Почему управление заказами на работу в бумажных и электронных таблицах — это шоу ужасов

С бумагой создание новых заказов на работу требует много времени и усилий, что вынуждает вас включать минимум. С электронными таблицами вы можете быстро генерировать данные и обмениваться ими, но как только они начнут распространяться, вы не сможете их контролировать.

Бумага убивает данные об обслуживании, а электронные таблицы превращают их в зомби. В любом случае, вы застряли во тьме.

Если вы в настоящее время боретесь с управлением обслуживанием на основе бумажных или электронных таблиц, вы знаете все о проблемах. Вы уже живете внутри этого страшного фильма.

Но стоит еще раз взглянуть на этих старых монстров, чтобы понять, почему они вызывают столько головной боли. Поскольку, как только мы узнаем, почему они не работают, нам будет легче выбрать современное программное решение CMMS, которое работает.

Заказы на бумажную работу убивают ваши данные о техническом обслуживании

Неудивительно, что так много организаций и отраслей пытаются отказаться от бумаги. Все, от вашего местного банка до международных авиакомпаний, давно перешли на новый формат из-за всех проблем, связанных с попытками выполнять современные операции с интенсивным использованием данных, полагаясь на бумагу.

Многие проблемы сводятся к тому, насколько сложно генерировать данные и насколько сложно их не потерять. Результат? Неэффективность, которая стоит вам времени и денег.

Ручная работа отлично подходит для еды, а ручная работа — лучший опыт

Но все, что «вручную», просто ужасно, когда речь идет о данных, включая заказы на работу, где вам нужно надежно:

• Создать
• Расставить приоритеты
• Назначить
• Захват
• Используйте

Глядя на этот список, вы понимаете, что это практически все, что вам нужно сделать с вашими данными.

Копирование всего вручную означает, что вы можете включить только минимальное количество информации

Давайте сравним то, что вы хотели бы включить в рабочие задания, с тем, что вы обычно можете. Чтобы технические специалисты прибывали на место подготовленными, работали эффективно и закрывались раньше, вам нужно, чтобы они имели:

• Всеобъемлющая история обслуживания и ремонта активов
• Пошаговые инструкции
• Настраиваемые контрольные списки
• Сопутствующие детали и материалы
• Соответствующие изображения, схемы, руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию и гарантии
• Интерактивные карты и планы этажей.

Сколько вы могли бы разумно включить в заказ на бумажную работу? Даже если бы вы хотели и могли тратить каждое утро, стоя перед офисным копировальным аппаратом, всегда будет требоваться слишком много времени и слишком много ресурсов для создания бумажных заказов на работу даже с частью этой информации.

И даже если у вас есть время и вы управляете бумажной фабрикой, так что бумага практически бесплатна, техническим специалистам понадобились бы тачки только для того, чтобы таскать заказы на день.

В конце концов, в бумажных заказах на работу всегда содержится минимум информации, поэтому техническим специалистам приходится самостоятельно разбираться во многих вещах, устранять неполадки, когда они могут работать, тратя время всех на изобретение одного и того же колеса.

И когда технические специалисты тратят свое время, вы тратите свои деньги.

Этот небольшой фрагмент данных, вероятно, также полон мелких ошибок

Это наихудшая ошибка, потому что нет ничего хуже, чем «молчаливый» провал. Если вы сразу видите ошибку, вы можете ее исправить. Но когда он может легко пройти мимо вас, потому что он маленький, больше шансов на большую катастрофу позже.

Вот простой пример. Сзади есть два одинаковых морозильника, и один из них нуждается в осмотре, а затем в краткосрочном профилактическом обслуживании. Когда вы копируете информацию в бумажный заказ на работу, вы случайно записываете неправильный номер, что приводит к тому, что техники работают не с тем морозильником. Тот, который действительно нуждался в работе, игнорируется — до тех пор, пока не сломается от недостатка внимания.

И эти небольшие ошибки делают ваши отчеты о техническом обслуживании не только разочаровывающими и занимающими много времени, но и неточными

Мы тратим много времени на разговоры о том, как бумага затрудняет работу с данными, но стоит немного вернуться назад и спросить:«Зачем нам вообще нужны эти данные? Почему для нас важно иметь хорошие данные?»

Хороший вопрос. И ответ таков:знание — сила. А знание — это полдела. И куча других популярных высказываний и известных цитат, подчеркивающих важность знаний.

Когда у вас есть правильные цифры, вы можете принимать правильные решения.

Но когда вы вынуждены полагаться на бумагу, ваши цифры, скорее всего, всегда немного неверны. Во-первых, листок бумаги легко потерять, а это значит, что многие ваши данные просто исчезнут. Если вы хотите узнать, сколько вы потратили на техническое обслуживание в прошлом месяце, первый шаг — отследить все эти маленькие листочки бумаги. Сколько вы могли надежно получить? А еще есть небольшие ошибки в документах, которые вы можете собрать, которые усугубляются, когда вы пытаетесь написать отчеты.

Вернемся к тому примеру ошибочной идентификации морозильной камеры. В исходном рабочем задании была небольшая, но критическая ошибка, из-за которой команда работала не с тем активом. Оттуда ошибка усугубляется, когда вы добавляете неправильные цифры в ежемесячный отчет о техническом обслуживании. Теперь вместо того, чтобы знать, куда идут ваши деньги в бюджете, вы думаете, что они идут куда-то еще.

И когда вы пытаетесь использовать свои отчеты, чтобы лучше управлять графиком профилактического обслуживания, вы распространяете эту ошибку, продвигая ее вперед, где она может создать еще больше проблем для вас и команды обслуживания.

Даже беглый взгляд на рабочие задания в бумажной форме, и мы понимаем, почему почти все были в восторге от перехода к рабочим заданиям в виде электронных таблиц. Но они лишь привнесли новые проблемы.

Заказы на работу в виде электронных таблиц превращают ваши данные о техническом обслуживании в зомби

Здесь вы боретесь с противоположной проблемой с бумагой. Теперь вместо дефицита данных, которые легко теряются, у вас есть много данных, но вы никогда не сможете им полностью доверять.

Чтобы лучше понять основную проблему с электронными таблицами, мы должны начать с краткого обзора разницы между копией и версией файла.

Подумайте о стандартном рабочем процессе заказа на работу, основанном на электронных таблицах. Вы получаете запрос на техническое обслуживание и решаете создать заказ на работу. Хорошей новостью является то, что вы сидите за своим столом, поэтому вы можете быстро запустить настольный компьютер и получить доступ к своей программе работы с электронными таблицами. Оттуда вы можете ввести некоторую информацию, скопировать и вставить связанную информацию из шаблонов или старых рабочих заданий.

У вас есть исходный файл рабочего задания на рабочем столе.

Затем вы открываете свою учетную запись электронной почты, прикрепляете файл к электронному письму и отправляете его специалисту по обслуживанию. Но они никогда не получат этот файл. Вместо этого они получают его копию. Итак, теперь у вас есть оригинал на рабочем столе и копия на мобильном устройстве техника.

Как только этот технический специалист выполняет какую-либо работу, добавляет или изменяет что-либо в своей копии рабочего задания, этот файл превращается из копии в версию. Это похоже на оригинал, но настолько отличается, что ваша копия устарела. Помните, ничто не связывает эти два файла. Каждый раз, когда вы меняете один, другой становится все более и более устаревшим. Вы удвоили объем данных, которые у вас есть, но только половина из них актуальна. И если команда несколько раз делится этими файлами в качестве вложений электронной почты, количество устаревших данных увеличивается в геометрической прогрессии.

Это в основном зомби-данные.

Программное обеспечение CMMS — это безопасное решение для управления заказами на техническое обслуживание (включая графики профилактического обслуживания)

Для прямого сравнения яблок с яблоками давайте еще раз взглянем на список того, что вам нужно сделать с вашими данными:

• Создать
• Расставить приоритеты
• Назначить
• Захват
• Используйте

Просматривая список и рассматривая некоторые из этих элементов более внимательно, мы видим, насколько лучше современное решение CMMS может улучшить жизнь каждого.

Центральная база данных обеспечивает простоту, безопасность, надежность, актуальность и доступность всего

В основе хорошей CMMS лежит база данных, в которой безопасно хранятся все ваши данные. Это ключ к решению всех проблем, связанных с попытками использовать бумагу или электронные таблицы для проведения обслуживания. Вместо того, чтобы опасно разбрасывать ваши данные по миллиону маленьких кусочков бумаги, где их легко потерять или произвольно размножить в бесконечных ячейках электронной таблицы, у вас есть все в одном месте, где CMMS автоматически обновляет все это в режиме реального времени.

Создание рабочих заданий с помощью шаблонов

С центральной базой данных легко генерировать рабочие задания, заполненные данными, потому что все уже готово для добавления в рабочее задание. Хорошая CMMS даже поставляется с шаблонами, а это значит, что теперь вы можете добавлять подробные пошаговые инструкции и настраиваемые контрольные списки всего за несколько кликов. Нужно создать кучу заказов на профилактическое обслуживание? CMMS упрощает вам задачу, автоматически генерируя их в соответствии с вашим графиком PM.

Расставляйте приоритеты и назначайте рабочие задания с помощью информационных панелей

В отличие от бумаги и электронных таблиц, хорошая CMMS позволяет легко просматривать все заказы на работу одновременно, давая вам простую для понимания общую картину ваших операций. С чистыми и простыми инструментальными панелями все прямо перед вами, что упрощает понимание и организацию.

С бумагой вам понадобится так много заметок Post-it, что вы в основном оклеите свой офис обоями. А с электронными таблицами вам нужно будет подключить пять экранов к рабочему столу.

А затем, когда вы это организуете, современное программное обеспечение для управления рабочими заданиями позволяет легко назначать работу. Уведомляйте их с помощью уведомлений по электронной почте или смартфону, и как только они получат доступ к программному обеспечению, они смогут увидеть именно то, что вы им назначили, а также всю дополнительную информацию, которую вы упаковали в рабочее задание, чтобы помочь им эффективно закрыться.

Собирайте и используйте данные рабочих заданий в отчетах

Специалисты по техническому обслуживанию начинают потреблять данные из CMMS, но также быстро добавляют к ним новые данные. Каждый раз, когда они закрывают рабочий заказ, загружают изображение или добавляют комментарий к заданию или рабочему заданию, они добавляют данные.

Это именно то, что вы хотите. С помощью центральной базы данных эти новые данные поддерживают все в актуальном состоянии. Теперь вместо того, чтобы назначать рабочий заказ и никогда не знать, что с ним происходит, вы находитесь внутри цикла данных и можете отслеживать все из любого места.

Пока вы вошли в CMMS, вы подключены ко всему.

И вы можете не только увидеть эти данные прямо сейчас, но и использовать их позже. Поскольку вы знаете, что она точна и собирается CMMS в режиме реального времени (а не набросана на бумаге или миллион раз скопирована в разрозненные электронные таблицы), вы можете с уверенностью использовать ее для создания отчетов, чтобы отслеживать все, от ваших трудовых ресурсов до ваших запасов.

Какой из ваших активов стоил вам больше всего в прошлом месяце?

Как быстро вы можете прямо сейчас ответить на этот вопрос о ваших операциях по техническому обслуживанию? Если вы пытаетесь полагаться на бумагу или электронные таблицы, поиск правильного ответа требует большого количества пролистывания документов или переключения между файлами.

С правильной CMMS вся эта работа с цифрами будет сделана за вас. Вы даже можете быстро создавать легко читаемые и понятные графики и диаграммы с помощью модуля отчетности CMMS. Наконец, общая картина обслуживания находится прямо перед вами, а не прячется в стопках бумаги или в прикрепленных файлах электронной почты.

Дальнейшие шаги

Устали от бесконечных попыток опережать надвигающиеся катастрофы бумажных и электронных рабочих заданий? Это может быть менее драматично, и вы просто устали от постоянных низкопробных головных болей старомодного управления рабочими заданиями.

Пришло время обновить ваши рабочие процессы и понизить уровень проблем.

Начните с обращения к поставщикам CMMS, чтобы узнать больше о ваших возможностях.