Возможности CMMS в прошлом, настоящем и будущем

Технологические достижения сделали программное обеспечение CMMS более доступным и простым в использовании, но цели обслуживания не изменились. Избегайте проблем, когда можете. Если вы не можете, исправьте их эффективно.

Старая CMMS

Таким образом, «почему» отделов технического обслуживания не изменилось, но «как» определенно изменилось. Невероятно, как далеко продвинулась индустрия за последние 50 лет. Давайте взглянем на краткую историю.

Локальная CMMS с перфокартами

Системы первого и второго поколения зависели от гигантских локальных мейнфреймов, и основным событием этого периода стал переход от перфокарт к бумажным формам. В конце каждой смены технические специалисты отдела технического обслуживания передавали свои заполненные документы клеркам по вводу данных, которые затем вводили все в компьютер на месте. Поскольку эти системы были очень дорогими как в установке, так и в обслуживании, их могли себе позволить только крупные организации с интенсивным использованием активов.

Локальная CMMS с терминалами

В 1980-х годах, с появлением миникомпьютеров, цены упали настолько, что даже некоторые компании среднего размера смогли внедрить системы CMMS. Стоит щелкнуть ссылку, чтобы получить представление о том, что означает «мини-компьютер» в этом контексте. Возможно, вы думаете о чем-то совсем другом. Мэйнфреймы занимают целую комнату. Мини может занять место в гардеробной. На этом этапе все еще было локально, но бумаги было немного меньше. Техники могли получить доступ к терминалам, расположенным по всему объекту, после того, как они закрыли заказ на работу, чтобы ввести основную информацию.

К 1990-м годам стало доступно все больше и больше CMMS-платформ, но они все еще были ограничены по сравнению с сегодняшним днем. Например, им не хватало истории заказов на работу и отслеживания затрат. По сути, платформы CMMS того времени могли собирать информацию, но не умели с ней что-то делать.

Облачная CMMS с мобильными устройствами

Старые системы размещались на серверах компаний, что делало их внедрение и обслуживание дорогими. Вы должны были инвестировать в оборудование, а затем содержать ИТ-отдел, чтобы поддерживать его в рабочем состоянии. Даже на самое простое обновление или патч уходило много времени и денег, потому что все должно было быть согласовано с вендором и ИТ-отделом вашей компании.

Как только провайдеры перешли в облако, все действительно начало меняться. Вместо того, чтобы покупать серверы, а затем нанимать ИТ-отдел для их обслуживания, компании любого размера могли быстро подписаться на услугу на основе подписки, и если они были недовольны программным обеспечением, они могли довольно легко уйти. Теперь опробовать платформы CMMS смогли не только многие небольшие компании, но и компании, не являющиеся производителями. В прошлом CMMS имела смысл только для крупных производственных организаций. Но когда цены упали, интерес вырос во многих отраслях, в том числе:

• Некоммерческая организация
• Муниципальный
• Здравоохранение
• Спорт и отдых
• Образование

Второе большое изменение было связано с доступностью. В прошлом технические специалисты были привязаны к своей CMMS. Во-первых, это были перфокарты. Затем с бумажными формами или электронными таблицами. С облачными системами они больше не были связаны цепочкой; они были подключены . С любого компьютера или мобильного устройства, подключенного к Интернету, они могли получить доступ к рабочим заданиям с большим объемом данных.

Современная CMMS

Мы видим, что было много изменений в том, как поставляются системы, но как насчет функций CMMS? Много ли изменений произошло?

Давайте ответим на этот вопрос, рассмотрев два наиболее важных модуля:профилактическое обслуживание и управление рабочими заданиями. Когда Бегемот беседует с людьми, заинтересованными в том, чтобы начать использовать новую CMMS или перейти на нее, эти два аспекта всегда считаются очень важными.

Раньше, когда у Hippo было намного меньше клиентов, мы провели опрос и выяснили, что профилактическое обслуживание и управление рабочими заданиями были двумя модулями, которые люди считали наиболее важными.

Затем, совсем недавно, и теперь с более чем тысячей респондентов мы снова провели опрос. Результаты примерно такие же.

Итак, имеет смысл рассмотреть особенности, связанные с этими двумя модулями. О них больше всего заботятся отделы технического обслуживания.

Профилактическое обслуживание

Легко понять, почему отделам технического обслуживания нужны функции CMMS, которые позволяют им переключаться с реактивного обслуживания на профилактическое. В обслуживании, как и в остальной жизни, унция профилактики стоит фунта лечения. И помимо всех денег, которые компания экономит за счет сокращения простоев и сверхурочных часов, профилактическое обслуживание просто делает день менее напряженным. Вместо старой модели работать до отказа, а затем пытаться восстановить линию, когда операторы смотрят на часы, а руководство смотрит на результат, технические специалисты могут планировать работу заранее, а затем идти домой в пять часов.

Создав рабочие задания, вы можете добавить их в свой календарь профилактического обслуживания. CMMS автоматически отправит напоминания.

Управление заказами на работу

Современные CMMS оптимизируют заказы на работу, централизуя их. Все, от подачи заявок до отслеживания рабочих заданий и использования собранных данных для отчетности, можно сделать из CMMS. Например, оператор замечает, что пресс время от времени заедает, и появляется новый звук, которого он раньше никогда не слышал. Используя CMMS, они отправляют заявку, которая уведомляет начальника отдела технического обслуживания. Посмотрев на билет, они решают, что оператор может что-то понять. Таким образом, они создают насыщенный данными заказ на работу, расставляют приоритеты и назначают его техническому специалисту. После закрытия рабочего задания руководитель получает предупреждение, замыкая цикл. В некоторых случаях оператору будет отправлено электронное письмо, чтобы они знали, что их проблемы были решены. Они могут получить один, когда билет будет впервые принят, а затем еще один, когда он будет закрыт.

Информация, собранная с помощью закрытого рабочего задания, может затем использоваться модулем отчетности, помогая супервайзеру быстро и легко создавать отчеты. Отслеживание затрат и других ключевых показателей эффективности дает им общую картину, которая им необходима, чтобы действительно понять производительность своего отдела. В отраслях, находящихся под сильным контролем государства, эти отчеты имеют решающее значение для подтверждения соблюдения требований.

Чтобы система работала, вам нужны заказы на работу с большим количеством информации, упакованной в них. Давайте быстро рассмотрим это дальше.

Заказы на работу с большим объемом данных

Давно прошли те времена, когда наряды на работу представляли собой несколько основных инструкций, записанных на ксерокопированной форме. Вы когда-нибудь задумывались, почему старые техники, как правило, обладают энциклопедическими знаниями об объекте? Потому что когда-то это было требованием. Когда рабочие задания содержали так мало информации, техническим специалистам приходилось хранить много информации в рабочей памяти, что 1) очень впечатляет и 2) большая проблема для организации, когда технический специалист уходит на пенсию и забирает все свои знания с собой.

На самом деле существует великая городская легенда, иллюстрирующая эту проблему. В одной из многих версий у менеджера возникли проблемы на одном из его заводов, и он зовет на помощь недавно вышедшего на пенсию техника. Техник обходит пару машин, достает небольшой кусочек мела и ставит крестик на одной из труб. Позже он отправляет менеджеру счет на 5000 долларов. Когда менеджер требует детализированную версию, он отправляет обратно «Стоимость мела:1 доллар. Зная, где отметить X:4999 долл. США».

Современный заказ на работу CMMS содержит все, что нужно техническим специалистам для эффективной работы и быстрого закрытия. Доступны из заказа на работу, и это неполный список:

• Интерактивные карты этажа
• Цифровые схемы и руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию.
• История обслуживания и ремонта объектов
• Настраиваемые пошаговые инструкции

А поскольку резервная копия всей информации надежно хранится в CMMS, отделам никогда не придется беспокоиться о потере организационной памяти и ноу-хау.

Мобильные приложения для обслуживания

Когда CMMS впервые переместилась в облако, вы могли получить к ней доступ либо со своего рабочего стола, либо через адаптивную мобильную версию. По сути, CMMS могла определить, что вы используете мобильное устройство, и переключалась на меньший макет, чтобы приспособиться к меньшему экрану.

Но теперь поставщики CMMS предлагают мобильные приложения для обслуживания, которые находятся прямо на вашем интеллектуальном устройстве. А поскольку они напрямую связаны с программным и аппаратным обеспечением устройства, приложения работают стабильнее, быстрее и предлагают больше функций.

Push-уведомления

В более старых мобильных версиях технические специалисты могут быстро и легко получить доступ к своим назначенным заказам на работы по требованию и профилактическому обслуживанию. Но им нужно войти в систему и проверить наличие новых. Для менеджеров по обслуживанию это может вызвать задержки между тем, когда они назначают работу, и тем, когда технические специалисты узнают об этом.

Но с мобильными приложениями менеджеры по обслуживанию могут использовать push-уведомления. Теперь, как только они назначают новый заказ на работу, телефон техника звонит или вибрирует и отображает сообщение на экране. Когда критический актив вышел из строя, менеджеры по техническому обслуживанию должны связаться со своей командой как можно ближе к реальному времени.

Сканирование штрих-кода

Для заказов на работу по запросу техническим специалистам легко увидеть, какой актив нуждается в ремонте. Это тот, который простаивает, разбрызгивает жидкости или курит. Но для продакт-менеджеров, когда это просто инспекции или задачи по техническому обслуживанию, может быть гораздо сложнее найти нужный актив. И это особенно верно, когда у вас есть ряд одинаковых активов и оборудования подряд. Например, на крыше может быть ряд блоков HVAC или набор насосов в подвале.

Но с помощью встроенной в мобильное устройство камеры технические специалисты могут быстро сканировать штрих-коды, чтобы подтвердить, что у них есть нужный актив. Все, что они делают, — это сканируют этикетку, чтобы получить доступ к полной информации об активе, включая серийные номера, изображения и связанные с ними рабочие задания.

Прямая загрузка изображений

Технические специалисты также могут использовать камеру, чтобы быстро снимать и затем загружать изображения в открытое рабочее задание, открывая прочную линию связи между собой и остальной частью команды.

Техники могут использовать изображения, чтобы показать, что они делают. Например, технический специалист работает над большим активом, в котором внутренние компоненты расположены друг над другом. Когда они вытаскивают части для работы над приведенными ниже, они могут делать снимки, чтобы задокументировать каждый шаг, создавая надежную запись своей работы с возможностью поиска. Когда они соберут все обратно, они могут загрузить еще одно изображение, чтобы запросить удаленный визуальный осмотр. Менеджер по техническому обслуживанию или другой сотрудник отдела может перепроверить работу, не тратя время на посещение актива.

Техники также могут использовать изображения, когда они точно не знают, что делать. Вместо того, чтобы тратить время на беготню по объектам в поисках помощи, они могут загрузить изображение актива в наряд на работу и попросить совета. Фактически, они также могут добавлять комментарии к задачам и рабочим заданиям с помощью приложения. Вместо картинки они могут напечатать свои комментарии. Техники, которые медленно печатают большим пальцем, могут использовать функцию преобразования текста в речь смартфона.

Офлайн-синхронизация

Мобильные веб-версии хороши, но вы можете использовать их только тогда, когда находитесь в сети, и это создает ограничения для технических специалистов. Как только они выходят за пределы досягаемости, они теряют доступ к CMMS. И технические специалисты нередко работают там, где доступ в Интернет ограничен или невозможен. Даже в самом высокотехнологичном здании доступ в Интернет может быть неравномерным во втором подвале рядом с котлами.

Однако мобильные приложения для обслуживания по-прежнему работают в автономном режиме. Поскольку они хранят часть своих данных непосредственно на жестком диске мобильного устройства, технические специалисты могут получить к ним доступ даже в автономном режиме. Что еще более важно, они по-прежнему могут вводить информацию в приложение в автономном режиме.

Поговорка о данных верна:мусор на входе, мусор на выходе. Это означает, что если вам нужны надежные данные, вам нужно помочь техническим специалистам вводить данные, пока они еще свежи в их памяти. В старых системах техническим специалистам приходится ждать, пока они не вернутся в зону действия, прежде чем они смогут обновить CMMS. Но с приложением они вводят данные в режиме реального времени. Затем приложение сохраняет данные в целости и сохранности до тех пор, пока не сможет повторно подключиться к базе данных CMMS.

Завтрашняя CMMS:превентивная и предупредительная

Прогностическое обслуживание, вероятно, найдет место во многих отделах технического обслуживания будущего. В то же время присущие ему ограничения означают, что он, скорее всего, не будет принят повсеместно. Во многих ситуациях это просто не имеет экономического смысла.

Но сначала краткое объяснение. Профилактическое обслуживание использует Интернет вещей, где все само контролируется и все взаимосвязано. Таким образом, ваш холодильник знает, когда у вас заканчивается молоко, и сообщает об этом навигационной системе в вашем автомобиле, которая затем напоминает вам купить молоко, когда вы находитесь рядом с продуктовым магазином. Или холодильник просто автоматически закажет вам больше молока.

В промышленных условиях активы оснащены датчиками, чтобы предупредить обслуживающий персонал о потенциальных проблемах. И это важно понимать здесь. Технология не сообщает о проблемах, которые уже произошли. Вместо этого он использует данные для прогнозирования вероятности возникновения проблемы.

Например, если актив слишком сильно вибрирует, масло имеет неправильный цвет или все становится слишком горячим, CMMS отправляет предупреждение. Таким образом, вы можете не проверять насосы раз в месяц на наличие признаков износа. Вместо этого вы ждете, пока CMMS не заметит, что 1) они слишком сильно вибрируют и 2) в последний раз их проверяли шесть месяцев назад. By collecting data from interconnected sources (the sensors and the pumps’ work order history), the CMMS decides what to do.

But what if those pumps are not really expensive and have a low criticality? If they stop working, it’s more of a pain in the neck and less a major problem. Remember, the sensors are expensive and can be tricky to set up, so you might have to bring in a third-party vendor. In that case, you’re better off staying with PMs. And for a lot of assets, this will be the case:the cost of setting up predictive maintenance will be too high when weighed against the expected benefits.

Дальнейшие шаги

Looking at the past, present, and future of maintenance is more than an interesting lesson in history, more than a fun guessing game about the future. It’s a way to better understand your own current maintenance operations. Where would you place your department on the timeline? Are you back in the 90s? Has your department reached the new millennium yet? Maybe you’re on the cutting edge.

Once you discover where you are, it’s time to think about where you want to be and how you can get there. For departments that feel they’re behind and want to get caught up, a modern CMMS software is a great start.