Определение преимуществ CMMS с помощью простого анализа рентабельности

Положительная окупаемость инвестиций (или ROI) является важным показателем, который необходимо доказать перед принятием решения об инвестициях в бизнес. В большинстве случаев рентабельность инвестиций рассчитывается в контексте инвестиций в маркетинг и продажи для расширения осведомленности организации или клиентской базы. Помимо того, что это один из самых важных показателей, на основе которого принимаются решения, он также может быть одним из самых сложных показателей для расчета, особенно когда речь идет о системах CMMS.

Давайте посмотрим на формулу рентабельности инвестиций:ROI CMMS =(ценность — стоимость) / стоимость.

Кажется простым, верно? Угадай еще раз. Определение переменной «значение» CMMS — сложная задача, и она становится все более сложной по мере того, как масштабируются ваши операции. Поскольку ценность находится в областях экономии затрат, руководители предприятий обращают внимание на данные об обслуживании, такие как:

• Срок службы активов и оборудования,
• Сокращение времени простоя,
• Запчасти и инвентарь,
• Повышение производительности и

Ирония здесь в том, что метрики стоимости, необходимые для принятия решения о покупке CMMS, — это те же метрики, которые генерируются программной системой такого рода. Поскольку менеджеры объектов оказываются в ситуации, когда курица против яйца, проекты останавливаются, даже не начавшись.

Итак, как мы можем обосновать инвестиции в программное обеспечение, если мы не можем определить его рентабельность? Ответ заключается в расчете еще одного бизнес-показателя — анализа рентабельности.

Анализ затрат и выгод оценивает компромисс между предлагаемыми выгодами проекта и его затратами. Если кажется, что выгоды перевешивают затраты, то бизнес может разумно продвигаться вперед с таким проектом. Если организация обнаружит, что это окажет негативное влияние на отдел, то она может захотеть пересмотреть причины, по которым они в первую очередь стремились к внедрению CMMS. В любом случае, определить преимущества CMMS намного проще, чем количественно определить сумму в долларах по ее стоимости, как при расчете рентабельности инвестиций.

Как следует из названия, анализ затрат и выгод CMMS состоит из двух переменных:затрат и выгод. Однако обе переменные определяются несколькими факторами, каждый из которых мы рассмотрим более подробно.

Преимущества

Мы предлагаем составить список всех преимуществ CMMS для вашей организации, как материальных (вы можете оценить их в денежном выражении), так и нематериальных (внутренних преимуществ, которые, возможно, будет сложнее измерить количественно).

Ощутимые преимущества CMMS

• Продлить срок службы активов и оборудования

Многочисленные исследования показывают, что внедрение формального программного обеспечения для профилактического обслуживания продлевает срок службы активов. В одном отчете подтверждается, что без программы PM ожидаемый срок полезного использования (EUL) активов производителя сократился бы на 10–90 % в зависимости от конкретного актива.

Обычная статистика, используемая в отраслевых исследованиях CMMS, гласит, что среднее увеличение ожидаемого срока службы актива составляет 20% при регулярном проведении профилактического обслуживания. Аналогичный подход к количественной оценке внедрения PM в вашей организации можно использовать, отслеживая небольшую выборку критически важного оборудования/активов и измеряя предполагаемый период простоя с PM и без него.

Вы также можете поговорить с производителем актива, чтобы лучше понять его EUL и как профилактическое обслуживание может помочь.

• Сокращение времени простоя

Профилактическое обслуживание легко обосновать, посмотрев на его влияние на сокращение времени простоя оборудования. Это важный и поддающийся количественной оценке показатель, поскольку планирование процедур обслуживания вместо ожидания выхода из строя активов без предупреждения значительно увеличивает время безотказной работы активов. Если вашему оборудованию внезапно потребуется незапланированный ремонт, общая производительность вашей организации снизится, что серьезно скажется на вашей прибыли.

• Откажитесь от ручных процессов

Одним из самых больших преимуществ CMMS, которое программное обеспечение CMMS предоставляет своим пользователям, является обширная автоматизация, и модуль профилактического обслуживания CMMS не является исключением. Заказы на работу автоматически генерируются с заданной периодичностью и предварительно назначаются конкретному специалисту для выполнения.

Кроме того, уведомления по электронной почте отправляются заранее, как о сроках выполнения работ, так и о любых просроченных проектах. Для менеджеров отчеты автоматически отправляются по электронной почте с заданной периодичностью, что избавляет от необходимости вручную собирать данные и создавать еженедельные, ежемесячные или ежеквартальные отчеты.

Системы программного обеспечения для технического обслуживания также включают шаблоны рабочих заданий для моделей оборудования. Это позволяет пользователям легко создавать новые PM для блоков с существующими типами моделей, экономя время пользователя и обеспечивая стандартизацию всех PM. Некоторые системы также могут быть настроены на заказ запчастей. когда достигнуты минимальные пороги количества.

Наличие такого уровня автоматизации освобождает время обслуживающего персонала, чтобы он мог сосредоточиться на обслуживании объектов и оборудования.

• Снижение затрат на обслуживание

Если у вас нет формальной системы профилактического обслуживания, ваши технические специалисты ждут, когда оборудование выйдет из строя, а затем реагируют. Это очень дорого во многих отношениях. Во-первых, корректирующее обслуживание обходится дороже, чем плановое профилактическое обслуживание.

В одном сценарии затраты на ремонт воздушного компрессора сравнивались с его профилактическим обслуживанием. Было обнаружено, что с программой PM компрессор необходимо ремонтировать раз в 4 года, что означает затраты в размере 236 долларов США в год. При профилактическом обслуживании тот же компрессор потребуется отремонтировать за три года по цене 315 долл. США в год.

Хотя на первый взгляд разница в 79 долларов может показаться незначительной, подумайте о последствиях ежегодного обслуживания десятков воздушных компрессоров, манипуляторов и систем ОВКВ на нескольких предприятиях. 79 долларов США быстро превращаются в десятки тысяч долларов на техническое обслуживание всей вашей деятельности.

• Повышение производительности сотрудников

Помимо экономии затрат на техническое обслуживание и ремонт, система PM сделает вашу команду техобслуживания более продуктивной. . Планируя техническое обслуживание по установленному графику, ваша команда лучше использует свое рабочее время. Проекты не перетекают в сверхурочную работу, поскольку все работы тщательно планируются и координируются, чтобы уложиться в временные рамки обычного 8-часового рабочего дня. В результате снижаются затраты на оплату труда и улучшается баланс между работой и личной жизнью персонала. Эти небольшие корректировки легко вносятся с помощью гибкого календаря и инструментов планирования в системе. Программное обеспечение CMMS позволяет легко просматривать графики работы персонала и вносить коррективы.

Вся информация о производительности легко отслеживается и контролируется через систему CMMS. Рабочим заданиям и отчетам можно назначать сроки выполнения и предполагаемое время выполнения. затем генерируются, чтобы показать разбивку производительности группы обслуживания.

• Создайте безбумажную среду

Бумажные операции по техническому обслуживанию могут удовлетворить насущные потребности, но они превращают ведение записей в кошмар. С помощью программного обеспечения CMMS отдел технического обслуживания переходит от рабочих заданий и списков задач на бумаге к автоматизированным процессам.

Хранение данных в централизованном месте позволяет постоянно отслеживать и измерять их, тогда как ручные методы не позволяют эффективно собирать данные, не говоря уже о глубоком анализе для отчетности. Затем менеджеры тратят драгоценное рабочее время, просматривая бумаги, чтобы найти отчетные данные или написанные от руки рабочие задания, чтобы просмотреть историю обслуживания актива.

По мере того, как системы CMMS становятся болееудобными доступность — первоначальные барьеры для многих организаций в прошлом – компании все больше и больше готовы отказаться от архаичных бумажных систем.

• Принимайте решения на основе данных

Программное обеспечение CMMS позволяет менеджерам по техническому обслуживанию и руководителям быстро получать доступ к данным и принимать обоснованные решения на основе подробных отчетов. Если у вас ежемесячно обрабатываются сотни заказов на работу и закупок, менеджеры должны разобраться в записях об оборудовании, чтобы оценить его производительность.

Системы управления техническим обслуживанием оснащены показателями и ключевыми показателями эффективности, которые менеджеры используют для мониторинга своих отделов и принятия обоснованных решений для улучшения процессов. Без метрик менеджеры руководствуются интуицией и внутренним чутьем… которые, скажем так, могут быть не совсем точными.

Неосязаемые преимущества CMMS

• Повышенная видимость и прозрачность

В качестве преимущества CMMS часто упускают из виду прозрачность, которую она обеспечивает для отделов. Нет ничего хуже, чем руководитель, допрашивающий команду о том, как улучшить производительность, без подтверждающих данных.

Системы управления техническим обслуживанием позволяют менеджерам и персоналу согласовывать ожидания и отслеживать производительность для корректировки своих методов. Измерение и отслеживание данных являются стандартными для всей операции технического обслуживания, чтобы создать атмосферу справедливости и предоставить менеджеру надежные данные для подтверждения их оценок.

• Повышение удовлетворенности клиентов

Хотя может быть трудно рассчитать степень, в которой программное обеспечение CMMS влияет на удовлетворенность клиентов, можно убедиться, что CMMS играет свою роль. Одна из этих индикаций отображается в системной программе PM.

Как указано выше, профилактическое обслуживание помогает сократить время простоя активов и повысить общую производительность. Клиенты довольны, когда их заказы доставляются вовремя и правильно, что было бы не всегда возможно без помощи автоматизированных процессов.

• Повышение морального духа сотрудников

Проще говоря, уполномоченный сотрудник счастливее и продуктивнее. Системы CMMS предоставляют обслуживающему персоналу простые инструменты, позволяющие им выполнять свою работу лучше и быстрее. Когда руководство покупает системы, думая о своих сотрудниках, это дает понять, что их ценят и что они сами решают свои задачи.

По мере роста ответственности и самостоятельности сотрудники становятся более мотивированными и работают более эффективно, что, в свою очередь, дает значительные преимущества в производительности и увеличивает итоговую прибыль. Подробнее о том, как мотивация сотрудников влияет на производительность, читайте здесь.

Кроме того, инвестиции в CMMS сигнализируют сотрудникам о том, что руководство предпринимает шаги по оптимизации процессов, которые могли быть устаревшими или неинтуитивными. Менеджеры, стремящиеся развивать культуру постоянного совершенствования, воспринимаются своими сотрудниками как позитивные лидеры и образцы для подражания.

Стоимость

Теперь, когда у нас есть список преимуществ CMMS, нам нужно взглянуть на стоимость CMMS. Когда речь идет о расходах, связанных с CMMS, необходимо учитывать как прямые, так и косвенные затраты. В целях этого анализа мы будем рассматривать только веб-программное обеспечение CMMS.

Прямые затраты

• Лицензионные сборы за программное обеспечение

Плата за лицензию на программное обеспечение уплачивается либо ежегодно с небольшой скидкой, либо ежемесячно, чтобы снизить предполагаемый риск покупателя. Несмотря на период оплаты, эти сборы продолжаются и позволяют покупателю выступать в роли арендодателя программного обеспечения.

Плата за лицензию на программное обеспечение варьируется от поставщика к поставщику в зависимости от их функций и структуры цен. Хотя поставщики обычно взимают лицензионный сбор за каждого пользователя, другие предлагают более творческую структуру ценообразования . например, взимание платы за объект или здание.

Для получения дополнительной информации о том, как найти лучшую CMMS для вашего бизнеса, прочитайте наш пост здесь . Как только вы определитесь с несколькими поставщиками, включите их применимую лицензионную плату в свой анализ затрат и выгод.

• Установить сборы

Обычно, но не всегда, с внедрением системы CMMS связаны некоторые затраты на установку. Эти расходы зависят от поставщика и уровня требуемых услуг.

В Hippo CMMS 10% наших клиентов вызывают наших инженеров на место, проверяют все оборудование и занимаются интеграцией данных от начала до конца; 75% доставляют листы данных специалистам по интеграции Hippo для проверки и импорта; а 15 % используют подход "сделай сам".

Аудит объекта, очевидно, требует более высоких затрат на настройку, чем предоставление таблиц данных для импорта. Подробнее о том, как выбрать правильный тип установки для вашей организации, читайте в нашем сообщении здесь. и здесь .

• Плата за обучение и техническую поддержку

Хорошей идеей будет выделить в бюджете CMMS достаточно места, чтобы покрыть потенциальные расходы на обучение и техническую поддержку. Одной из наиболее часто упоминаемых причин неудач при внедрении CMMS является отсутствие обучения и поддержки со стороны поставщика.

Индивидуальные учебные занятия — это лучший способ правильно понять различные функции, которые может предложить CMMS, и которые могут быть адаптированы для каждого из ваших пользователей. Хорошая новость заключается в том, что многие поставщики теперь предлагают бесплатное обучение и техническую поддержку в течение определенного периода или включают эти услуги в стоимость лицензии.

Все больше и больше поставщиков начинают понимать важность предоставления этой жизненно важной услуги, поэтому обязательно поищите ее на этапе исследования.

В Hippo CMMS мы предлагаем начальное обучение и постоянную техническую поддержку. бесплатно.

Косвенные расходы

Затраты, связанные с изменением процессов и привлечением персонала при внедрении программного обеспечения CMMS, часто упускаются из виду и их трудно оценить. Нет реального способа точно определить это число, но важно, чтобы вы посвятили этому процессу время.

Адаптация будет включать в себя несколько циклов обучения со всеми пользователями в течение от нескольких месяцев до года, в зависимости от размера вашей группы обслуживания, объема расширенных функций, которые вы хотите использовать, и того, насколько радикальными будут изменения автоматизированной CMMS. быть из ваших текущих операций.

Если у вас есть команда из 40 специалистов по техническому обслуживанию, которые никогда не использовали систему CMMS, вы можете столкнуться с большим сопротивлением и более крутой кривой обучения. Выделите достаточно времени для интеграции CMMS в свои операции и обязательно получайте отзывы от своей команды на каждом этапе пути.

Дополнительные советы по оптимизации учебных занятий и обеспечению правильной реализации CMMS читайте в нашем сообщении здесь.

Нет никаких сомнений в том, что программное обеспечение CMMS представляет ценность для своих пользователей. В конце концов, зачем еще все больше и больше компаний прыгать на борт и платить за новый автоматизированный процесс? Главное — убедиться, что CMMS принесет вашей организации достаточную выгоду, чтобы перевесить общие затраты времени и денег.

Что касается определения затрат, сконцентрируйтесь на стоимостном выражении лицензионных сборов, затрат на настройку и административных человеко-часов, которые будут использованы для внедрения системы. Чтобы получить преимущества, определите стоимость простоя оборудования и важность увеличения срока службы ваших активов.

Надежная система также помогает организациям экономить время и деньги за счет оптимизации процессов и сокращения необходимости сортировки бумажных рабочих заданий или сбора данных. Определив стоимость и преимущества CMMS, убедитесь, что вы получили положительный результат.

Although this method may not be as accurate as an ROI, it’s sure to give your decision makers the information they need to make a more informed choice.

For a comprehensive overview of researching, comparing, buying, and implementing a CMMS, download our free CMMS guide full of best practices and helpful tips.