Как live field data оптимизирует управление строительными проектами: 4 ключевых способа

Роль менеджера строительного проекта не для слабонервных. Они — глаза и уши всего, происходящего на объекте, и отвечают за то, чтобы офисный персонал и другие ключевые стейкхолдеры были в курсе. Поверх того, они тратят время на планирование, бенчмаркинг и управление временем и риском, а также распределение ресурсов и управление бюджетом проекта.

До недавнего времени, быть менеджером проекта требовало обширное число ручных процессов документирования, включающих бумагу, таблицы и множественные типы технологических решений, что сильно ограничивало их эффективность. К счастью, способность иметь и делиться live field data меняет всё. Live field data даёт менеджерам проектов возможность облегчить свою нагрузку по управлению данными и больше фокусироваться на человеческих элементах своих проектов, расширять свой географический фуутпринт и давать им способность увеличивать общую продуктивность проекта.

Вот четыре ключевые области, где live field data может exponировать риск, делиться информацией и улучшать проектные эффективности.

Real-Time Knowledge

Менеджеры проектов, полагающиеся на обмен информацией на бумаге или лично, борются. До COVID-19 менеджеры проектов часто задерживали передачу field data в офис. Теперь, когда так много офисных сотрудников работают удалённо, лаг-тайм увеличился, так как фирмы не имеют одного центрального офисного местоположения для доставки данных. Этот лаг — одна из причин, почему так критично для компаний предпринять шаги для обеспечения сбора и распределения данных с кликом кнопки.

Live field data решения предлагают поддержку вроде cloud-based трекинга времени, трекинга оборудования, мобильных форм с фото или видео вложениями, трекинга прогресса и интеграции с энтерпрайз и payroll системами. Вооружённые этими инструментами, менеджеры проектов могут держать палец на пульсе того, что происходит в поле, и принимать корректирующие действия при необходимости без физического присутствия на объекте. Убирая задержки от трудозатрат и отчётов о прогрессе, менеджеры проектов могут быстро вносить корректировки в сотрудников и локации оборудования для заполнения пробелов, будь они на объекте или нет. Все сотрудники могут удобно получать доступ к cloud-based решениям через смартфоны, планшеты и другие устройства. Даже когда полевые сотрудники работают в отдалённых локациях без сервиса, live field data продолжает собираться оффлайн по мере выполнения работы, так что данные позже могут быть поделены и синхронизированы с облачной платформой, как только устройство вернётся в сервис.

Live field data платформы драматически увеличивают точность собранных field data, потому что они собираются в real time и затем интегрируются обратно в другие программные системы компании. Это устраняет ручной ввод данных, ошибки ввода и перераспределение затрат по заданиям, и соединяет менеджера проекта с прогрессом сотрудников. С сбором данных, оптимизированным и полностью оцифрованным, конечный результат отчётности в ERP точен. С live field data менеджеры проектов могут иметь уверенность в своей отчётности статуса проекта и тратить больше времени на анализ того, как управлять проектом к рентабельности, вместо того чтобы тратить всё своё время на ручной, пост-фактум сбор и ввод данных.

Управление трудовыми ресурсами

Трудовые затраты — обычно крупнейшая переменная категория расходов для строительного проекта, что часто делает её одним из самых значительных рисков перерасхода бюджета. Поскольку нехватка квалифицированного труда продолжает быть одной из топовых проблем 2020 года для строительной отрасли, эти ресурсы драгоценны и должны использоваться полностью.

Когда не физически на объекте, менеджер проекта не имеет надежного способа убедиться, что сотрудники действительно были на объекте, выполняли работу, или они были за улицей за завтраком. Они также не узнают наверняка, если сотрудники подают полный день труда на своих табелях или даже за своих друзей в бригаде в случаях, когда они уходят с объекта рано за день. Это может быть существенным фактором риска, когда есть отчётные трудовые часы без реального аутпута, как в примерах выше. Это также может привести к искусственному овертайму на проекте и драматически эскалировать общие трудовые затраты.

Менеджеры проектов часто борются с отслеживанием трудовых часов и задач, особенно по мере роста числа объектов. Потеря продуктивности, если не отслеживается и не митигируется, может легко выйти из-под контроля на любом проекте, уничтожая прибыли и эродируя удовлетворённость клиента.

Помещение технологий в руки каждого рабочего, прораба и супервайзера не сложно. Фактически, это так же просто, как заставить их использовать приложение на смартфоне. Распознавание лиц и GPS-трекинг с геофенсингом позволяют менеджерам проектов знать, где сотрудник и что правильный сотрудник тамает вход и выход. Менеджеры проектов и супервайзеры в поле могут быть алертированы, когда сотрудники тамают вход или выход, когда фото тама не совпадают с их профильным фото или когда они вне геофенса объекта — в тот момент, когда это происходит. С live field data менеджер проекта может получать регулярные отчёты по человеко-часам по каждому cost code, позволяя легко отслеживать время и продуктивность сотрудников, позволяя им предотвратить задержки, исходящие из неточных или задержанных данных.

Live field data также автоматизирует интеграцию собранных данных в и из ERP, что обеспечивает, что любые новые cost codes, проекты или новые сотрудники автоматически синхронизируются с приложением сбора данных. Это позволяет полевым сотрудникам точно вводить своё время и аллоцировать его к правильному cost code или проекту в real time для менеджера проекта без дополнительной работы для менеджера проекта.

Распределение оборудования

Строительные проекты полагаются на оптимизацию компании оборудования. Без live field data для знания, у кого какой кусок оборудования и какому проекту он назначен, может быть сложно получить сотрудникам правильное оборудование для выполнения их работы безопасно и эффективно. Сотрудники в поле и супервайзеры тратят время на ненужные телефонные звонки, отправку текстовых сообщений и лишние email для локализации правильного оборудования, или иногда менеджеры проектов арендуют ненужные предметы, когда они не могут локализовать подходящее собственное оборудование.

Эти неэффективности могут казаться малыми, но системные ресурсные проблемы складываются в большие затраты за жизнь проекта. Live field data даёт менеджерам проектов точную real-time видимость в инвентарь оборудования, назначение и использование. Менеджеры проектов могут проактивно планировать новые закупки оборудования или аренды на основе фактического использования активов, или планировать ремонты на основе запросов на обслуживание через мобильное приложение. Они также увидят, какое оборудование недоиспользуется или переиспользуется.

Прогресс производства, сделанный рабочими, может быть просмотрен в real time, давая гибкость для реаллокации штата к локациям, которые могут лучше воспользоваться их сильной стороной. Эти типы инсайтов позволяют им предпринимать действия, вроде балансировки использования оборудования для продления его полезного жизненного цикла и снижения затрат на замену активов. Или правильного управления рабочей силой для избежания ненужного овертайма. Правильное распределение гарантирует, что правильный инструмент в правильном месте в правильное время, чтобы рабочие могли продолжать прогресс без задержек.

Коммуникация со стейкхолдерами

Коммуникация от поля в офис может быть такой же сложной, если не более, чем через объект. На высоком уровне внутренние и внешние стейкхолдеры хотят знать, идут ли проект по расписанию, в рамках бюджета и есть ли потенциальные будущие риски. Для менеджера проекта, чтобы иметь этот вид видимости, им нужен доступ к live field data, показывающей ежедневные логи, трудовые часы, завершённые количества по cost code и завершённые отчёты безопасности. Это вызов для менеджеров проектов с ручным сбором и обработкой данных иметь этот уровень видимости.

С перспективы управления проектом, live field data полностью изменило игру. Полевые супервайзеры чётко коммуницируют ежедневный статус проекта, используя мобильные формы с прикреплёнными фото с разметкой и автоматически отправляют их менеджерам проектов. Менеджеры проектов больше не должны компилировать ежедневные логи от множественных бумажных форм, одновременно копаясь в различных email с фото-вложениями, чтобы убедиться, что они используют правильные фото для точной коммуникации текущего статуса проекта на встречах по статусу проекта. Внутренние и внешние стейкхолдеры в свою очередь получат ежедневные логи в real-time без добавления к нагрузке менеджера проекта. Менеджер проекта затем может обсуждать ежедневный лог на встречах по статусу проекта с владельцами и девелоперами или ключевыми внутренними стейкхолдерами проекта на основе точных live field data.

На меньших проектах мобильные формы с live field data и встроенными фото с разметкой и аннотациями могут убрать необходимость в дополнительных менеджерах проектов, потому что автоматизированные ежедневные логи коммуницируют статус проекта более полностью и точно. Для real-world примера,פון نورth Carolina электрический подрядчик, использующий live digital формы с фото и видео интеграциями, обнаружил, что real-time media-rich мобильные формы передавали информацию о статусе проекта более точно, эффективно и эффективно, чем найм дополнительных менеджеров проектов. Live field data расширило эффективность каждого менеджера проекта и поддерживало bottom line компании.

Строительные проекты требуют обширного планирования и управления для правильного исполнения от тендера до завершения. Сказать, что менеджеры проектов имеют полные руки — understatement. Live field data сменило фокус менеджеров проектов с сбора и записи данных на их ревью и анализ. Дни полёта вслепую или на данных, которые неделями или месяцами стары — вещь прошлого. Имея данные немедленно доступными по мере завершения задач, может взять проект от полностью неуправляемого к эффективно управляемому. Live field data решения дают менеджерам проектов инструменты, которые им нужны для увеличения критического трекинга данных, отчётности и продуктивности.

Майк Меррилл — сооснователь и главный операционный офицер WorkMax.