Как успешно внедрить CMMS: экспертные советы и лучшие практики

БЕСПЛАТНОЕ руководство: Основные метрики обслуживания для отслеживания успеха
Основные метрики обслуживания, которые должен знать каждый планировщик
Получить бесплатное руководство

Внедрение CMMS — многошаговый процесс

Когда организация покупает ПО CMMS (программу управления обслуживанием) помимо обычного сравнения функций, удобства использования и других критериев, есть другие элементы, которые вам нужно учитывать для успешного внедрения CMMS. Эти элементы, если игнорировать их во время выбора ПО, оценки и начальной настройки, могут привести к большому горю в более поздней дате.

Советы и рекомендации, покрытые здесь, основаны на наших годах опыта помощи клиентам успешно внедрять FastMaint CMMS. Эти элементы не специфичны для какой-либо программы CMMS. Используйте их как руководство по внедрению, которое поможет вам успешно использовать программу на многие-многие годы.

Внедрение CMMS — Выбор и Оценка

Перед выбором ПО CMMS для оценки вы хотите рассмотреть некоторые элементы, которые могут потенциально подвести вас. Они часто не будут в вашем списке запрошенных функций, но будут иметь влияние на то, как вы развертываете и используете программу.

1. База данных обслуживания

Разные продукты ПО CMMS используют разные системы баз данных для хранения данных обслуживания. Идеально, вы хотите, чтобы тип базы данных был хорошо известной и хорошо поддерживаемой платформой, например Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL и так далее (см. текущие рейтинги баз данных DB-Engines). Это станет очень критичным в случае, если у вас проблемы с базой данных или вам нужно интегрировать другие приложения с базой данных.

Популярная и хорошо поддерживаемая система базы данных будет иметь множество сторонних консультантов, которые могут помочь вам с устранением неполадок, оптимизацией, настройкой и интеграцией. У вас также будет множество сторонних инструментов, которые можно использовать для извлечения информации, создания пользовательских отчетов и так далее. Убедитесь, что у вас есть некоторый процесс для регулярных резервных копий базы данных. Базы данных не неуязвимы и иногда могут быть повреждены или испорчены.

2. Программное обеспечение как услуга (SaaS)/ Облачный CMMS

Если вы смотрите на SaaS приложения (например, ПО CMMS, хостящееся на веб-сайте вендора), помните, что ваши данные будут на их серверах. Вы должны делать периодические резервные копии этих данных и скачивать файлы. Это даст вам некоторый уровень защиты в случае, если SaaS вендор столкнется с проблемами и выйдет из бизнеса. Например, FastMaint Cloud CMMS позволяет клиентам входить и легко скачивать свою базу данных когда угодно — не нужно контактировать поддержку для получения бэкапа.

Если одна из причин, по которой вы выбрали SaaS приложение — это чтобы разрешить удаленный доступ или поддержку множественных устройств, проверьте производительность с более низкой полосой пропускания сети, подверженной разрывам соединения (например, сотовая сеть), а также устройства, которые вы планируете использовать. Посмотрите, пригодны ли страницы поддержки и помощи для смартфонов, если вы планируете их использовать.

3. Путь обновления

Часто вы можете начать с более ограниченной редакции ПО CMMS. Однако, по мере использования, вам может понадобиться обновиться до редакции с большими возможностями. Убедитесь, что у вендора хороший путь обновления. Вы не хотите терять существующие данные, если вам придется обновиться до другой редакции ПО. Например, в FastMaint CMMS возможно начать с одного пользователя, обновиться до множества пользователей и даже мигрировать в Облачное решение, сохраняя ваши данные.

4. Перенос данных

При покупке пакета ПО CMMS вы также должны рассмотреть, насколько легко будет привести любые существующие данные, которые у вас могут быть. Вы также хотите рассмотреть, как данные могут быть экспортированы из системы. Это будет полезно, если вам нужны эти данные в отдельной системе (например, закупки, расчет себестоимости и т.д.) или в худшем случае вы решите перейти на новое ПО обслуживания в будущей дате!

Например, FastMaint CMMS позволит вам импортировать и экспортировать данные из и в файлы с разделителями-запятыми. Это упрощает вещи, так как большинство общих программ (например, Microsoft Excel) могут легко читать и писать файлы с разделителями-запятыми.

5. Добавление больше пользователей

Насколько легко добавить больше пользователей? Некоторые пакеты могут требовать от вас перехода к совершенно другому продукту, если вы хотите обновиться от одного пользователя к множественным пользователям. Вы должны проверить и увидеть, имеет ли смысл ценообразование и легкость добавления пользователей, если вы планируете сделать это скоро.

6. Необходимое оборудование и ПО

Убедитесь, что у вас есть технические навыки, доступные для управления любым специальным оборудованием или ПО, которое может потребоваться. Следите за дисками установки, загрузками ПО и паролями. Мы часто обнаруживали, что пароли администратора потеряны и никто в организации их не знает! Потеря загрузок и дисков установки — меньшая проблема, так как большинство вендоров ПО смогут предоставить вам ссылки на загрузку ПО даже для старых версий, если у вас есть доказательство покупки.

Внедрение CMMS — Настройка системы

Может быть трудно настроить систему CMMS (программу управления обслуживанием) в первый раз. Это особенно верно, если у вас еще нет существующей программы управления обслуживанием. Однако, даже миграция от существующей программы CMMS имеет свои собственные вызовы!

Основываясь на нашем опыте помощи новым клиентам начать с нашим ПО FastMaint CMMS, ниже приведен пошаговый план внедрения, как его настроить. Таким образом, ваша команда обслуживания может плавно перейти на новую систему. Этот план не специфичен для FastMaint, так что вы можете следовать ему даже если используете другую программу обслуживания.

Прежде чем начать следующие шаги, вы должны были принять несколько решений о том, как программа обслуживания будет использоваться. У вас должно быть представление о основных заинтересованных сторонах обслуживания и их ролях и ответственности. См. «Как начать использовать ПО CMMS в вашей программе обслуживания» для больших деталей.

1. Создайте свой список оборудования и объектов

Пройдите через все ваши объекты и оборудование, чтобы получить список всего оборудования и объектов, которые вы желаете обслуживать. Хотя это не должно быть исчерпывающим списком всего, что у вас есть, оно должно быть довольно всесторонним и иметь основные предметы, нуждающиеся в обслуживании. Вы всегда можете добавить к этому списку в более поздней дате.

2. Категоризируйте ваше оборудование и объекты по потребностям обслуживания

Сгруппируйте оборудование и объекты в разные типы. Например, HVAC (Отопление, Вентиляция и Кондиционирование), Насосы, Транспортные средства и так далее. Затем подгруппируйте их на основе похожего требуемого обслуживания. Например, компрессоры HVAC, канализационные насосы, вилочные погрузчики и т.д.

3. Определите требуемую работу по обслуживанию

Теперь у вас есть список разных подгрупп, идентифицированных по типу требуемого обслуживания. Вы начинаете определять разные типы задач обслуживания, которые требует каждая подгруппа. Это охватывает как плановое или профилактическое обслуживание, так и неплановое или аварийное обслуживание.

4. Кто будет делать обслуживание?

Здесь вы пересматриваете ваш персонал обслуживания. Перечислите их навыки и календари, по которым они могут работать (например, Дневная смена, Ночная смена и так далее). Введите эту информацию в ПО CMMS.

5. Определите задачи обслуживания для выполнения

Расширьте каждую задачу обслуживания для идентификации частоты (например, еженедельно/ежемесячно, на основе счетчика, неплановое и т.д.), как она делается (лучшие практики), требуемые запасные части и расходники, требуемые люди и требуемое время. Это позволит вам рассчитать затраты и идентифицировать зависимости.

6. Идентифицируйте самое критическое оборудование и объекты

Это будут активы, чей отказ/недоступность вызовет серьезные проблемы. Аналогично идентифицируйте самые критические задачи. Это задачи, если не сделаны, приводят к серьезным отказам обслуживания. Начните ввод данных в CMMS/ ПО обслуживания для самого критического оборудования, объектов и задач обслуживания. Многие пакеты обслуживания должны иметь возможность импортировать много данных из электронных таблиц или текстовых файлов.

7. Начните использовать систему CMMS/ ПО обслуживания

Вы начнете использовать систему CMMS. Вам не нужно вводить всё перед тем, как начать! Начните с самого критического оборудования, объектов и работ по обслуживанию. Создавайте заказы-наряды и обновляйте их в системе. Продолжайте вводить больше активов и информации (задачи обслуживания, части и так далее) по мере продвижения.

8. Регулярно пересматривайте статистику системы, чтобы увидеть, как вы делаете

Вы должны начать видеть улучшения в бэклоге заказов-нарядов. Должно быть сокращение непланового обслуживания и больше планового (профилактического) обслуживания. Используйте метрики обслуживания, которые вы получаете, чтобы делать улучшения. Например, если вы видите, что оцененное время задач не совпадает с фактическим временем, потраченным, исправьте оценки. Ищите паттерны, например, некоторые задачи всегда задерживаются при завершении. Может быть, тот же технический специалист делает их или они требуют некоторые части, которые у вас трудно получить.

Внедрение CMMS — Избегание неудачи

Общие ошибки, допускаемые при внедрении программы ПО CMMS, часто вызывают больше проблем в будущем.

1. Неправильное использование ПО CMMS

Когда мы используем ПО обслуживания правильно, это очень полезный инструмент. Управление ресурсами, бюджетирование, управление материалами, отчетность затрат обслуживания становятся легче. Однако, когда сотрудники не следуют процедурам и политикам, многое может пойти не так.

Прежде всего операторы оборудования и технические специалисты обслуживания должны знать, что ожидается от них. Поэтому они должны понимать использование системы CMMS. Им нужно ноу-хау, как вводить и извлекать нужные данные. Часто сотрудники не знают, что система CMMS — просто инструмент. Следовательно, она не может справиться со всем. Неправильно выполненные рабочие процедуры тратят время и деньги. Мы должны обновлять информацию, вводить данные и извлекать данные правильно и вовремя.

Но это лишь часть истории…

Система CMMS не может выполнять фактическое обслуживание для вашей команды. Вы должны определять лучшие практики обслуживания и бенчмарки. ПО CMMS может облегчить управление обслуживанием. Но оно не предотвратит плохие рабочие привычки. Например, техники могут фальсифицировать данные. ПО не может защищать от этого!

2. Неудача управления проектом

Как с любым процессом для улучшения, кто-то из высшего менеджмента должен владеть проектом для идентификации, покупки, настройки и использования системы CMMS от начала до конца. Самое важное, это поможет обеспечить успех.

Например, распространенная ошибка — неудача убедить каждого стейкхолдера в ценности программы. Они должны хотеть выгоды, которые она может предоставить. Менеджеры проекта могут также не удаться сделать ясным, какую роль каждый человек должен играть. Или они не удаются описать, как вклады каждого человека в проект будут оцениваться.

Коротко говоря, неудача неизбежна с самого начала, если не показана достаточно поддержки всеми участниками. Следовательно, менеджер проекта должен коммуницировать с командой и кем угодно, чья работа будет затронута. Они должны предоставлять информацию о проекте и его важности. Самое важное, они должны правильно адресовать проблемы и опасения. Это поможет заставить всех стремиться и быть разогретыми, чтобы сделать проект успешным.

Хорошая коммуникация — ключ к успеху. То есть сообщения должны быть последовательными, регулярными и усиливающими. Регулярная коммуникация помогает менеджеру проекта передать усилия внедрения правильным людям с достаточным временем для них, чтобы действовать или отвечать. Сообщения остаются последовательными, когда формулировки, вид и ощущение остаются теми же.

3. Экономия на внедрении CMMS и обучении

Другая ошибка — назначение кого-то без знаний обслуживания для настройки системы. Например, это требует квалифицированного человека для определения иерархии оборудования и создания правильных задач обслуживания.

Некоторые компании полагаются на минимальное обучение и начальную подготовку. Они недооценивают работу, требуемую для внедрения программы CMMS. Скорее всего, это провалится. Из-за отсутствия обучения и навыков, каждый человек в штате обслуживания заканчивает разработкой своих собственных подходов для использования ПО. Это приводит к более сложной и грязной базе данных. Функции экономии времени, за которые вы заплатили, закончатся неиспользованными. Люди не будут знать, что такие функции существуют. Или они не будут знать, как их использовать.

CMMS обычно легко навигируются и удобны для пользователя. Однако, они все еще нуждаются в некотором базовом обучении. Таким образом, сотрудники могут познакомиться с их функциями и функциями.

Убедитесь, что весь персонал обслуживания получает время для какого-то обучения с ПО. Они должны пересматривать то, что они узнали и поняли, друг с другом. Встройте время для этого процесса, чтобы довести всех до скорости. Фирмы, режущие бюджет путем ограничения времени и расходов на это обучение и ознакомление, могут снизить первоначальные затраты. Но долгосрочные эффекты такого сокращения затрат могут оказаться более дорогими!

4. Неадекватное время и ресурсы внедрения CMMS

Когда достаточно ресурсов не выделено, внедрение CMMS становится работой, которую делают, когда ничего более срочного не идет. Например, всегда будет другая работа, особенно в реактивной среде. Так что персонал будет нуждаться в выделении более длинных часов для завершения внедрения. Результат — плохое качество, низкая мораль и срезание углов. Цели, такие как увеличение доступности оборудования и улучшение операций обслуживания, не будут достигнуты.

Может иметь смысл привлечь внешних консультантов для помощи в настройке системы. Или освободить часть персонала обслуживания от их регулярных графиков работы. Таким образом, они могут работать без прерывания и настроить систему правильно.

Более простое внедрение с FastMaint CMMS

Расстроены сложным ПО обслуживания, которое трудно настроить и использовать? Попробуйте FastMaint CMMS с бесплатной пробной версией и посмотрите, как легко начать. Всего за несколько минут вы можете начать управлять активами, сокращать простой и оптимизировать задачи обслуживания. Многие клиенты сообщают о видении реальных результатов в течение дней!

Бесплатная пробная версия FastMaint CMMS

Дополнительные ресурсы

1. Как внедрить Компьютеризированную систему управления обслуживанием (EquipmentWorld.com)
2. Разработка шаблонов внедрения CMMS (PlantMaintenance.com)
3. 10 ключей к успешному внедрению CMMS (ReliablePlant.com)

БЕСПЛАТНОЕ руководство: Основные метрики обслуживания для отслеживания успеха
Основные метрики обслуживания, которые должен знать каждый планировщик
Получить бесплатное руководство