Положить конец сложностям платежей в цепочке поставок с помощью автоматизации

Мир без цепочек поставок не будет похож на тот, который мы знаем сегодня. Но мир без упорядоченных платежей по всей цепочке поставок - это мир, в котором мы живем.

Слишком часто наблюдается разрыв между высокоавтоматизированными и эффективными потоками поставщиков и очень ручными, бумажными процессами кредиторской задолженности (AP), используемыми для расчетов с этими поставщиками. Это привело к тому, что система сломалась, и 61% компаний назвали рост затрат на управление цепочкой поставок своей проблемой номер один. Еще 50% говорят, что один из 10 платежей поставщикам задерживается из-за ручных операций, что еще больше усугубляет отношения с ключевыми поставщиками.

Этот стресс имеет реальные последствия для бизнеса.

Согласно опросу AFP Electronic Payments Survey за 2019 год, 97% организаций все еще производят чеки для оплаты части своих поставщиков, и эти платежи более уязвимы для мошенничества и дорогостоящих ошибок, чем любые другие платежи.

Ущерб репутации от мошенничества и цена медленных, устаревших платежей могут подорвать всю работу, которую компании проделали для модернизации своих цепочек поставок и порадовать поставщиков.

Однако есть и лучшие пути вперед. В отрасли, где поддержание здоровой цепочки поставок имеет решающее значение для предотвращения прерывания бизнеса и связанных с этим потерь, своевременная оплата поставщикам в их предпочтительном формате может укрепить эти отношения и обеспечить непрерывность цепочки поставок. Такие преимущества, а также снижение затрат и неэффективность для организаций, производящих платежи, являются причинами, по которым так много AP-отделов теперь сосредоточены на автоматизации процессов оплаты счетов-фактур.

Революция в процессах бэк-офиса так же важна, как и революция в производственном производстве, которая начинается с автоматизации AP.

При наличии подходящей финансовой технологии или банковского партнера переход к автоматизации платежей намного проще, чем автоматизация и оптимизация цепочки поставок. Идеальное решение позволяет отделу AP использовать существующие системы бухгалтерского учета и отношения с банками, чтобы оптимизировать и оцифровать все, от получения счета до оплаты по всей цепочке поставок. При правильном сочетании платежей поставщики могут получить преимущества от удобства и гибкости платежей с использованием виртуальной карты или автоматизированной клиринговой палаты (ACH). Более того, организация может извлечь выгоду из нового источника денежных средств за счет скидок, полученных по этим типам транзакций.

Возможность поставщиков упростить процесс дебиторской задолженности и получить более быстрый доступ к наличным деньгам является побочным продуктом правильного процесса кредиторской задолженности. Организации, которые переходят на электронные платежи, могут предлагать значительно расширенные данные о денежных переводах в форматах, предпочитаемых их поставщиками, включая корпоративную торговую биржу (CTX), файлы настраиваемой дебиторской задолженности (AR) и электронные письма. Эти удобства значительно упрощают поставщикам применение наличных средств при получении электронного платежа и расширяют возможности отчетности AR, повышая ценность отношений между покупателем и поставщиком, что невозможно при использовании одних только чеков.

Электронным платежам не требуется много времени, чтобы показать рентабельность инвестиций для организаций, поскольку затраты, связанные с внедрением цифровых платежей, часто компенсируются заработанными скидками, экономией от автоматизации ключевых процессов и повышением эффективности за счет сокращения затрат времени ключевого персонала. по ручным задачам.

Возможно, самым большим преимуществом как для плательщика, так и для поставщика является тот факт, что автоматизация точки доступа обеспечивает лучшую безопасность платежей. Электронные проверяемые рабочие процессы получения и утверждения счетов помогают предотвратить или обеспечить прозрачность поддельных счетов. Электронные платежи обладают тем преимуществом, что их гораздо сложнее изменить, перенаправить или иным образом подвергнуться мошенничеству. В случае платежей виртуальными картами, в которых используется одноразовый номер для точной суммы, шансы на перехват платежа еще больше уменьшаются.

Сложный платежный партнер должен иметь встроенный мониторинг, который может выявлять угрозы, останавливать несанкционированное движение средств и хранить конфиденциальную банковскую информацию в безопасном режиме, чтобы организации не приходилось этого делать. Учитывая вполне реальные и очень высокие затраты, связанные с мошенничеством - и учитывая, что большинство предприятий сообщают, по крайней мере, о попытках мошенничества за последние два года - это немалые преимущества.

Принимая во внимание все преимущества автоматизации AP, почему внедрение не получило широкого распространения? Как и в случае с наиболее значительными изменениями, это во многом связано с предполагаемыми затратами, неправильными представлениями о сложности реализации и инерцией текущих процессов.

Фактически, основные проблемы сотрудников AP обычно связаны с затратами и временем, связанными с внедрением. И здесь решения по автоматизации точек доступа стали достаточно сложными, поэтому длительные развертывания с интенсивным использованием ИТ уходят в прошлое. Они сократили время между принятием решения и реализацией его преимуществ.

Благодаря доступным сегодня технологиям и бизнес-аналитике, бизнес-платежи, которые питают цепочки поставок, могут быть преобразованы в цифровую форму так же, как и другие части операций цепочки поставок. Стремление снизить затраты, защитить бизнес от мошенничества и оптимизировать все, что делается ежедневно, указывает на одно четкое решение:цифровую трансформацию процессов AP.

Билл Уордвелл - вице-президент по стратегии и продуктам компании Bottomline Technologies.