50 советов по отслеживанию активов:решения и стратегии, которые помогут успешно отслеживать самые ценные активы вашего бизнеса

Отслеживание активов решает многочисленные бизнес-задачи, предлагая структуру, позволяющую компаниям стать более эффективными и увеличить прибыль за счет оптимального использования существующих ресурсов для достижения результатов. Среди множества статей и ресурсов, предлагающих передовой опыт и советы по максимально эффективному использованию вашего решения для отслеживания активов, есть множество ценных советов и советов. Мы составили список из 50 советов по отслеживанию активов, включая информативные советы и стратегии по отслеживанию активов из авторитетных ресурсов в Интернете, чтобы создать полный список советов и тактик по отслеживанию активов для многих отраслей, которые могут извлечь выгоду из решений по отслеживанию активов.
Перейти к:

• Советы по выбору решения для отслеживания объектов
• Советы по отслеживанию объектов
• Преимущества следования советам и рекомендациям по управлению активами
• Советы по управлению запасами объектов

Выбор решения для отслеживания активов
Эффективное отслеживание активов начинается с создания основы:инструментов, систем и приложений, позволяющих отслеживать активы, и программных решений, упрощающих сбор и анализ данных. Эти советы по отслеживанию активов помогут вам выбрать лучшие инструменты и программное обеспечение для отслеживания активов, отвечающие потребностям вашей компании.

1. Знайте, что вам нужно отслеживать. «Имейте в виду, что важно знать график обслуживания, время безотказной работы и простоя оборудования, а также пользователя на каждой машине. Интегрируя систему управления активами в повседневную работу склада или завода, компании могут повысить доступность производственного оборудования и снизить общие затраты за счет более качественных услуг и программ технического обслуживания». – Технологии штрих-кода Wasp, Пять советов по выбору лучшего решения для управления активами, Журнал "Технологии производственного бизнеса", Твиттер:@MBTwebsite
2. Рассмотрим полный жизненный цикл управления проектом. ReliablePlant — отличный источник советов по отслеживанию активов, связанных с производственными предприятиями и аналогичными приложениями. «Если вы думаете о жизненном цикле актива как об одном длительном проекте — проекте, который может длиться до 20 или более лет, — становится очевидным, что на самом деле вы смотрите на проект, который начинается с проектирования и строительства. процессы. Затем проект включает затраты на техническое обслуживание, эксплуатацию и переоборудование и завершается принятием обоснованного решения о выводе из эксплуатации и замене актива. В отсутствие полнофункциональных, гибких и интегрированных систем EAM и ALM управление жизненным циклом актива от колыбели до могилы становится проблемой». – Патрик Цирнхельт, IFS North America, 7 советов по выбору программного обеспечения для управления активами , ReliablePlant, Твиттер:@NoriaCorp

3. Оцените требования вашей компании и расставьте приоритеты. «Во-первых, определите и приоритезируйте требования к программному пакету основных средств для удовлетворения этих потребностей. Во-вторых, оцените, насколько каждый продукт соответствует вашим требованиям. В-третьих, выполните тест-драйв, который позволит вам попробовать различные функции и убедиться, что программное обеспечение подходит. И, наконец, примите решение о покупке». – Мэтью П. Кеннеди, 4 шага к выбору решения для управления основными средствами и амортизации , Бассетс, Твиттер:@BassetseDepre
4. Получите больше информации, выбрав программное обеспечение с функциями отчетности и аналитики. «Вы не можете управлять тем, что не можете измерить, и вы не можете измерить то, чего не видите. Выбирая инструмент для своей программы ITAM, убедитесь, что он может собирать метрики, необходимые для измерения производительности ваших процессов. Кроме того, убедитесь, что вы можете легко вывести информацию из системы на информационные панели, которые может настроить любой. Это лучший способ убедиться, что у вас есть точная информация при принятии стратегических решений». – Брайан Холландсворт, менеджер по продукту, ServiceNow, 10 советов о том, как победить в конкурсе управления ИТ-активами , NetworkWorld, Твиттер:@NetworkWorld

5. Управление активами помогает решить проблемы с устаревшей инфраструктурой. Журнал WaterWorld предоставляет советы по отслеживанию активов для приложений водоснабжения, в том числе ценные выводы из исследований и исследований о преимуществах эффективного управления активами в сфере общественных работ. «Недавнее исследование, проведенное компанией CH2M HILL в партнерстве с McGraw Hill Construction, показало, что 75% водоканалов, использующих методы управления активами, считают старение инфраструктуры важным фактором при принятии ими решения о внедрении программы управления активами». – Арт Хаддауэй, помощник редактора, Передовой опыт:изучение тенденций в управлении активами , WaterWorld, Твиттер:@WaterWorldMag
6. Видимость имеет решающее значение перед приобретением активов. «В идеале, прежде чем произойдет какое-либо приобретение, вы должны убедиться, что выполняете свои фидуциарные обязательства перед своей организацией, имея представление обо всех избыточных/доступных активах. Эта видимость имеет решающее значение, потому что, если вы можете просто перераспределить недоиспользуемый существующий актив для удовлетворения потребности, вы только что сэкономили организации больше, чем стоимость этого актива!» – Брайан Э. Томпсон, CPPS, отделение в Лос-Анджелесе, Применение лучших отраслевых практик к системам управления активами , НПМА

Советы по отслеживанию объектов
Выбор решения для отслеживания ресурсов — это первый шаг, но эти советы по отслеживанию активов более подробно раскрывают стратегии и тактики, обеспечивающие беспрепятственное внедрение. Эти советы по отслеживанию активов помогут вам реализовать самые надежные и комплексные планы управления активами — от определения ваших существующих активов до правильной классификации и дифференциации управления активами и управления запасами.

7. Отслеживайте активы по мере их поступления в компанию. «Выявление всего, что требует отслеживания основных средств, может стать первой задачей. Возможно, самый простой способ сделать это — начать отслеживать все активы по мере их поступления в компанию, начиная с первого дня работы, если не раньше. Рекомендуется добавлять информацию о новом объекте основных средств в систему отслеживания до того, как актив покинет руки покупателя. Это гарантирует, что актив не исчезнет до того, как его присутствие будет подтверждено». – Дженнифер ВанБарен, Каковы лучшие советы по отслеживанию основных средств? , wiseGEEK, Твиттер:@wiseGEEK
8. Используйте уникальные номера отслеживания объекта, а не его серийный номер. «Возможно, серийный номер актива будет идентичен серийному номеру другого актива. Если в качестве номера для отслеживания используется серийный номер, повторяющиеся номера вызовут путаницу, поскольку невозможно отличить два актива друг от друга. Это может поставить под угрозу целостность данных и привести к неточным балансам и запасам клиентов, снизить ваш доход от аренды и повлиять на удовлетворенность клиентов. Использование уникального номера для отслеживания, отличного от серийного номера, устраняет эти проблемы. В том редком случае, когда номер для отслеживания утерян, актив по-прежнему можно найти по его серийному номеру и правильно пометить, чтобы сохранить историю актива». – Кристин Спэн, специалист по маркетингу, Пять лучших методов отслеживания активов , TrackAbout, Твиттер:@trackabout

9. Знайте свой стабильный уровень обслуживания. Агентство по охране окружающей среды США провело обширные исследования, включая советы по отслеживанию активов и стратегии управления активами, которые оказались полезными для многих приложений. «Знание требуемого «устойчивого» уровня обслуживания поможет вам внедрить программу управления активами и сообщить заинтересованным сторонам, что вы делаете. Качество, количество, надежность и экологические стандарты — это элементы, которые могут определять уровень обслуживания и связанные с ним цели производительности системы, как краткосрочные, так и долгосрочные. Вы можете использовать информацию о потребительском спросе, данные комиссий или советов коммунальных служб, а также информацию от других заинтересованных сторон для разработки требований к уровню обслуживания. Ваш уровень требований к обслуживанию может быть обновлен с учетом изменений, связанных с ростом, нормативными требованиями и технологическими улучшениями». – Управление активами:практическое руководство , EPA, Твиттер:@usepagov
10. Знайте разницу между отслеживанием активов и отслеживанием запасов. «Отслеживание активов — знание того, какие ценности использует бизнес, где они находятся и у кого они — отличается от отслеживания запасов. Согласно графику Wasp «Asset Tracking 101», отслеживание активов включает в себя управление расположением внутренних ресурсов, необходимых для продолжения работы; отслеживание выдаваемых предметов; и мониторинг амортизации, технического обслуживания и гарантийных контрактов. Отслеживание запасов, напротив, влечет за собой управление продаваемыми, распространяемыми или потребляемыми продуктами; отслеживание поступления, хранения, отгрузки и реализации продукции; и отслеживание оборачиваемости запасов, возраста и уровней повторного заказа». – сотрудники DC Velocity, на графике "Asset Tracking 101" приведены причины знать, где находятся ваши активы , DC Velocity, Твиттер:@DCVelocity

11. Рассматривайте управление запасами и отслеживание активов как две отдельные, но жизненно важные функции. SupplyTimes, надежный ресурс по управлению цепочками поставок, часто предлагающий советы и тактики отслеживания активов для улучшения потока цепочки поставок, рекомендует рассматривать отслеживание активов и управление запасами как отдельные функции. «Хотя возможность увидеть, как отслеживание запасов и управление активами могут повлиять на компанию, важна, важно понимать, что запасы — это то, что вы продаете, а не активы — это то, чем владеет компания. Достижение лучшего понимания потребностей компании в управлении запасами означает больше, чем отслеживание активов. Это означает возможность различать их, присваивать финансовую оценку, требуемую обоим типам данных, и иметь возможность видеть, как эти значения влияют на общую корпоративную структуру». – Отслеживание активов, управление запасами:в чем разница? , Сроки поставки
12. Проведите критический анализ оборудования. «Понимание факторов, определяющих затраты, поможет вам узнать о многих расходах, связанных с наличием избыточных запасов запасных частей. Один из способов снизить уровень запасов до только самого необходимого — провести анализ критичности оборудования. Большинство пакетов CMMS имеют закодированное поле для определения критичности оборудования, скажем, по шкале от одного до 10. Более сложные пакеты позволяют пользователям назначать веса и баллы неограниченному количеству определяемых пользователем переменных, чтобы построить общую критичность для данный актив или компонент». – Дэвид Бергер, инженер-технолог, пишущий редактор, 5 советов по управлению запасными частями , Plant Services, Твиттер:@PlantServices

13. Сбалансируйте затраты, возможности и риски с желаемой эффективностью активов. «Управление активами включает в себя балансирование затрат, возможностей и рисков с желаемой производительностью активов для достижения целей организации. Это уравновешивание, возможно, придется рассматривать в разных временных рамках. Управление активами также позволяет организации изучить потребность и производительность активов и систем активов на разных уровнях. Кроме того, он позволяет применять аналитические подходы к управлению активом на разных этапах его жизненного цикла (который может начинаться с концепции потребности в активе до его выбытия и включает управление любыми потенциальными обязательствами после выбытия). )». – Что такое управление активами? , Институт управления активами
14. Оптимизируйте жизненный цикл объекта. Компания Life Cycle Engineering опубликовала в RxToday статью с ценными советами и рекомендациями по отслеживанию активов. В информативной статье рекомендуется оптимизировать работу активов в пределах проектных диапазонов, чтобы максимально увеличить срок службы ваших активов. «Многие организации страдают, в первую очередь, от непонимания присущих им проектных возможностей их активов и, во-вторых, от того, как лучше всего работать в пределах их диапазонов для оптимизации жизненного цикла активов. Для некоторых активов эксплуатация ниже или выше проектного диапазона неблагоприятно влияет на срок службы актива». – Пять самых больших рисков для эффективного управления активами , Как было опубликовано в ноябрьском выпуске RxToday, Life Cycle Engineering

15. Определите дефицит стратегических активов. «По данным Министерства транспорта США, первым шагом в процессе управления физическими активами является установление организационной политики, включая стратегические цели и бюджеты. Это помогает определить будущие потребности компании. Второй шаг включает в себя сбор и анализ текущей инвентаризации и производительности активов. Разница между тем, где компания хочет быть, и тем, где она находится сегодня, — это дефицит стратегических активов компании, который указывает, где компании необходимо внести улучшения». – Чирантан Басу, Demand Media, Организация функции управления физическими активами , Chron.com, Твиттер:@HoustonChron
16. Создайте базу данных ваших активов. «Хорошая идея начать с создания базы данных ваших активов. Таким образом, вы можете сразу же после каждого сканирования проверить наличие актива в вашей базе данных инвентаризации. Вы также можете использовать базу данных для вставки описаний ваших активов, чтобы ваши сотрудники или клиенты могли просматривать связанные данные в приложении после каждого сканирования. И, если вы хотите, чтобы человек, сканирующий, записал состояние или иным образом прокомментировал актив, вы можете добавить в свою службу вопросы по сбору данных, которые будут представлены после каждого сканирования». – Отслеживание объектов — передовые методы управления запасами , codeREADr, Твиттер:@codeREADr

17. Удалите фантомные активы. «Призрачный актив — это имущество, которое утеряно, украдено или непригодно для использования, но все еще числится в системе в качестве активного основного средства. По данным Asset Management Resources, ведущего поставщика услуг по инвентаризации и сверке активов, «после 14 лет опыта AMR неоднократно обнаруживала, что 65 процентов данных об основных средствах являются неполными, неточными или вообще отсутствуют, в то время как от 10 до 30 процентов основные средства больше не принадлежат вам». – Рекомендации по управлению основными средствами , Sage Fixed Assets, Твиттер:@SageNAmerica
18. Определите ответственность за активы. «В идеале все активы должны отслеживаться организацией. Однако обычно слишком дорого отслеживать и назначать право собственности на каждый актив. Вместо этого организация обычно отслеживает те активы, которые важны для учреждения. Важность актива может основываться на ряде факторов, включая его чувствительность, критичность, ценность или предъявляемые к нему требования соответствия. Важные активы должны иметь назначенного владельца, ответственного за создание и поддержание надлежащих мер безопасности для защиты этих активов». – Управление активами , IU.edu, Твиттер:@IUSafetyMatters

19. Доверьте портативные сканеры штрих-кодов нужным людям. NPMA.org часто предлагает ценные советы и информацию по отслеживанию активов. Этот совет по отслеживанию активов от Марлы Уильямс, CPPM, предлагает использовать портативные сканеры штрих-кода для облегчения сбора данных там, где это наиболее целесообразно. «Передайте портативные сканеры штрих-кода в руки сотрудников отдела информационных технологий и оборудования, которые фактически получают и/или устанавливают активы. Неэффективно с точки зрения затрат и часто невозможно заставлять Property искать ваши активы в полевых условиях, когда информация может быть собрана людьми, выполняющими эту работу». – Марла Уильямс, CPPM, Десять лучших советов по успешному управлению недвижимостью , NPMA.org
20. Не забывайте о тонкостях планирования. «Планирование основных средств — сложный процесс, и, конечно же, он не является самостоятельным. Скорее, он информируется и управляется бухгалтерским учетом, записью и отслеживанием. Некоторые компании не вникают в тонкости своих активов, оставляя их в неведении, когда приходит время либо покупать больше данного продукта, либо избавляться от других». – Три совета по улучшению управления основными средствами , Sage, Твиттер:@SageFixedAssets

21. Установите ориентиры для объектов, которые нужно отслеживать. «В зависимости от размера вашей компании и количества активов, возможно, не стоит прилагать одинаковые усилия для отслеживания каждого актива. Например, вам нужно следить за состоянием и износом любых зданий, которыми вы владеете, но вам не нужно наносить на них штрих-код, чтобы знать, что они все еще там. Калифорнийский государственный университет в Лонг-Бич отслеживает только основные средства стоимостью более 5000 долларов или важные предметы стоимостью 500 долларов, которые можно легко украсть, и никто не заметит кражу». — Фрейзер Шерман, Demand Media, Методы отслеживания основных средств , Гнездо, Твиттер:@TheNest
22. Включите финансовое прогнозирование в долгосрочное планирование. Государственные органы все чаще ставят эффективное отслеживание активов на первое место в своих списках приоритетов и, как таковые, становятся полезным источником советов и передового опыта в отслеживании активов. NJ.gov описывает ценность планов управления активами для долгосрочной жизнеспособности:«План управления активами включает в себя подробные инвентарные описи активов, задачи по эксплуатации и техническому обслуживанию и долгосрочное финансовое планирование, чтобы гарантировать, что резервы годового дохода и реинвестирования достаточны для облегчения долгосрочной деятельности. срок жизнеспособности системы». – Руководство и рекомендации по управлению активами , NJ.gov, Твиттер:@NJGovNews

23. Разработайте эффективные процессы и документацию. «Во-первых, разработайте эффективные процессы и документацию, отвечающую на эти вопросы. Каковы наилучшие способы интеграции деятельности по управлению запасами с планированием потребности в материалах, планированием производства и другими функциями? Каким образом удельные затраты на рабочую силу и другие накладные расходы учитываются в инвентарной стоимости узлов? Оперативно ли регистрируются все перемещения запасов на склад и со склада? Как обрабатываются различия между физическим подсчетом и зарегистрированным количеством? Определение и документирование процессов, направленных на решение таких вопросов, обеспечивает основу для эффективного управления запасами». – Брэд К. Джей, Управление запасами:что нужно знать , AutomationWorld, Твиттер:@automationworld
24. Используйте мобильность. «Учет активов в ЖКХ сложнее, чем в других организациях. Активы варьируются от стационарных столбов и трубопроводов до движущихся транспортных средств, запчастей и людей. Благодаря современным мобильным технологическим решениям ваши полевые сотрудники могут легко интегрировать управление запасами и отслеживание активов в рабочий день, повышая прибыль и общую эффективность работы». – Управляйте активами, рисками и затратами для достижения успеха , Управление запасами коммунальных услуг/отслеживание активов, Motion, Twitter:@MotionComputing

25. Используйте подход MRO (техническое обслуживание, ремонт и эксплуатация). «Основная цель каждой организации — управлять объектами с наименьшими затратами и в кратчайшие сроки. Все чаще организации обнаруживают, что эффективное управление цепочками поставок и эффективная работа складских помещений для поддержки технического обслуживания, ремонта и эксплуатации (MRO) являются критическими элементами, которые либо делают их конкурентоспособными, либо способствуют большей неэффективности. Складское помещение, которое поддерживает деятельность по ТОиР с нужными деталями в нужном месте в нужное время, повышает операционную эффективность организации ». – Энди Гейгер из Института Маршалла, Специальный отчет:Своевременное и рентабельное управление запасами , Институт Маршалла, Твиттер:@Marshall_Inst
26. Назначьте центральное место для инвентаря MRO, чтобы уменьшить количество скрытых проблем с инвентарем. SupplyChain247 — отличный источник советов по отслеживанию активов, связанных с управлением цепочками поставок. В статье, предлагающей ценные советы по управлению запасами активов, Джон М. Доннелли предлагает:«Безусловно более эффективно хранить материалы для ТОиР в одном центральном месте для каждого объекта, чем хранить их в разных неустановленных местах. Крайне важно иметь компьютерные системы для отслеживания, управления и контроля запасов. Вооружившись данными об использовании и транзакционными затратами, организация может «подобрать» свои запасы MRO в соответствии со стандартами эффективности цепочки поставок». – Джон М. Доннелли, Пять основных методов, которые могут быстро сократить разрыв с передовыми методами управления запасами MRO , SupplyChain247, Твиттер:@SupplyChain247