4 типа систем управления запасами:постоянный и периодический контроль запасов и поддерживающие их системы управления запасами

Системы управления запасами — это технологические решения, которые объединяют все аспекты задач организации, связанных с запасами, включая отгрузку, закупку, получение, складское хранение, оборот, отслеживание и повторный заказ. Несмотря на то, что ведутся споры о различиях между управлением запасами и контролем запасов, правда заключается в том, что хорошая система управления запасами делает все это за счет целостного подхода к запасам и дает организациям возможность использовать методы бережливого производства для оптимизации производительности и эффективности по всей цепочке поставок. при этом имея нужный инвентарь в нужных местах, чтобы оправдать ожидания клиентов.

При этом сегодня доступны два различных типа систем управления запасами:системы непрерывного учета и системы периодического учета. В этих системах два основных типа систем управления запасами — системы штрих-кодов и системы радиочастотной идентификации (RFID) — используются для поддержки общего процесса управления запасами:

• Основные типы систем управления запасами:
  • Постоянная система инвентаризации
  • Система периодического инвентаризации
• Типы систем управления запасами в рамках систем управления запасами:
  • Система штрих-кодов
  • Система радиочастотной идентификации (RFID)

Системы управления запасами помогают отслеживать запасы и предоставляют данные, необходимые для контроля и управления ими. Независимо от того, какой тип системы управления запасами вы выберете, убедитесь, что она включает в себя систему для идентификации предметов запасов и информации о них, включая этикетки со штрих-кодом или теги активов; аппаратные средства для сканирования этикеток со штрих-кодом или RFID-меток; центральная база данных для всех запасов в дополнение к возможности анализа данных, создания отчетов и прогнозирования спроса; а также процессы маркировки, документирования и отчетности по инвентаризации наряду с проверенной методологией инвентаризации, такой как «точно в срок», ABC-анализ, «первым пришел — первым вышел» (FIFO) или «последним пришел — первым ушел» (LIFO).

Читайте дальше, чтобы узнать больше о типах инвентаря и типах систем управления запасами и приложений для управления запасами, которые могут помочь компаниям более эффективно управлять своими запасами.

Какие существуют 4 типа инвентаря?

Прежде чем вдаваться в подробности о типах систем управления запасами, важно понять, что это за разные типы запасов.

Как правило, инвентарь можно разделить на четыре основные категории:

• Сырье – Сырье – это товарно-материальные ценности, используемые в производственном процессе для создания готовой продукции. То, что считается сырьем для одной компании, может считаться готовой продукцией для другой. Например, компания, которая создает детали или компоненты для машин или оборудования, будет рассматривать эти компоненты как готовую продукцию. Производитель, который покупает эти компоненты для использования в своем производственном процессе, будет рассматривать те же компоненты в качестве сырья. Сырье может состоять из таких вещей, как бумага или сталь, гайки и болты, химикаты, колеса и другие предметы.
• В разработке – Запасы незавершенного производства (WIP) включают элементы, которые в настоящее время обрабатываются. Запасы незавершенного производства могут включать сырье и компоненты, которые проходят производственный процесс для производства готовой продукции, а также готовые изделия, ожидающие окончательной проверки или контроля качества. После выполнения этих последних шагов эти готовые изделия будут считаться готовыми товарами.
• Готовая продукция – Готовая продукция состоит из всех готовых изделий, готовых к продаже конечному покупателю.
• товары для ТО – MRO расшифровывается как техническое обслуживание, ремонт и эксплуатация. Инвентарь MRO состоит из предметов, необходимых для работы, таких как оборудование и машины, а также предметов, необходимых для обслуживания оборудования и инфраструктуры. Это означает, что запасы MRO также могут включать предметы, которые иногда считаются сырьем, но в данном случае по сути являются запасными частями. Гайки и болты являются хорошим примером. Когда гайки и болты имеются в наличии для сборки готовой продукции, они классифицируются как сырье. С другой стороны, дополнительные гайки и болты, которые компания хранит на складе для ремонта оборудования, классифицируются как MRO. Другими примерами инвентаря MRO являются расходные материалы для уборки, такие как чистящие средства, швабры и метлы, инструменты, упаковочные материалы, униформа и перчатки, а также канцелярские товары, такие как бумага, ручки, калькуляторы, чернила для принтеров и другие предметы.

Запасы можно дополнительно классифицировать несколькими способами в зависимости от отрасли, операций компании и типов запасов, которыми управляет компания. У компаний, которые покупают готовую продукцию и продают ее клиентам с наценкой, есть только один тип запасов, который называется товарным запасом.

Некоторым компаниям, например производителям, необходимо управлять разнообразными запасами по разным классификациям, что делает обязательным эффективное отслеживание запасов. Чтобы эффективно управлять запасами, решение для отслеживания запасов сочетается с приложением для управления запасами или приложением для управления запасами.

Как работают системы управления запасами?

Системы управления запасами, такие как приложения для управления запасами, предлагают множество функций, которые помогают компаниям управлять различными типами запасов. Системы управления запасами обычно состоят из приложений управления запасами в сочетании с маркировкой штрих-кодом для идентификации активов запасов, а информация о каждом элементе хранится в центральной базе данных. Этикетки со штрих-кодом служат средством отслеживания запасов, позволяя пользователям получать информацию о товаре в компьютерной системе, такую ​​как цена товара, количество товаров на складе, местонахождение товара на складе и т. д.

Лучшие приложения для управления запасами совместимы с мобильными устройствами, а сопутствующие приложения позволяют пользователям отслеживать запасы и управлять ими, перемещаясь по объекту или с места на место. Существует множество приложений для отслеживания запасов для смартфонов, некоторые из которых являются эксклюзивными для мобильных устройств, а другие имеют настольные приложения, позволяющие пользователям отслеживать запасы с любого устройства. Существует также множество приложений для отслеживания запасов, разработанных специально для удовлетворения потребностей менеджеров склада. При поиске приложения для управления запасами ищите функции, отвечающие потребностям вашей компании, такие как инициирование предупреждений, когда уровни запасов достигают заранее определенных пороговых значений, возможности повторного заказа, а также анализ и отчетность для поддержки таких функций, как прогнозирование.

Два типа систем управления запасами

Теперь, когда мы рассмотрели основы инвентаризации и принципы работы систем управления запасами в целом, давайте обсудим два основных типа систем управления запасами.

Постоянная система инвентаризации

Когда вы используете постоянную систему инвентаризации, она постоянно обновляет учетные записи и учетные записи для добавления и вычитания, когда элементы инвентаря получают, продают со склада, перемещают из одного места в другое, выбирают из инвентаря и утилизируют. Некоторые организации предпочитают системы постоянной инвентаризации, потому что они предоставляют актуальную информацию об инвентаризации и лучше обрабатывают минимальные инвентарные подсчеты. Системы постоянной инвентаризации также предпочтительнее для отслеживания запасов, поскольку при правильном управлении они обеспечивают точные результаты на постоянной основе. Этот тип системы управления запасами лучше всего работает в сочетании с база данных о количестве запасов и местоположении складских мест, обновляемая в режиме реального времени работниками склада с помощью сканеров штрих-кода. Приложения для управления запасами — это системы постоянного учета.

Существуют некоторые проблемы, связанные с системами непрерывного инвентаризации. Во-первых, эти системы нельзя обслуживать вручную, и для них требуется специальное оборудование и программное обеспечение, что приводит к более высокой стоимости внедрения, особенно для предприятий с несколькими офисами или складами. Для систем с постоянным запасом необходимы периодическое обслуживание и обновления, которые также могут стать дорогостоящими. Еще одна проблема, связанная с использованием системы постоянной инвентаризации, заключается в том, что зарегистрированные запасы могут не отражать фактические запасы с течением времени, потому что они не проводят периодических физических инвентаризаций, что необходимо даже при использовании средств отслеживания запасов. В результате ошибки, украденные и неправильно отсканированные предметы влияют на записанные инвентарные записи и приводят к тому, что они не соответствуют фактическим инвентарным подсчетам.

Система периодического учета

Системы периодической инвентаризации не отслеживают инвентаризацию ежедневно; скорее, они позволяют организациям знать начальный и конечный уровни запасов в течение определенного периода времени. Эти типы систем управления запасами отслеживают запасы с помощью подсчета физических запасов. Когда физическая инвентаризация завершена, остаток на счете покупок перемещается на счет запасов и корректируется в соответствии со стоимостью конечных запасов. Организации могут выбрать, следует ли рассчитывать стоимость конечных запасов с использованием методов учета запасов ЛИФО или ФИФО или другого метода; помните, что начальный инвентарь — это конечный инвентарь предыдущего периода.

Есть несколько недостатков использования периодической системы инвентаризации. Во-первых, когда завершается инвентаризация, нормальная деловая активность практически приостанавливается. В результате работники могут спешить со своим физическим подсчетом из-за нехватки времени. Системы периодической инвентаризации обычно не используют средства отслеживания запасов, поэтому ошибки и мошенничество могут быть более распространенными, поскольку отсутствует постоянный контроль над запасами. Также становится труднее определить, где возникают расхождения в подсчетах запасов при использовании системы периодического контроля запасов, потому что между подсчетами проходит очень много времени. Количество рабочей силы, необходимой для систем периодического управления запасами, делает их более подходящими для небольших предприятий.

Системы инвентаризации штрих-кодов

Системы управления запасами, использующие технологию штрих-кода, более точны и эффективны, чем системы, использующие ручные процессы. При использовании как части общей системы управления запасами системы штрих-кодов автоматически обновляют уровни запасов, когда работники сканируют их с помощью сканера штрих-кодов или мобильного устройства. Преимущества использования штрихового кодирования в процессах управления запасами:множество и включают:

• Точные записи всех инвентарных операций
• Устранение отнимающих много времени ошибок данных, которые часто возникают при работе с ручными или бумажными системами.
• Устранение ошибок при ручном вводе данных
• Простота и скорость сканирования
• Автоматическое обновление запасов в наличии
• Записывайте историю транзакций и легко определяйте минимальные уровни и объемы повторного заказа.
• Оптимизировать документацию и отчетность
• Быстрая окупаемость инвестиций (ROI)
• Облегчение перемещения запасов на складах и между несколькими точками, а также от получения до комплектации, упаковки и отгрузки.

Системы инвентаризации радиочастотной идентификации (RFID)

В системах инвентаризации с радиочастотной идентификацией (RFID) используются активные и пассивные технологии для управления движением запасов. Активная технология RFID использует стационарные считыватели меток по всему складу; Метки RFID проходят через считыватель, и движение регистрируется в программном обеспечении для управления запасами. По этой причине активные системы лучше всего подходят для организаций, которым требуется отслеживание запасов в режиме реального времени или где безопасность запасов была проблемой. С другой стороны, пассивная технология RFID требует использования портативных считывателей для отслеживания движения запасов. Когда метка считывается, данные записываются программным обеспечением управления запасами. Технология RFID имеет дальность считывания примерно 40 футов с пассивной технологией и 300 футов с активной технологией.

Системы управления запасами RFID имеют некоторые связанные с этим проблемы. Во-первых, RFID-метки намного дороже, чем этикетки со штрих-кодом; таким образом, они обычно используются для товаров с более высокой стоимостью. Также известно, что метки RFID имеют проблемы с помехами, особенно когда метки используются в средах с большим количеством металла или жидкостей. Кроме того, переход на оборудование RFID требует больших затрат, и ваши поставщики, клиенты и транспортные компании также должны иметь необходимое оборудование. Кроме того, RFID-метки содержат больше данных, чем этикетки со штрих-кодом, а это означает, что ваша система и серверы могут перегружаться слишком большим количеством информации.

Выбирая систему управления запасами для своей организации, вы должны сначала решить, какая система непрерывной инвентаризации или система периодической инвентаризации лучше всего подходит для ваших нужд. Затем выберите систему штрих-кода или систему RFID для использования в сочетании с вашей системой управления запасами, чтобы получить законченное решение, которое позволит вам иметь представление о своих запасах для повышения точности сканирования, отслеживания, записи и отчетности о движении запасов.

Изображения с Pixabay от icondigital и Flickr от Naval Surface Warriors