Как найти и использовать данные рабочего задания

Прочтите полную серию академии рабочих заданий, включая наборы инструментов для создания лучших рабочих заданий, оптимизации графиков технического обслуживания, устранения невыполненных работ и т. Д.

История об утерянных и найденных данных рабочего задания

Нет данных - значит работать в темноте

У команды технического обслуживания Voltalia была большая проблема. Ежегодно они закрывали более 104 000 заказов на работу без каких-либо данных о них.

Производитель возобновляемой энергии и поставщик услуг понятия не имел, вызывает ли какой-либо из его PM поломки, а не предотвращает их. Или если он тратил рабочее время, запчасти и другие ресурсы на ненужную работу. Или если он назначал нужное количество людей для выполнения задачи. Или многое другое об их рабочих заданиях.

Переписываем скрипт для подсчета данных

Команда технического обслуживания Voltalia пообещала изменить это. По словам Васко Виейры, директора по техническому обслуживанию Voltalia, после многих лет работы над своей целью они достигли «100% улучшения в измерении ключевых показателей эффективности технического обслуживания».

Эти данные помогли компании выявить некоторые важные факторы повышения эффективности. Например, данные о рабочих заданиях показали, что одна команда каждую неделю тратила 40 часов на дорогу от офиса до удаленного объекта. Это означало добавление времени и затрат на каждую работу. Чтобы сэкономить время и деньги, компания построила небольшой вспомогательный офис рядом с удаленным офисом.

Мораль истории

Данные рабочего задания могут изменить способ работы групп технического обслуживания. Есть небольшие преимущества, такие как облегчение каждой работы для технических специалистов, которые в сумме дают более крупные, например снижение затрат на техническое обслуживание по всем направлениям. Voltalia - тому подтверждение.

Но эти данные часто упускаются из виду. Это не потому, что команды технического обслуживания считают это бесполезным. Это потому, что нелегко просмотреть тысячи заказов на работу. В этом посте представлены некоторые передовые методы, которые помогут упростить этот процесс, чтобы вы могли узнать о своих рабочих заданиях и использовать их, чтобы изменить ситуацию к лучшему в своей организации.

Как получить данные обслуживания из заказов на работу

Наиболее частым препятствием для использования данных о рабочих заданиях является наличие ненадежных данных или их отсутствие вообще.

«Прежде чем что-либо делать с данными рабочего задания, вы должны знать, что они есть и очищены. В противном случае все решения, которые вы примете впоследствии, будут ошибочными, - говорит Вишаха Шах, консультант по решениям в группе профессиональных услуг Fiix.

Чтобы начать работу с данными о рабочем задании, нужно пройти четыре этапа:

№1:определите свои цели

Некоторые данные полезны. Слишком много отвлекает. Наличие цели поможет вам провести грань между правильными и отвлекающими числами. Вот некоторые примеры цели:

• Создание программы профилактического обслуживания мирового уровня.
• Создание рациональной стратегии обслуживания.
• Использование технического обслуживания для увеличения пропускной способности предприятия.

# 2:Создайте свои измерения

Подумайте об областях вашей повседневной деятельности, которые могут отметить прогресс в достижении вашей цели. Вот некоторые примеры измерений в ваших рабочих заданиях:

• Процент оперативных и профилактических заказов на работу
• Количество неисправностей, обнаруженных во время PM
• Частота проведения реактивных работ на критически важных объектах.
• Количество ожидаемых и фактических рабочих часов.
• Размер незавершенных заказов на выполнение работ.

№3. Создавайте заказы на работу на основе этих показателей

Настройте заказы на работу, чтобы получить выбранные вами показатели. Для этого ваши рабочие задания должны быть созданы с учетом трех S:

• Стандарт:ваши рабочие задания должны каждый раз запрашивать одну и ту же информацию. Процесс создания, проверки, назначения, расстановки приоритетов и выполнения рабочих заданий должен быть как можно более стандартным.
• Конкретный:точно укажите то, что вы хотите знать. Например, если важны рабочие часы, спросите, сколько времени заняло выполнение каждой задачи, а не всего рабочего времени. Это позволит получить более точные данные и упростит быстрое определение ключевых показателей.
• Просто:вовлекайте в процесс сотрудников, которые часто составляют и выполняют заказы на работу. Эти данные помогут вам разрабатывать заказы на работу, которые легче заполнять, и повышают вероятность их выполнения.

Узнайте, как создавать заказы мирового класса от начала до конца

№4. Начните с малого и увеличивайте свой успех

Если вы потратили на это несколько месяцев, обнаруживать проблемы в своем процессе душераздирающе. Избегайте этого, начав с заказов на работу из одного актива или из одной области предприятия. Оттачивайте свои измерения, получайте быстрые результаты и масштабируйте процесс на другие части организации.

Как использовать данные рабочего задания для поиска и устранения проблем

Сбор данных о рабочих заданиях бессмыслен, если они не используются для решения проблем в вашей организации. На каждом предприятии есть свои проблемы, но три наиболее распространенных - это незапланированные простои, отложенные критически важные работы и работы, для выполнения которых требуется больше времени и ресурсов.

Как предотвратить простои оборудования

Вот несколько вопросов, которые нужно задать, чтобы выяснить причину реактивного обслуживания и как предотвратить повторение этого:

• Дополнительная задача не была создана или завершена? Убедитесь, что неудавшиеся проверки вызывают последующие высокоприоритетные действия и предупреждают нужных людей. Краткий список кодов ошибок поможет успешной последующей работе.
• Использовалась ли неисправная деталь во время ремонта? Убедитесь, что другие запчасти не неисправны. Если это так, свяжитесь со своими поставщиками, чтобы найти новых.
• Были ли задачи из предыдущего рабочего задания пропущены или выполнены неправильно? Просмотрите свой список задач и исправьте все нечеткие инструкции, которые могли привести к пропущенным задачам. Дополняйте списки задач, прикрепляя истории активов, диаграммы, изображения и руководства.
• Было ли плановое обслуживание пропущено до сбоя? Отметьте критически важную работу как приоритетную и сделайте ее видимой в любой имеющейся у вас системе, пока она не будет выполнена.
• Производительность была выше нормальной / запланированной, была ли она выполнена неправильно или была изменена ?:Просмотрите свои графики технического обслуживания и проконсультируйтесь с командой по эксплуатации, чтобы создать более строгие СОП на случай увеличения или изменения производства.

Как предотвратить задержку работ

Данные рабочего задания могут помочь вам найти и исправить рабочие задания, на получение которых потребовалось так много времени:

• Запасные части и расходные материалы отсутствовали. Изучите процесс закупки этих запчастей, включая сведения о минимальных количествах и о том, кто может отправлять заказы на закупку, чтобы у вас больше никогда не возникало дефицита рабочих мест.
• Проблема не была идентифицирована должным образом или инструкции отсутствовали. Посмотрите, может ли описание рабочего задания, коды сбоев и список задач быть более четкими. Прикрепите к заказу на работу фотографии, руководства, СОП или другую документацию.
• Экстренный заказ на работу отвлекает ресурсы:этого не всегда можно избежать, но он может сказать вам, что задача слишком велика. Разбейте его на более мелкие задачи, чтобы расставить приоритеты по частям работы.
• Произошел конфликт расписания с производством:поговорите с оператором о том, почему необходимо техническое обслуживание актива. Подумайте о том, чтобы возложить на операторов незначительные обязанности по техническому обслуживанию, связанные с рабочим заданием.
  Включите операции с вашей стратегией технического обслуживания
• Человек / люди, назначенные для работы, не обладали необходимыми навыками:четко укажите в запросе на работу, какие навыки или сертификаты необходимы для определенных типов обслуживания.

Как предотвратить выполнение работы дольше, чем следовало бы

В графиках технического обслуживания нет места для ошибок. Когда работа идет долго, возникает большой эффект домино. Заказы на выполнение работ могут дать вам представление о том, почему они занимают больше времени, и о том, как решить эту проблему.

Узнайте, как устранить все недостатки в вашем графике обслуживания

• Он был назначен не тому человеку:работа займет больше времени, если техник не обладал нужными навыками. Стандартизированные рабочие запросы позволяют каждому узнать, кого нужно назначить. Добавьте как можно больше руководств, изображений, диаграмм и других ресурсов в рабочие задания, чтобы помочь техническим специалистам, не знакомым с задачей.
• Ожидаемое время выполнения было слишком маленьким:ожидаемое рабочее время следует увеличить, если выполнение рабочего задания постоянно занимает больше времени, чем указано.
• Список задач был слишком большим или непонятным:присоединяйтесь к опытному специалисту, который выполняет заказ на работу, шаг за шагом документируйте свои действия и создавайте списки задач с этой информацией. Укажите ожидаемые часы для каждой задачи в рабочем порядке, чтобы знать, какие из них вызывают проблемы.
• Для этого рабочего задания было назначено недостаточно технических специалистов:это может быть не работа для одного (или двух, или трех) человек.
• Во время выполнения рабочего задания была проделана дополнительная работа:разработка процессов, которые помогут техническим специалистам создавать отдельные рабочие задания и определять их приоритетность для дополнительных корректирующих ремонтов.
• Было трудно найти детали и расходные материалы:соберите вместе все детали и расходные материалы, необходимые для выполнения общих и критических заказов, чтобы к ним можно было быстро получить доступ.

Как добиться успеха с помощью данных о рабочих заданиях

Что произойдет, если вы захотите сделать следующий шаг и начать анализировать сотни или тысячи заказов на работу? На этот вопрос есть три ответа:

• Расставляйте приоритеты заказов на работу, чтобы сосредоточить внимание на наиболее важных.
• Нанять больше людей для анализа заказов на выполнение работ.
• Инвестируйте в систему, которая сделает все это за вас.

Как расставить приоритеты для заказов на работу

«Если у вас мало времени и ресурсов, сосредоточьтесь на реактивных заказах на работу», - говорит Стюарт Фергюссон, руководитель отдела инженеров по решениям Fiix.

По словам Стюарта, определение того, как заказы на выполнение работ способствовали сбоям, поможет вам перейти к надежной программе профилактического обслуживания.

Если у вас заблокированы заказы на выполнение работ по реактивному техническому обслуживанию, следующим приоритетным пакетом будут предстоящие заказы на работу с высоким риском. Это работа, которая потенциально может пойти не так, как надо, в том числе работа с критически важными активами, работа, которая не выполнялась долгое время, или большие и сложные проекты.

Если вы можете втиснуть еще несколько рабочих заданий, Стюарт рекомендует анализировать дорогостоящую работу. Повышение эффективности этих проектов окажет большое влияние. Посмотрите на работу, которая требует большого количества рабочей силы, основных компонентов и запланированного простоя производственных активов.

Как оправдать увеличение ресурсов для вашей команды

Результаты - это валюта, необходимая для того, чтобы убедить начальника в том, что вам нужен еще один человек в вашей команде. Выделите проблемы, которые вы обнаружили и исправили, анализируя и оптимизируя рабочие задания. Например, сколько отказов вы выявили и предотвратили? Вы снизили стоимость проектов, помогая техническим специалистам работать более эффективно? Нет слишком маленького выигрыша.

Покажите влияние этого успеха, если он был достигнут в большем масштабе. Если вы сэкономите десяток рабочих часов на одном рабочем задании, представьте, сколько рабочих часов можно было бы сэкономить на 100 рабочих заказах.

Подчеркните суть дела, описав волновой эффект, который это может вызвать при техническом обслуживании. Если кто-то может отвлечься от вашей работы, это может означать меньшее отставание. Или дополнительное обучение операторов для выполнения рутинных работ по техническому обслуживанию, освобождающее вашу команду для выполнения больших проектов. Сосредоточьтесь на том, где новый сотрудник может косвенно повысить ценность.

Программное обеспечение для анализа заказов на работу

Практически каждая платформа аналитики технического обслуживания фокусируется на данных об активах. Не так-то просто найти систему, которая углублялась бы в заказы на работу. До сих пор.

Аналитика заказов на работу, основанная на Fiix Foresight, может анализировать тысячи заказов на работу за считанные минуты и сообщать вам, какая работа вызвала сбои, просроченную работу, дополнительное рабочее время или другие проблемы. В отчете с аналитической информацией о рабочих заданиях просматриваются все ваши рабочие задания, сравниваются похожие и определяются наиболее рискованные из них путем обнаружения выбросов.

Например, у вас может быть много одного и того же актива на нескольких объектах с сотнями менеджеров по ремонту в год на этих активах. Если количество задач для одного PM вдвое меньше, чем для других, аналитика рабочего задания уловит это. Выявите эту проблему, измените список задач и не пропустите важный шаг в планировании обслуживания.

Это лишь малая часть того, на что способна статистика по заказам на работу. Подробнее о том, как работает отчет, как он выглядит и т. Д., Можно узнать здесь.

Все, что вы только что прочитали, в трех предложениях

1. Создание успешной стратегии данных рабочего задания включает определение ваших целей, выбор показателей и критериев, соответствующих этим целям, создание рабочих заданий, в которых собираются эти показатели, и апробирование вашего подхода.
2. Изучение рабочих заданий, выполнение или выполнение которых занимало слишком много времени и которые были выполнены в ответ на сбои, поможет вам определить области рабочего задания, требующие точной настройки, и предотвратить повторное возникновение этих проблем.
3. Масштабирование вашего успеха с помощью данных о рабочих заданиях зависит от трех вещей:приоритезации рабочих заданий, количественной оценки успеха, чтобы оправдать дополнительные ресурсы, и вложения средств в системы рабочих заданий, которые могут выполнять утомительный и трудоемкий анализ.