Может ли ваша некоммерческая организация извлечь выгоду из программного обеспечения CMMS?

Когда жертвуется каждый доллар, всегда возникает необходимость сократить расходы. В результате некоммерческие организации часто сокращают расходы в областях, не связанных с работой с клиентами, например в таких областях, как техническое обслуживание. К сожалению, это может привести к увеличению затрат, поскольку постоянное оперативное техническое обслуживание, ремонт и дезорганизация отнимают ценное время добровольцев или сотрудников. Из-за постоянных сбоев и отсутствия ресурсов для их устранения ваша некоммерческая организация становится менее эффективной и может потерять концентрацию на своей общей миссии.

Компьютеризированная система управления техническим обслуживанием (CMMS) может помочь организациям любого размера оптимизировать свои обязанности по техническому обслуживанию и сэкономить деньги. Системы CMMS позволяют снизить общие затраты разными способами:от увеличения срока службы ваших активов за счет упреждающего технического обслуживания и ремонта до сокращения сверхурочных часов за счет оптимизации избыточной административной работы в цифровой системе. Читайте дальше, чтобы узнать, что программное обеспечение CMMS для некоммерческих организаций может помочь во всех аспектах.

Управление некоммерческой организацией

Поддержание помещений при одновременном снижении затрат является сложной задачей для многих организаций, но природа некоммерческой деятельности делает ее еще более сложной. В небольших некоммерческих организациях может не быть штатного менеджера по техническому обслуживанию, а в тех, которые есть, часто есть волонтеры, выполняющие основную часть работ по техническому обслуживанию и ремонту. Посещаемость может быть непредсказуемой, и не всегда хватает людей для выполнения задач по техническому обслуживанию, не говоря уже о сложности с поиском волонтеров с нужными навыками для выполнения ремонта.

Также сложно сообщить, что нужно сделать, поскольку человек, который приходит один или два раза в неделю, не понимает всех ваших потребностей в обслуживании. А если что-то сломается, а у вас есть только один или два волонтера, которые знают, как это починить, может не оказаться ни одного; вам придется либо ждать следующего рабочего дня волонтера, либо искать стороннего подрядчика, который может выполнить эту работу.

Многие некоммерческие организации используют старое, пожертвованное оборудование, которое чаще ломается, а их объекты могут быть не в особенно хорошем состоянии, требуя большего ухода, чем новые здания. Но при непредсказуемых бюджетных ограничениях всегда есть соблазн отложить задачи обслуживания как можно дольше.

Хотя гранты и благотворительные кампании помогают финансировать важные некоммерческие программы, эти средства обычно выделяются на один проект и не могут быть использованы для ремонта или технического обслуживания помещений. Короче говоря, вы зависите от неопытных (а иногда и ненадежных) добровольцев, которые будут обслуживать устаревшее оборудование и средства с ограниченным бюджетом.

Что такое программное обеспечение CMMS?

Компьютеризированная система управления техническим обслуживанием, или CMMS, представляет собой программное обеспечение, которое оптимизирует все аспекты ваших обязанностей по техническому обслуживанию. Это упрощает:

• Планирование и автоматизация задач обслуживания в компьютеризированном календаре
• Предоставить простой портал запросов заказов на работу для клиентов, сотрудников и волонтеров.
• Отслеживайте рабочие задания и создавайте их на ходу с помощью мобильного приложения CMMS.
• Создание запланированных заказов на работу для внешних поставщиков
• Отслеживайте производительность оборудования и сотрудников и создавайте отчеты.

«Без программного обеспечения обслуживающий персонал вынужден управлять ручными методами, такими как бумажные заказы на работу или электронные таблицы и календари», — говорит Тейлор Шорт, исследователь рынка CMMS на веб-сайте Software Advice, который сравнивает и анализирует программное обеспечение CMMS и другое программное обеспечение для бизнеса.

CMMS используется всеми, от малого бизнеса до многонациональных корпораций, однако сложность некоторых программ управления обслуживанием может сделать их непрактичными для большинства некоммерческих организаций. CMMS Hippo разработана так, чтобы быть достаточно удобной для самых маленьких некоммерческих организаций, но достаточно многофункциональной для крупных организаций со сложными потребностями.

Проводите ли вы мероприятия по сбору средств или пресс-конференции в своем учреждении?

Независимо от того, насколько хаотично происходит за кулисами, ваша организация должна выглядеть безупречно во время сбора средств или мероприятия для СМИ. Здание должно быть безупречным, климат-контроль и любые неприглядные повреждения помещений должны быть устранены.

Кроме того, вам, возможно, придется установить аудио-видео систему или другое редко используемое оборудование, чтобы развлекать и информировать своих гостей. Отсутствующий микрофонный кабель или перегоревший внутренний предохранитель могут означать разницу между эффективной программной речью, которая произведет впечатление на спонсоров, и фиаско, которое заставит их дважды подумать о поддержке вашей организации.

Программное обеспечение для управления заказами на работу по запросу от Hippo может помочь вам убедиться, что все задачи по ремонту и настройке выполнены до большого события. Вы можете использовать этот инструмент для подключения персонала, волонтеров, менеджеров по техническому обслуживанию и внешних технических специалистов. Любой добавленный вами пользователь может отправлять запросы на техническое обслуживание, когда это необходимо, немедленно уведомляя об этом менеджера по техобслуживанию.

Затем менеджер может назначить каждую задачу волонтеру или внешнему подрядчику, классифицировать ее, отметить ее приоритет и добавить другие соответствующие детали. Менеджеры также могут получить доступ к подробным отчетам для отслеживания выполненных рабочих заданий или обнаружения просроченных проектов.

Поскольку Hippo CMMS работает с любого устройства, любой, кто имеет доступ к системе в вашей организации, может обновлять рабочие задания. Это означает, что вы будете знать, что система оповещения настроена, а конференц-зал убран, вместо того, чтобы понимать, что микрофон не включится, когда уже слишком поздно что-либо делать.

Вы управляете несколькими ресурсами?

Небольшие некоммерческие организации могут работать при хорошем руководстве и нескольких преданных делу добровольцах. Однако работа с несколькими объектами резко увеличивает сложность управления объектами и обслуживания зданий.

Логистика становится сложнее. Вы не можете полагаться на сарафанное радио или управлять заказами на бумаге, поскольку информация не будет надежно передаваться из одного здания в другое. Инструменты, которые вы оставляете в одном здании, попадают в другое, поскольку сотрудники или волонтеры одалживают их для проведения необходимого ремонта. Без централизованной системы составление отчетов о ходе технического обслуживания на всех объектах занимает больше времени.

Эта неорганизованность часто остается незамеченной до тех пор, пока не возникает чрезвычайная ситуация. В новостройке ломается водопровод или отключается электричество, и вы понимаете, что не знаете, какие запчасти есть под рукой. Вы можете либо надеяться, что ваши инструменты находятся там, где вы видели их в последний раз, либо раздать деньги на экстренный запуск оборудования.

Программное обеспечение Hippo CMMS избавляет от необходимости поддерживать несколько сайтов. Наша система управления активами и техническим обслуживанием оборудования позволяет вам просматривать все ваше оборудование на плане этажа и хранить изображения, руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию и другую важную информацию, поэтому волонтеры, сотрудники и внешние подрядчики всегда будут иметь под рукой важные документы. Вы даже можете настроить предупреждения о пополнении запасов, когда запасные части заканчиваются, и запланировать регулярное техническое обслуживание систем отопления, вентиляции и кондиционирования, водонагревателей и всего, что требует постоянной настройки.

Оказываете ли вы медицинские услуги?

Когда речь идет о здравоохранении, небольшие ошибки могут иметь серьезные последствия. Независимо от того, работаете ли вы в крупной некоммерческой больнице или в небольшой бесплатной клинике, содержание помещений в чистоте и оборудования в хорошем рабочем состоянии имеет большое значение для качества ухода за пациентами, предоставляемого вашим персоналом.

Кроме того, процедуры обслуживания более сложны в здравоохранении. Существуют определенные правила того, как и когда необходимо убирать объекты, а также строгие политики контроля доступа, которые могут усложнить планирование технического обслуживания. Специализированное оборудование, такое как аппараты МРТ, необходимо обслуживать на постоянной основе, что требует привлечения технических специалистов со стороны. И вдобавок ко всему этому вам все равно придется выполнять все обычные работы по обслуживанию зданий и помещений.

Программное обеспечение Hippo CMMS предоставляет решения для управления здравоохранением и обслуживанием больниц для организаций любого размера. Он масштабируется и поставляется с неограниченным количеством пользователей, что позволяет вам предоставить нужный уровень доступа всем, кто в нем нуждается, от главного администратора до техников, которые приходят только тогда, когда требуется специализированный ремонт.

Врачи, медсестры и другой персонал могут отправлять запросы на работу менеджеру по техническому обслуживанию, который может расставлять приоритеты и назначать их уборщикам, подрядчикам или внешним специалистам в режиме реального времени. Менеджеры также могут настроить программное обеспечение на автоматическое создание списков задач профилактического обслуживания, которые работники могут получать и обновлять на портативных устройствах.

Поскольку программное обеспечение упорядочивает и хранит информацию о подрядчиках, также легко отслеживать специализированное профилактическое обслуживание. Если вам нужно завтра помыть полы или через 6 месяцев сторонний технический специалист должен обслужить рентгеновский аппарат, Hippo CMMS автоматически отправляет и отслеживает заказ на работу.

Являются ли активы в вашем учреждении незаменимыми?

Спокойная, задумчивая атмосфера галереи или музея может показаться полной противоположностью загруженному медицинскому учреждению, но и то, и другое требует кропотливого ухода со стороны обслуживающего персонала. Пренебрегая необходимым обслуживанием системы климат-контроля, вы можете повредить бесценную картину или культурный памятник. Используйте неправильный чистящий химикат, и вы можете испортить единственный в своем роде антиквариат.

Программное обеспечение Hippo CMMS снижает вероятность человеческой ошибки. Заказы на работу не передаются из уст в уста и не записываются на бумаге — они регистрируются и отслеживаются в программном обеспечении с максимально возможной детализацией. Заказы на работы по профилактическому обслуживанию содержат пошаговые контрольные списки задач, обеспечивающие стандартизированный подход к каждому заказу на работу.

Это не тривиальная разница; Было бы непрактично посылать бригаду уборщиков с папкой, заполненной конкретными инструкциями для каждого предмета или раздела хрупкой коллекции. А вот с Бегемотом все просто. Каждый работник получает индивидуальные рабочие задания со своего смартфона или планшета со специальными инструкциями по уходу за каждой задачей. С большей ответственностью и большим количеством информации вы можете быть уверены, что каждый член вашего обслуживающего персонала будет относиться к работам с должным вниманием.

Вам трудно соблюдать нормы или проверки?

Если вы работаете в США, вы, вероятно, уже попали на крючок OSHA и трудового законодательства. Существуют также строительные нормы безопасности, которым необходимо следовать — дымовая сигнализация и огнетушители, которые необходимо поддерживать, и пути выхода, чтобы не загромождать помещение. Существуют дополнительные коды, если вы предоставляете жилье или медицинские услуги, обучаете навыкам или работаете в механическом цехе, продаете продукты или готовите и подаете еду — почти все, что делает ваша организация, требует соблюдения требований. Одна неудачная проверка может привести к крупным штрафам, закрытию предприятия и испорченной репутации.

Программное обеспечение Hippo CMMS упрощает учет всех мелких деталей. Рутинные задачи соответствия, такие как проверка того, что выходы свободны, можно превратить в автоматические рабочие задания, которые повторяются так часто, как это необходимо. CMMS автоматически информирует менеджера по техническому обслуживанию, гарантируя, что даже задачи, которые необходимо выполнять только раз в несколько месяцев, такие как проверка дымовых извещателей, не будут забыты.

В некоммерческой организации каждый доллар на счету. Неэффективный отдел технического обслуживания может ударить по вашему бюджету и сделать вашу организацию менее эффективной. Hippo CMMS может помочь вашей некоммерческой организации Выполняйте всю работу, которая выполняется за кулисами, и экономьте больше денег на своей миссии.