Почему так много цепочек поставок застряло в прошлом - и путь вперед

Если бы вы пошли в ресторан с четырьмя друзьями и только двое из вас поели, вы бы сочли это успехом? Что, если ваш рейс из Нью-Йорка в Лос-Анджелес приземлится в Канзасе? Как потребитель, вы бы не пошли в этот ресторан снова и не купили бы восемь блюд, чтобы компенсировать, что ресторан доставит только 50% от того, что вы заказали. Вы не будете платить за рейс в Японию, чтобы провести отпуск на Гавайях. Платить за продукт в два раза больше, чем вы действительно нуждаетесь, - это не просто плохой бизнес, это плохой бизнес, который стоит больше, чем вы можете себе позволить, не говоря уже о создании ужасного опыта для всех вовлеченных сторон. Так почему же крупные производственные компании поступают так со своими цепочками поставок?

Прямые закупки - это, пожалуй, единственная сфера деятельности производителя, где применяется этот обратный принцип, когда низкие или нестандартные своевременные и полные поставки (OTIF) считаются успехом. Цепочки поставок стали настолько самоуверенными, что покупатели лучше понимают, что не могут ожидать получения каждой детали вовремя, в полном объеме и с нужным им качеством, и это привело к тому, что чрезмерные закупки стали нормой, а не исключением. Даже в лучшие времена чрезмерный заказ запасных частей связывает денежные средства в виде невозвратных затрат или избыточного страхового запаса. В периоды чрезвычайных потрясений, подобных тому, который мы переживаем сейчас, эта практика фактически сводит бизнес на нет.

Скажем, все детали прибывают вовремя, полностью неповрежденными. Теперь у вас есть потенциально десятки тысяч долларов, связанных с избыточным страховым запасом и запасами, которые, возможно, никогда не увидят свет, особенно если эти части устареют до того, как будут использованы. Вы застряли с запасами, которые в конечном итоге будут списаны.

Как мы сюда попали?

Краткий ответ:«Потому что мы мирились с отсутствием подотчетности почти на каждом узле в цепочке поставок», от отношений покупатель-поставщик до проблем с доверием и прозрачностью данных и устаревших инструментов, которые мешают цепочке поставок работать эффективно или с нужным уровнем видимости и сотрудничества.

Например, легко обвинить поставщика во многих неудачах в цепочке поставок. Однако, если производитель сталкивается с низкими ставками OTIF, избыточным страховым запасом и низкой скоростью складских запасов или постоянно платит огромные комиссионные за ускорение и штрафы для клиентов, первая остановка на его пути к погашению должна быть зеркалом.

В конце концов, отказ поставщика - это симптом, а не причина плохой работы цепочки поставок. Это может быть прослежено до стороны покупателя, иногда в результате человеческой ошибки, но чаще из-за статус-кво - например, отслеживание заказов на покупку с помощью электронной почты, электронных таблиц и стикеров - и неточных, застойных данных, хранящихся в системах планирования ресурсов предприятия (ERP) .

Когда компании понимают, что их данные ERP устарели и полагаются на ручное обновление, они скептически относятся к инструментам, в которые они вложили много времени и денег. Они либо действуют интуитивно, либо вынуждены слепо доверять своим данным ERP, потому что, несмотря на внутренние проблемы, влияющие на производительность их цепочки поставок, они все еще находятся на крючке, чтобы выпустить продукт. Реальность такова, что цепочки поставок движутся быстрее, чем когда-либо прежде, и полны неожиданностей, сбоев и постоянных изменений, о которых многие компании даже не подозревают, пока не станет слишком поздно. К тому времени, когда покупатели подключили точки данных для сырья, минимального и максимального запаса, инвентаря и времени выполнения заказа, данные уже устарели, потому что что-то где-то в цепочке поставок - изменение заказа на поставку, оставшееся без ответа электронное письмо, измененное лидерство поставщика. или время ответа - слишком долго оставались незамеченными.

Даже до COVID сбои в цепочке поставок были настолько серьезными, что это не было неожиданностью. Это ожидаемо, и у производителей культивируется менталитет, согласно которому потеря доходов в цепочке поставок просто стала издержками ведения бизнеса. Сбои в цепочке поставок обычно происходят во время событий - например, стихийных бедствий, геополитических сдвигов и всемирных пандемий - которые вызывают быстрый всплеск спроса и влияют на способность поставщика не отставать.

Согласно отчету Hackett Group, в «нормальное время» меняется 40% строк заказа на закупку (строки заказа на поставку). Этот показатель вырос до колоссальных 60% в первой половине прошлого года из-за нарушения COVID-19.

Отношения покупатель-поставщик должны быть стратегическим партнерством, но часть «стратегии» теряется, когда обе стороны проводят большую часть своего времени в устаревших таблицах и длинных цепочках электронной почты, отчаянно пытаясь приспособиться к малейшим изменениям. Система порождает недоверие и отсутствие ответственности. Никто не хочет работать таким образом, и им не следует это делать, так почему же так много предприятий все еще застряли в прошлом?

Как решить проблему с OTIF

Попытка компенсировать плохое сотрудничество с поставщиками без устранения основной причины проблемы неизбежно приводит к низким показателям OTIF или, что еще хуже, считается, что низкие показатели OTIF являются успехом. Производители и покупатели должны применять новые передовые практики и тактики для оценки работы поставщиков и управления отношениями с отдельными поставщиками и поставщиками в масштабе, чтобы в конечном итоге добиться улучшенных реальных ставок OTIF:

Оценивайте эффективность работы поставщика в режиме реального времени. Ежемесячная или ежеквартальная оценка поставщиков - это старая школа менталитета, и ее следует делать в первую очередь. Производители и лица, принимающие решения в цепочке поставок, должны проводить более частые, в реальном времени, даже прогнозные оценки поставщиков и использовать эти точки соприкосновения для обсуждения стратегических улучшений с целью повышения производительности в будущем, а не для диагностики прошлых неудач. Оптимизируйте эти разговоры с помощью оценочных карт или слайдов на основе данных, которые оценивают производительность и своевременность доставки, и делитесь ими со своими поставщиками, чтобы они понимали, как вы их оцениваете, и могли соответствовать вашим ожиданиям и целям.

Переоцените сроки выполнения. Ваша ERP должна иметь точное время выполнения заказа для каждой части каждую секунду каждого дня. Заказ поставщика постоянно задерживается? Это может означать, что сроки выполнения вашей ERP-системы устарели. Поговорите со своим поставщиком, чтобы перепроверить данные, а затем внесите соответствующие изменения в свою ERP, чтобы планирование спроса могло сделать свою работу.

Ожидайте подтверждения заказа на поставку - вместо того, чтобы надеяться на него . Насколько легко и быстро вы можете общаться со своими поставщиками? Справедливо ожидать, что ваши поставщики будут подтверждать изменения заказа на поставку в 100% случаев без чрезмерной задержки, которая неизбежно приводит к каскадным сбоям и снижению производительности. В конце концов, какой толк в отправке срочного запроса, если его не откроют раньше, чем через неделю? Своевременное подтверждение заказов на поставку - верный признак хорошей коммуникации с поставщиками и должно быть одним из наиболее важных показателей, которые покупатели используют при оценке отношений с поставщиками.

Установите безупречный порядок. Отслеживайте процент деталей, которые вы получаете вовремя, без повреждений и ожидаемого качества. Ваш поставщик должен доставлять безупречный заказ в 90% или более случаев, чтобы поддерживать отношения. Меньшее ставит под угрозу прибыль и может привести к дефициту товаров, завышению затрат и неуклонному подрыву доверия клиентов.

Узнайте о своих скрытых расходах . Знаете ли вы разницу между тем, что вам процитировал поставщик, и тем, что он взимал с вас? Вы знаете, сколько вы платите за ускоренную логистику в качестве компенсации за просрочку доставки? Избыточная закупка запчастей и штрафы за просрочку поставки - не единственные издержки, возникающие из-за самоуспокоенности цепочки поставок. Оптимизация первой мили также позволяет вам обнаружить другие дорогостоящие упущения, например переплату по счетам поставщика, не совпадающим с вашими окончательными заказами на покупку.

Подобные улучшения требуют готовности адаптироваться к современной, быстро развивающейся цепочке поставок. Внедрение изменений и внедрение новых процессов может быть сложной задачей, но в долгосрочной перспективе это окупается. Помните тот билет на самолет по пересеченной местности? Когда придет время бронировать поездку, позвоните ли вы в туристическое агентство и оплатите ненужные услуги? Или вы воспользуетесь современными инструментами для путешествий, которые позволят вам бронировать онлайн, что в конечном итоге сэкономит вам время и деньги и даст вам душевное спокойствие в предстоящей поездке?

Том Кили - соучредитель и генеральный директор SourceDay, поставщика программного обеспечения для повышения эффективности цепочки поставок.