Кто такой директор по обслуживанию и чем он занимается?

Часто первым шагом к обслуживанию активов является знание того, что представляют собой части и как они должны работать вместе. То же самое и с отделом технического обслуживания:чем больше вы знаете о том, как и где должности сочетаются друг с другом, тем легче наладить бесперебойную работу.

Итак, каковы роли и обязанности директора по техническому обслуживанию и как они взаимодействуют с остальным отделом, чтобы все работало и работало?

Кто такой директор по обслуживанию?

Директор по техническому обслуживанию занимает высшую должность в отделе технического обслуживания. В зависимости от организационной структуры остальной части компании они могут подчиняться либо владельцу, либо президенту, либо одному из вице-президентов.

Вот кто выше их. Ниже находится менеджер по техническому обслуживанию, руководители по техническому обслуживанию, а затем техники по техническому обслуживанию. Здесь также, в зависимости от размера и структуры компании, ниже их может находиться один или несколько менеджеров по техническому обслуживанию. Если у вас несколько сайтов, часто имеет смысл иметь несколько менеджеров.

Что делает директор по обслуживанию?

Чтобы ответить на этот вопрос, полезно рассмотреть разницу между стратегиями и тактиками. Простой способ понять разницу — вспомнить поговорку «Думай стратегически, действуй тактически». По сути, ваши стратегии — это ваши общие цели, в то время как ваши тактики — это более мелкие и конкретные шаги, необходимые для их достижения.

Вы хотите жить дольше. Ваша стратегия состоит в том, чтобы прийти в лучшую форму. Ваша тактика — ходить в спортзал и избегать жирной пищи.

Итак, что значит мыслить стратегически для отдела технического обслуживания? Директор по техническому обслуживанию устанавливает общие цели, устанавливает политики и процедуры и реализует программы, помогающие отделу соответствовать требованиям OSHA. Они несут ответственность за общую картину отдела, но они также должны обращать внимание на специфику, в том числе на то, как распределяется и отслеживается работа. В рамках отслеживания они также устанавливают ключевые показатели эффективности для всех остальных сотрудников отдела, создавая стандарты, которые отдел использует для оценки того, насколько хорошо люди выполняют свою работу.

Это все очень общее, поэтому стоит более внимательно рассмотреть конкретные обязанности.

Каковы обязанности директора по техническому обслуживанию?

Директор по техническому обслуживанию делает многое, в том числе:

• Оценивает годовой бюджет обслуживания
• Просматривает предложения от поставщиков
• Курирует капитальные проекты
• Планирует использование ресурсов
• Помогает разрабатывать программы обслуживания
• Контролирует штатное расписание отдела

Они также отчитываются перед руководством организации, которому иногда нужна помощь, поскольку он считает, что отдел технического обслуживания имеет решающее значение для общего успеха организации. Традиционно руководство рассматривало обслуживание как центр затрат, что может быть просто другим способом сказать «необходимое зло». Работа директора по техническому обслуживанию заключается в том, чтобы выступать в роли защитника своего отдела, обеспечивая специалистам по техническому обслуживанию уважение, признание и ресурсы, которых они заслуживают.

Какие существуют типы директоров по обслуживанию?

Поскольку в разных отраслях требуются разные виды технического обслуживания, не все директора по техническому обслуживанию играют одинаковые роли. На самом деле роли и обязанности могут настолько различаться, что для каждой из них существуют разные названия, в том числе:

• Директор по эксплуатации помещений
• Директор по обслуживанию завода
• Директор по эксплуатации зданий
• Директор по обслуживанию городских работ

Независимо от разных названий, всегда есть много совпадений. Например, работа с бюджетами, установка политик и процедур, разработка и внедрение новых программ, а также отслеживание и отчетность по критическим KPI.

Во многих небольших организациях вообще нет директора по техническому обслуживанию, и для этого нет специального звания. Поскольку требования к техническому обслуживанию меньше, менеджер покрывает все, в том числе отчитывается перед вышестоящими людьми.

Как CMMS облегчает жизнь директорам по техническому обслуживанию?

Помните, что директор по техническому обслуживанию много делает, поэтому все, что упрощает рабочие процессы и управляет данными, помогает.

А это означает, что современные решения CMMS, которые оптимизируют рабочие процессы, упрощая сбор, совместное использование и доступ к данным, могут во многом помочь.

Когда вы пытаетесь управлять всем с помощью бумаги и электронных таблиц, слишком много шансов, что что-то пойдет не так. И даже когда они идут правильно, весь процесс мучительно медленный. С бумагой вы копируете все вручную, а это значит, что у вас могут быть как короткие рабочие задания, так и заказы, по крайней мере, с несколькими ошибками. Передача заказов на бумажную работу техническим специалистам занимает много времени, потому что им приходится либо возвращаться в офис, чтобы получить их, либо вам приходится бегать по объектам, пытаясь их отследить. Каждый раз, когда что-то меняется, новая задача теперь имеет приоритет над старым рабочим заданием, процесс начинается сначала.

С электронными таблицами вы просто меняете один набор проблем на другой. Теперь вместо того, чтобы иметь проблемы с получением данных, сложно поддерживать их в актуальном состоянии. Вы можете отправить техническое задание по электронной почте, но как только они обновят свою копию, она перестанет синхронизироваться с оригиналом. Вскоре у вас будет много копий разных данных.

Современное программное обеспечение CMMS помогает решить все эти проблемы с помощью центральной базы данных, в которой хранятся все ваши данные. Имея единый источник достоверной информации, вы можете быть уверены, что все работают с одними и теми же данными и работают над достижением одних и тех же целей.

Кроме того, существует множество функций, которые помогают директорам по техническому обслуживанию достигать своих целей. Вот часть списка из раздела ролей и обязанностей:

• Помогает разрабатывать программы обслуживания
• Просматривает предложения от поставщиков
• Оценивает годовой бюджет обслуживания

А вот функции, которые напрямую помогают директорам по техническому обслуживанию.

Профилактическое обслуживание

Для многих организаций цель состоит в том, чтобы перейти от обслуживания по требованию к профилактическому обслуживанию, когда отдел может планировать все заранее, гарантируя, что они завершат критические проверки и задачи до сбоев. Гораздо быстрее, дешевле и в целом проще решать мелкие проблемы на ранней стадии, прежде чем они перерастут в большие проблемы.

Современное программное обеспечение CMMS может упростить весь процесс настройки, запуска и отслеживания PM. Директор по техническому обслуживанию может работать с менеджерами, чтобы обеспечить выполнение правильной работы в нужное время. Оттуда они могут отслеживать, сколько PM команда закрывает каждый месяц, что помогает им распределять ресурсы.

Управление запасами

После того, как вы установили свои номинальные уровни в программном обеспечении, вы получите предупреждение, как только вы опуститесь слишком низко. Как программа узнает, когда предупреждать вас? Это потому, что у него есть не только номинальные уровни, но и подсчет всех ваших критических запасов в реальном времени. Когда вы связываете детали и материалы с заказом на работу, программное обеспечение автоматически корректирует количество запасов, когда технология закрывается.

Это очень помогает техническим специалистам и менеджерам по техническому обслуживанию, потому что помогает им обеспечить наличие необходимого инвентаря для ТОиР, когда им это нужно.

Но это также огромная помощь директору по техническому обслуживанию, которому необходимо просматривать предложения от поставщиков. Вместо того, чтобы искать лучшие предложения на основе оптовых закупок, они могут покупать на основе понимания того, что и как часто нужно отделу технического обслуживания.

Автоматические отчеты

Способность оценить, что произойдет в будущем, требует четкого понимания того, что уже произошло в прошлом. Вот почему история является школьным предметом.

Для директора по техническому обслуживанию составление хороших планов начинается с наличия правильных данных. Платформы CMMS упрощают сбор и хранение данных. Но они также помогают преобразовать эти цифры в полезные идеи.

Используя функции автоматизированных отчетов, директора по техническому обслуживанию могут видеть, какие активы обходятся им больше всего, чтобы поддерживать их в рабочем состоянии, что имеет решающее значение для принятия решений о ремонте или замене. Они также могут видеть показатели обслуживания и ключевые показатели эффективности в расписании своих планов управления проектами, что позволяет им точно настраивать то, что делает команда и как часто они это делают.

Дальнейшие шаги

Компания Hippo поможет вам найти решение, которое лучше всего подходит для вас, от ответов на ваши вопросы обо всем, что связано с обслуживанием, до помощи в организации демонстрации программного обеспечения в реальном времени.

Сводка

Директор по техническому обслуживанию — это высшая должность в организации, подчиняющаяся непосредственно владельцу, президенту или одному из вице-президентов. В их подчинении находятся менеджеры по техническому обслуживанию, супервайзеры и техники. Их работа состоит в том, чтобы мыслить стратегически и видеть общую картину. В то же время они контролируют настройку многих конкретных процедур и политик в отделе. Это может включать внедрение новых стратегий технического обслуживания, чтобы подтвердить, что отдел следует правилам OSHA. Конкретное название может меняться в зависимости от отрасли, потому что роли и обязанности могут быть разными, но также есть много совпадений. Если организация достаточно мала, у них может вообще не быть директора; обо всем позаботится менеджер по техническому обслуживанию. Независимо от того, кто отвечает, современное программное обеспечение CMMS делает их более эффективными. Например, директора по техническому обслуживанию могут использовать платформу технического обслуживания для настройки графика профилактического обслуживания, отслеживания и контроля запасов, а также создания отчетов для получения важной информации о своих операциях. Директора по техническому обслуживанию являются мыслителями «большой картины» отдела, и правильная CMMS собирает, хранит и обрабатывает данные, чтобы нарисовать точную картину.