Программное обеспечение для отслеживания активов: точное управление и мониторинг в реальном времени

Вы решили внедрить программное обеспечение для отслеживания активов. Это разумное решение, ведь оно приносит множество преимуществ.

Что такое программное обеспечение для отслеживания активов?

Система отслеживания активов позволяет пользователям в цифровом формате контролировать местоположение физически размеченных активов. Она также хранит информацию об активах и инвентарные данные, а также уведомляет менеджеров, когда запасы запасных частей снижаются до критического уровня.

Использование программного обеспечения для отслеживания этих активов помогает:

• Обеспечить своевременное выполнение планового технического обслуживания
• Настроить оповещения и уведомления, чтобы соответствующий персонал автоматически назначался на задачи при создании новых заказов на работу
• Отслеживать жизненный цикл активов. Информация о состоянии оборудования, его возрасте и других параметрах вводится и хранится в системе
• Формировать отчеты и рассчитывать амортизацию машин и оборудования

Почему используют программное обеспечение для отслеживания активов:

Самым трудоемким этапом внедрения программы предупредительного технического обслуживания является обход объекта и составление инвентаризации всех соответствующих активов. Программное обеспечение для отслеживания активов помогает вам с:

• Управлением инвентарем: Пользователи вводят данные для отслеживания физических инструментов, лицензий на программное обеспечение и контрактов. Полученная база данных упрощает аудит. Даты ввода активов в эксплуатацию и функции регистрации выдачи/возврата помогают предотвратить потери и способствуют регулярному обновлению данных.
• Управлением жизненным циклом активов: Уведомление пользователей об обязательных или полезных обновлениях программного обеспечения. Управление утилизацией активов. Оповещение заинтересованных сторон о необходимости продления или переоформления контрактов.
• Централизованным справочным центром: Создание цифрового следа для отслеживания закупок, запросов, обновлений, управления лицензиями, соблюдения требований, потребностей в оптимизации и многого другого.

Кроме того, отслеживание стационарных и подвижных активов помогает вам:

Быстро находите свои активы именно тогда, когда они нужны

Программное обеспечение для отслеживания активов может показать, где находится объект, или, с помощью базовой системы регистрации выдачи/возврата, кто его имеет или имел последним. Это та же бинарная система, которую использует ваша местная библиотека. Каждая книга фиксируется как «на месте» или «выдана», и если она выдана, система также знает, у кого она находится. В управлении объектами системы регистрации выдачи/возврата можно настроить для общих активов. Например, для планшетов, которые техники носят с собой во время смен для доступа к CMMS. Возможность «аудита ответственности» продлевает срок службы определенных типов активов; все проявляют больше осторожности, когда знают, что их имя связано с последним использованием.

Принимайте взвешенные решения о будущих закупках активов

Фронтальный офис постоянно занимает проектор IT-отдела? Отдел технического обслуживания потратил деньги на сварочную установку, которая не выдавалась в аренду последние шесть месяцев? Отслеживание активов сообщает не только о их текущем местоположении. Оно показывает историю перемещений, и компании могут использовать эту информацию для принятия более взвешенных решений об инвестициях в активы в будущем.

Контролируйте свои активы с помощью быстрых и точных инвентаризаций

Для успешного управления активами необходимо вести актуальные записи запчастей, которые есть в инвентаре отдела технического обслуживания. Ручной учет активов — это медленный и подверженный ошибкам процесс. Причина понятна. Представьте свою кухню. А теперь представьте «хламовый ящик». Он полон мелких, редко используемых, в основном бесполезных предметов. Сколько времени вам потребуется, чтобы составить инвентаризацию без единой ошибки? Представьте, что вам нужно вручную осмотреть и записать каждый свободный скобку для пакетов и все пластиковые зажимы для пакетов с хлебом. Но с программным обеспечением для отслеживания активов вам просто нужно отсканировать каждый предмет — и всё готово.

Но вы всё это знаете, ведь уже решили использовать программное обеспечение для управления активами.

Вы также знаете, что чем раньше вы начнете, тем лучше. Это потому, чем меньше активов у вас в начале, тем быстрее вы внесете их все в систему. А ваша компания растет, что означает больше активов, а значит, чем дольше вы ждете, тем дольше будет длиться процесс.

Знаете ли вы, что управление техническим обслуживанием активов экономит деньги вашей организации? Узнайте больше в нашей статье «4 способа, которыми управление техническим обслуживанием активов экономит деньги вашей организации».

Но сначала остается еще одно важное решение. Вам нужно выбрать тип тегов для использования. Их несколько, но только один лучше всего подойдет для ваших конкретных потребностей.

Отслеживание активов с помощью штрих-кодов

С долгой и впечатляющей историей штрих-коды и сканеры штрих-кодов — это то, о чем люди обычно думают, когда слышат «отслеживание активов».

Начать работу легко, так как сканеры и теги становятся всё дешевле. Фактически, вы, скорее всего, сможете печатать свои собственные теги, а большинство современных смартфонов и планшетов работают как считыватели, используя встроенные камеры. Если вам нужно что-то более надежное, чем бумажная наклейка, можно приобрести теги, предназначенные для суровых условий, включая те, что сделаны из прочных пластиков и металлов.

Но система штрих-кодов не идеальна, что вы уже знаете из собственного опыта на кассах самообслуживания в супермаркете. Считывателям может быть сложно сработать, особенно если штрих-код поврежден. Иногда даже небольшое искажение делает штрих-код нечитаемым. В конце концов, это часто просто вопрос навыка. Обратите внимание, как кассиры, имеющие большой опыт работы с этой технологией, никогда, кажется, не испытывают проблем?

Несмотря на мелкие неудобства, есть веские причины, почему штрих-коды так распространены. Технология надежна и недорога. Люди используют её, потому что она работает и им с ней комфортно.

Отслеживание активов с помощью RFID

Теги радиочастотной идентификации (RFID) имеют несколько преимуществ перед традиционными штрих-кодами, но они сопряжены с компромиссами.

Штрих-коды могут содержать только небольшое количество информации, что обычно не проблема при использовании облачного EAM-софта. Вся информация об каждом активе в любом случае хранится в сети. Но в средах, где доступ в интернет стоит непомерно дорого, это ограничение становится более серьезной проблемой. Теги RFID могут хранить гораздо больше информации, чем штрих-коды, что делает их лучшим выбором для удаленных локаций. Например, критически важная сервисная информация может храниться на самом теге, что позволяет проводить автономное компьютерное управление техническим обслуживанием. Теги также можно настроить так, чтобы они не только считывались, но и позволяли запись данных, открывая множество возможностей. Например, тег может сообщать, когда он был отсканирован в последний раз.

Поскольку RFID-технология использует радичастоты, сканерам не требуется прямая видимость. Фактически, сканер и тег даже не обязаны находиться близко друг к другу. Расстояние зависит от размера и конкретного типа тега, но сканеры могут взаимодействовать с небольшими, недорогими тегами на расстоянии до 300 футов (около 90 метров). Это значительно облегчает сканирование тегов для техников и также позволяет лучше защищать теги; сканеру не нужна прямая видимость, поэтому теги можно надежно скрыть под защитными пластиковыми накладками.

RFID-теги также работают быстрее традиционных штрих-кодов, потому что можно отсканировать несколько из них одновременно. Вспомните тот хламовый ящик на кухне, инвентаризацию которого вы пытались провести. Используя штрих-коды, вам пришлось бы брать и считывать каждый предмет по отдельности. С RFID-тегами вы могли бы отсканировать все теги сразу, не вставая с места.

Более распространенный рабочий пример — мебель в офисном здании. Со штрих-кодами вам пришлось бы обойтись и считать каждый актив, что могло бы означать ползание под столами и переворачивание стульев в поисках наклеек со штрих-кодами. С RFID-тегами вы могли бы стоять в дверях каждого офиса и сканировать все теги одновременно.

Если вы решите выбрать RFID-теги, вам придется рассмотреть пассивные и активные версии. Пассивные RFID-теги получают энергию от сканеров; у них нет собственных источников питания. Это снижает их стоимость, позволяет делать их меньше и увеличивает срок службы. Но зависимость от внешнего питания также имеет тенденцию сокращать дистанцию, с которой их можно считывать. Активные теги содержат собственные источники питания, что позволяет им вещать на большие расстояния. Но есть компромисс. Как и почти у всего, что имеет внутреннее питание, срок службы ограничен. В итоге, поскольку активные RFID-теги больше и стоят дороже, они обычно лучше подходят для крупных активов.

RFID-теги отличны, но не идеальны. Теги и сканеры стоят значительно дороже штрих-кодового оборудования. Кроме того, если у вас много сканеров или тегов, одновременно вещающих или принимающих сигналы вблизи друг от друга, радиосигналы могут сталкиваться. Существуют способы решения этой проблемы, но её нужно иметь в виду. Также с момента появления технологии существуют стойкие опасения по поводу безопасности. Теги могут хранить больше данных, чем штрих-коды, но этого всё равно недостаточно для шифрования. Это означает, что при определенных обстоятельствах любой с подходящим оборудованием может просканировать теги.

Какой тег для отслеживания активов подходит мне?

Как и в случае с любой технологией, у штрих-кодов и RFID-тегов есть плюсы и минусы. Размышление о ваших активах, объектах, рабочих процессах и бюджете поможет выбрать тот, который лучше всего подходит для вас.

Частью процесса принятия решения должно стать консультирование с вашим провайдером CMMS. Они не только эксперты в предметной области, но и смогут рассказать, как лучше использовать их программное обеспечение с разными типами тегов.

Мы понимаем, что поиск нового программного обеспечения для отслеживания активов может быть сложной задачей. Онлайн-каталоги, такие как Software Advice и Capterra, помогают тысячам менеджеров объектов выбрать подходящее программное обеспечение для отслеживания активов для своего бизнеса. Прочитайте «Руководство покупателя» от Software Advice, чтобы понять общие возможности программного обеспечения для отслеживания активов, а также факторы, которые покупатели должны учитывать при закупке.