Четыре способа, которыми оперативные полевые данные могут упростить управление проектом

Роль руководителя строительного проекта не для слабонервных. Они - глаза и уши всего, что происходит на рабочем месте, и несут ответственность за постоянное информирование сотрудников офиса и других ключевых заинтересованных сторон. Кроме того, они тратят свое время на планирование, сравнительный анализ и управление временем и рисками, а также на распределение ресурсов и управление бюджетом проекта.

До недавнего времени для того, чтобы быть менеджером проекта, требовалось большое количество ручных процессов документирования, включая бумагу, электронные таблицы и различные типы технологических решений, что значительно ограничивало их эффективность. К счастью, все это меняет возможность иметь и обмениваться данными в реальном времени. Полевые данные в реальном времени дают руководителям проектов возможность облегчить свою рабочую нагрузку по управлению данными и больше сосредоточиться на человеческих элементах своих проектов, расширяя географию своего присутствия и давая им возможность повысить общую продуктивность проекта.

Вот четыре ключевых области, в которых оперативные полевые данные могут выявить риски, поделиться информацией и повысить эффективность проекта.

Знания в реальном времени

Руководители проектов, которые полагаются на обмен информацией на бумаге или лично, испытывают трудности. До COVID-19 менеджеры проектов часто задерживали передачу полевых данных в офис. Теперь, когда так много офисных сотрудников работают удаленно, время задержки увеличилось, поскольку у компаний нет единого центрального офиса, куда можно было бы доставлять данные. Это отставание - одна из причин, по которой компаниям так необходимо принимать меры для обеспечения сбора и распространения данных одним нажатием кнопки.

Решения для данных в реальном времени предлагают поддержку, такую ​​как отслеживание рабочего времени в облаке, отслеживание оборудования, мобильные формы с прикрепленными фото или видео, отслеживание прогресса и интеграцию с корпоративными системами и системами расчета заработной платы. Вооруженные этими инструментами, менеджеры проектов могут держать руку на пульсе того, что происходит на местах, и при необходимости принимать корректирующие меры, не находясь физически на рабочем месте. Устраняя задержки из-за рабочего времени и отчетов о ходе работ, менеджеры проектов могут быстро вносить изменения в расположение сотрудников и оборудования, чтобы заполнить пробелы, независимо от того, находятся ли они на рабочем месте или нет. Все сотрудники могут получить удобный доступ к облачным решениям через смартфоны, планшеты и другие устройства. Даже когда полевые сотрудники работают в удаленных местах без обслуживания, оперативные полевые данные продолжают собираться в автономном режиме по мере выполнения работы, поэтому данные могут позже быть переданы и синхронизированы с решением облачной платформы, как только устройство вернется в эксплуатацию.

Платформы полевых данных в реальном времени значительно повышают точность собранных полевых данных, поскольку они собираются в реальном времени и затем интегрируются обратно в другие программные системы компании. Это исключает ручной ввод данных, ошибки ввода и перераспределение затрат на работу, а также связывает менеджера проекта с прогрессом сотрудников. Благодаря упорядоченному и полностью оцифрованному сбору данных отчет о конечном результате в ERP является точным. Имея оперативные полевые данные, менеджеры проектов могут быть уверены в своей отчетности о статусе проекта и тратить больше времени на анализ того, как управлять проектом для достижения рентабельности, вместо того, чтобы тратить все свое время на ручной сбор и ввод данных постфактум.

Управление трудовыми ресурсами

Затраты на рабочую силу обычно являются самой большой категорией переменных расходов для строительного проекта, что часто делает его одним из наиболее значительных рисков перерасхода средств. Поскольку нехватка квалифицированной рабочей силы по-прежнему остается одной из главных проблем в 2020 году для строительной отрасли, эти ресурсы являются ценными и должны использоваться в полной мере.

Когда он физически не находится на рабочем месте, у менеджера проекта нет надежного способа убедиться, что сотрудники действительно были на рабочем месте, выполняя работу, или что они завтракали на улице. Они также не будут знать наверняка, выполняют ли сотрудники полный рабочий день в своих табелях учета рабочего времени или даже для своих товарищей по бригаде в тех случаях, когда они покидают рабочее место пораньше. Это может быть существенным фактором риска, если в отчетах указано рабочее время без какой-либо реальной производительности, как в приведенных выше примерах. Это также может привести к искусственной сверхурочной работе над проектом и резко увеличить общие затраты на рабочую силу.

Менеджеры проектов часто испытывают трудности с отслеживанием рабочего времени и задач, особенно по мере увеличения количества рабочих мест. Снижение производительности, если его не отследить и не смягчить, может легко выйти из-под контроля над любым проектом, уничтожая прибыль и снижая удовлетворенность клиентов.

Передать технику в руки каждого рабочего, мастера и начальника несложно. Фактически, это так же просто, как заставить их использовать приложение на своем смартфоне. Распознавание лиц и GPS-отслеживание с геозоной позволяет руководителям проектов знать, где находится сотрудник, и что нужный сотрудник приходит и уходит. Руководители проектов и руководители на местах могут быть предупреждены, когда сотрудники приходят или уходят, когда фотографии штампа не совпадают с фотографией в их профиле или когда они находятся за пределами геозоны рабочей площадки, когда это происходит. Используя оперативные полевые данные, менеджер проекта может получать регулярные отчеты о человеко-часах по каждому коду затрат, что позволяет им легко отслеживать время и производительность сотрудников, позволяя им предотвращать задержки, связанные с неточными или задержанными данными.

Полевые данные в реальном времени также автоматизируют интеграцию данных, собранных в ERP и из нее, что гарантирует автоматическую синхронизацию любых новых кодов затрат, проектов или новых сотрудников с приложением для сбора данных. Это позволяет сотрудникам на местах точно вводить свое время и распределять его по правильному коду затрат или проекту в режиме реального времени для руководителя проекта без дополнительной работы для руководителя проекта.

Размещение оборудования

Строительные проекты полагаются на оптимизацию оборудования компании. Без оперативных полевых данных, позволяющих узнать, у кого какая часть оборудования и на какой проект она возложена, может быть сложно получить сотрудникам необходимое оборудование для безопасного и эффективного выполнения своей работы. Сотрудники на местах и ​​руководители тратят время на ненужные телефонные звонки, отправку текстовых сообщений и дополнительных электронных писем, чтобы найти нужное оборудование, или иногда руководители проектов берут напрокат ненужные предметы, когда не могут найти подходящее собственное оборудование.

Эта неэффективность может показаться незначительной, но систематические проблемы с ресурсами приводят к большим затратам в течение всего срока реализации проекта. Полевые данные в реальном времени дают руководителям проектов точную информацию о наличии, назначении и использовании оборудования в режиме реального времени. Руководители проектов могут заранее планировать покупку или аренду нового оборудования на основе фактического использования активов или планировать ремонт на основе запросов на техническое обслуживание через мобильное приложение. Они также увидят, какое оборудование используется недостаточно, а какое - слишком много.

Производственный прогресс, достигнутый рабочими, можно отслеживать в режиме реального времени, что дает гибкость для перераспределения персонала в места, которые могут наилучшим образом использовать их сильные стороны. Эти типы идей позволяют им принять меры, например сбалансировать использование оборудования, чтобы продлить полезный жизненный цикл актива и снизить затраты на замену актива. Или правильное управление персоналом, чтобы избежать ненужной сверхурочной работы. Правильное распространение гарантирует, что нужный инструмент находится в нужном месте в нужное время, чтобы сотрудники могли продолжать работу без задержек.

Связь с заинтересованными сторонами

Связь с места работы в офисе может быть такой же сложной, если не более сложной, чем на рабочем месте. На высоком уровне внутренние и внешние заинтересованные стороны хотят знать, идет ли проект по графику, в рамках бюджета и есть ли какие-либо потенциальные риски в будущем. Для того, чтобы менеджер проекта имел такую ​​видимость, ему необходим доступ к полевым данным в реальном времени, показывающим ежедневные отчеты журнала, часы работы, выполненные количества по коду затрат и завершенные отчеты по безопасности. Для руководителей проектов, которые собирают и обрабатывают данные вручную, непросто добиться такого уровня видимости.

С точки зрения управления проектом, полевые данные в реальном времени полностью изменили правила игры. Полевые супервайзеры четко сообщают о ежедневном статусе проекта с помощью мобильных форм с прикрепленными фотографиями с пометками и автоматически отправляют их руководителям проекта. Менеджерам проектов больше не нужно составлять ежедневные отчеты журнала из нескольких бумажных форм, а также копаться в различных электронных письмах с прикрепленными фотографиями, чтобы убедиться, что они используют правильные фотографии, чтобы точно сообщать текущий статус проекта на собраниях по статусу проекта. Внутренние и внешние заинтересованные стороны, в свою очередь, будут получать ежедневные отчеты журнала в режиме реального времени, не увеличивая рабочую нагрузку менеджера проекта. Затем менеджер проекта может обсудить ежедневный отчет журнала на встречах о статусе проекта с владельцами и разработчиками или ключевыми внутренними заинтересованными сторонами проекта на основе точных полевых данных в реальном времени.

В небольших проектах мобильные формы с полевыми данными в реальном времени и встроенными фотографиями с пометками и аннотациями могут устранить необходимость в дополнительных менеджерах проектов, поскольку автоматические ежедневные отчеты журнала более полно и точно отражают статус проекта. В качестве реального примера:электротехнический подрядчик из Северной Каролины, использующий живые цифровые формы с интеграцией фотографий и видео, обнаружил, что мультимедийные мобильные формы в реальном времени передают информацию о статусе проекта более точно, эффективно и результативно, чем наем дополнительных менеджеров проекта. Полевые данные в реальном времени повысили эффективность каждого менеджера проекта и поддержали чистую прибыль компании.

Строительные проекты требуют тщательного планирования и управления для надлежащего выполнения от заявки до завершения. Сказать, что менеджеры проектов заняты делом, было бы преуменьшением. Полевые данные в реальном времени сместили фокус менеджеров проектов со сбора и записи данных на их анализ и анализ. Время, когда мы летаем вслепую или на основе данных неделями или месяцами, ушли в прошлое. Наличие данных, доступных сразу после выполнения задач, может превратить проект из полностью громоздкого в эффективное управление. Решения для оперативных полевых данных предоставляют руководителям проектов инструменты, необходимые для повышения эффективности отслеживания критически важных данных, создания отчетов и повышения производительности.

Майк Меррилл - соучредитель и главный операционный директор WorkMax.