От одной CMMS к другой:рекомендации по миграции программных данных

<час>

Представьте это: В настоящее время вы используете компьютерное программное обеспечение для управления техническим обслуживанием система (CMMS), которая устарела, больше не поддерживается, слишком громоздка для использования или которую вы переросли.

Какова бы ни была причина, все сотрудники вашего отдела технического обслуживания согласны с тем, что пришло время внедрить новую систему управления техническим обслуживанием. Вы возглавляете проект, и у вас возникают два вопроса:

1. Как перенести данные за годы, которые хранятся в нашей текущей CMMS, в новую систему?
2. Сколько времени это займет и сколько это будет стоить?

Этот сценарий не за горами, не так ли?

Миграция данных может быть изнурительным процессом, если она не спланирована должным образом. Многое может пойти не так при извлечении данных из текущего программного обеспечения CMMS, определении того, какие данные вы хотите перенести в новую систему, отображении имен полей, нарушении связи с вашим текущим поставщиком CMMS и новым поставщиком, а также сама миграция данных. Если вы в настоящее время проходите этот процесс или будете проходить его в ближайшем будущем, мы предоставили следующие рекомендации, чтобы помочь вам избежать некоторых дорогостоящих ловушек на этом пути.

Если вы не знаете, что делать дальше при переносе данных из старой CMMS в другую, прочтите эти подробные рекомендации по переносу.

<час>

Рекомендация 1. Определите, как извлечь данные из вашей текущей CMMS

Извлечение данных с помощью новейших программных систем управления техническим обслуживанием довольно просто и понятно. Большинство CMMS поставляются с инструментами извлечения, которые позволяют пользователям экспортировать ваши данные в файл CSV или электронную таблицу. Если это так, то определите, какие данные вам нужны, и экспортируйте их. Если вы не знакомы с инструментами извлечения, лучше всего попросить одного из опытных пользователей помочь вам или попросить кого-нибудь из вашего ИТ-отдела. Другой вариант — обратиться в службу технической поддержки вашего поставщика CMMS. За извлечение данных может взиматься плата за услуги, поэтому обязательно спросите об этом заранее. Если техническая поддержка включена в ваше соглашение об уровне обслуживания, то они помогут вам без дополнительной оплаты. Если ваша текущая программа обслуживания содержит простые в использовании инструменты извлечения данных, у вас хорошее начало.

К сожалению, не все компании используют системы, разработанные в течение последних 10 лет. Некоторые организации отказываются от программ CMMS, которые были разработаны более 20 лет назад, в то время как другие хотят обновить систему, которая была создана собственными силами несколькими ИТ-специалистами. В таких случаях извлечь данные не так просто, но не невозможно. Если вы обновляете более раннюю программу обслуживания, разработанную более 10 лет назад и которая больше не поддерживается, мы рекомендуем связаться с поставщиком (если он все еще работает). Обычно, когда система больше не поддерживается, поставщик просто прекращает выпуск приложения, но у него есть технический персонал и ресурсы, которые должны быть в состоянии вам помочь. Будьте готовы потратить немного денег, так как деловые отношения подходят к концу.

Рекомендация 2. Проверка данных

Когда у вас есть данные в CSV-файле или электронной таблице, вам нужно просмотреть их и убедиться, что у вас есть все, что вам нужно, и что извлечение прошло успешно. Мы настоятельно рекомендуем получить вторую пару глаз, а еще лучше третью. Вы должны знать, что искать. Сравните имена столбцов в извлеченном файле с именами полей, которые вы изначально планировали экспортировать. Если вы извлекаете оборудование и активы, вам, скорее всего, понадобятся название оборудования или актива, идентификатор, марка и модель, серийный номер, дата установки и покупки, местоположение и история. Убедитесь, что ничего не пропало и что данные выглядят правильно.

Рекомендация 3. Сопоставление и переопределение имен полей

Новое программное обеспечение CMMS, на которое вы переходите, несомненно, будет иметь другие имена для некоторых полей данных. Некоторые имена полей довольно стандартны, но если ваша текущая CMMS действительно устарела или является собственной системой обслуживания, будут несоответствия. Например, в некоторых программах управления техническим обслуживанием все здания и оборудование именуются активами, в некоторых — рабочие задания по требованию, незапланированное техническое обслуживание. Чтобы миграция прошла успешно, вам придется потратить некоторое время на сопоставление имен полей вашей старой CMMS с новой системой. Мы настоятельно рекомендуем использовать для этого услуги вашего нового поставщика CMMS. Ваш новый поставщик программного обеспечения хочет убедиться, что у вас есть наилучшие впечатления от его программного обеспечения для обслуживания, поэтому он должен стремиться и желать помочь. Созвонитесь с ними в GoToMeeting и просмотрите свою выписку, устраните все неясности, определите лучший способ их определения и продолжите миграцию данных.

Рекомендация 4. Импорт данных в новое программное обеспечение CMMS

Многие программы технического обслуживания имеют инструменты мастера импорта, которые позволяют клиенту загружать большие объемы данных без обращения к поставщику CMMS. Это отличный инструмент, если вы просто импортируете оборудование, активы, список деталей из файлов Excel. Но если вы переносите данные за годы из более старой программы обслуживания и у вас есть большая история, многое может пойти не так, и все может стать волосатым. Когда есть много истории, лучше всего получить помощь от группы интеграции данных поставщика. Плавная миграция является ключом к успеху вашего нового программного обеспечения CMMS.

При выполнении импорта проконсультируйтесь с вашим новым поставщиком CMMS. Если ваши процессы обслуживания очень уникальны, новому поставщику CMMS, возможно, придется написать собственный сценарий для выполнения импорта. Если это так, узнайте, в чем дело, и здесь могут быть некоторые обвинения. Убедитесь, что в вашем бюджете есть место для этого. Поставщик программного обеспечения для обслуживания должен сообщить вам о затратах и ​​сообщить вам о любых дополнительных сборах, которые могут возникнуть. Прочитайте наш пост о факторах, влияющих на настройку чтобы узнать больше.

Рекомендация 5. Проверка качества

После того, как данные будут импортированы в новую программу управления техническим обслуживанием, обязательно проведите тщательную проверку качества. Попросите пару опытных пользователей проверить систему и убедиться, что все выглядит хорошо. В зависимости от того, сколько данных было перенесено, вам, вероятно, понадобится заранее подготовленный план тестирования QA. Объекты для проверки, названия полей совпадают и имеют смысл, история технического обслуживания доступна и верна, списки оборудования, активов и запасных частей в порядке. Обратите особое внимание на историю обслуживания, если она была перенесена. Запустите множество запросов и убедитесь, что результаты совпадают с вашими последними отчетами. Поскольку имена полей могли измениться в новом программном обеспечении CMMS, данные должны быть сопоставлены с именами полей из старой системы обслуживания. Если обнаружены ошибки, сообщите о них группе интеграции данных поставщика CMMS и устраните их. Если вы работаете с полезной командой, обмен информацией можно свести к минимуму.

Рекомендация 6. Развертывание

После того, как миграция прошла проверку качества, вы готовы пройти обучение и развернуть новое программное обеспечение CMMS. Обязательно используйте все возможности обучения, предоставляемые вашим поставщиком программного обеспечения для технического обслуживания. Хорошо обученные пользователи — один из лучших способов настроить вас на успех. Многие поставщики программного обеспечения для управления техническим обслуживанием предлагают обучение в формате веб-конференций. и бесплатная техническая поддержка, а некоторые из них регулярно проводят обучающие вебинары. Узнайте, что доступно, и обязательно сообщите об этих полезных ресурсах вашей группе обслуживания.

Сколько стоит перенос данных?

На это нет простого ответа. Стоимость миграции данных действительно зависит от объема данных и формата, в котором они находятся. Если вы переформатируете и импортируете данные за 15 лет, вам определенно следует оставить место в своем бюджете для миграции данных CMMS. Поставщики программного обеспечения CMMS будут заранее сообщать об ожидаемых расходах. Если вы предоставите поставщику образец извлеченных данных, это даст ему хорошее представление о том, сколько усилий потребуется для повторной настройки данных и последующего их импорта. Помните, что в компаниях CMMS есть профессионалы и специалисты по интеграции, которые изо дня в день выполняют эту работу. Не стесняйтесь! Убедитесь, что вы задаете правильные вопросы, но будьте готовы к некоторым сборам за миграцию.

Следование этим 6 простым рекомендациям — верный способ быстро настроить и запустить учетную запись CMMS с точными устаревшими данными.

Для получения дополнительной информации о переносе данных и услугах по настройке CMMS обратитесь по адресу [email protected] !

Удачной миграции!

<час>