Откройте для себя основные функции программного обеспечения CMMS

Выбор правильного программного обеспечения CMMS может показаться ошеломляющим. Есть так много разных вещей, которые вы должны учитывать, и весь проект состоит из множества движущихся частей. Но поиск правильного решения CMMS похож на любую другую сложную задачу:все возможно, если разбить его на более мелкие этапы. Итак, первое, что нужно сделать, это составить список конкретных проблем, которые необходимо решить. Шаг второй:найдите функции CMMS, которые являются прямыми решениями.

Чтобы упростить этот второй шаг, давайте рассмотрим некоторые важные функции программного обеспечения CMMS, посмотрим, как они работают, и выясним, как они могут снять с вашей работы большую часть текущего стресса и беспокойства.

Функции программного обеспечения CMMS, позволяющие команде быть в курсе последних событий в пути

Многие из проблем, с которыми вы сталкиваетесь, сводятся к борьбе со слабыми каналами связи. Поскольку трудно донести до команды правильную информацию, для того, чтобы что-то сделать, требуется много дополнительной работы, траты времени и энергии. Современное программное обеспечение для управления объектами позволяет легко передавать нужные данные в нужные руки.

Важнейшие функции программного обеспечения CMMS:рабочие задания и шаблоны с данными

При использовании устаревших методов управления техническим обслуживанием часто бывает сложно получить достаточно информации в рабочих заданиях. В бумажных рабочих заданиях не хватает места, а электронные таблицы, сделанные своими руками, часто трудно читать. Результаты, достижения?

Техники тратят много времени, убивая ваше общее время на номера гаечных ключей. Вместо того, чтобы прибыть на место с нужными деталями и материалами, технические специалисты добираются до объекта только для того, чтобы обнаружить, что у них нет того, что им нужно для выполнения работы. Это означает, что нужно бежать обратно в офис или в комнату снабжения. И даже если у них есть нужные детали и материалы, им может не хватать конкретных ноу-хау. Это особенно верно для младших технических специалистов, которые менее знакомы с вашими активами и оборудованием. Когда они сталкиваются с проблемой, они в конечном итоге тратят впустую не только свое собственное время, но также время и внимание более опытных техников, которых им нужно выследить, а затем позвать на помощь.

И гораздо хуже, чем техник, который не знает, как выполнить задачу, тот, кто уверенно выполняет задачи последовательно неправильно. Когда члены группы технического обслуживания затевают это, вы можете получить ненадежную работу, которую необходимо переделывать, или даже привести к сбоям в бюджете. И даже когда решение «на лету» работает, у вас все еще есть проблема, связанная с невозможностью его воспроизвести. Например, предположим, что в последний раз, когда вилочный погрузчик перестал работать, один из техников смог восстановить его работоспособность за десять минут, и в течение следующих шести недель с ним не возникало никаких проблем. Но сейчас седьмая неделя, погрузчик снова не работает, и на этот раз никто не может вспомнить это волшебное средство. А техник, которому удалось починить это несколько недель назад? Ушел в отпуск, или перешел на другую работу, или вышел на пенсию.

Современное программное обеспечение нарядов на работу решает эти проблемы, упрощая включение в него всего, что необходимо техническим специалистам для эффективного и правильного закрытия, в том числе:

• Всеобъемлющая история технического обслуживания и ремонта активов
• Пошаговые инструкции
• Настраиваемые контрольные списки
• Цифровые руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию, схемы и соответствующие изображения
• Сопутствующие детали и материалы
• Интерактивные планы этажей и карты местности

Теперь, когда технический специалист прибывает на место, у него есть нужный инвентарь и ноу-хау. Работа всегда выполняется правильно.

Важнейшие функции программного обеспечения CMMS:планирование профилактического обслуживания

Замечательно иметь заказы на работу с большим количеством информации, но вы не хотите генерировать их по мере возникновения проблем. Вместо этого вам нужно решение по управлению активами, которое позволит вам опережать кривую обслуживания. Наличие некоторых заказов на работу по требованию — это просто жизненный факт, но, сосредоточившись на профилактическом обслуживании, вы можете продлить срок службы своих активов и оборудования за меньшее время и деньги. Лучше всего то, что большая часть вашей работы выполняется тогда, когда это наиболее целесообразно как для вас, так и для других отделов организации. Вместо того, чтобы ремонтировать пресс поздно вечером в пятницу, когда линия должна быть на пике производительности, чтобы уложиться в срок в этот понедельник, технические специалисты могут проводить осмотры и плановое техническое обслуживание между сменами в среду утром, когда линия уже запланирована на работу на 75% мощности. .

Всегда легко говорить о преимуществах профилактического обслуживания, но гораздо сложнее настроить, запланировать и отслеживать надежную программу. Иногда сложно определить, какие проверки и задачи по техническому обслуживанию необходимо выполнить, затем надежно доверить их нужным техническим специалистам и, наконец, отследить общий прогресс программы. Современное программное обеспечение для профилактического обслуживания решает эти проблемы с помощью PM с пакетом данных, автоматическим планированием и автоматически генерируемыми отчетами с правильными KPI.

При первой настройке программы часто имеет смысл следовать рекомендациям производителей по задачам профилактического обслуживания. В некоторых случаях вы настраиваете PM на основе счетчиков, а в других вы просто устанавливаете их в соответствии со временем. Вы также можете выбрать между плавающим и фиксированным, когда вам нужно немного отодвинуть запланированную задачу. В любом случае, программное обеспечение запоминает все, что нужно сделать, и автоматически генерирует РМ по мере их появления в расписании. Благодаря представлению календаря каждый в команде может сразу увидеть, что происходит. Как и в случае с рабочими заданиями по запросу, программное обеспечение позволяет легко включать всю информацию, необходимую техническим специалистам для эффективной работы. В конце концов, PM — это просто заказ на работу, который вы планируете заранее, поэтому он включает в себя все те же типы информации. И помните, это означает, что у него есть все, что нужно техническим специалистам для эффективного закрытия.

Периодически вы можете просматривать свою программу, чтобы проверить, насколько хорошо ее выполняет команда техобслуживания и насколько хорошо она работает. Поскольку вся информация уже находится внутри CMMS, программное обеспечение быстро генерирует отчеты, полные показателей технического обслуживания и ключевых показателей эффективности. Вы точно знаете, какие задачи по техническому обслуживанию были выполнены, и процент работ по обслуживанию, выполненных вовремя. Вдобавок ко всему, вы можете начать смотреть, какие активы требуют от вас больше всего времени и денег, а затем, работая в обратном направлении, точно настроить свой график PM. Например, если этот вилочный погрузчик ломается примерно каждые три месяца, вам нужно увеличить частоту профилактических работ с четырех месяцев до двух с половиной.

Важнейшие функции программного обеспечения CMMS:push-уведомления в мобильном приложении

Но даже если вы используете программу профилактического обслуживания мирового класса, бывают случаи, когда вам приходится вносить коррективы в свой график на лету. Это просто факт эксплуатации. Разочаровывает то, как трудно может быть донести эту новую, срочную информацию до команды. Бригады техобслуживания не работают за столами рядами в офисе; они разбросаны по всему объекту, часто по нескольким зданиям.

Современное программное обеспечение для управления объектами решает эту проблему, упрощая обращение и привлечение внимания команды. В мобильном приложении программное обеспечение напрямую связано со встроенными функциями устройств, а это означает, что когда вам нужно, чтобы технический специалист перешел на другой сайт, вы можете быстро отправить ему push-уведомление. В зависимости от настроек их мобильное устройство звонит или вибрирует, а сообщение появляется поверх всего остального на экране. Больше не нужно ждать, пока они придут в офис за следующим заказом.

Функции программного обеспечения CMMS, которые позволяют вам быть в курсе последних событий

Хорошая коммуникация — это улица с двусторонним движением. Недостаточно того, что вы можете передавать данные команде; они должны иметь возможность поделиться с вами тем, что они замышляют. Это может быть просто уведомление о том, что они закрыли заказ на работу, или что-то более сложное, например, объяснение шагов, которые они предпринимают для устранения [БЛОГ] проблемы с новым или подверженным проблемам активом. Во всех случаях руководитель технического обслуживания должен быть в курсе и быть в курсе прогресса команды. Когда вы знаете, где все находятся и что они делают, гораздо проще планировать работу, управлять ресурсами и обеспечивать подотчетность.

Важнейшие функции программного обеспечения CMMS:комментарии к задачам и рабочим заданиям

Мы уже знаем, что заказы на работу как по запросу, так и по расписанию отправляются с данными, но бывают случаи, когда техническим специалистам нужно добавить больше. Например, техник работает над плановой проверкой технического обслуживания, когда обнаруживает изношенную проводку, которая представляет ряд рисков для здоровья и безопасности. Планировалось, что проверка займет всего около 20 минут, но теперь техник рассчитывает на работу, которая может занять несколько часов. Кроме того, им понадобится дополнительная пара рук, чтобы сделать работу правильно. Поскольку технический специалист может добавлять комментарии к задачам в рабочем задании, ведущий специалист по обслуживанию точно знает, что происходит, и может перенаправить ресурсы или изменить остальную часть расписания.

Это не должно быть что-то настолько серьезное, как пожароопасность. Иногда технические специалисты могут загружать вопросы к задачам, запрашивая разъяснения и советы по передовым методам. Или объяснить, что им нужно пообедать в середине более длинного вечера. Важно то, что у них есть способ быстро и легко поддерживать связь с остальной частью отдела. Одним из больших преимуществ является то, насколько легко увидеть связь между тем, что они говорят, и тем, над чем они работают. Нет необходимости в контексте или объяснении, когда их комментарий напрямую связан с конкретной задачей или рабочим заданием.

Важнейшие функции программного обеспечения CMMS:прямая загрузка изображений

И они могут не только загружать комментарии, но и загружать изображения. Изображение стоит тысячи слов, и во многих случаях отправить руководителю технического обслуживания изображение проблемы более эффективно, чем пытаться объяснить ее. Вот еще один отличный пример того, как современные приложения для профилактического обслуживания могут использовать существующее оборудование мобильного устройства. Программное обеспечение подключается непосредственно к встроенной камере, что упрощает съемку и загрузку изображений.

Возможности для загрузки изображений существуют на каждом этапе процесса. Когда технический специалист впервые прибывает на место, он может сделать быстрый снимок, чтобы записать состояние актива, прежде чем приступить к работе. По мере выполнения связанных задач они могут загружать изображения для регистрации своего прогресса, что особенно удобно при работе с активами, в которых части расположены друг над другом. Например, технический специалист может загружать фотографии, когда они собирают детали двигателя. Когда они закончат, они могут затем загрузить одно окончательное изображение и запросить удаленную визуальную проверку. Если руководителю техобслуживания нравится то, что он видит, он может закрыть заказ на работу. В противном случае они смогут увидеть именно то, что хотят изменить.

Важнейшие функции программного обеспечения CMMS:автоматические отчеты с показателями и ключевыми показателями эффективности

До сих пор мы рассматривали функции, которые передают и извлекают данные. Теперь давайте рассмотрим одну, которая получает все эти данные и использует их.

Старые методы управления техническим обслуживанием разочаровывают, потому что они плохо справляются со сбором точных данных и обеспечением их безопасности. В итоге у вас остаются совершенно ненадежные данные. Но давайте предположим, что вы могли бы использовать систему на основе бумаги или электронных таблиц и получать надежные данные (помните, что вы не можете), вопрос теперь в том, что вы можете с этим сделать? И ответ таков:даже если вы совершили невозможное, все равно потребуется много дополнительной работы, чтобы извлечь хоть какую-то пользу из этих чисел. Краткий пример:у вас есть точные данные о том, сколько вы потратили на запасные части и материалы для обслуживания за последние шесть месяцев (это невероятно ценная информация, которая может помочь вам более эффективно управлять ресурсами и поставщиками), но они рассредоточены по шести месяцам. заказы на работу и ПМ.

Он есть, но в виде множества мелких кусочков. И единственный способ извлечь из этого какую-либо информацию — потратить много времени и энергии на сбор всех маленьких кусочков и тщательную их сборку. И на каждом болезненном шаге всегда есть шанс сделать небольшую ошибку, подорвав точность ваших окончательных цифр.

С каждой маленькой ошибкой (копируя неправильную цифру из неправильной ячейки или забывая взять ее с собой) вы немного больше выкручиваете объектив не в фокусе. И когда вы, наконец, отступаете и пытаетесь увидеть общую картину, она становится слишком размытой, чтобы от нее можно было получить какую-либо реальную пользу.

Современное программное обеспечение для управления объектами решает эту проблему, собирая нужные данные, сохраняя их в целости и сохранности, а затем обрабатывая их для вас с помощью автоматически сгенерированных отчетов, наполненных удобными для чтения графиками и информативными показателями обслуживания и ключевыми показателями эффективности. С помощью нескольких щелчков программное обеспечение берет необработанные данные и превращает их в полезную информацию. Вместо того, чтобы просто нести все расходы, связанные с обслуживанием ваших активов, вы теперь знаете, какой из них требует больше всего времени и ресурсов. Вместо того, чтобы просто иметь все рабочие задания для одного конкретного актива, теперь вы знаете, стоит ли вам больше поддерживать его работу, чем его замена.

Функции программного обеспечения CMMS, работающие за кулисами

Не менее ценными, чем ваши активы и оборудование, являются связанные с ними данные. В производственных условиях у вас может быть насос или пресс, который занимает центральное место в производственной линии. Это нужно для поддержания линии. Связанные с ним данные для ремонтной бригады также имеют решающее значение, поскольку они нужны им для поддержания работоспособности насоса или пресса.

В недавнем выпуске подкаста Asset Champion гость Джон Раймер, CFM из FM360 Facility Management Consulting &Training, объясняет ценность данных.

«Потому что, если я использую эти системы только для выполнения рабочих заданий, я теряю лодку. Мне нужно убедиться, что мы собираем эту информацию, анализируем и продолжаем улучшать ее. Потому что, как мы знаем, мир не останавливается, мы должны продолжать меняться и совершенствоваться вместе с ним».

Имея это в виду, давайте рассмотрим функцию, которую трудно увидеть на первый взгляд, но которая все же играет ключевую роль в вашем успехе.

Важнейшие функции программного обеспечения CMMS:облачные вычисления

Давайте подробнее рассмотрим эти устаревшие методы управления техническим обслуживанием, основанные на работе с документами или электронными таблицами, которые печально известны либо потерей важных данных, либо хранением бесконечных версий устаревших данных.

При использовании бумажных методов у вас есть только одна копия рабочего задания, и объем информации, которую вы можете включить, относительно невелик. Сколько человек может нацарапать на нескольких листах бумаги? И те небольшие данные, которые у вас есть, легко теряются. Он на тонком листе бумаги, который может буквально провалиться сквозь щели. С электронными таблицами вы часто никогда не теряете данные, но то, с чем вы застряли, хуже, чем бесполезно.

Давайте рассмотрим этапы рабочего процесса, зависящего от электронных таблиц. Вы начинаете с создания заказа на работу на основе электронной таблицы на своем компьютере. Теперь у вас есть одна версия, и поскольку вы ее только что написали, она актуальна. Но затем, когда вы отправляете его по электронной почте техническому специалисту, вы получаете две копии. Один на вашем компьютере, а другой в электронной почте. И вот начало проблемы:ничто не скрепляет эти две копии. Когда вы вносите изменения в копию на своем компьютере, у техника остается только копия старой. И когда техник вносит изменения в свою копию, на вашем компьютере ничего не меняется. Вы перешли от двух точных копий к двум разным версиям. Каждое изменение, которое кто-либо вносит в свой файл, оставляет всех остальных позади. Худшая часть? В электронной таблице нет ничего, что говорило бы вам, что это всего лишь одна из многих версий. Все думают, что обладают нужной информацией.

У каждого был разговор с кем-то, где вы не можете договориться о самых элементарных фактах? Старые методы управления техническим обслуживанием точно такие же, за исключением того, что в дело вмешиваются все в отделе. Это все равно, что страдать во время самого ужасного семейного ужина в День Благодарения каждый рабочий день в вашей жизни.

Облачные вычисления решают эту проблему, создавая одну версию правды. Как только новые данные вводятся в программное обеспечение, они отправляются в центральную базу данных, где все ваши данные хранятся в безопасности, защищены и обновляются в режиме реального времени. Всякий раз, когда кто-либо из команды технического обслуживания использует программное обеспечение, он просматривает те же данные, что и все остальные. Никто не работает с клочком бумаги, который они забрали из технического отдела шесть часов назад. Никто не работает с электронной таблицей, которую они получили в виде вложения по электронной почте несколько дней назад. И лучшая часть? Эти точные и надежные данные доступны из любого места, в любое время, с любого компьютера или мобильного устройства, подключенного к Интернету.

Важнейшие функции программного обеспечения CMMS:всесторонняя адаптация и постоянная многоканальная поддержка

Давайте рассмотрим несколько других функций, которые можно назвать «закулисными».

В старые времена программного обеспечения для управления рабочими заданиями и профилактического обслуживания вы покупали их так же, как раньше покупали видеомагнитофон. Как только вы получили его домой, вы должны были настроить его и поддерживать его в рабочем состоянии. Отношения между вами и компанией VCR были в основном «разовыми», даже с учетом ограниченной гарантии. Поэтому, когда компания хотела совершить еще одну продажу, они выпускали новую модель и пытались убедить вас купить ее.

Современные поставщики программного обеспечения для управления техническим обслуживанием используют совершенно другую бизнес-модель, называемую «программное обеспечение как услуга» (SaaS). И, оставаясь в нашем примере с видеомагнитофоном, мы можем сказать, что они в основном такие же, как Netflix. Вместо того, чтобы продавать вам продукт (часть программного обеспечения, которое вы должны установить и запустить самостоятельно), провайдеры предлагают услугу (доступ по подписке к своему программному обеспечению для обслуживания, а также к защите и хранению данных). Отношения между вами и вашим провайдером CMMS теперь принципиально иные. И это в ваших интересах.

Нет необходимости продавать вам модель следующего года. Вместо этого поставщики хотят, чтобы вы продолжали использовать их решение CMMS, поэтому они постоянно обновляют его, добавляют новые функции и помогают вам максимально эффективно использовать свои инвестиции.

Что подводит нас к этим дополнительным закулисным функциям:адаптации и постоянной поддержке. До сих пор мы рассматривали функции как решения конкретных проблем, и они ничем не отличаются. Но они не являются решением проблем, которые у вас есть сейчас; вместо этого они помогают преодолеть проблемы, связанные непосредственно с внедрением и эксплуатацией CMMS. Итак, что это за проблемы?

Один получает бай-ин. У хорошего провайдера есть больше, чем просто отличное программное обеспечение; у них также есть программы, которые гарантируют, что ваша организация во всех отделах увидит ценность решения для управления обслуживанием объектов и сможет быстро научиться использовать программное обеспечение. Важным моментом является индивидуальное обучение для всех, от генерального директора до руководителя технического обслуживания и технических специалистов.

Во-вторых, вы получаете помощь с программным обеспечением для управления рабочими заданиями, когда оно вам нужно. Хороший поставщик решает эту проблему с помощью группы поддержки, которая хорошо осведомлена и доступна по различным каналам. У них должен быть ресурсный центр с соответствующими статьями, электронными книгами и видео, а также поддержка в реальном времени по телефону, электронной почте и в диалоговых окнах на веб-сайте.

Одна важная функция программного обеспечения CMMS, о которой все забывают

Или на самом деле не то, что люди забывают, а то, что они забывают, является особенностью. И это не просто особенность; это тот, который делает все остальные функции доступными. Интуитивно понятный, простой в освоении и использовании UX-дизайн. Думайте об этом как о ключе к модному спортивному автомобилю. Потому что независимо от того, насколько быстр двигатель или насколько гладки шины, эта машина никуда не поедет, если у вас нет ключа для ее запуска.

Лучшая функция программного обеспечения CMMS:интуитивно понятный и удобный UX

Одно дело сказать, что хороший UX важен, но совсем другое — четко определить его. На каком-то уровне имеет смысл оставить «Я не могу определить это, но я узнаю это, когда увижу это». Но стоит уточнить немного. И мы можем сузить его до размещения и визуального беспорядка.

Вернемся к нашему примеру с автомобилем. Куда бы вы посмотрели, если бы захотели узнать, как быстро вы едете? Это должно быть прямо перед вами. Или сколько бензина было в баке? Немного правее вашей скорости. Что делать, если вы хотите изменить радиостанцию? Еще немного правее и вниз. Когда вещи находятся там, где они должны быть, вы можете быстро их найти. Это хорошее размещение.

Придерживаясь примера с радио, мы также можем понять визуальный беспорядок. Когда вы смотрите на радио, все, что вы можете видеть, это станция, которую вы сейчас слушаете. Он не показывает вам все возможные радиостанции. Если бы это было так, важная информация была бы потеряна в море визуального беспорядка.

Почему это имеет значение? Помните, что когда вы внедряете CMMS, вам нужно думать о том, чтобы заручиться поддержкой как внутри отдела, так и во всей организации. Чем проще программное обеспечение для изучения и использования, тем быстрее вы увидите постоянную отдачу от своих инвестиций.

Шаг третий

Когда у вас есть список неотложных проблем и хорошее представление о функциях, которые могут решить их напрямую, пришло время обратиться к поставщикам решений CMMS. Хорошие обычно начинают с того, что пытаются узнать как можно больше о ваших текущих проблемах. Затем они могут начать говорить с вами об их решении, рассматривая конкретные функции, которые лучше всего подходят для вас. В некоторых случаях они охватывают те, о которых вы уже знаете. Но часто они могут показать вам функции и рабочие процессы, о которых вы даже не подозревали. Помните, что хороший поставщик живет и дышит программным обеспечением CMMS, что делает его вашим лучшим источником информации, идей и советов. Они знают, что работает и как заставить это работать на вас.