Process Mining:ключ к непрерывной реализации ценности в вашем путешествии по автоматизации

Развитие ожиданий клиентов, усиление конкуренции, изменение динамики рынка, а также расширение нормативного охвата и ужесточения требуют от компаний создания рациональных, устойчивых и гибких бизнес-моделей. COVID-19 еще больше выявил проблемы выживания и риски непрерывности бизнеса, которые существуют в устаревших бизнес-моделях. Следовательно, предприятия разных отраслей стремятся ускорить переход к цифровым, автоматизированным и интеллектуальным бизнес-процессам.

Хотя многие предприятия успешно опробовали инициативы для несложных вариантов использования, они продолжают бороться с масштабированием этих проектов до общекорпоративных программ. Следовательно, ценность, полученная от этих инициатив, остается намного ниже, чем их общий потенциал.

В то время как предприятия сталкиваются с рядом проблем на пути к автоматизации и цифровому преобразованию, выявление и поддержание работоспособного потока возможностей оптимизации процессов и автоматизации остаются ключевыми препятствиями на пути к масштабированию и реализации ценности. Без здоровой воронки у организаций просто есть большие цели и срочность изменений, но нет четкой дорожной карты для достижения успеха.

Проблемы при создании надежного конвейера автоматизации

Здоровый конвейер автоматизации — это гораздо больше, чем набор вариантов использования и возможностей. Он состоит из четырех основных требований:

1. Основанный на фактах подход к обнаружению процессов «как есть» в масштабе как на макроуровне (т. е. более широких организационных рабочих процессах), так и на микроуровне (т. е. задачи или действия конечного пользователя)

2. Способность комплексно определять потенциал оптимизации и автоматизации процессов

3. Целостное представление о рентабельности инвестиций (т. е. выход за рамки экономии средств) с уделением первоочередного внимания возможностям оптимизации и автоматизации процессов

4. Возможность непрерывно отслеживать фактическое влияние и окупаемость внедренных инициатив и автоматизации. Это обеспечивает механизм непрерывной обратной связи, который помогает гибко проверять и уточнять конвейер преобразования и дорожную карту

Мы обнаружили, что организации не могут создать здоровую конвейерную трансформацию из-за сильной зависимости от ручных методов, основанных на опросах. Этот широко используемый подход страдает от различных ограничений и проблем, таких как то, что он требует чрезвычайно много времени и ресурсов, субъективен, основан на восприятии, потенциально предвзят, не может охватить все варианты процесса и сопротивляется заинтересованным сторонам в предоставлении необходимых деталей.

Необходимость анализа процессов

Интеллектуальный анализ процессов помогает преодолеть ограничения ручных методов и проблемы при построении работоспособного конвейера, поскольку он:

• Применяет подход, основанный на фактах

• Обеспечивает большую глубину и широту информации

• Его легче масштабировать и он более экономичен, чем ручные методы.

• Обеспечивает непрерывный мониторинг производительности процесса и рентабельности инвестиций

Технологии интеллектуального анализа процессов можно разделить на три категории:классический интеллектуальный анализ процессов, интеллектуальный анализ процессов на рабочем столе (также называемый интеллектуальным анализом задач) и гибридный интеллектуальный анализ процессов.

Классификация этих инструментов основана на типе собираемых данных о процессах, выводах, полученных на основе собранных данных, и связанных вариантах использования, которые поддерживаются этими данными.

Классический процессный анализ

Эти решения собирают информацию о процессах из журналов событий, создаваемых корпоративными системами, такими как планирование ресурсов предприятия (ERP), управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и управление цепочками поставок (SCM). Собранные детали используются для реконструкции процессов «как есть» и помогают визуализировать потоки процессов, повторения шагов и изменения на макроуровне. Эти решения дополнительно помогают отслеживать показатели производительности процессов и ключевые показатели эффективности (KPI) на постоянной основе и выявлять возможности улучшения процессов.

Анализ процессов/задач на рабочем столе

Эти решения собирают информацию, связанную с процессами, из взаимодействия конечных пользователей с приложениями на рабочем месте. Сюда входят нажатия клавиш, щелчки мышью, идентификаторы объектов приложения, информация об экране и другие потенциальные действия системного уровня. Эти детализированные данные дают представление о задачах и действиях, связанных с выполнением процесса на микроуровне. Информация, полученная в результате интеллектуального анализа процессов на настольных компьютерах, помогает определить возможности автоматизации на уровне задач, создать документацию по процессам и отслеживать процессы и производительность сотрудников.

Гибридный майнинг

Спрос на унифицированное и целостное представление процессов «как есть» подпитывает потребность в гибридном решении для интеллектуального анализа процессов, которое использует как журналы событий, так и журналы пользовательского интерфейса (UI), чтобы обеспечить лучшее из обоих миров. Хотя такие решения все еще находятся на ранних стадиях зрелости, ожидается, что они будут быстро развиваться.

Применения интеллектуального анализа процессов

Интеллектуальный анализ процессов играет решающую роль на всех этапах жизненного цикла цифровой трансформации предприятий, позволяя сократить время реализации, окупаемость инвестиций и масштабирование. Интеллектуальный анализ процессов может обеспечить следующие преимущества:

• Откройте для себя: выявляет или проверяет существующие потоки процессов вместе с соответствующими отклонениями, исключениями, отклонениями и важной информацией о шагах (например, время, стоимость, объем и частота). Их также можно использовать для создания или обновления документации по процессам, которую можно использовать для таких сценариев использования, как обучение новых сотрудников и передача процессов в сценариях аутсорсинга.

• Оптимизировать: сравнивает процессы «как есть» с определенными стандартными операционными процедурами (СОП) для проверки соответствия и анализа отклонений с точки зрения пути, времени и затрат. Он помогает оптимизировать и реорганизовать процессы, выявляя исключения, слепые зоны и уязвимости процессов, а также рационализируя количество выявленных вариантов. Интеллектуальный анализ процессов также помогает получить представление о совместной работе сотрудников, что может быть использовано для более эффективного распределения ресурсов и делегирования работы.

• Автоматизировать: собирает обширную информацию о процессе, такую ​​как объем, стоимость, время и частота путей и шагов процесса. Эта информация анализируется инструментом интеллектуального анализа процессов с использованием соответствующих структур для выявления возможностей автоматизации и устранения зависимости от догадок и мнений.

• Оценить: моделирует различные сценарии оптимизации и автоматизации процессов для прогнозирования рентабельности инвестиций и создания или подтверждения бизнес-обоснования. Общие подходы к анализу моделирования включают настройку сценариев «что, если» путем определения определенных атрибутов, использования фильтров процессов для сравнения шагов и изучения влияния на соответствующие ключевые показатели эффективности, такие как время выполнения и доработки. Такое моделирование сводит к минимуму риск реализации проектов по улучшению без знания того, как они повлияют на операции в реальном времени.

• Выполнить: сокращает пробелы в выполнении, автоматически запуская действия на основе сгенерированных идей. Помощь в работе на основе полученной информации становится неотъемлемой частью интеллектуального анализа процессов, что также способствует его интеграции с различными дополнительными решениями, такими как роботизированная автоматизация процессов (RPA), автоматизация рабочих процессов и управление делами. Следовательно, в зависимости от варианта использования может быть инициирован широкий спектр действий, в том числе:

  • Оповещения и уведомления о событиях, требующих внимания (например, о нарушениях KPI, нарушениях соглашений об уровне обслуживания и т. д.) по электронной почте и на панели мониторинга

  • Назначение задач соответствующим пользователям или создание заявок

  • Запуск ботов и средств автоматизации RPA для выполнения определенных задач (например, задач высокой важности, когда пользователь не выполняет никаких действий в течение заданного времени)

• Монитор: позволяет организации отслеживать производительность процессов на постоянной основе и создавать дорожную карту для непрерывной оптимизации и автоматизации процессов. Мониторинг процессов практически в режиме реального времени помогает предприятиям обнаруживать узкие места и прогнозировать любые проблемы с соблюдением важных соглашений об уровне обслуживания (SLA) или любые потенциальные нарушения ключевых показателей эффективности, а также планировать меры по устранению недостатков.

Понимание процесса интеллектуального анализа данных

Внедрение интеллектуального анализа процессов может быть вызвано ситуативными потребностями в анализе нескольких процессов или частью общеорганизационной стратегии по преобразованию операций. В обоих случаях предприятия могут разбить свой путь исследования процессов на следующие пять отдельных шагов для достижения большего успеха и реализации ценности:

• Понять текущее состояние :предприятия должны понимать текущее состояние своих возможностей и результатов интеллектуального анализа процессов, а также возможные достижимые результаты

• Создайте экономическое обоснование желаемого результата :в качестве следующего шага предприятия должны определить процессы, подходящие для реализации интеллектуального анализа процессов, создать экономическое обоснование для желаемых результатов и уточнить целевое состояние результата, если экономическое обоснование не соответствует действительности

• Определить целевое состояние возможности :определив достижимые результаты, предприятия должны наметить соответствующие требования к возможностям для их достижения. Everest Group оценивает возможности интеллектуального анализа процессов по более чем 25 ключевым элементам процессов интеллектуального анализа данных предприятий и четырем уровням зрелости. Организации могут пройти несколько спринтов разной продолжительности, чтобы перейти из одного состояния в другое. Они могут находиться на разных уровнях зрелости по своим элементам возможностей

• Определить все определяющие факторы и наметить путь :при одинаковых текущем и целевом состояниях процесс изучения процессов для разных предприятий может идти разными путями в зависимости от факторов среды, таких как организационная структура, ориентация на людей/процессы, заинтересованные стороны-инициаторы, склонность к риску, чувствительность к изменениям и технологический опыт

• Выполнить по сопоставленному пути :наметив наиболее подходящий путь выполнения, предприятия могут использовать различные передовые практики и инструменты для успешного выполнения

Рынок процессного майнинга продолжает быстро расти благодаря повышению осведомленности и зрелости решений процессного майнинга. Предприятия в разных регионах и отраслях начали осознавать свою роль в ускорении процессов автоматизации и цифровой трансформации, а также в обеспечении непрерывного мониторинга процессов, что имеет решающее значение для обеспечения гибкости и устойчивости бизнеса. Кроме того, его интеграция с решениями для автоматизации расширила его роль в управлении действиями, основанными на фактах и ​​ориентированными на результат.

Сборник Process Mining Playbook от Everest Group предоставляет предприятиям, находящимся на разных этапах автоматизации и преобразования процессов, идеи, методологии и практические советы для достижения лучших в своем классе результатов от Process Mining.

Получите бесплатную копию книги Everest Group Process Mining.