Внедрение CMMS за 5 простых шагов

В течение последних двух десятилетий системы компьютеризированного программного обеспечения для управления техническим обслуживанием (CMMS) были предпочтительным решением для управления техническим обслуживанием для растущего числа клиентов в широком спектре промышленных, корпоративных и сервисных секторов. И на это есть веские причины. Начнем с того, что CMMS — это сложные и надежные автоматизированные системы управления, которые используют тысячи точек данных, которые в любой момент времени предоставляют пользователю обзор работы объекта или, альтернативно, состояние отдельной единицы оборудования. Эти системы имеют возможность контролировать уровень запасов, отслеживать рабочие задания и управлять ими, быстро создавать точные отчеты и, что самое важное, они могут мгновенно определять, какие активы компании требуют профилактического обслуживания (ПТО). Именно эта последняя функция — профилактическое обслуживание — составляет эпицентр и наиболее ценный аспект CMMS. Внедрение PM в программное обеспечение для управления техническим обслуживанием привело к увеличению срока службы оборудования, улучшению организации, улучшению управления временем и использованием рабочей силы и, в конечном итоге, к снижению эксплуатационных расходов и увеличению прибыли компании.

Какими бы мощными ни были CMMS, их оптимальная производительность и связанная с этим экономия средств могут быть реализованы только за счет надлежащего внедрения и последовательного использования системы. Когда дело доходит до плана внедрения CMMS, это означает, что программное обеспечение управления должно работать в полную силу. Это включает в себя ряд шагов, включая системное планирование, интеграцию данных, разработку и планирование управления проектами, обучение персонала, а также постоянную техническую поддержку. Без надлежащей реализации программного обеспечения CMMS даже самая многофункциональная система не будет соответствовать поставленным целям.

Ниже приведены пять советов по внедрению программного обеспечения CMMS, чтобы система работала должным образом.

Краткий обзор 5 этапов внедрения CMMS.

1. Получите информацию и отзывы от обслуживающего персонала
2. Оценить ресурсы компании и установить реалистичные цели внедрения CMMS
3. Определение ролей и разрешений пользователей
4. Разработайте программу профилактического обслуживания (PM)
5. Пройти тщательную адаптацию и обучение пользователей.

Давайте подробно разберем каждый шаг.

1. Получите информацию и отзывы от обслуживающего персонала

Еще до приобретения системы CMMS важно, чтобы все сотрудники были полностью вовлечены в подход к управлению техническим обслуживанием. Это первый шаг к обеспечению успешного внедрения CMMS. Получение информации от тех, кто будет использовать систему, гарантирует, что она будет иметь функции, которые наилучшим образом соответствуют потребностям, задачам и целям компании, будь то снижение затрат на реактивное или корректирующее обслуживание, сокращение времени простоя оборудования или сокращение использования технического персонала. Также в это время группа технического обслуживания должна решить, как CMMS будет адаптирована к потребностям компании. Например, это включает в себя определение того, какие активы, инвентарь и пользователи будут включены в системную базу данных. Этот выбор будет иметь огромное влияние на объем работы системы CMMS, а также на то, сколько времени и сложности займет этап интеграции данных при внедрении.

2. Оцените ресурсы компании и установите реалистичные цели внедрения CMMS

Как только что было отмечено, на этапе внедрения автоматизированной системы все важные данные, касающиеся запасов, активов и пользователей, вводятся в программное обеспечение CMMS. Это время, когда владельцы бизнеса должны тщательно оценить свои возможности. На этом этапе внедрения программного обеспечения CMMS доступно несколько вариантов в зависимости от потребностей, времени и ресурсов клиентов. Некоторые клиенты, у которых есть время и собственные технические ресурсы, могут предпочесть провести интеграцию данных самостоятельно. При наличии существующей базы данных активов и инвентарных запасов она может быть перенесена в новую CMMS заказчиком или с помощью технических специалистов поставщика. Поставщики CMMS предлагают клиентам на выбор поддержку в виде внутренних аудитов или удаленной и телефонной технической поддержки для целей внедрения CMMS.

Независимо от того, решат ли владельцы компаний проводить собственный аудит активов и запасов или поручить это техническому специалисту поставщика, вот некоторые параметры для реалистичных сроков этих процессов:

• Компании с 0-100 активами =30 дней
• Компании с 200 активами =45 дней
• Компании с 201–500 активами =90 дней

3. Определение ролей и разрешений пользователей

Многие системы CMMS позволяют менеджерам по техническому обслуживанию назначать различные уровни доступа к программному обеспечению CMMS. Это означает, что одни пользователи могут иметь доступ ко всем частям системы, а другие (возможно, в той или иной степени) — нет. Это особенно полезно, когда пользователи различаются по своим ролям, обязанностям и даже местонахождению сайта. Менеджерам по техническому обслуживанию необходимо учитывать эти переменные при назначении доступа пользователей в процессе внедрения CMMS.

4. Разработайте программу профилактического обслуживания (PM)

Индивидуальная программа профилактического обслуживания является наиболее ценной функцией CMMS. По этой причине, а также потому, что нет двух одинаковых компаний, она должна быть сконфигурирована для удовлетворения уникальных потребностей организации. Его разработка является важным аспектом внедрения CMMS. Эта часть процесса включает в себя проверку истории ремонта оборудования, а также учет производственного цикла компании. При этом оборудование может быть расставлено по приоритетам в зависимости от возраста и/или частоты ремонта. С другой стороны, графики профилактического обслуживания могут быть установлены в периоды низкого использования и/или в дни проверок.

5. Пройдите тщательную адаптацию и обучение пользователей

Эти две функции реализации программного обеспечения CMMS никогда не следует упускать из виду или принижать, поскольку без них все остальные усилия могут оказаться бесполезными. Эффективность системы управления техническим обслуживанием в значительной степени зависит от последовательного и надлежащего использования обслуживающим персоналом. Адаптация и постоянная техническая поддержка — это два способа гарантировать, что CMMS выполняет работу, для которой она предназначена.
Как и в случае с поддержкой, описанной ранее, многие поставщики CMMS также включают в свои системные пакеты различные адаптационные и текущие ресурсы, чтобы помочь пользователям в использовании системы в начале и во времени. Эти ресурсы доступны в виде онлайн-руководств, видеороликов, электронной почты, чатов и записей веб-семинаров, а также поддержки по телефону.

Нет никаких сомнений в том, что CMMS являются превосходными продуктами для управления техническим обслуживанием. Однако, несмотря на их проверенный послужной список, ни один из них не сможет реализовать свой потенциал без соответствующей реализации системы, включая обучение пользователей. При рассмотрении общей стоимости систем управления техническим обслуживанием владельцам бизнеса необходимо взвесить стоимость услуг во времени и персонале, необходимых для внедрения программного обеспечения CMMS, по сравнению с затратами, связанными с дополнительными услугами поддержки через поставщика. Тщательный анализ целей, бюджета и ресурсов компании поможет владельцам бизнеса выбрать наиболее подходящие услуги по адаптации и внедрению CMMS. Инвестиции в услуги по внедрению CMMS, будь то собственными силами или через поставщика, гарантируют надлежащую настройку системы, а поддержка адаптации приводит к более широкому внедрению пользователей, что, в свою очередь, приводит к эффективности операций, увеличению срока службы оборудования, снижению затрат и увеличению рентабельности инвестиций.