Как электронные накладные (eBOL) трансформируют цепочки поставок: 4 ключевых преимущества

Накладная (bill of lading) — один из самых важных документов в логистической индустрии. Она защищает интересы трех основных сторон в транзакции — грузоотправителей, перевозчиков и ритейлеров — на всех этапах процесса. Физические BOL, однако, увеличивают время вождения и простоя, и могут приводить к неточностям в доставке.

Пока физическая бумажная работа долгое время была основной формой коммуникации в индустрии цепочек поставок, электронные BOL ожидаются стать стандартом вперед. Они создают видимость и эффективность среди грузоотправителей, перевозчиков и ритейлеров, а также снижают риски здоровья и безопасности водителей, освобождают пространство и уменьшают воздействие на окружающую среду.

Видимость

Потеря взгляда на пакет в процессе доставки может быть раздражающей для потребителей. Поставщики и ритейлеры чувствуют то же, когда они не могут локализовать грузовик, несущий ожидаемую нагрузку. Пока цепочка поставок продолжает полагаться на физические BOL для передачи критической информации, такой как локация водителя и время простоя, латентность этой информации будет продолжать существовать. Электронные BOL обеспечивают четкую и точную информацию от забора до сброса. Предоставляя информацию в реальном времени, грузоотправители, перевозчики и ритейлеры способны принимать решения в реальном времени о маршрутизации материалов к производственным заводам, вовлечении в планирование пополнения, обработке жалоб клиентов и обеспечении своевременной оплаты. Но для поддержания видимости интеграция электронных BOL должна быть принята каждым партнером в цепочке поставок. Без отраслевой стандартизации сложность системы, управление данными и интероперабельность станут более сложными.

Эффективность

Как светофор или пробка во время автопутешествия, физические BOL влияют на количество времени вождения перевозчика. Если требуется входить и выходить из кабины для доставки физических BOL, водители могут чувствовать, что тратят больше времени на погоню за бумагой, чем на дороге к их следующей остановке. Использование электронных BOL, напротив, позволяет водителю оставаться в кабине, пока доставляет и получает необходимую информацию, сокращая количество времени, потраченного на ожидание одобрения и подписания физических BOL. Эти преимущества оказываются выгодными не только для водителя, но и для перевозчика, грузоотправителя и получателя.

Кроме того, электронные BOL генерируют важные данные через ключевые показатели эффективности (KPI), включая часы на дороге, среднее время загрузки и уровни инвентаря. Пока многие компании отслеживают KPI для мониторинга общего клиентского опыта, данные также важны для поддержания гладких операций. Часто менеджеры доставки используют их для снижения шансов закрытия объекта из-за нарушений комплаенса или предотвращения команд от исчерпания поставок на складе.

Устойчивость

Фраза «тонуть в бумажной работе» определенно приходит из индустрии цепочек поставок. Пока BOL — самый важный кусок бумаги, они часто заканчиваются брошенными в коробку, на полку или на складе в конце дня. В результате компании вынуждены покупать дополнительное пространство для хранения тысяч коробок, накопленных за год. Напротив, электронные BOL могут быть хранятся на компьютере, внешнем жестком диске или даже в облаке, экономя пространство, которое может служить более высокой цели для компании или сообщества. Что более, устранение бумаги приводит к сильно сниженному воздействию на окружающую среду.

Здоровье и безопасность

В текущей пандемии face-to-face взаимодействия не рекомендуются. Однако использование физических BOL заставляет водителей в предосторожные ситуации, ставя под риск себя и других. Каждая остановка требует от водителя встречать множественных людей, включая тех в гардовой будке, главном офисе и погрузочном доке. Со временем эти накапливающиеся взаимодействия значительно повышают фактор риска для водителя. Используя электронные BOL, водители способны оставаться в кабине, продолжая обмениваться необходимой информацией, без необходимости face-to-face взаимодействия.

В последние годы электронная BOL стала более популярной, и с хорошей причиной. С воздействием COVID-19 на индустрию, грузоотправители, перевозчики и ритейлеры ищут способы держать своих сотрудников в безопасности и доставки на пути. Электронные BOL предоставляют большую видимость, эффективность, здоровье и безопасность. Но только время покажет, как долго пройдет, прежде чем они станут отраслевым стандартом.

Уилл Чу — сооснователь и CEO Vector, платформа бесконтактного забора и доставки.