Внедрение программного обеспечения CMMS за шесть простых шагов

Ваша компания приобрела или подписалась на CMMS, прошла процесс внедрения и прошла обучение. Прошло несколько месяцев, и вы обнаружили, что программное обеспечение для управления техническим обслуживанием не дает ожидаемых результатов. Вы проявили должную осмотрительность, оценив нескольких или более поставщиков, задав правильные вопросы, отобрав поставщиков, просмотрев последний раунд демонстраций, договорившись о цене и подписав соглашение.

Теперь вы обнаружите, что платите за программное обеспечение для управления обслуживанием, которое не работает должным образом, ваша команда обслуживания сопротивляется или, в некоторых случаях, никто не использует его. В этом случае вы можете спросить себя, что пошло не так?

Реальность такова, что план внедрения программного обеспечения CMMS имеет низкие показатели успеха. Источники в отрасли сообщают, что частота отказов может варьироваться от 40% до 80%*. Некоторые источники указывают на еще более высокую частоту отказов. По данным надежностиweb.com, процент отказов при внедрении может достигать 90%. Причинами отказа часто могут быть:

• Недооценка требуемых усилий
• Отсутствие поддержки со стороны вашего поставщика
• Рабочие процессы определены неправильно
• Отсутствие обучения основным функциям.

Существует ряд причин отключения, и большинство из них связано с плохим планом реализации. В этой статье основное внимание уделяется тому, как изменить ситуацию, избежать сбоев и сделать вашу CMMS успешной.

<час>

ШАГ 1. Оцените, чего не хватает

Первый шаг — определить и составить список проблем, с которыми вы сталкиваетесь при работе с программным обеспечением для обслуживания. Вопросы, которые вы должны задать;

• Можете ли вы и предполагаемые пользователи получить доступ к системе со своих компьютеров и других устройств?
• Вы загрузили все оборудование и активы?
• Если вы перешли с предыдущей CMMS, была ли перенесена история?
• Все ли пользователи загружены и им предоставлены правильные разрешения и доступ?
• Загружаются ли и планируются ли ваши заказы на профилактическое и плановое техническое обслуживание?
• Включены ли все необходимые функции CMMS в соответствии с вашим контрактом?
• Проходили ли вы и ваша ремонтная бригада обучение?
• Нужно ли дополнительное обучение?

Целью этого упражнения является тщательная оценка проблем, с которыми вы сталкиваетесь при работе с программным обеспечением CMMS.

ШАГ 2. Ознакомьтесь с договором с поставщиком CMMS

Прежде чем приступить к составлению плана действий и назначению задач внутренней команде, ознакомьтесь с договором с поставщиком и проверьте, нет ли расхождений с тем, что было поставлено.

В процессе внедрения часто участвует много людей, и обязанности передаются людям, которые не участвовали в переговорах и процессе покупки с поставщиком. Вы можете обнаружить, что ваше программное обеспечение было полностью настроено со всеми интегрированными данными, но пользователи программного обеспечения не прошли полное обучение, как это предусмотрено договором.

Возможно, только один пользователь прошел обучение в течение часа, а затем был занят и забыл связаться с поставщиком, чтобы запланировать последующую сессию. Несмотря на то, что поставщик CMMS должен активно следить за своими клиентами и следить за тем, чтобы они получали приобретенное обучение, лучше оставаться в курсе обучения и не оставлять его в руках поставщика.

Если вы обнаружите, что поставщик не предоставил услуги, оговоренные в контракте, вам следует назначить встречу с представителем вашего аккаунта, чтобы прояснить ситуацию и убедиться, что вы получаете то, за что заплатили. Если они обязаны импортировать данные, настраивать пользователей, проводить обучение, а это не было выполнено, попросите поставщика установить график выполнения этого.

ШАГ 3. Придумайте план игры

Теперь, когда у вас есть список проблем плана внедрения программного обеспечения CMMS, пришло время разработать четкий план игры и довести его до конца. При оценке проблемы вы, возможно, выявили следующие сбои;

• Неправильно настроены права пользователей.
• Добавлено не все оборудование
• Заказы на профилактическое обслуживание не были запланированы
• Пользователи не знакомы с инструментами отчетности, не знают, как устанавливать показатели и создавать отчеты.
• Недостаточное обучение

Когда у вас есть список, пришло время делегировать ответственных за решение проблем и приемлемые сроки для завершения. На этом этапе нужно избавиться от любых сомнений относительно того, что требуется.

Обсудите задачи с теми, кто отвечает за их выполнение, и убедитесь, что они понимают, как выполнять свои задачи, и что у них есть ресурсы для их выполнения.

Например, если необходимо загрузить графики профилактического обслуживания, убедитесь, что ответственное лицо знает, где найти подробности графика профилактического обслуживания и как собрать информацию таким образом, чтобы ее можно было перенести в программное обеспечение CMMS.

Для некоторых задач может потребоваться поставщик программного обеспечения. Например, ваш поставщик программного обеспечения может помочь вам с импортом и реконфигурацией данных, а также с обучением. Обязательно свяжитесь с представителем своего аккаунта и включите его в процесс. Не удивляйтесь, если здесь есть дополнительные сборы. Если ваш поставщик выполнил доставку в соответствии с договором и потребовал дополнительных работ, может взиматься плата за некоторые услуги.

ШАГ 4. Следите за прогрессом и наблюдайте за ним

Теперь, когда задачи делегированы и ответственные лица четко понимают, что необходимо сделать, обязательно следите за ходом выполнения. Важно сообщить, что план внедрения программного обеспечения CMMS является приоритетным, и привлечь людей к ответственности за его выполнение. Поскольку сроки установлены, важно проверять и получать отчеты о ходе выполнения.

Если вы хотите, чтобы ваше решение CMMS было успешным, вам нужно относиться к нему так же, как к другим высокоприоритетным проектам, чтобы люди не отставали от него и относились к нему серьезно. Надеюсь, во время ваших встреч работа идет по плану. Если нет, выясните причину, скорректируйте, переназначьте и сделайте все возможное, чтобы выполнить работу.

ШАГ 5. Окончательная оценка

Прежде чем сказать, что все сделано, просмотрите свой список проблем и убедитесь, что все удовлетворены тем, что все проблемы были решены. Каждый элемент следует рассматривать внимательно, принимая во внимание, где вы были, когда начали этот процесс, и где вы находитесь сейчас.

Спросите себя (и других пользователей):Довольны ли вы текущим состоянием? Это время, чтобы определить, если что-то отсутствует и не в порядке. Возможно, вашей команде не удалось решить проблему, и вам требуется помощь поставщика. Обязательно привлеките их и попросите о помощи.

ШАГ 6. Постоянное обучение

Мы не можем не подчеркнуть важность обучения. . Обучение должно быть непрерывным процессом, а не разовой сделкой. Вы можете воспринять не так много всего за один раз.

По мере того, как вы освоитесь с программным обеспечением для обслуживания, вы сможете использовать больше возможностей и функций.

Ваше программное обеспечение для обслуживания, вероятно, будет время от времени обновляться, и важно, чтобы ваши пользователи знали об этих новых функциях и могли их использовать.

Обязательно узнайте у поставщика программного обеспечения о текущем обучении, бесплатных обучающих вебинарах и поддержке. Держите линию связи открытой с вашим поставщиком. Это окупится.

Программное обеспечение для управления техническим обслуживанием — это инструмент, помогающий менеджерам отслеживать различные аспекты их операций по техническому обслуживанию, от рабочей силы до уровня запасов, простоя оборудования до профилактического обслуживания и многого другого. Это само по себе не решение всех ваших проблем с обслуживанием.

Слишком часто руководство видит потребность в программном обеспечении, оценивает ряд вариантов, а затем принимает решение о пакете CMMS. Чего не хватает, так это хорошо спланированной стратегии внедрения, которая доведена до сведения всех пользователей программного обеспечения для обслуживания. Чтобы внедрение было успешным, компания должна заручиться поддержкой всей своей команды, а пользователи должны быть полностью обучены.

Для получения дополнительной информации об успешной стратегии внедрения CMMS прочитайте наш полезный пост о распространенных ошибках программного обеспечения для обслуживания здесь или связаться специалист по программному обеспечению Hippo, чтобы узнать больше о наших службах поддержки.

Источники:

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* надежностьweb.com