Преимущества программного обеспечения CMMS

Мы проводим в Hippo так много времени, рассказывая о преимуществах нашего решения CMMS, что разработали собственный набор выражений. Поскольку они красивые и короткие, они несут в себе удар, экономя время и место.

Но стоит рассмотреть их более подробно, чтобы лучше понять, в чем именно заключаются преимущества CMMS.

Доступ из облака из любого места

Это всплывает всякий раз, когда мы говорим о преимуществах современной CMMS, поддерживаемой облачными вычислениями. Во многих случаях мы сравниваем их с традиционными бумажными и табличными методами, которые и медленны, и подвержены своим собственным уникальным разочарованиям.

На бумаге есть только одна копия рабочего задания, а это означает, что ваши данные часто неполны и всегда ненадежны. Неполным, потому что вы можете нацарапать так много только на одном листе бумаги. Технические специалисты получают базовое описание того, над каким активом нужно работать, и типа работы, которую необходимо выполнить. При таком большом чтении между строк остается много догадок. И данные хрупкие из-за того, как легко потерять лист бумаги.

С электронными таблицами у вас обратная проблема. Вместо одной копии у вас есть куча. Один на вашем рабочем столе, плюс тот, который вы отправили себе по электронной почте в качестве резервной копии, а затем тот, который вы отправили техническому специалисту. Проблемы начинаются, как только вы вносите изменения в любую из этих копий, потому что теперь у вас не копии, а версии. Изменения, которые вы вносите в один файл, не переносятся в другие файлы, и быстро становится невозможно узнать, какая версия является самой последней, в какой из них есть правильные данные. Когда вы пытаетесь обновить рабочее задание новой информацией, технический специалист не имеет ни малейшего представления об этом. Они все еще работают со старыми данными. И когда они обновляют свою версию, добавляют примечания или закрывают, вы не знаете, пока они вам не скажут. Помните, что вы можете видеть только свои версии файлов.

Современное программное обеспечение CMMS берет все ваши данные и помещает их в одно место. По сути, мы делаем всю ИТ-тяжелую работу за вас. Мы позаботимся о резервном копировании данных и обновлениях безопасности программного обеспечения. Изменения обрабатываются в режиме реального времени; когда вы назначаете заказ на работу или технический специалист закрывает его, все могут это увидеть. И мы делаем данные доступными с любого компьютера или мобильного устройства, подключенного к Интернету. В конце концов, «из любого места и в любое время» означает, что независимо от того, где они находятся, вся ваша команда работает с одними и теми же данными. Преимущество заключается в том, что вы всегда работаете с точными и надежными данными. Без особых усилий вы держите в курсе всех, кто должен быть там.

Оптимизированные рабочие процессы заказов на работу

В некотором смысле, это немного перенесено из преимуществ хранения всех ваших данных в одной центральной базе данных, которая обновляется в режиме реального времени. Вместо того, чтобы бежать в офис каждый раз, когда они закрывают заказ на работу и им нужен новый, технические специалисты могут получать доступ к задачам на ходу. Современное программное обеспечение для рабочих заданий сокращает время простоя технических специалистов между задачами, повышая производительность.

Но это не просто говорит техническим специалистам, куда идти и что делать. Программное обеспечение для заказов на работу предоставляет им все необходимое для эффективной работы и быстрого закрытия, в том числе: 

• Полная история ремонта и технического обслуживания объектов
• Пошаговые инструкции 
• Настраиваемые контрольные списки
• Списки связанных деталей и материалов 
• Цифровые схемы, изображения, руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию. 
• Интерактивный сайт и карты этажей.

Также связанный с идеей работать быстрее, наличие связанных списков деталей и материалов, встроенных в заказы на работу, спасает техников от неожиданных задержек, когда им приходится бегать, отслеживая запасы. Они прибывают на место со всем необходимым. Но это также помогает отделу контролировать общий уровень запасов, гарантируя, что вы получите нужные детали в нужное время и по правильной цене. Когда техник завершает заказ на работу, детали и материалы автоматически удаляются из ваших запасов. И когда вы достигаете настраиваемых минимальных уровней, программное обеспечение отправляет предупреждение, предупреждая вас о размещении заказа. Больше не нужно сидеть и ждать доставки деталей.

Люди склонны думать о программном обеспечении для заказов на работу как об улице с односторонним движением, где информация передается от руководителя технического обслуживания техническим специалистам отдела. Но хорошая CMMS поддерживает четкую двустороннюю связь, что помогает отделу делать больше и быстрее. Когда у технического специалиста возникает вопрос о задаче, он может быстро прикрепить комментарии, запросить помощь или дополнительные пояснения. Когда они собираются закрыть заказ на работу, они могут загружать цифровые изображения своей работы, запрашивая виртуальный визуальный осмотр.

Опережайте кривую технического обслуживания с помощью профилактического обслуживания

Это все о том, как наше решение по обслуживанию значительно упрощает настройку, планирование и отслеживание программы профилактического обслуживания. В конце концов, вы выбираетесь из-под этой кучи заказов на работу по требованию и остаетесь на пару шагов впереди. Вместо того, чтобы быть реактивным, теперь вы проявляете инициативу, находите и решаете мелкие проблемы до того, как они перерастут в большие проблемы. Вы не только избавите себя от множества разочарований, но и сэкономите много денег организации. Краткий пример:замена дешевого винтика или устройства до того, как оно сломается, означает, что компания не платит операторам за то, чтобы они стояли рядом с простаивающим оборудованием, а ваш отдел не платит за срочную доставку деталей сверх ставок сверхурочных для техников.

Вот как это происходит с помощью программного обеспечения для профилактического обслуживания. Во-первых, в нем есть все записи о ремонте и техническом обслуживании вашего оборудования и активов, а также он может автоматически генерировать отчеты, которые сообщают вам, какие активы съедают самые большие куски бюджета отдела. Сочетая это с рекомендациями производителей, вы можете настроить свои ПМ, которые являются необходимыми профилактическими задачами и их периодичностью. Следующий шаг:запланируйте профилактическое обслуживание внутри программного обеспечения, что легко благодаря календарю в приложении. Введите задачи один раз, и программное обеспечение автоматически сгенерирует и назначит PM на основе счетчиков и времени. Когда вам нужно что-то переместить, перетащите свои PM, чтобы точно настроить программу.

В некоторых случаях вы вносите небольшие коррективы в свои PM, чтобы лучше учитывать праздники или запасные части и доступность ресурсов. В других случаях вы можете использовать программное обеспечение для профилактического обслуживания, чтобы быстро добавлять, удалять или корректировать большие части программы. Например, в связи с COVID-19 многие организации добавляют почасовые графики санитарной обработки или, в случае закрытия объектов, приостанавливают все свои программы ПМ.

Принятие решений на основе данных с автоматическими отчетами

Управление активами сводится к получению максимальной отдачи от оборудования и активов за наименьшую сумму денег, и, в конце концов, это балансирование. Возможно, вы сможете полностью отказаться от заказов на работу по требованию, но в этом нет смысла, если вы делаете это только с помощью PM, которые повторяются каждые два дня. С другой стороны, вы можете сэкономить деньги в краткосрочной перспективе, сократив плановое техническое обслуживание, но вы заплатите за это незапланированными простоями и дорогостоящим ремонтом в долгосрочной перспективе.

Лучший способ узнать, что делать и как часто это делать, — это надежная автоматическая отчетность. Прежде чем вы сможете предпринять правильные корректирующие действия, вам необходимо знать, какие активы обходятся вам дороже всего и какие виды ремонта вы в них вкладываете. В некоторых случаях вы можете настроить программу профилактического обслуживания. В других случаях вы можете рассмотреть возможность смены поставщика. Например, если вы регулярно добавляете смазку в свои насосы, но все равно возникают сбои, пришло время сменить поставщика. И отчеты предназначены не только для запчастей и оборудования. Это тоже люди. Отслеживая KPI, связанные с производительностью, вы можете лучше управлять своими трудовыми ресурсами.

Отслеживайте с помощью управления запасами

Одним из больших преимуществ профилактического обслуживания является то, что, поскольку вы знаете, когда команда выполняет определенные задачи, вы можете легко убедиться, что у них есть нужные детали именно тогда, когда они им нужны. А благодаря роскоши раннего заказа вы избегаете дополнительных расходов на срочную доставку.

Но это больше, чем просто это. Программное обеспечение для управления запасами Hippo запускается, когда вы вводите важные данные для всех ваших предметов инвентаря:ваш текущий запас и ваши настраиваемые номинальные уровни. Когда кто-либо создает новый заказ на работу, по требованию или профилактическое обслуживание, он может связать необходимые детали и материалы с заказом на работу. Позже, когда технический специалист закрывает этот заказ на работу, детали и материалы автоматически удаляются из ваших запасов.

И когда ваши уровни падают ниже настраиваемого минимального уровня, CMMS отправляет вам оповещение, чтобы вы знали, что нужно подготовить следующий заказ на покупку. Но это также легко, потому что у вас есть контактная информация всех ваших поставщиков внутри CMMS, а программное обеспечение помогает вам больше, частично автоматизируя процесс покупки. Позже, когда поступает инвентарь, существует простой процесс обновления номеров в CMMS, включая интуитивно понятные способы подсчета частичных и полных поставок.

Шаблоны рабочих заданий 

При первом получении нового актива имеет смысл следовать всем рекомендациям от производителя. Это они разработали оборудование, поэтому знают его лучше всех. Кроме того, в гарантии, вероятно, есть положения, которые требуют от вас выполнения (или отказа от выполнения) определенных проверок и задач.

Но со временем настоящими экспертами по этому активу становятся техники в вашей команде, которые работали над ним больше всего, изучая все его секреты. В этот момент, вероятно, имеет смысл начать делать то, что, как вы знаете, работает, независимо от того, что написано в руководстве.

Подумайте об этом так:когда вы впервые выходите замуж, возможно, имеет смысл попросить родителей вашего супруга посоветовать хороший подарок на день рождения. Но через десять лет после свадьбы те же родители просят у вас совета. Вы знаете своего супруга лучше, чем его собственные родители знают его.

Однако с активами и оборудованием вы можете столкнуться с проблемами, когда все эти инсайдерские знания существуют только в головах одного или двух старших технических специалистов. Это называется «риск ключевых лиц», и это означает, что ваш отдел рискует потерять все свои ноу-хау, если всего несколько ключевых людей уйдут в результате перевода или выхода на пенсию. Когда они выходят за эту дверь, уходят и все эти знания.

Способ устранения риска заключается в сохранении ноу-хау по техническому обслуживанию внутри CMMS в виде шаблонов, заполненных контрольными списками и инструкциями. Всякий раз, когда вы создаете новый заказ на работу, вы можете добавить шаблон всего несколькими щелчками мыши, мгновенно предоставив техническим специалистам то, что им нужно для решения проблем, используя любимые СОП отдела и лучшие практики.

И когда эти ключевые специалисты покидают отдел, у вас все еще есть все их идеи, и они безопасны и доступны для всей команды.

Показать соответствие журналу активности

Это может варьироваться в зависимости от отрасли, но, как правило, каждый должен найти способы соответствовать государственным нормам и отраслевым стандартам.

Hippo помогает легко настраивать и планировать профилактические осмотры и задачи по техническому обслуживанию, управлять рабочими заданиями по требованию и следить за тем, чтобы технические специалисты работали должным образом с помощью шаблонов рабочих заданий, упакованных контрольными списками и инструкциями.

Но это относится только к первой части соответствия, которая становится уступчивой. Однако есть и вторая часть, и она может быть не менее сложной:доказать, что вы соответствуете требованиям.

Плохая новость о подчинении заключается в том, что это похоже на те математические викторины в старшей школе. Недостаточно иметь правильный ответ; вам также нужно «показать свою работу».

Хорошей новостью является то, что с Hippo все просто. Помните, что с современной CMMS все ваши данные находятся в одном месте, где они безопасны, защищены и доступны для поиска. Это означает, что когда вам нужно доказать, что вы выполняли правильную работу по правильному графику, все, что вам нужно сделать, это использовать программное обеспечение для автоматического создания некоторых отчетов для вас.

Вы также можете перейти к отдельным рабочим заданиям, чтобы проверить журнал действий, в котором для этого рабочего задания указано, кто, что и когда сделал.

Инспектор OSHA хочет знать, когда в последний раз кто-то проверял защитные поручни пресса? Вы можете посмотреть это прямо сейчас. Другой инспектор хочет знать, сколько времени потребовалось вашей команде, чтобы закрыть конкретный заказ на работу, связанный с безопасностью? Это прямо в логе.

Повышение прозрачности и обеспечение подотчетности благодаря более эффективному отслеживанию

Когда вы сможете отслеживать и доверять своим данным, вы, наконец, сможете увидеть, что происходит в вашем отделе. Наконец, вы знаете, что работает, а что нет, что дает вам представление о том, как лучше всего устранять проблемы с активами, оборудованием, инвентарем и даже людьми.

Как только вы узнаете, какой актив обходится вам больше всего, вы можете начать выяснять, почему. Не пора ли списать актив? Стоит ли искать нового поставщика запчастей и материалов? Или вам нужно пересмотреть и обновить свои стандартные рабочие процедуры для заказов на работу по требованию и PM?

И то, что вы узнаете о своих активах, вы также можете узнать о технологиях, которые над ними работают. Являются ли показатели закрытия примерно одинаковыми для всех технических специалистов? Есть ли в команде кто-то, чей ремонт, как правило, требует ремонта?

Есть и обратная сторона, когда анализ данных показывает, что работает хорошо. Фактически, CMMS — это отличный способ подчеркнуть вклад отдела технического обслуживания в итоговую прибыль всей организации.

Преимущества CMMS не гарантируются 

Это не та фраза, которую мы часто используем, но это правда. На самом деле, проекты CMMS нередко терпят неудачу. Это означает, что вам нужен поставщик CMMS, который заинтересован в вашем долгосрочном успехе и много знает об успешном внедрении CMMS. Во-первых, вы хотите убедиться, что у них есть надежный процесс адаптации с преданными инструкторами и различными ресурсами, включая записанные видео и живые онлайн-уроки. Затем проверьте их текущие системы поддержки.

Дальнейшие шаги

Программное обеспечение CMMS может предоставить множество преимуществ. Одни из них применимы ко всем отраслям, другие относятся к конкретным отраслям. Чтобы получить более полное представление о типах преимуществ, которые вы можете ожидать, вам необходимо обратиться и начать переговоры с поставщиками CMMS. Как только они узнают больше о вашей организации и проблемах, с которыми вы сталкиваетесь в настоящее время, они могут предоставить вам более индивидуальный список преимуществ и объяснить, как они могут работать с вами, чтобы убедиться, что вы их видите.

У Hippo есть много способов помочь вам, независимо от того, как далеко вы продвинулись в этом процессе. Мы можем ответить на ваши вопросы, помочь заказать демо-версию программного обеспечения или даже предоставить вам бесплатную пробную версию.

Но что, если ваш следующий шаг — убедить начальника в том, что вашему отделу нужна CMMS? Отправьте им следующий раздел, краткое изложение, написанное специально для них.

Обзор преимуществ CMMS

Существует множество модных словечек о преимуществах программного обеспечения CMMS, но что они означают на самом деле? Как CMMS действительно может работать? Многие из преимуществ связаны с тем, как настроена система, которая представляет собой центральную базу данных, доступную через чистый, удобный дизайн UX. Как только все ваши данные будут собраны в одном месте и доступны из любого места, вы сможете легко собирать данные и обмениваться ими, делая все быстрее и надежнее. Работа перестает ускользать, и команда технического обслуживания может не только планировать заранее, но и точно видеть, что они сделали и как они это сделали, что упрощает повторение и воссоздание успехов. И к чему все это сводится, так это к экономии средств не только для отдела технического обслуживания, но и для всей организации. Когда у вашей команды технического обслуживания есть CMMS, они могут обеспечить больше времени безотказной работы за меньшие деньги. Вы получаете более высокую производительность при снижении затрат по всем направлениям.