Process Mining: раскрытие непрерывной ценности в пути автоматизации

Эволюция ожиданий клиентов, усиление конкуренции, изменение рыночной динамики и расширение регуляторного охвата заставляют компании строить бережливые, устойчивые и гибкие бизнес-модели. COVID-19 еще больше выявил проблемы выживания и риски непрерывности в устаревших моделях. Следовательно, предприятия по всей отрасли ускоряют переход к цифровым, автоматизированным и интеллектуальным бизнес-процессам.

Хотя многие предприятия успешно пилотировали инициативы для низкосложных кейсов, они продолжают бороться с масштабированием до.enterprise-wide программ. Ценность, полученная от этих инициатив, остается гораздо ниже потенциала.

Предприятия сталкиваются с несколькими вызовами в путях автоматизации и цифровой трансформации, но выявление и поддержание здорового конвейера возможностей оптимизации и автоматизации процессов остаются ключевыми барьерами для масштаба и реализации ценности. Без здорового конвейера организации имеют только большие цели и срочность изменений, но не ясную дорожную карту успеха.

Вызовы в создании здорового конвейера автоматизации

Здоровый конвейер автоматизации — это больше, чем набор кейсов. Он состоит из четырех ключевых требований:

1. Фактологический подход к обнаружению as-is процессов в масштабе на макро- (широкие организационные воркфлоу) и микроуровнях (задачи или активность конечного пользователя).
2. Способность выявлять потенциал оптимизации и автоматизации процессов в интегрированном виде.
3. Голisticheский взгляд на ROI (за пределами экономии затрат) при приоритизации возможностей.
4. Способность непрерывно мониторить реальное воздействие и ROI внедренных инициатив и автоматизаций. Это обеспечивает механизм непрерывной обратной связи для валидации и уточнения конвейера трансформации и дорожной карты гибким образом.

Мы обнаруживаем, что организации не могут создать здоровый конвейер трансформации из-за сильной зависимости от ручных, 인터뷰-ориентированных техник. Этот распространенный подход страдает ограничениями: крайне затратен по времени и ресурсам, субъективен, основан на восприятии, потенциально предвзят, не улавливает все варианты процессов, вызывает сопротивление стейкхолдеров при предоставлении деталей.

Необходимость Process Mining

Process Mining преодолевает ограничения ручных техник и вызовы в построении здорового конвейера, поскольку он:

• Следует фактологическому подходу;
• Дает большую глубину и широту информации;
• Проще в масштабировании и более costeffective, чем ручные техники;
• Обеспечивает непрерывный мониторинг производительности процессов и ROI.

Технологии Process Mining можно классифицировать на три категории: классический Process Mining, десктопный Process Mining (также называемый Task Mining) и гибридный Process Mining.

Классификация определяется типом собираемых процессных данных, инсайтами из данных и связанными кейсами использования.

Классический Process Mining

Эти решения захватывают процессную информацию из логов событий, генерируемых корпоративными системами: ERP, CRM, SCM. Захваченные детали используются для реконструкции as-is процессов и визуализации потоков, повторов шагов и вариаций на макроуровне. Они также помогают мониторить метрики производительности и KPI на постоянной основе и выявлять возможности улучшения процессов.

Десктопный Process Mining / Task Mining

Эти решения захватывают информацию из взаимодействий конечных пользователей с рабочими приложениями: нажатия клавиш, клики мыши, ID объектов приложений, экранная информация и другие системные активности. Эти гранулярные данные дают инсайт в задачи и активности выполнения процесса на микроуровне. Инсайты помогают выявлять возможности автоматизации на уровне задач, генерировать документацию процессов и мониторить процессы и продуктивность сотрудников.

Гибридный Process Mining

Спрос на единый и голisticheский вид as-is процессов топлит потребность в гибридном Process Mining, использующем и event logs, и UI logs для лучшего из двух миров. Такие решения еще на ранних стадиях зрелости, но ожидается их быстрая эволюция.

Применение Process Mining

Process Mining играет критическую роль на всех этапах жизненных циклов цифровой трансформации предприятий для ускорения time-to-value, ROI и масштаба. Process Mining может дать следующие преимущества:

• Discover (Обнаружить): раскрывает или валидирует существующие процессные потоки с отклонениями, исключениями, вариациями и ключевой информацией шагов (время, стоимость, объем, частота). Может использоваться для создания или обновления документации процессов для обучения новичков и передачи процессов в аутсорсинге.

• Optimize (Оптимизировать): сравнивает as-is процессы с определенными SOP для проверки соответствия и анализа отклонений по пути, времени и затратам. Помогает упростить и реинжинирить процессы, выявляя исключения, слепые зоны, уязвимости и рационализируя количество вариантов. Дает инсайты в сотрудничестве сотрудников для лучшего распределения ресурсов и делегирования работы.

• Automate (Автоматизировать): захватывает обширную процессную информацию: объем, затраты, время, частота путей и шагов. Эта информация анализируется инструментом с подходящими фреймворками для выявления возможностей автоматизации, устраняя зависимость от интуиции и мнений.

• Evaluate (Оценить): моделирует различные сценарии оптимизации и автоматизации для прогнозирования ROI и создания или валидации бизнес-кейса. Общие подходы: конфигурирование what-if сценариев, использование процессных фильтров для сравнения шагов, изучение влияния на релевантные KPI (пропускная способность, переработка). Симуляции минимизируют риск внедрения проектов улучшения без знания влияния на реальные операции.

• Execute (Выполнить): сокращает разрывы исполнения, автоматически запуская действия на основе инсайтов. Действие на основе инсайтов становится квинтэссенцией Process Mining, что также стимулирует интеграцию с дополняющими решениями: RPA, workflow automation, case management. В зависимости от кейса могут запускаться действия:
  • Алерты и уведомления о событиях, требующих внимания (нарушения KPI, SLA) через email и дашборды;
  • Назначение задач пользователям или создание тикетов;
  • Запуск RPA-ботов и автоматизаций для выполнения задач (высокая критичность, если пользователь не действует в срок).

• Monitor (Мониторить): позволяет организации мониторить производительность процессов на постоянной основе и создавать дорожную карту непрерывной оптимизации и автоматизации. Мониторинг в near real-time помогает обнаруживать узкие места и предсказывать вызовы в выполнении критических SLA или потенциальных нарушений KPI, и планировать меры.

Понимание пути Process Mining

Принятие Process Mining может стимулироваться ad hoc потребностями анализа нескольких процессов или стратегией трансформации операций на уровне организации. В обоих случаях предприятия могут разбить свой путь Process Mining на пять отдельных шагов для большего успеха и реализации ценности:

• Понять текущее состояние: предприятия должны понять текущее состояние своих возможностей и результатов Process Mining, а также достижимые результаты.
• Создать бизнес-кейс для желаемого результата: как следующий шаг, идентифицировать процессы, подходящие для внедрения Process Mining, создать бизнес-кейс для желаемых результатов, уточнить целевое состояние, если бизнес-кейс не устоен.
• Определить целевое состояние возможностей: определив достижимые результаты, предприятия должны отобразить соответствующие требования к возможностям. Everest Group оценивает возможности Process Mining по более чем 25 ключевым элементам путей предприятий и четырем уровням зрелости. Организации могут пройти множественные спринты разной длительности для перехода между состояниями. Они могут быть на разных уровнях зрелости по элементам возможностей.
• Идентифицировать все детерминанты и отобразить путь: при одинаковых текущем и целевом состояниях путь Process Mining для разных предприятий может идти разными маршрутами в зависимости от среды: организационной структуры, ориентации на людей/процессы, инициаторов, риск-аппетита, чувствительности к изменениям, технологической подкованности.
• Выполнить по отображенному пути: отобразив лучший путь исполнения, предприятия могут использовать лучшие практики фреймворков и инструментов для успешного исполнения.

Рынок Process Mining продолжает быстро расти под влиянием повышенной осведомленности и зрелости решений. Предприятия по всему миру начали осознавать их роль в ускорении путей автоматизации и цифровой трансформации, а также в непрерывном мониторинге процессов, критичном для бизнес-ажилити и устойчивости. Более того, интеграция с решениями автоматизации расширила их роль в движении факт-ориентированных и результат-ориентированных действий.

Playbook по Process Mining от Everest Group расширяет возможности предприятий на различных стадиях путей автоматизации и трансформации процессов инсайтами, методологиями и практическими советами для достижения лучших в классе результатов от Process Mining.

Получите бесплатную копию Everest Group Process Mining Playbook.