Как добиться успеха на пути к полностью автоматизированному предприятию

Чтобы достичь полной автоматизации, нужно пройти путь.

Наступил век автоматизации. Предприятия по всему миру передают бесполезные, основанные на правилах задачи программным роботам, созданным с использованием технологии под названием Robotic Process Automation (RPA). Это повышает эффективность и позволяет сотрудникам сосредоточиться на работе с добавленной стоимостью, которая действительно имеет значение. Однако многие организации остаются в начале пути и им еще только предстоит раскрыть потенциал полной автоматизации, которую можно охарактеризовать как логическое завершение RPA. Когда они прибудут в этот пункт назначения, компании достигнут оптимального баланса между тем, что программные роботы RPA могут выполнять от имени сотрудников, и тем, что сотрудники делают лучше всего. Вся работа, которую можно автоматизировать, будет автоматизирована, и поэтому работники будут полностью свободны от задач, связанных с процессом.

Полная автоматизация — это конечная цель, и путь, который приведет к ней, варьируется от бизнеса к бизнесу в зависимости от их потребностей. Не существует идеального сценария и универсального подхода к успешному внедрению автоматизации на уровне предприятия.

Несколько ключевых характеристик будут определять поездку:задействованные работники, бизнес-цели и интеграция автоматизации. В конечном счете, цель состоит в том, чтобы создать робота для каждого человека и экосистему автоматизации, которые работают вместе, чтобы освободить всех сотрудников от задач, связанных с интенсивным использованием данных.

Начнем с автоматизации

Приступая к автоматизации, многие компании считают, что они хотели бы оставить свои варианты открытыми и использовать имеющееся время для изучения того, что автоматизация может сделать для их команд и их бизнеса. Первым шагом на пути к полной автоматизации часто является этап тестирования, который основан на доказательстве окупаемости инвестиций и, следовательно, убеждении высшего руководства, руководителей отделов и ИТ в его преимуществах.

Затем, после того как на повестку дня будет добавлена ​​автоматизация, для обеспечения централизованного просмотра и управления организациям следует создать центр передового опыта RPA, чтобы продвигать и стимулировать использование технологии. На этом этапе выбираются избранные процессы, часто изолированно, исходя из того факта, что они обладают высоким потенциалом, но представляют собой малоценные задачи, которые можно быстро автоматизировать и приносить немедленную отдачу с точки зрения повышения производительности или удовлетворенности клиентов. Этот нисходящий, поэтапный подход, реализованный экспертами RPA, поможет программам автоматизации начать работу.

Например, NHS Shared Business Service (SBS) выбрала крайне трудоемкую задачу ведения файлов денежных потоков в качестве своей первой крупномасштабной автоматизации. Первоначально для выполнения ежедневной задачи требовалось 20 сотрудников и два часа на человека. Теперь программный робот делает это менее чем за пять часов. Результаты привлекли внимание заинтересованных сторон, и с тех пор NHS SBS создала целую экосистему роботов, обрабатывающих более 250 процессов.

Распространение вашего проекта автоматизации на масштаб предприятия

Первоначальный поэтапный подход под руководством экспертов RPA должен поддерживаться профильными экспертами, которые могут поделиться опытом, накопленным за многие годы выполнения задачи или процесса, и лучше всего знают, как это можно улучшить. . Компании, которые полагаются исключительно на центр передового опыта для определения, создания и развертывания автоматизации, могут коснуться только 3–7% всех возможных автоматизаций.

Разработчикам RPA не хватает фундаментальных внутренних знаний, необходимых для понимания индивидуальных потребностей и, следовательно, полного потенциала автоматизации. Поэтому должна начаться демократизация автоматизации. Это будет включать в себя обучение сотрудников тому, как работает технология, и поощрение экспертов всей компании к участию в этих усилиях.

Имея более полное представление о процессах отдела, сотрудники, прошедшие обучение RPA, или «гражданские разработчики» могут открыть более широкие возможности автоматизации и увеличить ее влияние на итоговую прибыль. Orange Spain, оператор мобильной связи, начал этот процесс в 2017 году, обучив 13 человек из различных бизнес-подразделений. Теперь в каждом отделе есть представители RPA, что позволяет им открывать новые возможности для автоматизации. На сегодняшний день компания развернула 400 роботов по всей компании.

Чтобы достичь масштаба, необходимого для роста на этом этапе, сотрудники должны иметь хотя бы некоторое представление о технологии. Авиакомпания решила внедрить общекорпоративную схему обучения, открытую для всех, от специалистов по технологиям до агентов по продаже билетов и помощников по багажу. Это включало предоставление сотрудникам доступа к бесплатному программному обеспечению, экспертам и даже сеансам Build-a-Bot.

По мере того, как все больше сотрудников вовлекаются и приходят поддержать процесс автоматизации компании, будь то путем общего понимания или путем создания самих ботов, RPA может стать неотъемлемой частью общей культуры организации. Автоматизация может превратиться из выполнения отдельных задач в процессы, выполняемые отделами или даже между отделами.

Вовлекая в процесс автоматизации больше сотрудников, компания может масштабировать свои усилия и в конечном итоге добиться полной автоматизации.

Конечная цель:полная автоматизация

На полностью автоматизированном предприятии роботы будут управлять бэк-офисом, а сотрудники-люди будут добавлять ценность на фронте. В каждой работе есть элемент повторяющейся или основанной на правилах работы. Это наблюдается как в больших масштабах, например, когда финансовый отдел обрабатывает тысячи счетов, так и в менее интенсивных, но все же повторяющихся задачах, таких как отправка одного конкретного электронного письма в неделю.

В больнице Mater в Дублине организация приняла подход «робот для каждой медсестры» в начале пандемии. Предоставляя каждой медсестре в отделении доступ к программным роботам, отделение профилактики и контроля инфекций экономит 3 часа административного времени в день, 18 часов в неделю и 936 часов в год. Это высвобождает жизненно важное время медсестер, чтобы реагировать на нагрузку COVID-19 и уделять больше времени уходу за пациентами.

Однако нельзя ожидать, что ИТ-команды создадут все эти средства автоматизации. Это просто займет слишком много времени, чтобы быть эффективным. Платформы с низким кодом или без кода позволяют сотрудникам стать со-производителями с ИТ-специалистами и, таким образом, создавать и развертывать роботов быстро и на реактивной основе.

Чтобы автоматизировать каждый процесс, автоматизация также должна быть интеллектуальной. Внедрение ИИ позволяет использовать когнитивную автоматизацию, требующую суждения. Например, программный робот может сканировать, извлекать и обрабатывать данные из структурированных источников, а программный робот с искусственным интеллектом может читать и понимать данные как из структурированных, так и из неструктурированных источников, таких как рукописные заметки, и обрабатывать их по мере необходимости.
Благодаря автоматизации большего количества автоматизированных процессов системы могут интегрироваться. Усилия больше не основаны на проектах отдела, усилия могут быть сосредоточены на целых рабочих процессах, которые объединяют все проекты автоматизации в общекорпоративную инициативу, охватывающую все функции и дисциплины.

Для тех предприятий, которые находятся в самом начале своего пути к автоматизации, полная автоматизация может показаться далекой целью. Конечно, добиться этого за одну ночь невозможно. Тем не менее, внедряя автоматизацию по одной за раз и вовлекая все больше сотрудников и дополнительные рабочие процессы, компании могут заложить основу для того, чтобы в один прекрасный день создать полностью автоматизированное предприятие.