5 способов, с помощью которых программное обеспечение CMMS поможет вам сфокусироваться на самом важном

Конечно, вы хотите быть эффективным, но для этого вам сначала нужно избавиться от всех отвлекающих факторов, которые мешают вам сосредоточиться на ключевых задачах. И, честно говоря, это обычно непросто. Если у вас нет подходящей CMMS.

Хорошая платформа CMMS, обладающая мощными функциями, но при этом простая в использовании, позволяет:

1. обеспечивайте бесперебойную работу вашего рабочего процесса
2. отдавайте приоритет работе, которую вы выполняете.
3. следите за прогрессом каждого в режиме реального времени
4. поддерживать программу профилактического обслуживания, чтобы уменьшить реактивную незапланированную работу
5. раскройте важные задачи, о которых вы могли даже не знать

Давайте рассмотрим их по очереди.

1. Программное обеспечение CMMS поможет вам не допустить, чтобы мелкие ненужные задания отвлекали вас от работы

Один из лучших способов гарантировать неудачу — это разделить ваше внимание. Вы когда-нибудь пробовали водить машину и одновременно отправлять текстовые сообщения? Есть причина, по которой это незаконно.

Когда рабочий процесс заказа на работу забит ненужными задачами, трудно оставаться сосредоточенным. Вместо того, чтобы делать работу, которую нужно сделать сейчас, вы тратите время и силы на то, что можно было бы безопасно отложить, а в некоторых случаях вообще не делать.

Является ли решение полностью заблокировать систему, чтобы вы были единственным, кто может генерировать заказ на работу? Это гарантирует, что только важные задачи будут добавлены в список дел. Но вот проблема:теперь у вас в списке дел только важные задачи, но не все. Многое упускается. Даже для самых маленьких операций вы не можете ожидать, что один человек поймает все, что нужно сделать. Это просто невозможно. Вместо этого вам нужно поощрять всех сообщать о проблемах. Все из ремонтной бригады. Все операторы. Даже сотрудники фронт-офиса. Если они что-то видят, они должны иметь возможность быстро и легко сообщить об этом. Таким образом, ничего не будет упущено, и каждая важная задача будет добавлена ​​в список.

Вот где CMMS начинает делать вашу жизнь проще. Хорошие поставляются с порталом запросов, который вы можете открыть для любого. Люди могут быстро и легко отправлять запросы. Электронные письма не перетасовываются случайно в папки нежелательной почты. Текстовые сообщения не отправляются случайно на неправильные номера. Но теперь, когда вы ловите рыбу такой большой сетью, вы будете собирать то, что вам не нужно. Здорово, когда оператор замечает странный звук, исходящий от гидравлического пресса, и сообщает об этом. Но что делать, если администратор из приемной начинает подавать несколько заявок на бумажные полотенца в ванной?

Вот где CMMS продолжает делать вашу жизнь проще. Помните, что люди отправляют *тикеты*, а не заказы на работу. После того, как CMMS собрала улов дня, она позволяет вам просмотреть и сгенерировать рабочие задания из заявок, которые вы считаете важными, и «отбросить» те, которые вам не нужны. Программное обеспечение CMMS поможет вам собрать то, что вам нужно, и избавиться от ненужного.

2. Программное обеспечение CMMS ставит важные задачи на первое место

После того, как вы очистили свой рабочий процесс от любых ненужных задач, пришло время привести их в порядок. Все они важны, и все они будут выполнены, но вам нужно решить, какие из них будут выполнены в первую очередь.

В некоторых случаях вы будете расставлять приоритеты на основе критичности. Допустим, у вас есть две задачи:одна — заменить неисправный двигатель на конвейерной ленте, а другая — заменить резервный насос. Без этой конвейерной ленты вся ваша операция по выполнению заказов остановится с большими затратами. Без этого резервного насоса? Замена важна, но у вас есть передышка. Это может подождать.

Установление критичности на самом деле является целой наукой и искусством, но на базовом уровне все сводится к тому, чтобы задать один главный вопрос для каждого актива:насколько плохо это плохо? Если этот актив выходит из строя, конечно, это плохо. Но насколько плохо это плохо? Плохой - просто еще одно слово для раздражающего? Или это то плохое, что может испортить вам день? Сколько это зло будет стоить? В других случаях вы можете организовать задачи последовательно. Нужно заменить срезные болты на снегоуборщике, который уборщик использует для расчистки парковки для сотрудников? Во-первых, вам нужно починить металлическую верхнюю дверь в сарае, где снегоуборщик хранится и теперь заперт. Пока вы не откроете эту дверь, вы не сможете добраться до снегоуборщика, чтобы починить ее.

Ключевым выводом здесь является не то, как вы расставляете приоритеты в своих рабочих заданиях. Это то, что вы можете сделать это легко благодаря CMMS. После того, как вы настроите все свои рабочие задания, обычно достаточно всего лишь нескольких щелчков мышью здесь и там, чтобы расставить приоритеты.

3. Программное обеспечение CMMS позволяет создавать заказы на работу, а затем отслеживать их из любого места и в любое время в режиме реального времени.

Намного легче оставаться в курсе проекта, когда вы можете мгновенно получить доступ к актуальной информации о нем. Техник уже начал работу над заказом? Они его еще не закрыли? Ждёте запчасти? Чем больше вы знаете о текущем прогрессе, тем легче будет завершить его.

Чтобы увидеть, как CMMS делает это возможным, полезно сравнить ее с традиционными (здесь это просто хороший способ сказать устаревшими) системами на основе бумаги и электронных таблиц. В бумажных рабочих заданиях обычно есть одна копия, которая передается туда и обратно от руководителей отделов к техническим специалистам, пока в конечном итоге не теряется. Даже когда система работает так хорошо, как может, она громоздка и медленна.

Нужно создать заказ на работу?

Вернитесь к своему столу и достаньте ручку и бланки.

Нужно назначить заказ на работу?

Ваш техник должен спешить обратно в офис технического обслуживания, чтобы забрать его.

Теперь, когда он у них есть и он запущен, нужно узнать, как дела у техника?

Перезвоните им в офис или отправляйтесь на объект, чтобы найти их.

И это когда все идет гладко. С электронными таблицами действительно не лучше. Может показаться, что наличие программного обеспечения для заказа на работу упрощает обмен. Но помните:вы не делитесь рабочим заданием. Вместо этого вы создаете копию, а затем делитесь этой копией. А это значит, что существует куча разрозненных копий. Когда одна из них обновляется, все остальные копии сразу устаревают. Но те, у кого они есть, этого не знают.

С облачной CMMS все обстоит лучше. Как только приходит билет, вы получаете уведомление на свой рабочий стол или мобильное устройство. Вы можете быстро просмотреть заявку и приступить к созданию заказа на работу с данными. С помощью пары удачных кликов и быстрой прокрутки меню вы можете включить:

• настраиваемые контрольные списки
• сопутствующие материалы и детали
• цифровые копии руководств по ремонту и техническому обслуживанию
• полная история заказов на работу с активами
• уровень приоритета

Если ваша CMMS действительно хороша, в ней даже есть интерактивные карты этажей.

А поскольку все хранится в доступной для мобильных устройств базе данных CMMS (а не в листе бумаги, который легко потерять, или в электронной таблице, которая скоро устаревает), все смотрят на одну и ту же, всегда актуальную информацию. Это особенно удобно, когда технические специалисты добавляют примечания, загружают цифровые изображения и закрывают рабочие задания. С CMMS вы никогда не тратите время на поиск обрывков бумаги или просмотр старых электронных писем в поисках давно потерянных файловых вложений. Вместо этого вы сосредотачиваетесь на том, что важно:где люди сейчас находятся со своими задачами.

4. Программное обеспечение CMMS помогает вам настроить и запустить программу управления проектами, чтобы сократить реактивную незапланированную работу

Программное обеспечение CMMS является синонимом профилактического обслуживания по целому ряду веских причин. Полнофункциональная, удобная для пользователя платформа CMMS значительно упрощает настройку и закрытие PM. И это важно, потому что хорошая программа PM экономит ваше время, энергию, деньги и, самое главное, стресс. Как только вы настроитесь на обнаружение и устранение мелких проблем до того, как они станут неуправляемыми, разоряющими бюджет проблемами, вся ваша жизнь станет проще. Вот как.

Во-первых, работа выполняется в соответствии с графиком, а не случайным образом, когда что-то неожиданно выходит из строя. Каждому приходится каждый день приходить на работу, точно зная, что он собирается делать. Больше никаких сюрпризов. А поскольку работа запланирована заранее, вы можете быть уверены, что у вас есть необходимые материалы и детали. Больше не нужно в последнюю минуту рыться в инвентарном шкафу. И больше не нужно бежать ремонтировать актив только для того, чтобы обнаружить, что важная часть находится на складе поставщика через три дня. Заблаговременное планирование означает, что у вас есть то, что вам нужно, когда вам это нужно. Во-вторых, заменить масло всегда будет дешевле, чем заменить заклинивший двигатель. Все ваши активы будут служить дольше и будут обходиться дешевле.

5. Программное обеспечение CMMS поможет вам справиться со всеми важными задачами, в том числе с теми, которые скрыты от глаз.

Иногда вы не можете оставаться в курсе всех важных задач, потому что не знаете, что они собой представляют. Звучит странно, правда? Конечно, вы должны знать, что важно, а что нет. Что ж, можете ли вы ответить на следующие вопросы:

• Какой рабочий заказ за последний месяц стоил вам больше всего рабочей силы, материалов и деталей, а также потери производительности?
• Продолжение работы какого актива обходилось вам больше всего за последние шесть месяцев? Сколько это стоило и какой процент вашего общего бюджета он съел?

Если вы не знаете ответов и не знаете, как их найти, вам нужна CMMS.

Если вы не знаете ответов, но знаете, что сможете найти их, потратив много времени и сил на калькулятор и кучу документов, вам нужна CMMS.

Потому что любая достойная CMMS имеет автоматически генерируемые отчеты, полные ключевых показателей эффективности (KPI), которые рисуют для вас общую картину обслуживания. Как только вы узнаете, куда уходят ваши деньги, вы можете начать предпринимать шаги, чтобы тратить меньше в этих областях. Затем, отслеживая одни и те же ключевые показатели эффективности с течением времени, вы сможете отслеживать свой прогресс. Хотите узнать больше о KPI? Ознакомьтесь с записью в нашем блоге о том, что это такое и как их использовать, Классические KPI для CMMS ROI .

Дальнейшие шаги

Представьте, насколько лучше станет ваша жизнь с CMMS-платформой. Представьте, что вы организуете все со своего рабочего стола или мобильного устройства. Отслеживание каждого заказа на работу в режиме реального времени. Настройка и запуск бесперебойной программы профилактического обслуживания. Использование данных CMMS, чтобы узнать, куда на самом деле уходят деньги, и, наконец, контролировать свой бюджет. Только представьте.

Затем найдите время, чтобы вспомнить жизнь без CMMS. Старомодные заказы на работу, которые легко теряются или устаревают. Это разочаровывающее отставание между тем, что происходит, и тем, что вы знаете о них. Непредсказуемое реактивное обслуживание. Все эти неизвестные.

Теперь начните звонить поставщикам CMMS.