Программное обеспечение CMMS:средство от плохого управления запасами в медицинских учреждениях

Представьте, что вы управляете запасами для больницы. Ваш успех зависит от точных ответов на такие вопросы, как:«Какие предметы у меня есть?» и "Сколько каждого предмета у меня есть?"

Вам также понадобится способ, чтобы ваши ответы были точными с течением времени. Больницы — это динамично развивающаяся среда, а современная медицина использует множество одноразовых устройств. Уровень запасов может резко колебаться день ото дня, даже от часа к часу.

Решением является функция отслеживания запасов в программном обеспечении CMMS, которая позволяет вам оставаться в курсе каждого отдельного предмета, вплоть до последнего фиксатора языка.

Вот как это может работать. Всякий раз, когда поступает новый инвентарь, он сканируется и автоматически добавляется в ваши записи через CMMS. Поскольку вся система основана на облаке, информация доступна из любого места и в любое время. CMMS также может отслеживать, когда вещи используются. Например, когда двигатель устанавливается на регулируемую станину, запасные части указываются в рабочем задании, а когда техник закрывает рабочее задание, детали автоматически удаляются из ваших инвентарных записей.

Это впечатляет, но это только начало. Отслеживание запасов дает вам ответы на широкий круг важных вопросов. Ключом к ответу на каждый вопрос является использование программного обеспечения CMMS для сбора и хранения правильной информации о предметах в вашем инвентаре. Давайте рассмотрим некоторые из этих вопросов и ответим на них с помощью программного обеспечения CMMS.

Как мне быстро найти то, что мне нужно?

Необходимая информация: Название, описание и физическое местоположение.

Невозможность что-то найти — это то же самое, что не иметь этого вообще.

Обязательно укажите не только название предмета, но и его описание. Хотя большинство людей знают точное название, некоторые знают только то, как что-то выглядит или что оно делает. Добавление имени и описания также решает проблему элементов, имеющих более одного имени. Депрессоры для языка, например, так же часто называют шпателями, но они всегда используются только для одной цели.

Если инвентарь разделен между несколькими объектами, обязательно укажите местоположение каждого элемента. Это может быть как общая комната, так и конкретная полка и коробка, в зависимости от размера и сложности вашей системы.

Как я могу купить больше?

Необходимая информация :контактные данные поставщика, номер детали, серийный номер и актуальные прайс-листы.

Это вся информация, необходимая для быстрого и удобного размещения заказа при пополнении запасов. Реальным преимуществом наличия этой информации для отслеживания запасов на основе CMMS является то, что вам не нужно размещать заказы; CMMS сделает это за вас. После того, как вы установили пороговые значения пополнения запасов, программное обеспечение может использовать существующие уровни и предполагаемое время выполнения заказа, чтобы рассчитать, когда разместить следующий заказ.

Что делать, если товар неисправен?

Необходимая информация: Контактные данные производителя, контактные данные поставщика и номер гарантийного лота

Информация о гарантии будет иметь решающее значение, когда вы будете решать свои следующие шаги. В некоторых случаях вам, возможно, придется связаться с производителем, в то время как в других гарантийные претензии обрабатываются поставщиком. В любом случае, наличие номера партии может избавить вас от головной боли в будущем, потому что вы можете легко отследить все остальное в своем инвентаре, относящееся к той же плохой партии, и попытаться отправить его обратно

Когда мне нужно пополнить запасы?

Необходимая информация :Критичность

Уровень критичности не написан сбоку на коробке. Это то, что вы должны рассчитать самостоятельно для каждого предмета в инвентаре. По сути, это ответ на вопрос «Насколько сложно было бы управлять этой больницей без этого предмета?»

Мы можем увидеть, как это работает, сравнив химический анализатор с дефибриллятором. Может показаться, что дефибриллятор важнее, потому что устройство используется для перезапуска сердца пациента. С другой стороны, химический анализатор кажется менее важным. Когда он сломан, врачи просто не могут назначить анализ крови. Но химический анализатор имеет более высокую критичность. Вероятно, в лаборатории есть только один химический анализатор, но по всей больнице много дефибрилляторов. Если один не работает, есть много других, которые работают. Если химический анализатор не работает, вся лаборатория останавливается.

Как только вы определили критичность, вы можете установить безопасные уровни запасов и пороги повторного заказа запасных частей. В приведенном выше примере у вас может быть достаточно для биохимического анализатора, но нет места для дефибрилляторов.

Заключение

Успешное управление запасами начинается с определения того, что у вас есть и в каком количестве. Но это еще не все. Размышляя над вопросами, на которые вы хотите получить ответы, над историей, которую вы хотите получить от отслеживания запасов, вы сможете определить, какая информация вам нужна, и как лучше всего организовать ее в вашей CMMS.

Ссылки

Исследовательский центр PEW:Интернет и технологии (2017 г.), информационный бюллетень для мобильных устройств.