Мастерство пути к полностью автоматизированному предприятию

Существует путь, который нужно пройти, чтобы достичь полной автоматизации. Эра автоматизации здесь. Бизнесы по всему миру передают неблагодарные, основанные на правилах задачи программным роботам, созданным с использованием технологии, называемой роботизация процессов (RPA). Это улучшает эффективность и позволяет сотрудникам фокусироваться на работе, добавляющей ценность, которая действительно важна. Многие организации, однако, остаются в начале своего пути и все еще не раскрыли потенциал полной автоматизации, который можно охарактеризовать как логическое заключение RPA. Когда они прибудут к этой цели, компании достигнут оптимального баланса между тем, что программные роботы RPA могут достичь от имени сотрудников, и тем, в чем сотрудники лучше всего. Вся работа, которая может быть автоматизирована, будет автоматизирована, и как таковые, работники будут полностью свободны от процесс-драйвенных задач.

Полная автоматизация — конечная цель — и путь, который приведет туда, варьируется от бизнеса к бизнесу в зависимости от их потребностей. Нет идеального сценария и нет подхода «один размер подходит всем» для успеха во внедрении предприятийной автоматизации.

Несколько ключевых характеристик сформируют поездку: вовлеченные работники, бизнес-цели и интеграция автоматизаций. В конечном счете, цель — робот для каждого человека и экосистема автоматизаций, работающих вместе для освобождения всех сотрудников от данных-интенсивных задач.

Начало работы с автоматизацией

Когда впервые начинают автоматизацию, многие бизнесы чувствуют, что хотят держать свои опции открытыми и использовать доступное время для изучения того, что автоматизация может сделать для их команд и бизнесов. Первый шаг в пути к полной автоматизации — часто фаза тестирования, которая опирается на доказательство ROI и последующее убеждение C-suite, руководителей отделов и ИТ в ее выгодах.

Далее, как только автоматизация добавлена в повестку дня, для поддержки предоставления централизованного вида и управления, организации должны создать Центр компетенций (CoE) RPA, чтобы возглавлять и драйвить использование технологии. На этом этапе выбираются отдельные процессы, часто в изоляции, основанные на том, что у них высокий потенциал, но они низкоценностные задачи, которые могут быть быстро автоматизированы и показать немедленные возвраты в терминах повышенной производительности или удовлетворенности клиентов. Этот top-down, процесс-за-процессом подход, внедренный экспертами RPA, поможет программам автоматизации сойти с места.

NHS Shared Business Service (SBS), например, выбрал высокотрудоемкую задачу поддержки кассовых файлов как свой первый крупномасштабный проект автоматизации. Изначально это занимало 20 сотрудников и два часа на человека для завершения ежедневной задачи. Программный робот теперь достигает этого менее чем за пять часов. Результаты привлекли внимание стейкхолдеров и с тех пор NHS SBS создал целую экосистему роботов, обрабатывающих более 250 процессов.

Масштабирование проекта автоматизации на уровне предприятия

Первоначальный процесс-за-процессом подход, возглавляемый экспертами RPA, должен поддерживаться экспертами по предметной области, которые могут принести к столу экспертизу, приобретенную за многие годы выполнения задачи или процесса и лучше всего позиционированы знать, как это может быть улучшено. Бизнесы, которые полагаются исключительно на Центр компетенций для идентификации, создания и развертывания автоматизации, могут коснуться только 3-7% всех возможных автоматизаций.

RPA-разработчики лишаются фундаментальных внутренних знаний, необходимых для понимания индивидуальных потребностей, и таким образом полной широты потенциала автоматизации. Поэтому должна начаться демократизация автоматизации. Это будет включать обучение сотрудников тому, как технология работает, и поощрение экспертов по всей компании вносить вклад в усилия.

С более полным представлением о департаментальных процессах, сотрудники, прошедшие обучение RPA или «citizen developers», могут раскрыть более широкие возможности автоматизации и увеличить ее влияние на bottom line. Orange Spain, оператор мобильной сети, начал этот процесс в 2017 году, обучая 13 человек из различных бизнес-единиц. Теперь у них есть RPA-амбассадоры в каждом департаменте, позволяя им раскрывать новые возможности для автоматизации. На сегодняшний день компания развернула 400 роботов по всей компании.

Для достижения масштаба, необходимого для роста через эту фазу, сотрудники должны иметь хотя бы некоторое понимание технологии. Авиакомпания выбрала развернуть обучение по всей компании, открытое для всех, от технологических профессионалов до агентов по билетам и багажников. Это включало предоставление сотрудникам доступа к бесплатному ПО, экспертам и даже сессиям Build-a-Bot.

По мере того как больше сотрудников вовлекаются и приходят поддержать путь автоматизации компании, будь то через общее понимание или фактическое строительство ботов самими, RPA может стать интегрированной частью общей культуры организации. Автоматизация может трансформироваться от взятия отдельных задач к департаментальным или даже междепартаментальным процессам.

Вовлекая больше сотрудников в путь автоматизации, бизнес может масштабировать свои усилия и в конечном счете достичь полной автоматизации в результате.

Эндгейм: полная автоматизация

В полностью автоматизированном предприятии роботы будут править бэк-офисом, в то время как человеческие сотрудники будут добавлять ценность во фронт-офисе. У каждой работы есть какой-то элемент повторяющейся или основанной на правилах работы. Это видно как в большом масштабе, например, финансовая команда обрабатывающая тысячи счетов, так и в менее интенсивных, но все еще повторяющихся задачах, таких как отправка одного конкретного емейла в неделю.

В Mater Hospital в Дублине организация приняла подход «робот для каждой медсестры» в начале пандемии. Через предоставление каждой медсестре в отделении доступа к программным роботам, отдел Профилактики и Контроля Инфекций экономит 3 часа административного времени в день, 18 часов в неделю и 936 часов в год. Это освобождает жизненно важное время в дне медсестер для реагирования на давления COVID-19 и фокусировки большего времени на уход за пациентами.

ИТ-команды, однако, не могут ожидаться, что они построят все эти автоматизации. Это просто заняло бы слишком много времени для эффективности. Low-code или no-code платформы позволяют сотрудникам стать со-продюсерами с ИТ, и таким образом строить и развертывать роботов быстро и на реактивной основе.

Для автоматизации каждого процесса автоматизации также должны быть интеллектуальными. Введение ИИ позволяет когнитивные автоматизации, требующие суждения. Например, программный робот может сканировать, извлекать и обрабатывать данные из структурированных источников, но ИИ-оснащенный программный робот может читать и понимать данные из структурированных и неструктурированных источников, таких как рукописные заметки, и обрабатывать их как требуется.
С большим количеством автоматизированных процессов, системы могут интегрироваться. Больше не основанные на департаментальных проектах, усилия могут фокусироваться на целых рабочих процессах, объединяющих все проекты автоматизации в компаний-широкую инициативу, охватывающую все функции и дисциплины.

Для тех бизнесов, находящихся в начале своих путей автоматизации, полная автоматизация может показаться далекой целью. Безусловно, достичь ее за одну ночь невозможно. Однако, беря на себя одну автоматизацию за раз и все больше вовлекая сотрудников и дополнительные рабочие процессы, бизнесы могут заложить фундамент для одного дня достижения полностью автоматизированного предприятия.