Четыре проверенные стратегии для прохождения федерального дорожного инспекционного контроля

Вот что водители, owner-operators и менеджеры флитов должны знать о прохождении интенсивных дорожных инспекций федеральными регуляторами.

Как водитель грузовика, owner-operator или менеджер безопасности флита, вы можете быть знакомы со словом «аудит». Есть три случая, когда может быть проведен дорожный аудит или инспекция безопасности Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) или U.S. Department of Transportation (DOT): New Entrant Audit, Compliance Audit и Targeted Audit.

По данным FMCSA, «Дорожные инспекции — это обследования коммерческих автотранспортных средств и/или водителей инспекторами Motor Carrier Safety Assistance Program (MCSAP). Инспекторы MCSAP проводят дорожные инспекции коммерческих автотранспортных средств и водителей для проверки их соответствия Federal Motor Carrier Safety Regulations (FMCSRs) и/или Hazardous Materials Regulations (HMRs)».

Несоблюдение правил и регуляций FMCSA или DOT во время аудита может привести к серьезным нарушениям, таким как вывод водителя out-of-service или штраф. В 2018 году было 4534 закрытых enforcement-кейсов с $34,3 млн в штрафах, максимальный штраф $129 400 и средний штраф $7556. В FY 2018 было всего 3 532 555 дорожных инспекций, с Driver Out Of Service (OOS) rate 4,78% и Truck OOS rate 20,82%. Часто водитель сталкивается с инспекцией из-за неподготовленности или непонимания, как использовать инструменты и технологии для соответствия.

Следующее руководство предназначено помочь вам пройти, и вашим водителям — успех.

Научитесь использовать свой ELD

Аудирующий офицер, вероятно, попросит восемь дней записей статуса дежурства (RODS). Способность предоставить эту информацию быстро и эффективно — ключ к прохождению дорожной инспекции. Знание того, как использовать ваш electronic logging device (ELD), приходит со временем и практикой. Большинство провайдеров ELD будут иметь онлайн-туториалы и предоставят ELD-руководство для тренировочных целей. Руководство требуется держать на борту в вашем грузовике всегда. После завершения тренировочных сессий и обзора руководства начните использовать ELD, чтобы стать знакомым с тем, как оно работает, какая информация доступна и «колокольчики и свистелки» системы.

Помимо знания основ того, как работает ELD, убедитесь, что вы и ваши водители знаете, как загрузить активность RODS. По гайдлайнам FMCSA, RODS водителя должны передаваться электронно либо через «телематику», либо через «локальную» передачу. Телематическая передача происходит через зашифрованный email или веб-сервисы. Локальная передача завершается через USB 2.0 или Bluetooth. Чтобы обеспечить, что правоохранительные органы всегда способны получать hours of service (HOS) данные во время дорожной инспекции, водитель должен иметь возможность предоставить либо дисплей, либо распечатку, когда авторизованный официальный лица безопасности запрашивает физический дисплей информации.

Инвестируйте в правильные инструменты

Часто один из первых запросов, который офицер сделает во время дорожного аудита — увидеть последние восемь дней ваших RODS. Инвестирование в правильные инструменты — первый шаг к настройке вас и ваших водителей для успешного дорожного аудита. С недавним ELD-мандатом перевозчики должны иметь возможность предоставлять самые недавние RODS электронно с нажатием кнопки. Одним из перков использования ELD является наличие способности легко получать доступ, организовывать и хранить ежедневные логи. Соответствующие ELD записывают и хранят данные от грузовика на самом устройстве, которое затем загружается на облачный сервер. Когда инвестируете в провайдера ELD, императивно знать, как и где ваши данные хранятся, а также как легко извлечь их при необходимости.

Инвестирование в провайдера ELD, поддерживаемого доступной и знающей командой поддержки, критично при прохождении аудит-процесса. Если вы или ваш водитель в аудит-ситуации, ваш провайдер ELD должен иметь возможность пройти через необходимые шаги для предоставления аудирующему офицеру запрашиваемой информации. Лучшая практика при инвестировании в инструменты для вашего флита — предоставить правильные образовательные материалы и тренировочные сессии, чтобы оснастить ваших водителей знанием того, как использовать ELD-систему.

Организуйте свои логи и бумажную работу

Общие организационные навыки могут работать в вашу пользу множеством способов. Поддержание чистого и организованного кабина грузовика может показать аудирующим офицерам и «аутсайдерам», что вы серьезны насчет своего бизнеса. Как водитель, ваш кабин грузовика — ваш офис. Вы не хотели бы проводить встречу с рассыпанными бумагами и мусором по всему столу. Быть хорошо организованным может дать позитивное впечатление, что вы серьезны.

Организация на бэкенде одинаково важна. Внедрите ежедневную проверку логов для обеспечения точности ваших RODS. Если есть ошибки в ваших RODS, убедитесь, что вы аннотируете любые расхождения и сертифицируете ваши логи перед окончанием рабочего дня. Внедрение хороших организационных привычек увеличит ваши шансы пройти дорожной аудит.

Во время дорожного аудита вас могут попросить предоставить несколько верификационных документов, таких как восемь дней RODS, рутинная paperwork обслуживания, запланированная paperwork обслуживания с due date, ID вашего транспортного средства вместе с paperwork лизинга (если ваш грузовик в лизинге), верификация компании и paperwork, показывающая, что аварийные утилиты (такие как огнетушители, хорошо заполненная аптечка, DOT рефлекторные треугольники и аварийные дорожные сигнальные ракеты) актуальны и на борту.

Хороший способ держать эти документы организованными — держать аккордеонную папку или трехкольцевой папку. Чтобы обеспечить организованные и хорошо хранимые записи обслуживания, установите ежедневную рутину обслуживания: инспектируйте ваше транспортное средство, нотируйте любые изменения или проблемы и сертифицируйте логи дня, чтобы предыдущие семь дней были готовы для инспекции в любое время. Лучшие ELD-системы позволяют водителям использовать их ELD-приложение для документирования Daily Vehicle Inspection Report (DVIR). Важно обеспечить точность ваших предыдущих семи дней RODS перед началом нового вождения дня. Если есть какие-либо проблемы с вашими последними семью днями RODS, будьте готовы объяснить обстоятельства проблем, если спросят. Пример аннотации — если водитель хотел объяснить причину использования personal conveyance (PC) для нахождения безопасного парковочного места для ночевки.

Ведите себя хорошо с другими

Этот финальный шаг — то, что мы считаем «Золотым правилом» для прохождения дорожного аудита. На момент поставьте себя на место аудитора/инспектора. Дорожные аудиты — часть транспортного бизнеса для обеспечения того, что только те водители, которые mandate-compliant, профессиональны и безопасны, даны привилегия эксплуатировать коммерческий автотранспорт на наших национальных шоссе. Офицер имеет «удовольствие» аудировать водителей весь день.

Какие водители, как вы думаете, будут лучше справляться с результатами инспекции? Те, кто нетерпелив, бестактен и груб с инспектором за просто выполнение его работы? Маловероятно. Уверенное, позитивное и профессиональное отношение часто пролаживает путь к намного более благоприятному результату в общении с инспектором, чем негативное. Мы часто видели, что вежливый, терпеливый и уважающий водитель более вероятно успешен при столкновении с дорожным аудитом. Этот подход убирает эмоции и фокусирует обмен на задаче под рукой, позволяя водителю быть знающим и уверенным о инструментах и системах, используемых для поддержания безопасных и эффективных ежедневных операций.

Будьте уверены в своих логах, в себе как водителе и в своем бизнесе; будьте терпеливы с процессом и уважающими к офицеру, выполняющему аудит. Ваше отношение — одна вещь, которую вы можете контролировать, и оно безусловно повлияет на результат дорожной остановки.

Кен Эванс — CEO и основатель Konexial, провайдера electronic logging device (ELD) технологии.