. Вы могли бы пожелать максимизировать время безотказной работы оборудования, чтобы обеспечить эффективное и рациональное использование активов. Возможно, качество компонентов или услуг является неотъемлемой частью того, что вы делаете, и вы хотите поддерживать высокое качество продукции.

Возможно, вас беспокоит эффективное управление запасами или сокращение количества переделок. Если используемое вами оборудование является капиталоемким, возможно, вы захотите добиться минимальных общих эксплуатационных расходов.

В этом абзаце должны быть разъяснены причины, по которым предписывается такое техническое обслуживание.

3. Заявление о намерениях

Эта часть политики является обязательством компании. Он должен начинаться с определенного утверждения. Здесь больше нет пушистого языка высокого уровня. Что собирается делать эта политика? Примеры включают:

• Наша Политика обслуживания будет…
• Эта политика гарантирует…
• Подход компании к техническому обслуживанию ...

После этого заявления будет маркированный список обязательств, начинающийся со слов действия: поддерживать, реализовывать, обеспечивать, предотвращать, помогать, продвигать, обеспечивать . В этом утверждении не должно быть двусмысленности или неправильного толкования.

4. Объем политики и процедур технического обслуживания

В этом параграфе описывается первый уровень внедрения и поддержки комплексного процесса управления техническим обслуживанием. В нем описывается планирование и разработка мероприятий, связанных с обслуживанием вашей компании, и он должен включать как минимум:

• разработка стратегии обслуживания
• установление стандартов обслуживания
• написание стратегического плана обслуживания
• разработка и написание процедур обслуживания

5. Требования политики

Глава о требованиях - это основа документа о политике технического обслуживания, поскольку она носит скорее тактический, чем стратегический характер. Здесь вы пишете короткие абзацы, объясняющие подход компании или отдела к важным вопросам. По сути, вы определяете объем требуемых работ по техническому обслуживанию, прописывая необходимые задачи по обслуживанию. Общие темы:

• Обязательства в отношении правил ОСЗТ, обеспечения качества, управления рисками и финансового менеджмента.
• Подготовка стратегии обслуживания, касающейся планового и внепланового обслуживания.
• Написание и регулярное рассмотрение плана стратегического управления (SMP), который отвечает потребностям компании в обслуживании в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.
• Разработка бюджета для обеспечения соблюдения установленных стандартов обслуживания.
• Разработка системы управления техническим обслуживанием с использованием данных производителей оригинального оборудования (OEM), опыта эксплуатации и исторических данных.
• Внедрение, мониторинг и постоянный анализ эффективности технического обслуживания в соответствии с отраслевыми стандартами.
• Создание процессов для сбора, безопасного хранения и использования данных обслуживания в соответствии с требованиями компании и нормативной отчетности.
• Закупка подрядчиков по техническому обслуживанию и услуг по техническому обслуживанию.

Параграф требований политики - это широкое и глубокое объяснение вопросов, которые требуют соблюдения от компании или отдела. Участие других отделов в разработке этого этапа является полезным и рекомендуется.

6. Распределение обязанностей

Вкратце, здесь вы определяете роли, на которые распространяется эта политика или которые несут ответственность за нее. Кто будет нести ответственность за это? Какие консультации должны проводиться и с кем? Кому будет сообщено о его содержании?

Чтобы избежать постоянного обновления этой части, используйте роли, а не имена. Уточните требования к техническому обслуживанию и опишите обязанности группы технического обслуживания.

7. Связанные документы

Составьте список всех документов, которые так или иначе влияют на политику обслуживания. Это может быть внешнее законодательство или другая внутренняя политика.

Включите внутренние документы, которые существуют благодаря этой политике. Примеры включают документы стратегии технического обслуживания, план стратегического управления, систему управления техническим обслуживанием и стандарты технического обслуживания.

Перейдите только на один уровень ниже в иерархии документов:вы не нуждаетесь перечислить все процедуры, инструкции или безопасные методы работы, которые не соответствуют стандартам.

Не знаете, с чего начать? Посмотрите несколько примеров правил обслуживания

Ниже приведены некоторые ссылки на документы по политике технического обслуживания и руководства для различных отраслей, которые находятся в открытом доступе. Эти примеры не обязательно содержат все рекомендуемые компоненты; тем не менее, они достаточно хороши, чтобы служить практическими примерами.

Помните, что если взять их и дословно скопировать, это вам не поможет. Политика обслуживания должна отражать ценности вашей компании, отрасль, в которой вы работаете, уровень технологий и бывшее в употреблении оборудование . .

Вместо этого используйте эти примеры, чтобы сосредоточиться на формате и типе включаемого контента:

• Политика обслуживания медицинского оборудования №1
• Политика обслуживания медицинского оборудования №2
• Политика обслуживания системы информационной безопасности
• Политика обслуживания здания

Нисходящий подход к обслуживанию

Сильная политика технического обслуживания - это первый шаг для организаций к оптимизации затрат на техническое обслуживание, увеличению времени безотказной работы оборудования и приведению стратегий и процедур технического обслуживания в соответствие с миссией и ценностями компании.

Устанавливая объективные и поддающиеся количественной оценке ожидания обслуживания, политика обслуживания фокусирует инженерный и технический отделы на выполнении целей и обязательств, требуемых политикой обслуживания. При правильном составлении и распространении ожидается, что он минимизирует производственные потери и поломки, улучшит качество продукции и оптимизирует техническое обслуживание оборудования, запасных частей и персонала.

Последовательный, проверяемый сверху вниз подход к управлению техническим обслуживанием начинается с четкой и понятной политики технического обслуживания, которая согласована с целями вашей компании и поддерживается высшим руководством.