Прохождение тестов на COVID-19:учебные заведения и школьное программное обеспечение CMMS

COVID-19 создает уникальные проблемы для всех, особенно для руководителей объектов и технического обслуживания, отвечающих за безопасность людей и эксплуатацию активов. Мы хотим поделиться способами, которыми вы можете защитить свою команду и организацию как во время полного, так и частичного отключения, а затем, когда все снова откроется. Мы рассмотрим конкретно школы и кампусы, но информация применима ко всем отраслям.
Цели все те же. Держите людей в безопасности и активы в рабочем состоянии. Но то, как вы это делаете, будет изменено.

Настройте новые графики санитарной обработки с помощью программного обеспечения CMMS

Раньше вы, вероятно, больше думали о чистоте. Мытье грязных полов и вытирание пятен от отпечатков пальцев. Но сейчас чистоты недостаточно. Новый стандарт выше. Вещи нужно дезинфицировать. Сосредоточьтесь на поверхностях, к которым регулярно прикасаются. К ним относятся:

• Дверные ручки
• Выключатели света
• Столы
• Поручни
• Клавиатуры и сенсорные экраны
• Кнопки лифта
• Ручки для унитаза

Список будет варьироваться в зависимости от вашего объекта. Например, в большинстве начальных школ нет лифтов. Но, как правило, если в течение дня к поверхности прикасаются, чаще дезинфицируйте ее.

Проблема в том, что эта работа критична, ее легко сделать неправильно, и нет времени на обучение. Это нужно сделать правильно, с самого начала.

Как обеспечить правильную дезинфекцию поверхностей?

Используйте шаблоны заказов на работу с программным обеспечением CMMS, чтобы постоянно обмениваться важной информацией

Чтобы обеспечить надлежащую очистку поверхностей, создайте шаблоны, чтобы вы могли легко копировать важные инструкции и информацию в новые рабочие задания. Помните, что недостаточно иметь рабочие наряды для санитарии. Вам нужны те, которые объясняют, как провести максимально полную дезинфекцию.

Вы можете и должны упаковать большое количество информации в рабочее задание программного обеспечения CMMS, в том числе:

• Пошаговые инструкции
• Настраиваемые контрольные списки
• Цифровые изображения, схемы и документы
• Полная история заказов на работу с объектами
• Интерактивные планы этажей и участков

В рабочие задания, связанные с санитарной обработкой, обязательно включите инструкции по правильной подготовке и безопасному использованию продуктов.

Сведение и обработка

Это зависит от продуктов, которые использует ваше учреждение. В некоторых случаях вам нужно смешать химикаты перед их использованием. В других все поставляется предварительно смешанным. Убедитесь, что рабочие задания включают информацию о том, как подготовить продукты, включая все необходимые средства индивидуальной защиты. Многие чистящие средства вызывают коррозию, а перчатки и защитные очки или лицевые щитки помогают защитить от контакта с кожей и глазами.

Вы также должны включить информацию о том, какие химические вещества не следует смешивать. У техников может возникнуть соблазн смешать немного каждого чистящего средства в «суперчистящее средство», но результаты могут быть токсичными. При смешивании аммиака и отбеливателя образуются пары хлорамина, которые могут обжечь горло и глаза. Смешивание медицинского спирта и отбеливателя дает хлороформ и соляную кислоту. Низкий уровень вызывает головокружение, а более высокий уровень вызывает повреждение кожи, глаз, легких, почек, печени и, в конечном итоге, смерть.

Тип, порядок использования и время контакта

Чистящие средства — это не то же самое, что дезинфицирующие средства, и для достижения наилучших результатов необходимо использовать правильные продукты в правильном порядке.

Как правило, чистящие средства используются для удаления жира и органических материалов перед дезинфекцией. После очистки поверхности можно нанести дезинфицирующее средство, содержащее химические вещества, убивающие микробы. Люди часто думают, что использование большого количества «смазки для локтей» — лучший способ очистки, но при дезинфекции сначала нужно дать продуктам достаточно времени для контакта, чтобы они подействовали.

Как безопасно смешивать и правильно использовать чистящие средства, можно найти в рабочих заданиях, пошаговых инструкциях и настраиваемых контрольных списках в рабочем задании CMMS. А используя шаблоны, вы можете включить всю эту информацию в каждое рабочее задание, связанное с санитарией. Если вам нужен новый заказ на работу, начните с заполненного информацией шаблона, а затем добавьте любую дополнительную информацию.

Некоторые школы и университетские городки создают новые учебные материалы для технических специалистов, чтобы они могли получить всю информацию, необходимую для безопасной и эффективной работы. Но это процесс, в ходе которого все сертифицируются как обученные, и не все могут пройти обучение одновременно. Чтобы обойти это, вы можете проверить профили техников, прежде чем назначать им задачи, чтобы убедиться, что они прошли необходимое обучение.

Добавление санитарного расписания — это только часть решения. Что еще вы должны делать по-другому?

Скорректируйте графики профилактического обслуживания с помощью программного обеспечения CMMS

Помимо новых санитарных задач, вам также следует увеличить часть существующего графика профилактического обслуживания. Если у вас нет программы, сейчас самое время ее запустить. Как правило, профилактическое обслуживание обеспечивает:

• Увеличение времени безотказной работы
• Увеличение срока службы объекта
• Более простое управление запасами
• Повышенная эффективность
• Повышенная безопасность

Все это важно, но в связи с COVID-19 они стали критически важными.

Поднимите несколько личных сообщений

Организации из разных отраслей вынуждены сокращать все возможные расходы. А это означает, что отделы технического обслуживания должны делать больше с меньшими затратами, обходиться меньшим количеством техников и более пристально следить за затратами. Последнее, что вам сейчас нужно, — это незапланированные простои важного актива. Сейчас не время, чтобы котел перестал работать. Чтобы все, что вам нужно, оставалось в сети, увеличьте частоту и объем профилактического обслуживания критически важных активов.

Приостановить некоторые личные сообщения

В то же время есть некоторые менеджеры проектов, о которых вы, возможно, захотите вообще отказаться. Например, в начальной школе нет необходимости периодически проверять игровые конструкции на открытом воздухе. В большинстве областей они запрещены. В большом кампусе колледжа отделы могут приостановить плановое техническое обслуживание некоторых активов на кухнях столовых. Большинство простаивающих объектов не требуют такого же внимания.

Приостановка PM также может помочь с отчетами. В конце месяца вам не нужно пробираться через кучу пропущенных PM, которые вы все равно не должны были делать. Может быть, имеет больше смысла приостановить их на данный момент, освободив вас, чтобы использовать время вашего отдела таким образом, который лучше соответствует текущей ситуации. Подумайте об этом так:у вас может быть график полива газона каждое воскресенье вечером летом, но нет смысла следовать этому графику, когда в воскресенье днём была гроза.

Хорошая CMMS позволяет приостанавливать и воспроизводить расписание PM всего несколькими щелчками мыши.

Переключиться на забытые личные сообщения

Имея больше времени для работы, вы, наконец, можете наверстать упущенное на профилактическом обслуживании, которое отошло на второй план. У вас есть время инвестировать во все эти небольшие проекты, которые могут привести к повышению надежности и эффективности. Вы также можете использовать это время для улучшения рабочих процессов в будущем. Это может включать внедрение программного обеспечения CMMS. Даже в лучшие времена некоторым отделам технического обслуживания сложно поддерживать обычный темп работы, а также собирать и систематизировать данные для внедрения программного обеспечения CMMS. Пока производственные линии не работают и офисные помещения не используются, вы можете настроиться на успех, когда все снова начнет работать.

Частью планирования профилактического обслуживания является обеспечение наличия нужных деталей и материалов в нужное время. Если вы планируете починить экран проектора в классе, для этого вам нужны нужные детали. Итак, как лучше всего управлять запасами?

Защитите критически важные цепочки поставок с помощью автоматизированного управления запасами с помощью программного обеспечения CMMS

Цель управления запасами состоит в том, чтобы иметь нужную деталь в нужное время и по правильной цене. Когда вы просчитались и у вас нет нужной детали, когда она вам нужна, вы обычно можете компенсировать это, заплатив немного больше за экспресс-доставку. Как правило, у вас не всегда может быть нужная деталь, когда она вам нужна, но, проявив немного терпения и денег, вы в конечном итоге можете ее получить. Но COVID-19 оказывает новое давление на цепочки поставок. Больше, чем когда-либо, здесь нет места ошибкам. Поскольку время выполнения заказов увеличивается, вам необходимо получать заказы задолго до того, как они закончатся.

Это можно сделать с бумагой или электронными таблицами, но программное обеспечение CMMS проще. Во-первых, он использует детали и материалы, связанные с рабочими заданиями, чтобы поддерживать инвентаризацию в актуальном состоянии в режиме реального времени. Вернемся к примеру с экраном проектора. Как только рабочее задание закрыто, программное обеспечение удаляет связанные детали из инвентаря. Вы всегда точно знаете, сколько у вас есть в резерве. Во-вторых, как только это число опускается ниже настраиваемого минимума, программное обеспечение отправляет вам предупреждение, сообщая, что пришло время изменить заказ. Модуль закупок автоматизирует множество следующих шагов, упрощая поиск поставщиков.

Школьные подразделения и крупные кампусы с несколькими объектами также могут извлечь выгоду из совместного использования инвентаря. Изнутри программного обеспечения CMMS они могут легко проверить все запасы. В настоящее время будет намного проще получить дополнительные детали и материалы на другом объекте, чем заказывать у поставщика.

Планировать работу — это одно, а следить за ее выполнением — совсем другое. Вам нужен способ убедиться, что график профилактического обслуживания соблюдается. Как обеспечить прозрачность и обеспечить подотчетность?

Отслеживание рабочих заданий с помощью категорий и отчетов

Планирование санитарии и профилактического обслуживания — это первый шаг, но затем вам нужно отслеживать задачи, связанные с COVID-19, чтобы убедиться, что ничего не ускользает. Одним из способов является добавление категорий в рабочие задания по требованию и профилактическое техническое обслуживание. Если вы работаете с бумагой, вы можете просто отметить дату желтым маркером. В электронных таблицах вы можете использовать другой цвет шрифта. Затем, когда вы создаете отчеты, вы можете собрать воедино все критически важные рабочие задания.

Вам нужно посмотреть

• Количество завершенных PM
• Количество PM, выполненных вовремя
• Процент PM, завершенных вовремя

С системой на основе бумаги или электронных таблиц это отнимает много времени, но выполнимо. С программным обеспечением CMMS и автоматически сгенерированными отчетами это намного проще. Поместите все связанные заказы на работу и PM в одну категорию, и программное обеспечение сможет извлечь все данные, создать графики и рассчитать ключевые показатели эффективности.

Независимо от того, как вы составляете отчеты, рекомендуется увеличить частоту. Если в ваших процессах есть пробелы, вам нужно найти и устранить их немедленно.

Удаленная работа с программным обеспечением CMMS

Необходимость социального дистанцирования является одной из самых больших проблем. Если ваша команда привыкла работать вместе, обмениваться информацией в устной форме и иметь возможность подойти и задать вопросы, когда они застряли, COVID-19 оказывает огромное влияние. Может показаться невозможным работать эффективно, когда все то, что мы считали само собой разумеющимся, возможность работать плечом к плечу и разговаривать лицом к лицу, внезапно исчезает. Как вы можете организовать свою команду, если никто не может сделать такую ​​простую вещь, как зайти к вам в офис?

Вам нужно найти новые каналы коммуникации, которые будут понятными и надежными. Вам нужны способы стандартизировать информацию, чтобы она легко перемещалась между членами команды. Кроме того, вам нужен способ держать всех в курсе, чтобы обновлять информацию в режиме реального времени.

Существует множество вариантов, включая групповые электронные письма и телефонные деревья. Если вы уже использовали их, вы знаете все о недостатках. Программное обеспечение CMMS, поддерживаемое облачными вычислениями, позволяет вашей команде оставаться на связи даже издалека. Все данные отдела хранятся в одной центральной базе данных, где они резервируются и хранятся в безопасности. Но это более чем безопасно, это доступно. Вы и ваша команда можете войти в систему с любого компьютера, ноутбука или мобильного устройства, подключенного к Интернету. Когда вы находитесь внутри CMMS, не имеет значения, где вы находитесь. Вы можете:

• Создание, назначение и отслеживание рабочих заданий
• Планирование и отслеживание задач профилактического обслуживания
• Управление инвентарем
• Автоматическое создание отчетов

Все, что мы рассмотрели, вы можете делать удаленно.

Hippo CMMS и вы

Такое ощущение, что пандемия COVID-19 все изменила, и все пытаются справиться с большой неопределенностью. Но одно никогда не изменится. Мы всегда будем здесь, чтобы помочь. Если у вас есть вопросы о CMMS и образовательных учреждениях или о любой другой отрасли, сейчас самое время связаться с нами.