4 проверенные стратегии упрощения бизнес-процессов и минимизации рисков

Каждый день мы взаимодействуем с новыми технологиями, которые намного более передовые и сложные, чем мы могли представить несколько коротких лет назад. С большинством этих изменений наш опыт стал более эффективным, быстрым и безопасным.

То же нельзя сказать о бизнес-платежах. По мере эволюции цепочек поставок и технологий платежей, не все бизнесы смогли упростить свои процессы и получить максимальную эффективность. Компании часто имеют сотни или даже тысячи поставщиков как часть своей цепочки поставок, все из которых, вероятно, имеют разные предпочтительные методы платежа и платежные условия. Оставленные без контроля со временем, это приводит к значительным потерям и неэффективности в платежных процессах и может ставить ваш бизнес в рискованное положение хранения большого объема банковской информации для этих поставщиков.

Больше невозможно просто жить с этой сложностью. Необходимость делать массив бизнес-ту-бизнес и бизнес-ту-консьюмер платежей сделала среднюю цепочку поставок более похожей на сеть поставок. Оплата этих поставщиков и потребителей быстро и безопасно, особенно посреди текущих вызовов непрерывности бизнеса, порожденных COVID-19, делает чеки и ручные процессы кошмаром.

Существует несколько способов, которыми текущий момент сделал ясным, что подход к платежам цепочек поставок должен измениться. Давайте посмотрим на них, а также на прямые (если не всегда легкие) изменения, которые ваш бизнес может сделать для возврата к более простым, более эффективным дням.

Мошенничество растет, эффективность — нет

Мы должны начать с чековых платежей, потому что Ассоциация финансовых профессионалов сообщила в этом году, что близко к 50% платежей все еще делаются чеком. Эти платежи всегда были восприимчивы к мошенничеству и относительно медленны, и жонглирование наполнением чеков означает использование множества часов для вашей финансовой команды, которые могли бы быть лучше потрачены на проекты, которые важны. Хотя чеки стали более безопасными со временем с новой технологией, они остаются медленными и склонными к мошенничеству.

Для бизнесов с глобальными платежными потребностями, полагаться на чеки полностью не в счет. Традиционные методы международных платежей медленные, дорогостоящие и лишены своевременности, которая нужна при отправке денег по всему миру, особенно в сегодняшнем климате.

Если бы это была единственная проблема с чековыми платежами, вы могли бы заскулить зубами и продержаться еще немного. К сожалению, пандемия заставила даже изощренные AP-департаменты считаться с вызовами непрерывности бизнеса, ухудшенными ручными процессами и бумагой. Например, организации высшего образования уже столкнулись с летом, где сотрудники были удаленными и могут нуждаться в этом снова осенью или зимой из-за вспышек COVID, делая очевидной необходимость в автоматизации и удаленном доступе.

Массовый сдвиг к удаленным процессам также привел к резкому росту мошенничества, с Федеральной торговой комиссией, сообщающей о $13,4 млн потерь американского бизнеса из-за COVID-19 в этом году. В первом квартале 2020 года, до того как пандемия закрыла офисы по всей стране, PYMNTS.com сообщил, что бизнесы сделали на 33% больше платежей по ренсомвару, число, которое, вероятно, еще больше выросло.

Добавляя к проблемам, почта США была очернена замедлениями, и даже небольшие задержки в ожидаемом прибытии чека могут иметь значительное влияние на ваших партнеров-поставщиков. Со временем и с множественными платежами это может создать трение между вашей организацией и их, и оказаться раздражающим для вашей AP-функции и их AR-департамента.

По данным Ardent Partners, 60% AP-департаментов говорят, что длина времени, которое занимает обеспечение одобрений для инвойсов и платежей, — главный вызов, с которым они сталкиваются в 2020 году и далее, что добавляет еще один слой сложности и фрустрации к процессу оплаты поставщиков. Это особенно актуально для малых бизнесов с большими, сложными цепочками поставок, как семейные производители или недвижимостные фирмы, которые могут не иметь персонала или инфраструктуры сегодня, чтобы вырваться из медленных, ручных процессов.

Когда вы добавляете безопасность, ручные процессы и сдвиг к удаленной работе к существующей неэффективности, вызовы к эффективной оплате вашей цепочки поставок и поддержанию счастливых поставщиков становятся очевидными. Поставщики

Как снизить сложность и риск мошенничества

Это масштаб проблемы. Теперь вопрос просто в том, как вы его решаете.

К счастью, это менее пугающе, чем кажется. Для большинства бизнесов оптимизация платежей цепочек поставок, делая их более эффективными и безопасными, может быть достигнута четырьмя способами, все из которых строятся друг на друге. Давайте обрисуем их сейчас.

• Оптимизируйте ключевые функции цифровыми процессами. Это идеальное время быть безжалостным, когда речь идет о поиске эффективностей в ваших платежных процессах. Если вы переключаетесь на цифровые платежи и работаете над безопасностью платежей, вы собираетесь освободить время для вашего персонала для концентрации на больших картинах. Один из этих больших картин может быть дальнейшая оптимизация ваших платежей, так как просто устранение чеков из вашей платежной смеси — game changer, особенно для производителей, провайдеров здравоохранения и других вертикалей с массивными цепочками поставок.

Один из лучших способов сделать это — аудит вашей вселенной поставщиков и обеспечение, что вы знаете, кому вы делаете платежи наиболее часто, как большие эти платежи обычно, и как они платятся. Это может помочь вам приоритизировать, кого вы должны онбордить для виртуальной карты и ACH, где ваш персонал должен вмешаться для сохранения отношений с поставщиками, и даже где вы могли бы рассмотреть внесение изменений в то, какие поставщики вы используете. Это занимает время конвертировать большую цепочку поставок в цифровые платежи, но это стоит усилий для обоих ваш бизнес и ваши поставщики.

• Приоритизируйте отношения с поставщиками. Поставьте себя в туфли поставщика, который эмейлит вам инвойс, не имеет видимости в то, когда этот инвойс получает одобрение, а затем обнаруживает себя ожидающим долгое время для получения чека. В этом сценарии ваш AP-департамент — больше раздражение, с чем они должны иметь дело, чем стратегический партнер, и ваши отношения с этим поставщиком могут страдать.

Предоставление способа отслеживать статус их инвойса, идеально через безопасный цифровой портал, может совершить чудеса. Предоставление безопасных цифровых платежей с усиленной ремиттанс-информацией и деталями истории платежей делает применение денег легче и улучшает ваше положение с партнером дальше. Лучший платежный опыт равно лучшим отношениям с поставщиками, особенно для малых бизнесов, которые, вероятно, крайне зависят от своевременной оплаты.

• Усиливайте процессы и технологии безопасности. Если вы держите банковские детали поставщиков, ваша потенциальная экспозиция к мошенничеству значительна. Если вы цепляетесь за процессы, которые служили вам хорошо десятилетиями, но не подходят для момента, вы обнимаете риск способом, которым никакой бизнес не должен. Если ваш персонал не должным образом обучен тому, что делать, если они получают подозрительный запрос платежа в удаленке, это потенциально массивная проблема.

Нахождение платежной сети с надежной безопасностью — отличный первый шаг, так как она может убрать как риск хранения этих банковских деталей, так и некоторые риски, связанные с ошибками персонала. Переключение на цифровые платежи, которое, надеется, придет с этим, уберет некоторые традиционные риски мошенничества, связанные с чековыми платежами, но вы все еще захотите внедрить защитные меры вроде Многофакторной аутентификации на ваших счетах и обучать персонал лучшим практикам, включая гугление для обеспечения, что номер телефона, запрашивающий изменение банковского счета, является номером телефона вашего поставщика.

• Найдите правильное решение. В конечном счете, если у вас нет ресурсов для построения своего AP-решения с нуля, вам понадобится найти партнера, который может включить эти виды изменений для вас. Ищите того, кто фокусируется на автоматизации через цифровые платежи, хвастается надежными протоколами безопасности платежей и тех, и может объяснить вам четко и лаконично, как партнерство с ними позволит вам оптимизировать и упростить ваши платежи цепочек поставок. Вы захотите убедиться, что решение интегрируется бесшовно с вашим ERP и существующими банковскими отношениями, чтобы избежать дополнительной работы и головной боли.

Мы никогда не вернемся к передаче платежей туда-сюда поставщикам, но сложность, определившая платежи цепочек поставок десятилетиями, все еще может быть устранена. Лучшая автоматизация, лучшая безопасность и лучшая видимость могут привести вас туда, и нет времени как настоящее, чтобы сделать изменение.

Билл Уордвелл — старший вице-президент стратегии, продукта и бизнес-операций в Bottomline Technologies.