CMMS помогает медицинским учреждениям решать растущие проблемы

Отрасль здравоохранения всегда сталкивалась с длинным списком проблем, и пандемия COVID-19 усугубила ситуацию, создав новые, часто неожиданные проблемы. Сейчас больше, чем когда-либо, руководители объектов и специалистов по техническому обслуживанию должны контролировать свои операции по техническому обслуживанию, максимально повышая качество обслуживания пациентов и сводя к минимуму затраты. Программное обеспечение CMMS, наконец, делает это возможным.

Первоначально ожидалось, что самая большая угроза от COVID-19 заключается в том, что он может перегрузить больницы. Общенациональные призывы «сгладить кривую» были направлены на замедление распространения вируса, распределение числа случаев заболевания на более длительный период, позволяя учреждениям доставлять необходимый персонал и материалы. Вместо шипа надежда была на более плавную кривую.

Но то, что в итоге произошло, было неожиданным:наказание за закрытие финансовых учреждений для поставщиков медицинских услуг на обоих концах спектра, для мест с большим количеством случаев и тех, где было всего несколько случаев. Что их связывает? Почти полное сокращение числа неэкстренных пациентов и плановых операций, на которых многие медицинские учреждения получают большую часть своей прибыли. Вашингтон пост сравнили две больницы, Мемориальный медицинский центр UMass в Вустере, штат Массачусетс, с 2700 пациентами с COVID-19, и университетскую больницу MU Health Care в Колумбии, штат Миссури, всего с 40. В обоих случаях «каждая больница отменила более 2000 операции. Исчезли десятки тысяч посещений клиник. Ежемесячный доход от пациентов упал на десятки миллионов долларов». Затем в документе указывается, что еще до пандемии «более 1200 больниц работали в минусе в течение двух или более из последних пяти лет».

И все может стать еще хуже. Теперь есть сообщения о том, что больницы столкнутся с новыми расходами на средства индивидуальной защиты (СИЗ) и другие расходные материалы, связанные с COVID-19.

Но прежде чем мы рассмотрим, как правильное решение CMMS помогает медицинским учреждениям преодолевать как существующие, так и новые проблемы, давайте сначала дадим некоторые основные определения. Например, что подпадает под категорию «медицинское учреждение»?

Краткое примечание. Просматривая список, постарайтесь подсчитать все различные типы активов и оборудования, необходимых для работы этих объектов. Это большое число. Здравоохранение на всех уровнях состоит из критически важных взаимосвязанных движущихся частей, от которых зависят медицинские работники в обеспечении качественного ухода за пациентами.

Типы медицинских учреждений

Прежде чем излагать конкретные способы, с помощью которых хорошая CMMS может помочь руководителям объектов и техническому обслуживанию обеспечить бесперебойную работу медицинских учреждений и решить проблемы здравоохранения, важно лучше понять, насколько широким может быть термин «медицинские учреждения».

Амбулаторные хирургические центры

Упрощенные версии больничных хирургических отделений, эти центры сосредоточены на узком круге хирургических процедур. Преимущества включают более низкие затраты и более низкий риск заражения. Также иногда их называют амбулаторными хирургическими учреждениями.

Родильные центры

Экономически эффективные, семейные условия родов. Поскольку у них нет того же оборудования, что и в больницах, они работают с беременностями, у которых нет известных осложнений.

Банки крови

Безопасный сбор, сортировка и хранение донорской крови и тромбоцитов. Поскольку кровь и продукты крови не могут быть произведены, эти центры имеют решающее значение для всех, от людей с анемией до жертв автомобильных аварий.

Клиники и медицинские кабинеты

Широкая категория, охватывающая все:от частной практики врача общей практики до кабинета стоматолога, от специалистов до амбулаторных клиник. Общим знаменателем является то, что они работают амбулаторно.

Обучающие центры диабета

Образовательные возможности и поддержка для тех, у кого есть заболевание или есть риск его развития. По мере распространения болезни эти очаги становятся все более распространенными.

Центры диализа

Специализированная помощь пациентам с заболеваниями почек, которым иногда требуется диализ, фильтрация и очистка крови до трех раз в неделю.

Хосписы

Уход в конце жизни с широкими полномочиями по оказанию не только медицинской, но и эмоциональной помощи. Хотя некоторые пациенты остаются в своих домах, тех, у кого серьезные потребности, переводят в дома-хосписы или специализированные дома престарелых.

Больницы

Крупные медицинские учреждения, предлагающие широкий спектр медицинских услуг, начиная от родовспоможения и заканчивая отделениями интенсивной терапии для пациентов с опасными для жизни травмами. Палаты обычно делятся на интенсивную и неинтенсивную терапию.

Центры визуализации и радиологии

Услуги диагностической визуализации, включая компьютерную томографию, УЗИ, рентген и МРТ. В больницах часто есть собственные центры, но амбулаторные учреждения могут обеспечить более низкие затраты и лучшее расписание.

Центры психического здоровья и лечения зависимостей

Еще одна широкая категория, но сюда входит все:от крупных учреждений для многих видов психиатрической помощи до специализированных лечебных учреждений для конкретных зависимостей, включая алкоголь, нелегальные и отпускаемые по рецепту лекарства. Существуют как стационарные, так и амбулаторные варианты.

Дома престарелых

Предназначен для пациентов с долгосрочными медицинскими потребностями, которые не настолько серьезны, чтобы требовать госпитализации, но о которых нельзя заботиться дома. В некоторых случаях они очень похожи на жилые комплексы, но с штатным медицинским персоналом. Как правило, для пожилых пациентов, но некоторые учреждения обслуживают более молодых жителей.

Центры неотложной помощи

Медицинская помощь по запросу, которая находится между потребностью в больнице и кабинете врача. Часто используется родителями с больными детьми со всем, от сильного гриппа до сломанной руки.

Это широкий спектр средств, но они, как правило, решают общие задачи, в том числе:

• Надежность объекта
• Безопасность
• Санитария
• Соответствие

Давайте посмотрим, как современное программное обеспечение для управления техническим обслуживанием помогает с каждым из них.

Повышение надежности активов с помощью CMMS в здравоохранении

В разных отраслях группы технического обслуживания прилагают все усилия, чтобы поддерживать активы в рабочем состоянии. И ставки высоки. Когда важная часть оборудования перестает работать на заводе-изготовителе, это влияет на итоговую прибыль. На кону стоят время, деньги и даже рабочие места людей. Но для здравоохранения ставки часто могут быть еще выше. Когда в больнице перестает работать лифт, пациентов в критическом состоянии невозможно доставить в операционную. Когда система HVAC выходит из строя, качество воздуха падает, у всех возникают проблемы с дыханием и ослабленная иммунная система. А в случае выхода из строя систем пожаротушения или обнаружения газа радона невозможно быстро вывести лежачих больных в безопасное место. На карту поставлены жизни.

Современное программное обеспечение для управления объектами решает эти проблемы здравоохранения и обеспечивает безотказную работу, значительно упрощая создание, выполнение и улучшение программы профилактического обслуживания, в том числе:

• Планирование
• Расписание
• Отслеживание
• Точная настройка

Когда активы и оборудование являются новыми, как правило, лучше всего следовать рекомендациям производителей по задачам и частоте профилактического обслуживания. Итак, согласно руководству пользователя, вы планируете чистить автоклав еженедельно, а его клапан сброса давления ежемесячно подвергаться визуальному осмотру и тестированию. После того, как вы определились со временем и задачами, вы можете загрузить их в CMMS как PM на основе времени или счетчиков. Программное обеспечение автоматически генерирует PM по мере их поступления. Если вы хотите знать, как работает программа, вы можете быстро создавать отчеты на основе показателей закрытия PM. В отличие от бумажных и табличных методов, здесь ничего не ускользает. Программное обеспечение запоминает, когда нужно что-то сделать, а затем, когда оно сделано.

Помните, когда вы впервые настраивали PM, вы следовали тому, что было в руководстве. Но со временем команда технического обслуживания начинает знать активы и оборудование даже лучше, чем люди, которые их проектировали и строили. Вот почему после достаточного отслеживания вы можете приступить к тонкой настройке программы. Мы использовали пример перед автоклавом. Если вы посмотрите на свои исторические ПМ и обнаружите, что клапан сброса давления начинает заедать примерно каждую третью неделю, вы можете набрать ПМ. Теперь вместо визуального осмотра и тестирования каждый месяц вы устанавливаете их каждые две недели.

Повышение безопасности с помощью CMMS в здравоохранении

Практически универсальным принципом в здравоохранении является Primum non nocere. , что переводится как «Во-первых, не навреди». Идея проста:не делайте хуже. Если мы пытаемся помочь людям, самое последнее, что мы хотим сделать, это навредить им в процессе.

То же самое и с ремонтными бригадами в здравоохранении. Последнее, чего они хотят, это чтобы кто-то пришел в их учреждение за помощью, только чтобы снова пострадать. Представьте, если кто-то со сломанной рукой упадет на лестницу из-за того, что перила разболтались. Наркоман в реабилитационном центре получает доступ к лекарствам, отпускаемым по рецепту, потому что дверной замок был сломан. Пожилой пациент, страдающий деменцией, уходит из учреждения, потому что дверная сигнализация не сработала. Чтобы этого не произошло, все должно быть исправлено как можно быстрее и как можно лучше. Правильный инструмент управления объектами сделает вашу команду быстрее и эффективнее.

Мы уже рассмотрели профилактическое обслуживание, поэтому давайте перейдем к заказам на работу по требованию. Как только кто-то заметит проблему, он может сообщить об этом в отдел технического обслуживания, используя открытый портал запросов на техническое обслуживание. Вместо того, чтобы отправлять бессвязное электронное письмо или оставлять незавершенное голосовое сообщение, они заполняют быструю онлайн-форму. А поскольку он имеет предопределенные поля данных, команда технического обслуживания гарантированно получит необходимую информацию. Руководитель отдела обслуживания может сразу же просмотреть и одобрить запрос, сгенерировать, расставить приоритеты и назначить заказ на работу, а затем отследить его до закрытия.

А благодаря тому, что включено в заказ на работу, технические специалисты могут выполнять больше работы быстрее. Вместо заметок, нацарапанных на бумаге, или нескольких деталей, втиснутых в ячейку электронной таблицы, рабочие задания CMMS содержат полезную информацию, в том числе:

• Пошаговые инструкции
• Настраиваемые контрольные списки
• Всеобъемлющая информация об активах
• Цифровые копии схем, изображений и руководств по эксплуатации и техническому обслуживанию.
• Сопутствующие детали и материалы
• Интерактивные карты и планы этажей.

Им не нужно возвращаться в офис, чтобы забрать или оставить документы. Им никогда не придется бежать обратно в кладовую, чтобы получить деталь или инструмент, которые они забыли или не поняли, что они нужны, пока не выполнили задание на полпути. Больше не нужно бегать и спрашивать других техников, как что-то сделать. И последнее в списке, интерактивные карты и планы этажей, особенно полезны. Даже небольшая больница может быть чем-то вроде лабиринта. Теперь техники идут именно туда, где они нужны.

Оставайтесь в пути благодаря мобильному приложению CMMS в сфере здравоохранения

Хорошее решение CMMS включает в себя приложение CMMS, которое расширяет набор доступных функций за счет прямой привязки к аппаратному и программному обеспечению мобильного устройства, помогая техническим специалистам работать более эффективно в дороге.

Приложение обслуживания и push-уведомления

CMMS уже позволяет вашим техническим специалистам быть в курсе событий благодаря централизации управления данными и рабочими заданиями. Хорошее мобильное приложение делает еще один шаг вперед благодаря push-уведомлениям. Теперь вместо того, чтобы ждать, пока технические специалисты войдут в программное обеспечение, чтобы увидеть свои новые задания, вы можете использовать приложение на своем мобильном устройстве, чтобы мгновенно предупредить их. Каждый раз, когда вы назначаете им новое рабочее задание, их телефон звонит, а приложение отображает сообщение на экране.

Это та же основная разница между электронным письмом в старом стиле и текстовым сообщением. Когда вы отправляете электронное письмо, вам нужно подождать, пока человек войдет в свою учетную запись, чтобы увидеть его. С текстовым сообщением они сразу узнают.

Для большинства отделов медицинского обслуживания, особенно если у них есть CMMS, большинство заказов на работу должно поступать из программы профилактического обслуживания, что означает, что вы планируете работу заранее. Но даже техническое обслуживание мирового класса включает заказы на работу по запросу, и когда вам нужно быстро изменить ситуацию, push-уведомления — это быстрый способ расставить приоритеты в работе и перераспределить ресурсы.

Приложение обслуживания и штрих-коды

Например, технические специалисты могут использовать встроенную камеру своего телефона для сканирования штрих-кодов или этикеток с QR-кодом на объектах для быстрого доступа к данным об объектах и ​​связанных с ними открытых рабочих заданиях. Это особенно полезно при проведении профилактических работ. Когда техническому специалисту необходимо отремонтировать блок HVAC, ему легко найти подходящий. Даже если на крыше стоят десять одинаковых блоков, только один из них явно нуждается в ремонте. Но когда это инспекция PM или задачи, нет простого способа узнать, над какой из десяти работать. Быстрое сканирование гарантирует, что технические специалисты выполнят правильную работу с нужными активами.

Приложение обслуживания и прямая загрузка изображений

Технические специалисты также могут использовать камеру для загрузки изображений непосредственно в рабочие задания. После того, как они загрузили изображение, остальная команда обслуживания может их увидеть, что открывает много возможностей для экономии времени. Во-первых, если у техника возникли проблемы с ремонтом, он может загрузить изображения и попросить команду дать рекомендации. Вместо того, чтобы бегать по учреждению в поисках помощи, они могут оставаться на месте и запрашивать ее удаленно. Фотографии также являются эффективным способом документирования их работы. Непосредственно перед закрытием рабочего задания они могут запросить удаленную визуальную проверку.

Приложение обслуживания и автономная синхронизация

Еще одной важной особенностью мобильного приложения для обслуживания является возможность работы в автономном режиме. Больницы и другие медицинские учреждения могут быть большими помещениями, часто с местами, где доступ в Интернет либо невозможен, либо разрешен. Администраторы со временем изменили правила, но во многих областях по-прежнему запрещено использование мобильных телефонов из-за опасений, что они могут создавать помехи для критически важного оборудования.

Приложения позволяют работать в автономном режиме, сохраняя информацию, а затем отправляя ее в центральную базу данных, как только устройство возвращается в зону действия. Преимущество в том, что техникам не нужно запоминать важные данные; они могут вводить его в свое приложение в режиме реального времени, обеспечивая большую точность.

Достичь (и доказать) соответствие CMMS в здравоохранении

Соответствие всегда состоит из двух частей. Во-первых, это правильное и своевременное выполнение работы. Во-вторых, доказать, что вы сделали работу правильно и в срок. Если вы боретесь со старомодной системой, основанной на бумажных или электронных таблицах, именно вторая часть часто представляет собой настоящую проблему.

При использовании старых методов вы начинаете без простого способа ввода данных в систему. Все либо написано от руки, либо разбито на бесконечные столбцы и строки в нескольких независимых файлах. Поскольку это непросто, вы получите много неверных данных; либо люди слишком расстроены, чтобы вводить неточные данные. Или даже когда все стараются изо всех сил, остается слишком много места для человеческой ошибки. Затем, даже если ваши данные точны, трудно обеспечить их безопасность и доступность.

Современное программное обеспечение для управления объектами решает эту проблему, поскольку поставщик решений делает за вас всю тяжелую работу в области ИТ. Они заботятся о программном обеспечении, постоянно улучшая и обновляя его за кулисами. Они также позаботятся обо всем оборудовании, что означает, что вам не нужно тратить деньги на установку или обслуживание дорогих и сложных серверов.

Программное обеспечение поддерживается облачными вычислениями, что означает, что все ваши данные хранятся в безопасности в одной центральной базе данных. Преимущество заключается в том, что как только кто-либо обновляет данные, например, создает новый заказ на работу или закрывает его, все могут увидеть изменения. Вы не имеете дело с несколькими версиями — все, кроме одной, устарели — разбросанными по нескольким листам бумаги или файлам. И теперь, когда ваши данные точны, ваше решение CMMS также позволяет легко автоматически создавать отчеты, содержащие ключевые показатели эффективности обслуживания и показатели. Он хрустит все числа для вас.

Соблюдение требований заключается в сборе правильных данных, обеспечении их безопасности и последующем использовании для создания отчетов. Подходящее программное обеспечение для управления объектами делает каждый этап процесса быстрее, проще и надежнее.

Начало работы с CMMS в здравоохранении

Если у вас еще нет CMMS или у вас есть система, которая не выполняет то, что вам было обещано, пришло время взять под контроль вашу программу обслуживания. Помните, что следующим шагом после прочтения о CMMS в Интернете является обращение к поставщикам и начало разговора.