Сколько времени вам обходится ввод данных?

На дворе 2018 год, но многие организации по-прежнему полагаются на систему заказов на работу, основанную на бумажных документах. Однако мы регулярно общаемся с менеджерами по техническому обслуживанию, и многие организации, у которых есть полностью функциональная КСУП, по-прежнему полагаются на гибридную полуавтоматическую систему, которая включает как КСУП, так и бумажные распечатки. Вам знаком этот процесс?

1. Менеджер по обслуживанию получает доступ к КСУП
2. Менеджер по техническому обслуживанию распечатывает рабочие задания и раздает бумажные копии группе технического обслуживания.
3. Специалисты завершают работу.
4. Менеджер по техническому обслуживанию получает выполненные рабочие задания, вводит их в КСУП и закрывает рабочие задания.

Сколько времени теряет менеджер по техническому обслуживанию, выполняя свои обязанности по вводу данных? Обычно это составляет около часа в день или 250 часов в год. Как менеджеры по техническому обслуживанию, у вас есть дела поважнее, чем распечатывать рабочие задания, доставлять документы и вводить примечания о завершении, написанные на этих распечатках рабочих заданий. Некоторые могут возразить, что это хороший способ проверить чью-то работу, но независимо от того, заполняют ли они данные на бумаге или в цифровом виде в КСУП, вы все равно должны верить, что они выполнили работу, которую подписали.

Вот типичный пример для команды из 6 технических специалистов и 3 рабочих заданий каждый день:

В этом примере этот гибридный метод стоит менеджеру по обслуживанию 20 часов его времени в месяц. Да ладно, вы не клерки по вводу данных! Это время было бы лучше потратить на то, чтобы принести реальную пользу вашей организации, оптимизируя графики обслуживания, анализируя прошлые рабочие задания на предмет тенденций и оптимизируя функцию обслуживания, чтобы обеспечить лучшую надежность при тех же или меньших затратах.

Как это возможно?

Простой. Дайте своим техническим специалистам учетную запись в КСУП, чтобы они могли вводить данные из рабочего задания в режиме реального времени по мере завершения ремонта терминалов на вашем предприятии или с помощью своего планшета или смартфона. Каждый день они просто просматривают свой список назначенных заказов на работу в своей КСУП и подписывают работу в цифровой форме в КСУП. Для 6 технических специалистов высвобождение 20 часов приравнивается к дополнительным 114 долларам в месяц - несомненно, деньги потрачены не зря.