Демократизация автоматизации:6 важнейших факторов успеха, которые нельзя игнорировать

Нет никаких сомнений в том, что характер работы, ее выполнение и организация, а также ее значение и важность в нашей жизни изменились в результате пандемии. Многие работодатели осознали и отреагировали на растущие проблемы с психическим здоровьем своих сотрудников. Другие также воспользовались возможностью, чтобы выслушать своих сотрудников и предоставить им значимые возможности для обучения и роста.

Наблюдается сдвиг в сторону вовлечения сотрудников в содержательную работу с помощью мероприятий, которые позволяют сотрудникам проявлять творческий подход, умение рассуждать и решать проблемы. Рутинные и ручные задачи, на которые сотрудники раньше тратили время, теперь быстро автоматизируются.

В результате мы наблюдаем, как компании быстро ускоряют свои усилия по автоматизации и цифровому преобразованию. Хотя это привело к увеличению числа инициатив и программ автоматизации, некоторые компании все еще пытаются сделать автоматизацию по-настоящему демократичной.

Рекомендуемая литература:Почему будущее автоматизации зависит от демократизации RPA

Хотя это связано с несколькими (и в некоторых случаях критическими) соображениями, истинные преимущества автоматизации высвобождаются, когда навыки разработки автоматизации легко доступны для всех, чтобы улучшить рутинные аспекты своей работы. Трудно представить и найти реальные примеры централизованного (или федеративного) отдела, ответственного за удовлетворение потребностей всех составляющих бизнес-подразделений, а также за масштабирование усилий по автоматизации по всей организации.

Следовательно, автоматизация, управляемая сотрудниками, является ключом к преобразующим изменениям не только для организации, но и для сотрудников, которые ее формируют.

Крайне важно выбрать продукт или платформу автоматизации, которые люди считают удобными для пользователя и обладающие богатыми функциями и возможностями для автоматизации их работы. Но сегодня мы сосредоточимся только на факторах, не связанных с продуктом, которые имеют решающее значение для успеха организации, внедряющей программу автоматизации, ориентированную на сотрудников.

Источник:UiPath

Факторы (выше) являются результатом моих собственных знаний и опыта работы с компаниями, которые пытались реализовать такие программы. Я также включил свои собственные исследования из внешних агентств и общедоступных источников (которые были процитированы там, где это уместно).

Помимо факторов, связанных с продуктом или платформой, я считаю эти шесть факторов наиболее важными для успешной демократизации автоматизации в любой организации.

1. Исполнительный чемпион

Автоматизация исторически была внедрена и разрознена в различных подразделениях организации.

По мере появления таких технологий, как роботизированная автоматизация процессов (RPA), искусственный интеллект (AI) и машинное обучение (ML), были созданы центры передового опыта (CoE) для обеспечения управления, стандартизации и контроля качества.

Однако масштабирование и демократизация автоматизации во всей организации — это преобразующая работа, которую должен возглавлять сильный исполнительный лидер и провидец. Должна быть приверженность и соответствие программе автоматизации с привязкой к бизнес-целям организации. Общие бизнес-цели включают снижение затрат, достижение большей скорости и эффективности бизнес-процессов или повышение вовлеченности сотрудников за счет их участия в автоматизации зданий.

Сильная поддержка руководства также необходима для обеспечения кросс-функциональной приверженности и устранения любых препятствий на этом пути.

Узнайте, какой лидер должен быть у вас на каждом этапе перехода вашей организации к автоматизации.

2. Чемпионы по автоматизации

Как и в случае любых изменений и преобразований, важно собрать и начать с первых последователей. Для первых пользователей автоматизации не так важно иметь технические навыки. Их готовность осваивать новые навыки, проактивность в определении областей возможностей и лидерство, чтобы вдохновлять других в своей группе сверстников, важнее, чем обширные технические навыки.

Есть несколько способов найти эту группу в вашей организации. Один из способов, который я видел, — запустить инициативу или семинар по автоматизации, на котором сотрудников знакомят с базовым обучением автоматизации. А затем их сразу же просят определить и автоматизировать один или два аспекта их повседневной работы, которые они считают ручными и рутинными. Какие сотрудники быстро автоматизируют задачи? Это ваши энтузиасты и люди, которые могут стать сторонниками ваших инициатив в области автоматизации.

Статья по теме:Как создать команду чемпионов для центра автоматизации

3. Управление изменениями

«Роботы приходят на ваши рабочие места», «10 профессий, которые устареют через 10 лет» и т. д. — такие заголовки беспокоят рабочих. Поэтому есть естественные опасения в поддержке программ автоматизации. Таким образом, четкая коммуникация, поддержка, приверженность и заинтересованность сотрудников имеют важное значение, когда речь идет о том, чтобы заручиться их поддержкой в ​​области автоматизации.

Недавнее исследование Bain-UiPath пришло к выводу, что среди сотрудников, которые слышали об RPA, 60% никогда не использовали ботов для выполнения задач, однако 86% сотрудников хотят использовать автоматизацию. Что часто упускают из виду многие усилия по автоматизации, предпринимаемые сотрудниками, так это необходимость тщательно разработанной стратегии управления изменениями, которая может свести к минимуму сопротивление изменениям, связанным с инициативами по автоматизации.

Статья по теме:Как стратегии управления изменениями в Cision и Morgan Stanley способствуют внедрению автоматизации

4. Управление

Надежное управление необходимо для установления правильных границ безопасности, соответствия требованиям и управления рисками в автоматизации, разработанной вашими сотрудниками. Некоторые аспекты управления могут быть обеспечены правильной платформой автоматизации, которая позволяет жестко контролировать программное обеспечение, чтобы разработанные средства автоматизации не имели непредвиденных последствий.

CoE также играет решающую роль в обеспечении соответствия автоматизации стандартам управления рисками и соответствия требованиям организации. Здесь необходимо найти баланс с точки зрения предоставления бизнес-пользователям возможности разрабатывать автоматизацию под руководством граждан таким образом, чтобы это не препятствовало их творчеству и автономии. Но такими способами, которые также позволяют управлять рисками и проводить аудит в фоновом режиме.

Посмотрите вебинар:Управление автоматизацией

5. Обучение и активация

Технологии и инструменты, доступные сегодня, безусловно, позволяют бизнес-пользователям, не имеющим технологического опыта, быстро научиться использовать автоматизацию, которая может упростить большую часть ручной работы в рамках их соответствующих бизнес-процессов. Но организации также необходим тщательно разработанный план обучения и поддержки, который гарантирует, что сотрудники знают об «искусстве возможного» и могут использовать платформу автоматизации, принятую в организации. Центр автоматизации может протянуть руку помощи и направить сотрудников, пока они осваивают свой собственный опыт в области автоматизации.

Хорошей новостью является то, что обучение, связанное с автоматизацией, доступно бесплатно и может быть адаптировано для каждой роли, будь то деловая или техническая. Включение и поощрение обучения и навыков, связанных с автоматизацией, в процессы обучения также может помочь организации сохранить и привлечь новые таланты.

Статья по теме:Как создать стратегию обучения RPA для повышения квалификации сотрудников

6. Поощрения и награды

Хорошо продуманная стратегия поощрения и поощрения может мотивировать и поощрять правильное поведение сотрудников (в отличие от предписаний сверху вниз). Важно внимательно прислушиваться к тому, чего хотят и ценят ваши сотрудники. Затем поощряйте это с помощью поощрения и стимулов, будь то спотовые бонусы или общественное признание их достижений. Это особенно важно на ранних этапах программы гражданской разработки организации, когда ей нужно, чтобы ее первые последователи стали первыми гражданскими разработчиками.

Ваши первоначальные гражданские разработчики помогают доказать ценность и преимущества расширения навыков автоматизации и обучения для остальной части организации.

Статья по теме:Как проповедовать RPA в вашей организации

Компании уже успешно внедряют автоматизацию

Наличие программы автоматизации, которая масштабируется и приносит многообещающие преимущества для организации, — это стремление к преобразованиям. И к нему следует относиться как к таковому с учетом вышеперечисленных факторов.

Многие дальновидные компании уже добились успеха, демократизировав свои инициативы по автоматизации.

Например, PwC, глобальная компания, предоставляющая профессиональные услуги, сделала разработку автоматизации под руководством людей ключевой частью своего пути к цифровой трансформации. Через три года после начала программы 55 000 ее сотрудников в Соединенных Штатах (США) прошли «повышение квалификации и регулярно взаимодействуют с Digital Lab, платформой для совместной работы, где люди используют краудсорсинг и делятся решениями, которые они создали сами, например ботами, моделями данных и автоматизированные рабочие процессы».

В США «сотрудники PwC применили в своей повседневной работе тысячи созданных персоналом цифровых активов, автоматизировав 6,5 млн часов того, что раньше выполнялось вручную».

Узнайте, как PwC повысила квалификацию более 50 000 сотрудников.

Если в вашей организации уже действует программа автоматизации под руководством CoE, вы прекрасно понимаете, что окупаемость инвестиций в автоматизацию трудно игнорировать. Однако некоторые задачи и действия с небольшим объемом и/или низкой сложностью по-прежнему отсутствуют в конвейере автоматизации. Вот где может помочь гражданская программа.

Истинная ценность автоматизации раскрывается, когда она передается в руки людей, наиболее близких к бизнес-процессам и рабочим процессам. Именно здесь происходят настоящие изменения, и сотрудники принимают автоматизацию.

Что говорят эксперты Bain &Company и UiPath о ценности демократизации автоматизации на предприятии? Прочтите их отчет «Преодоление парадокса автоматизации».