Пять способов, которыми управление жизненным циклом контрактов может формировать цепочки поставок

Сейчас, как никогда ранее, предприятиям необходимо отслеживать динамику развития цепочки поставок и быстро реагировать. Для обеспечения прозрачности в реальном времени, сотрудничества с поставщиками и оптимизации бизнес-процессов многие предприятия используют автоматизацию. Недавнее исследование Oxford Economics, проведенное среди 1000 руководителей цепочек поставок, показало, что респонденты оценили «использование автоматизации для выполнения рутинных задач» как высшую стратегическую цель для всей организации.

Автоматизация, разработанная для повышения повседневной производительности, позволяет пользователям устанавливать бизнес-политики и правила в системе управления жизненным циклом контрактов (CLM), которые применяются к потоку задач, документов и информации в рамках бизнес-операций, что позволяет им двигаться вперед без участия человека. вмешательство. Автоматизация позволяет выполнять повторяющиеся простые задачи без риска человеческой ошибки. В этой статье будут рассмотрены многие преимущества использования автоматизированной CLM для управления корпоративными цепочками поставок, а также то, как предприятия могут наилучшим образом использовать автоматизацию для управления рисками поставщиков в условиях пандемии.

1. Обеспечение видимости

Автоматизация обеспечивает доступ к информации в режиме реального времени, что позволяет предприятиям мгновенно реагировать на меняющиеся условия и принимать соответствующие обоснованные решения. Автоматизированные системы CLM с поставщиками и порталами поставщиков могут служить единым источником достоверной информации для разговоров между поставщиками и поставщиками в режиме реального времени о недостатках, спросе и задержках. Такая прозрачность цепочки поставок позволяет предприятиям эффективно управлять потенциальными проблемами и разрабатывать вспомогательные решения, а также иметь данные, необходимые для прогнозирования потенциальных задержек и дефицита в будущем.

2. Предупреждение о рисках поставщика

В том же опросе, упомянутом выше, было обнаружено, что 39% респондентов испытали негативное рисковое событие в какой-то момент своей цепочки поставок за последние три года, а 40% обнаружили, что их подверженность рискам цепочки поставок за тот же период увеличилась. С добавлением автоматизации цепочка поставок может постоянно отслеживаться на предмет выбросов и потенциальных рисков. Автоматизированные системы управления контрактами помогают снизить риск поставщика, отмечая, какие поставки и в каком объеме не хватает, а также было ли нарушение контракта. Кроме того, усовершенствованная CLM может использовать искусственный интеллект для выявления рискованных положений и соглашений с поставщиками до того, как они будут подписаны организацией.

3. Ускорение бизнес-процессов

Благодаря автоматизации предприятия могут избавиться от медленных ручных процессов, используемых для управления цепочками поставок, что позволяет сотрудникам сосредоточить усилия на создании дополнительной ценности для организации. Автоматизация CLM устраняет препятствия в таких процессах цепочки поставок, как координация, мониторинг, инвентаризация и отгрузка, и позволяет выполнять весь процесс из единой защищенной системы.

Автоматизированные решения CLM также позволяют предприятиям и поставщикам отправлять контракты и другие запросы непосредственно в систему, ускоряя бизнес-процессы, включая продажи, закупки и юридические операции.

В среднем указанные выше преимущества сокращают время, необходимое для выполнения контракта, почти на 60 процентов. Конечно, для этого требуется предварительное планирование:предприятиям сначала необходимо определить, какой повторяющийся процесс можно автоматизировать и который принесет наибольшую пользу организации. После выбора решения для автоматизации рабочего процесса сотрудники могут настраивать правила для задачи на платформе и отслеживать ее выполнение, соответствующим образом корректируя. Примеры задач, идеально подходящих для CLM, включают распространение контрактов, создание счетов-фактур и отправку заранее написанных ответов клиентам, которые задают общий вопрос.

4. Соблюдение нормативных требований

Хотя автоматизация может поддерживать работу без необходимости критического человеческого глаза, соблюдение и регулирование по-прежнему должны быть в центре внимания. Автоматизированные рабочие процессы CLM можно запрограммировать в соответствии с нормативными требованиями и корпоративными политиками, что означает, что сотрудникам больше не нужно вручную проверять соответствие каждой задачи. CLM также отслеживает цифровые рабочие процессы, поэтому аудиторы могут быстро и легко узнать, какая задача была выполнена - кем и в какое время - устраняя необходимость копать документы или электронные письма / бумажные следы сотрудников, давая всем сторонам уверенность в том, что все процессы были соблюдены в пределах юридических ограничений.

Автоматизация CLM собирает данные для регулирующих органов, гарантируя, что поставщики и клиенты могут предоставить доказательства того, что они соблюдают нормативные требования. Это также позволяет создавать записи всего процесса цепочки поставок от начала до конца, позволяя уполномоченным лицам подтверждать, что каждый шаг находится в рамках установленных корпоративных правил и положений, и вносить соответствующие изменения.

5. Поддержка удаленной работы

Для обеспечения эффективного движения цепочки поставок ИТ-системы должны иметь возможность поддерживать новый ландшафт удаленной работы, позволяя поставщикам, партнерам и клиентам получать доступ к файлам, защищать корпоративные данные и управлять сквозным процессом. В то время как ИТ-команды в настоящее время испытывают крайнее давление, заставляя сотрудников работать удаленно, автоматизированные системы без кода, включая CLM, позволяют удаленным сотрудникам настраивать решения для удовлетворения потребностей цепочки поставок без необходимости постоянного участия ИТ-отдела. Не требуя знаний в области программирования, платформы без кода позволяют пользователям быстро создавать и выполнять свои приложения или процессы самостоятельно. Учитывая, что рынок, согласно прогнозам, вырастет с 13,2 млрд долларов в 2020 году до 45,5 млрд долларов к 2025 году, платформы с низким кодом и без кода позволяют экспертам по цепочке поставок реализовывать те цифровые стратегии, которые работают лучше всего, без необходимости ручного кодирования.

Поскольку пандемия COVID-19 вынуждает предприятия в разных отраслях управлять непредсказуемостью спроса и предложения, автоматизированная CLM является критически важным инструментом, помогающим предприятиям получать прозрачность, общаться с поставщиками и управлять рисками, оставаясь при этом совместимыми и доступными для удаленных сотрудников. Компании, которые успешно внедряют автоматизированную CLM, будут настроены на успех не только перед лицом катастрофы, но и для общего удовлетворения клиентов и роста бизнеса.

Колин Эрл, генеральный директор Agiloft.