Как успешно внедрить CMMS:советы экспертов и лучшие практики

БЕСПЛАТНОЕ руководство:основные показатели обслуживания для отслеживания успеха
Основные показатели технического обслуживания, которые должен знать каждый планировщик
Получите бесплатное руководство

Внедрение CMMS — многоэтапный процесс

Когда организация приобретает программное обеспечение CMMS (программное обеспечение для управления техническим обслуживанием), помимо обычного сравнения функций, простоты использования и других критериев, есть и другие моменты, которые необходимо учитывать для успешного внедрения CMMS. Игнорирование этих пунктов во время выбора программного обеспечения, его оценки и первоначальной настройки может впоследствии привести к большим неприятностям.

Приведенные здесь советы и подсказки основаны на нашем многолетнем опыте помощи клиентам в успешном внедрении FastMaint CMMS. Эти элементы не являются специфическими для какой-либо программы CMMS. Используйте их как руководство по внедрению, которое поможет вам успешно использовать программное обеспечение в течение многих-многих лет.

Внедрение CMMS – выбор и оценка

Прежде чем выбрать программное обеспечение CMMS для оценки, вам следует рассмотреть некоторые моменты, которые потенциально могут вас сбить с толку. Зачастую их нет в вашем списке запрошенных функций, но они будут влиять на то, как вы развертываете и используете программное обеспечение.

1. База данных обслуживания

Различные программные продукты CMMS используют разные системы баз данных для хранения данных технического обслуживания. В идеале вы хотите, чтобы тип базы данных был хорошо известной и хорошо поддерживаемой платформой, например. Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL и т. д. (см. текущие рейтинги баз данных DB-Engines ). Это станет очень важным в случае, если у вас возникнут проблемы с базой данных или вам понадобится интегрировать с ней другие приложения.

У популярной и хорошо поддерживаемой системы баз данных будет множество сторонних консультантов, которые могут помочь вам с устранением неполадок, оптимизацией, настройкой и интеграцией. У вас также будет множество сторонних инструментов, которые можно использовать для извлечения информации, создания пользовательских отчетов и т. д. Обязательно предусмотрите процедуру регулярного резервного копирования базы данных. Базы данных не являются неуязвимыми и иногда могут быть повреждены или повреждены.

2. Программное обеспечение как услуга (SaaS)/облачная CMMS

Если вы просматриваете приложения SaaS (например, программное обеспечение CMMS, размещенное на веб-сайте поставщика), помните, что ваши данные будут находиться на их серверах. Вам следует периодически делать резервные копии этих данных и загружать файлы. Это обеспечит вам некоторый уровень защиты на случай, если у поставщика SaaS возникнут проблемы и он обанкротится. Например, FastMaint Cloud CMMS позволяет клиентам входить в систему и легко загружать свою базу данных в любое время — без необходимости обращаться в службу поддержки для получения резервной копии.

Если одной из причин, по которой вы выбрали приложение SaaS, является обеспечение удаленного доступа или поддержки нескольких устройств, проверьте производительность сети с более низкой пропускной способностью, подверженной обрывам соединения (например, сеть сотовой связи), а также устройств, которые вы планируете использовать. Узнайте, можно ли использовать страницы поддержки и справки на смартфонах, если вы планируете их использовать.

3. Путь обновления

Часто вы можете начать с более ограниченной версии программного обеспечения CMMS. Однако по мере использования вам может потребоваться перейти на версию с большими возможностями. Убедитесь, что у поставщика есть хороший путь обновления. Вы не хотите потерять существующие данные, если вам придется перейти на другую версию программного обеспечения. Например, в FastMaint CMMS можно начать с одного пользователя, перейти на множество пользователей и даже перейти на облачное решение, сохранив при этом ваши данные.

4. Перенос данных

При покупке пакета программного обеспечения CMMS вам также следует учитывать, насколько легко будет ввести любые существующие данные, которые у вас могут быть. Вы также хотите подумать о том, как можно экспортировать данные из системы. Это будет полезно, если вам нужны эти данные в отдельной системе (например, для закупок, калькуляции и т. д.) или, в худшем случае, вы решите в будущем перейти на новый пакет программного обеспечения для обслуживания!

Например, FastMaint CMMS позволит вам импортировать и экспортировать данные из файлов, разделенных запятыми, и в них. Это упрощает задачу, поскольку большинство распространенных программ (например, Microsoft Excel) могут легко читать и записывать файлы, разделенные запятыми.

5. Добавление дополнительных пользователей

Насколько легко добавить больше пользователей? Некоторые пакеты могут потребовать от вас перехода на совершенно другой продукт, если вы хотите перейти с одного пользователя на несколько пользователей. Если вы планируете сделать это в ближайшее время, вам следует проверить, имеет ли смысл цена и простота добавления пользователей.

6. Необходимое оборудование и программное обеспечение

Убедитесь, что у вас есть технические навыки для управления любым специальным оборудованием или программным обеспечением, которое может потребоваться. Следите за установочными дисками, загрузками программного обеспечения и паролями. Мы часто обнаруживали, что пароли администраторов теряются и никто в организации их не знает! Потеря загрузок и установочных дисков не является проблемой, поскольку большинство поставщиков программного обеспечения смогут предоставить вам ссылки для загрузки программного обеспечения даже для старых версий, если у вас есть доказательство покупки.

Внедрение CMMS – настройка системы

Впервые настроить систему CMMS (программу управления техническим обслуживанием) может быть сложно. Это особенно актуально, если у вас еще нет существующей программы управления техническим обслуживанием. Однако даже переход с существующей программы CMMS имеет свои проблемы!

Основываясь на нашем опыте оказания помощи новым клиентам в начале работы с нашим программным обеспечением FastMaint CMMS, ниже представлен пошаговый план его настройки. Таким образом, ваша команда технического обслуживания сможет беспрепятственно перейти на новую систему. Этот план не относится только к FastMaint, поэтому вы можете следовать ему, даже если используете другую программу обслуживания.

Прежде чем приступить к выполнению следующих шагов, вам следует принять несколько решений о том, как будет использоваться программа обслуживания. Вы должны иметь представление об основных участниках технического обслуживания, их ролях и обязанностях. См. «Как начать использовать программное обеспечение CMMS в вашей программе обслуживания». » для более подробной информации.

1. Создайте свой список оборудования и удобств

Просмотрите все свои помещения и оборудование, чтобы получить список всего оборудования и помещений, которые вы хотите обслуживать. Хотя это не обязательно должен быть исчерпывающий список всего, что у вас есть, он должен быть достаточно полным и включать основные элементы, требующие обслуживания. Вы всегда сможете дополнить этот список позже.

2. Классифицируйте свое оборудование и помещения по потребностям в обслуживании

Сгруппируйте оборудование и помещения по разным типам. Например, HVAC (отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха), насосы, транспортные средства и так далее. Затем разделите их на подгруппы на основе аналогичного требуемого обслуживания. Например, компрессоры систем отопления, вентиляции и кондиционирования, канализационные насосы, вилочные погрузчики и т. д.

3. Определите необходимые работы по техническому обслуживанию

Теперь у вас есть список различных подгрупп, определенных по типу требуемого обслуживания. Вы начинаете определять различные типы задач обслуживания, которые требуются для каждой подгруппы. Сюда входят как плановое или профилактическое обслуживание, так и внеплановое или аварийное обслуживание.

4. Кто будет выполнять техническое обслуживание?

Здесь вы проверяете свой обслуживающий персонал. Перечислите их навыки и календари, по которым они могут работать (например, дневная смена, ночная смена и т. д.). Введите эту информацию в программное обеспечение CMMS.

5. Определите задачи по обслуживанию, которые необходимо выполнить

Расширьте каждую задачу по техническому обслуживанию, чтобы определить периодичность (например, еженедельно/ежемесячно, по показаниям счетчика, внепланово и т. д.), способ ее выполнения (лучшие практики), необходимые запасные части и расходные материалы, количество необходимых людей и необходимое время. Это позволит вам рассчитать затраты и определить зависимости.

6. Определите наиболее важное оборудование и объекты

Это будут активы, поломка/недоступность которых вызовет серьезные проблемы. Аналогичным образом определите наиболее критичные задачи. Это задачи, если их невыполнение приведет к серьезным сбоям в обслуживании. Начните вводить данные в CMMS/программное обеспечение для обслуживания наиболее важного оборудования, объектов и задач по техническому обслуживанию. Многие пакеты обслуживания должны иметь возможность импортировать большое количество данных из электронных таблиц или текстовых файлов.

7. Начните использовать систему программного обеспечения CMMS/технического обслуживания

Вы начнете использовать систему CMMS. Вам не нужно вводить все, прежде чем начать!  Начните с наиболее важного оборудования, помещений и работ по техническому обслуживанию. Создавайте заказы на работу и обновляйте их в системе. Продолжайте вводить больше ресурсов и информации (задачи по техническому обслуживанию, детали и т. д.) по мере продвижения.