Вопросы, которые необходимо задать перед покупкой программного обеспечения CMMS

Мир управления техническим обслуживанием развивался по мере того, как требования рынка, экономические проблемы и достижения в области технологий бросали вызов компаниям в самых разных отраслях промышленности. В ответ на эти условия компьютеризированное программное обеспечение для управления техническим обслуживанием (CMMS) быстро превратилось в растущую отрасль, предлагающую решения для управления техническим обслуживанием для предприятий, больших и малых. Однако, учитывая количество и разнообразие систем управления техническим обслуживанием на рынке, поиск решения CMMS, подходящего для вашего бизнеса, также может стать дополнительной проблемой, поскольку компании различаются по своим уникальным потребностям и структуре.

Хотя программное обеспечение CMMS обещает многое, получение потенциальных выгод во многом зависит от баланса между потребностями компании, возможностями программного обеспечения и другими отраслевыми факторами. Найдя правильное соответствие, можно преобразовать не только ваш отдел технического обслуживания, но и весь ваш бизнес. Опрос 558 компаний, использующих программное обеспечение CMMS, показал увеличение производительности в среднем на 28% после внедрения нового программного обеспечения. В общем, лучший способ найти подходящее решение для управления обслуживанием для вашей организации — это знать, какие вопросы задавать поставщикам CMMS.

2 вещи, которые вам нужно сделать, прежде чем вы начнете покупать CMMS:

1. Соберите команду по отбору CMMS

Прежде чем приступить к поиску решения CMMS, которое будет работать на вас, вы должны проконсультироваться с несколькими заинтересованными сторонами в деятельности вашей компании. Обратитесь к тем, кто работает в вашем отделе технического обслуживания, или к другим, кто работает с вашими внешними подрядчиками и поставщиками. Их идеи и отзывы важны, так как они будут знать, что необходимо для улучшения операций, а также как справиться с последствиями отказа оборудования.

2. Определите свои требования

Определите функции, которые вам потребуются для успешного переноса 100 % ваших операций по управлению обслуживанием в программную систему. Если вы хотите заменить свою текущую CMMS, рассмотрите задачи, которых не хватает в вашей текущей системе, и обратите внимание на любые функции, которые вы считаете избыточными.

Создайте список необходимых функций, а также дополнительный список атрибутов, которые вы считаете полезными, но не необходимыми. Обратитесь к своей команде по подбору CMMS за информацией. Если вы не знаете, с чего начать, вот некоторые часто запрашиваемые функции:

• Отслеживание ежемесячных или ежеквартальных затрат на техническое обслуживание и ремонт
• Сокращение времени простоя оборудования с помощью инструментов профилактического обслуживания
• Устранение необходимости в бумаге
• Простое управление рабочими заданиями и формы запросов на рабочие задания.
• Возможность обрабатывать рабочие задания с помощью мобильных устройств (аналогично, есть ли у них приложения для iOS и Android?)
• Метод отслеживания местоположения оборудования и запчастей
• Календарная система для планирования работ по техническому обслуживанию
• Улучшение коммуникации между членами команды и высшим руководством, если это необходимо

4 предварительных вопроса, которые следует задать каждому поставщику CMMS

Получив общее представление о наборе функций, который требуется вашему бизнесу, вам необходимо определить решения, которые потенциально могут подойти для вашей организации (мы предлагаем выбрать 3 или 4 разных поставщика для сравнения). При разговоре с поставщиками помните следующее:

Предоставят ли демо?

Никогда не прыгайте в систему, независимо от ее цены, без предварительного ее тестирования. Если поставщик может координировать демонстрацию, которая уже адаптирована к потребностям вашей компании, это шаг в правильном направлении. Во время демонстрации программного обеспечения cmms обратитесь к списку необходимых функций, чтобы убедиться, что CMMS соответствует вашим потребностям. Будьте осторожны с чрезмерной функциональностью, которая вам не нужна, так как вы, вероятно, будете платить за нее, даже если никогда не будете ее использовать.

Для какой отрасли предназначено программное обеспечение?

Некоторые решения CMMS предназначены для определенного типа бизнеса или организации. Например, некоммерческим организациям и малым предприятиям не понадобятся те же инструменты, что и предприятиям и больницам.

Например, в медицинской среде обслуживающий персонал может отслеживать оборудование стоимостью в миллионы долларов, которое постоянно перемещается между этажами в больнице. Эти части оборудования не могут выйти из строя, поскольку от них зависят жизни. В этом случае задачи обслуживания должны быть привязаны к определенным интервалам или связаны с триггерными событиями, которые могут произойти в любое время.

Другим предприятиям может потребоваться решение, которое отслеживает не только потребности в обслуживании их оборудования и зданий, но и потребности в обслуживании их автомобильного парка. Хотя некоторые комплекты CMMS имеют возможности управления парком, не каждая CMMS обладает этой функцией. В качестве альтернативы потребности небольшого офиса могут быть ограничены поддержанием критически важных для бизнеса машин в рабочем состоянии, а также своевременной заменой лампочек и вакуумных фильтров.

Удобна ли CMMS?

Удобство использования является ключевым. Вы не увидите возврата инвестиций, если будете тратить время, ресурсы и деньги, пытаясь понять свою новую CMMS. CMMS предназначена не только для технически подкованных членов вашей организации — она предназначена для всех. Это означает, что все сотрудники, от технических специалистов по техническому обслуживанию до руководителей высшего звена, должны ежедневно эффективно использовать вашу CMMS.

С CMMS, чем больше данных и усилий вы введете, тем лучше будет отдача от системы. Если вы выбираете программную систему, требующую технических навыков, вам будет сложно реализовать потенциал системы. Если сотрудник изо всех сил пытается изучить систему — или, что еще хуже, отказывается изучать ее, потому что это слишком расстраивает — могут возникнуть ошибки; блок HVAC может выйти из строя в жаркий июльский день, или спасательное оборудование в больнице может не работать должным образом. CMMS следует рассматривать как помощника отдела технического обслуживания; часть программного обеспечения, которое используется на каждом этапе процесса обслуживания. Какой бы сложной ни была CMMS, она будет иметь ценность только в том случае, если сотрудники захотят и смогут ее использовать. Восприятие системы всеми пользователями будет значительно увеличено за счет выбора удобного программного обеспечения CMMS (часто называемого программным обеспечением для управления объектами).

При разговоре с поставщиками CMMS спросите, сколько времени обычно занимает внедрение системы, а также сколько обычно ожидается обращений в службу поддержки от нового клиента в течение первых нескольких месяцев. Эти вопросы дадут вам хорошее представление о том, насколько на самом деле удобно их программное обеспечение.

Программное обеспечение размещено в Интернете или установлено?

Веб-решение CMMS (также называемое «программное обеспечение как услуга» (SaaS) или облачные вычисления) обычно размещается вашим провайдером на его оборудовании и управляется в его собственном центре обработки данных. Пользователи получают к нему доступ через Интернет, либо через веб-сайт, либо через конкретное приложение или программное решение. С другой стороны, установленная CMMS полностью размещается на месте, а это означает, что все оборудование должно быть установлено, управляться и контролироваться компанией, использующей CMMS.

Как правило, веб-решения CMMS намного дешевле, и они предлагают пользователям гораздо более высокий уровень поддержки с функциями поддержки, оптимизированными в продукте. Тем не менее, поскольку они не размещаются на месте, пользователи иногда чувствуют, что у них меньше контроля над своей CMMS, поскольку у них нет контроля над оборудованием, на котором размещена их установка. Некоторые пользователи считают, что их данные не так защищены на веб-платформах, как если бы они размещались на сайте. Проблема безопасности данных является приоритетом для современных сложных моделей SaaS. Подробное объяснение безопасности веб-CMMS читайте в нашей статье здесь. Как и многие веб-провайдеры CMMS, Hippo использует 256-битное шифрование для защиты данных своих клиентов. Кроме того, компания ежегодно проводит стандартные тесты безопасности на своем оборудовании, гарантируя, что любые возможные дыры будут немедленно исправлены. Учитывая стоимость управляемых служб безопасности, маловероятно, что на практике установленная CMMS будет более безопасной, чем веб-решение.

5 вопросов о ценах на CMMS

Поиск подходящей CMMS для вашего бизнеса — это лишь часть уравнения. Другая часть — это стоимость программного обеспечения CMMS. Фактическая стоимость использования программного обеспечения CMMS будет варьироваться от поставщика к поставщику в зависимости от желаемых функций, количества пользователей и объема управляемых данных. Установлено, что однопользовательские лицензии стоят всего 25 долларов в месяц, а сборы увеличиваются до 200 долларов в месяц, не включая другие ежегодные сборы за подписку или обслуживание. Чтобы получить достоверную и точную информацию о затратах, лучше не ограничиваться информацией, представленной на веб-сайтах поставщиков CMMS. Прежде чем покупать программное обеспечение CMMS, найдите время, чтобы напрямую связаться с поставщиком о продукте и стоимости, задав следующие вопросы:

Будет ли поставщик взимать плату за каждого дополнительного пользователя?

В то время как некоторые решения CMMS основаны на фиксированной лицензионной плате, другие будут взимать растущую сумму в зависимости от количества пользователей, обращающихся к системе. Эту проблему необходимо решить, чтобы определить, соответствует ли система вашему бюджету. Системы, которые взимают плату за дополнительных пользователей, могут быть непомерно высокими для быстрорастущего бизнеса. Лучшей альтернативой могут быть пакеты, допускающие неограниченное количество пользователей, что устраняет опасения по поводу роста расходов.

Также важно спросить поставщиков, как они определяют пользователя. Является ли пользователь кем-то, кто просто получает доступ к системе, или кто-то, кто может делать запросы о рабочих заданиях? Убедитесь, что вы находитесь на той же странице, что и ваш поставщик, чтобы вы могли точно оценить цену, которую вы получите.

Понятна ли структура ценообразования?

Выявите любые скрытые платежи, подробно поговорив с поставщиками CMMS о структуре их комиссий. Объясните потребности вашей компании и спросите прямо, какие виды сборов вы можете ожидать в будущем. Как уже отмечалось, не все системы CMMS привязывают свою стоимость к количеству пользователей, обращающихся к системе. Некоторые взимают плату за количество заказов на работу, отправленных ежемесячно, в то время как другие имеют ставки, которые меняются в зависимости от того, сколько площадок, зданий или отделов имеет или приобретает ваша компания.

Если веб-программное обеспечение является вариантом, примите это во внимание. Цены на веб-программное обеспечение, как правило, более гибкие и управляемые и доступны в виде поэтапных (ежегодных или ежемесячных) платежей. В качестве альтернативы программное обеспечение для сайта, которое должно быть установлено на выделенных серверах компании, обычно требует более высокой первоначальной стоимости; и, несмотря на эти расходы, от компании может потребоваться ежемесячная или ежегодная оплата лицензионных сборов и подписки на поддержку.

Есть ли скидки?

Многие компании CMMS предлагают скидки для некоммерческих клиентов, долгосрочных обязательств и других типов клиентов. Во время исследования обязательно спросите каждого поставщика, какие типы скидок они предлагают. Суммы скидок могут варьироваться от поставщика к поставщику; учитывайте любые применимые скидки при рассмотрении и принятии окончательного решения.

Какова политика возврата?

Найти подходящую CMMS — тяжелая работа, и если вы недовольны, важно обратиться за помощью. Спросите, предлагает ли продавец какую-либо гарантию удовлетворения. Узнайте, сколько действует гарантия и каковы условия. Поскольку установка и внедрение программного обеспечения CMMS может занять несколько недель или месяцев, целесообразно продлить период возмещения.

Какова стоимость установки?

Стоимость внедрения программного обеспечения может быть высокой и стать решающим фактором при заключении сделки. Обязательно узнайте о типичной стоимости установки и спросите, сколько их клиенты обычно платят в течение первого года в качестве клиента. Поскольку каждый бизнес сталкивается с различными препятствиями при внедрении, добавьте в оценку запас прочности.

Настройка системы обычно происходит одним из двух способов:клиент настраивает все самостоятельно или клиент платит компании-разработчику программного обеспечения CMMS за помощь в этом процессе. Решение о самостоятельной настройке должно основываться не только на стоимости, но и на имеющихся технических навыках, необходимых для осуществления процесса. Для некоторых предприятий время, ресурсы и разочарование, связанные с процессом самостоятельной настройки, могут сделать решение о привлечении помощи поставщика предпочтительным. В этом случае поставщики могут быть более готовы помочь заполнить вашу базу данных и обучить ваш персонал. Если вы хотите сэкономить деньги, настроив новое программное обеспечение CMMS самостоятельно, но система настолько сложна, что вам требуется помощь поставщика, возможно, это программное обеспечение вам не подходит. Как правило, веб-системы легче внедрить по сравнению с локальными системами, для которых требуется специальное оборудование. Важно заранее оценить разницу в стоимости, если вы решите обратиться к поставщику за помощью.

2 вопроса в службу технической поддержки, которые следует задать каждому поставщику CMMS

Даже самое удобное программное обеспечение может сопровождаться проблемами роста; важным фактором является обеспечение того, чтобы надлежащее обучение и надежный вспомогательный персонал могли свести трудности к минимуму. Если вы планируете успешно внедрить CMMS, вам необходимо убедиться, что у вашего поставщика есть команда, готовая поддержать вашу компанию. Вот два вопроса к вашему поставщику во время вашей первоначальной консультации:

Предлагают ли они обучение?

Узнайте, сможет ли поставщик CMMS научить вас настраивать базы данных, вводить данные, планировать профилактическое обслуживание и ставить рабочие заказы в очередь, а также любым другим услугам, которые нужны вашей команде вне CMMS. Кроме того, узнайте, включено ли обучение в вашу ежемесячную плату (или плату за установку). Если нет, то каковы дополнительные расходы на обучение?
Наилучший подход состоит в том, чтобы как можно скорее обучить несколько ключевых людей, таких как руководство и другие основные пользователи, работе с программным обеспечением. Затем эти лидеры могут со временем передавать свои знания другим членам группы технического обслуживания. Обмен информацией таким образом может сэкономить вам деньги, если выбранный вами поставщик CMMS взимает плату за обучение и поддержку.

Легко ли получить поддержку?

Узнайте, в какие сроки можно обратиться в службу поддержки и, что не менее важно, ожидаемое время ответа. Спросите о доступных вам способах связи? В зависимости от обстоятельств и времени суток, электронная почта может работать лучше всего, в то время как в другое время может быть предпочтительнее общение по телефону или в чате.
Узнайте, квалифицирована ли служба поддержки? Другими словами, будете ли вы звонить в колл-центр по номеру 800, где сотрудники службы технической поддержки работают на стороне, или вы будете взаимодействовать с штатными техническими специалистами, способными исправлять ошибки и улучшать качество обслуживания клиентов?

Для большинства клиентов, инвестирующих в CMMS, наличие программы планового профилактического обслуживания является основой вашего бизнеса. Если системная ошибка нарушает функциональность вашего профилактического обслуживания или какой-либо жизненно важной функции, важно решить проблему как можно скорее. Воспроизведение телефонной метки, задержка в течение 45 минут или переадресация тикета рабочего задания кому-то другому может быть неприятной и дорогостоящей. Узнайте, как и кем будут решаться эти вопросы. Поддержка — это то, о чем компании редко думают, пока не возникнет проблема. Перед покупкой CMMS узнайте об услугах поддержки.

3 вопроса об успехе вашей CMMS в долгосрочной перспективе

Приобретая программное обеспечение CMMS, обычно сосредотачиваются на настоящем, обращая внимание на вопросы, связанные со стоимостью установки и обучением сотрудников его использованию. Слишком часто вопросы, касающиеся того, как система повлияет на ваш бизнес в будущем по мере его роста и развития, упускаются из виду. Обязательно учитывайте эти три фактора, которые могут повлиять на ваш бизнес в будущем:

Может ли ваше программное обеспечение CMMS масштабироваться по мере роста вашего бизнеса?

Предприятия динамичны, что означает, что они меняются и развиваются с течением времени. Поговорите со своим поставщиком CMMS и узнайте, может ли программное обеспечение адаптироваться к росту компании, включая расширение здания, увеличение штата или изменение обязанностей и задач обслуживающего персонала. Например, в больницах происходят постоянные изменения, такие как внедрение нового оборудования, требующего ежедневного обслуживания, или добавление парка машин скорой помощи, которые должны быть в пути 24/7. В этом случае CMMS должна быть в состоянии справиться с этими проблемами. Anticipate that your company will likely evolve, and that your software must evolve with you. Ensure that all the details of the software’s expansion capabilities are laid out ahead of time.

Anticipate the possibility that your company will evolve, and that your software must be able to evolve with you. Ensure that all the details are laid out ahead of time so that your company isn’t caught off-guard in the midst of a major change or expansion.

Can the data be extracted for use in another CMMS system?

If your company grows beyond the limits of the software you select, it is important that you don’t find yourself in the position of having to start from scratch with a new system. An important issue to consider is, will the vendor allow you to repurpose the data stored on their system for use in a new maintenance management software system? Be sure to inquire about the procedure should data extraction become necessary.

What is the frequency of software updates?

Reputable software companies have a team of developers that are always working on improving its software. Updates are common and indicate that your CMMS vendor is invested in sustaining a lifetime relationship with satisfied customers. In general, web-based software is updated more frequently than software that is installed on a business’ own servers. However, these updates do not generally result in an interruption of service. Since differences in update frequency and associated downtimes vary from one vendor to another and from one format to another, it is best to inquire about how frequently software updates are released, at what time they are released, and what, if any down times can be expected during update installations.

To Find the Right CMMS For Your Business, You Have to Ask Questions and Find Answers

If you are still trying to keep track of your maintenance needs using a spreadsheet, it’s time to consider a CMMS as a more efficient, productive and profitable alternative. The U.S. Department of Energy reports that, on average, companies reported a 20% decrease in equipment downtime once maintenance management system software was implemented. Yet, even with the potential for large cost savings, you may already know that finding a CMMS that fits your business can be daunting.