Выравнивание бизнеса и IT: проверенные стратегии для успеха автоматизации

Финансовая организация Applied Materials — крупнейшей в мире компании по полупроводниковому и дисплейному оборудованию — стояла перед сложной задачей. Бизнес рос быстро, и финансовая организация не только должна была suivre темп, но и предоставлять усиленную поддержку бизнес-партнерам и аналитику. Одна проблема: им нужно было делать это без существенного увеличения финансовых ресурсов.

На недавнем Reboot Work Festival Джунайд Ахмед, Corporate VP Финансов, и Тед Хэнсон, VP IT Applied Materials, объяснили, как они подошли к решению этой проблемы.

Их решение: им нужна автоматизация, и она нужна быстро. Многие организации могут подойти к этой проблеме робко, вводя новые технологии и процессы по кускам и ледниковой скоростью. Не Applied Materials — они видели в крупномасштабной, быстрой роботизации процессов (RPA) средство создать необходимую дополнительную пропускную способность финансовой организации за короткое время. Этот подход позволил финансам видеть (с самого начала) голistic представление об влиянии автоматизации на бизнес и разработать стратегию и дорожную карту для достижения этой визии. Ключ к достижению масштаба и устойчивости с автоматизацией — сильное выравнивание бизнеса и IT с самого начала.

Applied Materials достигла успеха автоматизации в масштабе и скорости, которые большинство компаний только завидуют, потому что они пошли на все риск с первого дня.

Выравнивание бизнеса и IT сверху вниз

Applied Materials поняла важность предварительного выравнивания бизнеса и IT и внедрила это как лучшую практику через ранние проекты Agile финансовой трансформации, завершенные до инициации программы автоматизации. Это включало выравнивание сильного CFO и CIO и соответствующих лидерских команд для усилий, и это оказалось инструментальным.

Строя на своем предыдущем опыте, Applied Materials сформировала кросс-функциональную команду из финансов и IT. Ахмед и Хэнсон подчеркнули, что выравнивание было — и должно быть — там с самого начала. Небольшая команда, собранная из финансов и IT, потратила время на фокус сначала на исследовании RPA-технологии и оценке возможностей ведущих RPA-вендоров. Затем они провели собственное полевое исследование через референс-звонки с другими финансовыми организациями для изучения жизнеспособности и эффективности RPA.

Выравнивание бизнеса и IT может быть трудным для достижения, и иногда еще труднее для поддержания. Джунайд сфокусировался на трех вещах, которые его команда сделала для поддержания выравнивания:

1. Они пригласили IT рано, чтобы все могли понять бизнес-цели и стратегические потребности. В частности, они привлекли IT-лидеров с знаниями и влиянием по всему IT.
2. Они признали с порога, что будут пробелы в знаниях, связанных с RPA, особенно касательно IT-инфраструктуры, безопасности и других процессов, охватывающих IT и финансы. Они убедились, что знают «что они не знают», а затем работали над заполнением этих критических пробелов знаний через партнеров по внедрению и вендора RPA-платформы.
3. Внутренне они начали с сильной базы между финансами и IT, привнося правильный набор соответствующего опыта в команду Программы Автоматизации для облегчения внедрения RPA.

Этот уровень выравнивания бизнеса и IT каскадировался по организациям. С этими тремя тактиками они получили обширное выравнивание по всей IT-организации. Это включало команду инфраструктуры, команду приложений, команду управления идентичностью, команду информационной безопасности, внутреннюю аудиторскую организацию, юридический департамент и экосистему IT-сервис-провайдеров.

Двигайтесь крупно и быстро для достижения устойчивости

Устойчивость была полярной звездой для команд финансов и IT с момента начала планирования. Они обнаружили, вопречи тому, что некоторые традиционные компании могут предполагать, что лучший путь к устойчивости — через ранний масштаб. Они ускорили свою таймлайн и нацелились на создание значительного объема новой мощности. Движение крупно и быстро требовало от обеих команд финансов и IT сделать шаг назад и подумать о том, какое влияние они действительно хотят иметь с RPA. Это дало им перспективу, необходимую для установки фундамента для стабильности и устойчивости.

Корни этого проекта были в потребности финансовой организации создать много мощности быстро. Без масштаба инвестиции времени и денег просто не стоили бы того.

Ахмед обнаружил, что их фокус на масштабе заставил их тщательно думать о доступных решениях автоматизации. Поскольку они знали, что влияние будет большим, они не выбрали первое решение, которое увидели. Вместо этого они изучили ландшафт и выбрали наиболее подходящее. В частности, они рекомендовали другим организациям быть внимательными не только к платформе автоматизации, но и к инфраструктуре поддержки клиентов и партнерской экосистеме. И касательно выбора партнера по внедрению, Ахмед подчеркнул опыт превыше всего. По его словам, вы хотите кого-то, кто «был там, делал это».

Крупная перспектива помогла и IT-стороне. Хэнсон объяснил, что движение крупно и быстро требовало от IT принять голistic точку зрения о необходимой инфраструктуре автоматизации, процессах разработки и поддержки, контроле, масштабировании и производительности.

Опыт IT подсказывал им, что узкая перспектива с порога может привести к множественным итеративным циклам инкрементальных изменений инфраструктуры и процессов по мере того, как больше приложений и процессов привносятся в RPA. Узкий план, сфокусированный только на SAP, например, мог упустить ключевые фундаментальные соображения, которые нужно было бы учесть для других приложений вроде email и Microsoft SharePoint. Более широкий взгляд, однако, обеспечил тактический и стратегический успех.

Приоритизируйте скорость над стандартизацией

Организации, внедряющие автоматизацию, часто сталкиваются с тем, что кажется четко определенным выбором: стандартизируйте бизнес-процессы, а затем автоматизируйте, или автоматизируйте as-is. Applied Materials нашла третий путь.

Applied Materials выбрала стандартизацию через автоматизацию. Стандартизация процессов в крупных бизнесах сложна, потому что она сложна и затратна по времени. Никто на самом деле не имеет времени, чтобы сделать это — даже если это важно, и даже если люди сигнализируют, что хотят.

Applied Materials начала с сбора всех стейкхолдеров, релевантных для конкретного кейса. Они сказали стейкхолдерам, что автоматизируют их процессы as-is, и также сказали, что это их шанс посмотреть на возможности стандартизации. Они предложили автоматизацию как награду. Вместо трех автоматизаций для трех команд, например, они мотивировали стейкхолдеров стандартизировать. Если они стандартизируют, эти три команды могут получить автоматизацию быстрее, потому что это займет только одну автоматизацию для трех теперь стандартизированных процессов.

Ахмед подчеркнул, насколько важно приоритизировать скорость. Стандартизация полезна, но это большой риск — делать стандартизацию предварительным условием для автоматизации. Возводя этот барьер, вы можете сделать исполнение трудным и замедлить важный импульс, который RPA-проекты нуждаются для успеха.

Поддерживайте импульс, подсвечивая выгоды

Предложение RPA и деплой первых программных роботов — времена, когда ваша организация, вероятно, наиболее взволнована RPA. Вызов — удержать и ускорить импульс после раннего восторга. Applied Materials обнаружила, что лучший способ толкнуть импульс — положить осязаемые выгоды перед влиятельными стейкхолдерами.

Связанное чтение: Как евангелизировать RPA внутри вашей организации

Applied Materials следовала фундаментальному принципу: когда люди видят выгоды, они хотят участвовать. Как таковые, они сделали особый акцент на начальном выборе высокоценных кейсов, которые давали бы существенные выгоды. Компания знала, что их ранние кейсы установят тон для остальной программы автоматизации.

Эти ранние высокоценные кейсы дали намеченные результаты. RPA-команда ввела процессы для сбора данных и производства метрик и дашбордов, отслеживающих количество автоматизированных транзакций и сэкономленных часов. Эти метрики дали доказательства ценности, которую RPA предоставляла. Доказательства, в свою очередь, создали больше pull для автоматизации внутри финансовой организации, а также сильный интерес от других организаций внутри Applied Materials.

Выравнивание бизнеса и IT — фундамент для амбициозной RPA-инициативы

Важность выравнивания бизнеса и IT не может быть переоценена. Applied Materials имела казалось бы невыполнимую цель — делать больше с меньшим, но благодаря их подходу к автоматизации они преуспели.

Уроки здесь стоит помнить именно потому, что они неочевидны. Традиционные организации могут подходить осторожно и медленно. Перспектива стать полностью автоматизированным предприятием™, однако, требует больше амбиций. Для Applied Materials это означало двигаться быстро, масштабироваться крупно и приоритизировать устойчивость.

На Reboot Work Festival мы слышали от многих других амбициозных клиентов и партнеров. Если вы пропустили, убедитесь, что все еще получаете доступ к записям (после регистрации для доступа вы найдете записанную сессию Applied Materials в Big Tent на виртуальных площадках фестиваля).

И убедитесь, что вы зарегистрированы на наши следующие must-see события.