Оптимизация запросов на техническое обслуживание с помощью программного обеспечения для заказов на работу:комплексное руководство

БЕСПЛАТНОЕ руководство:основные показатели обслуживания для отслеживания успеха
Основные показатели технического обслуживания, которые должен знать каждый планировщик
Получите бесплатное руководство

Работа с отчетами о поломках и запросами на обслуживание

Запросы на обслуживание, известные как билеты на обслуживание , могут показаться довольно специализированным требованием! Однако если кто-то отвечает за управление техническим обслуживанием на крупном объекте или промышленном предприятии, нам придется обрабатывать множество запросов на работы по техническому обслуживанию.

Большинство запросов будут касаться чрезвычайных ситуаций или поломок. Часто запрашивающий хочет немедленного решения проблемы!

Но это только часть истории…

Остальные предметы будут подлежать плановому техническому обслуживанию. Здесь заказчик захочет, чтобы мы выполняли работы, которые поддерживают работу оборудования и техники в отличном состоянии. Например, замена фильтров, масла, калибровка и т. д.

Шаги обработки запросов на обслуживание

Нам нужен какой-то способ управлять, отслеживать и удовлетворять такие запросы. У нас также должен быть способ сообщить запрашивающему, когда задача завершена или возникли какие-либо проблемы. Если люди ловят нас в коридорах или продолжают звонить, чтобы узнать новости, это может оказаться настоящим кошмаром (для нас и для них).

С вами когда-нибудь такое случалось?

К сожалению, когда нам нужно обработать много запросов, многие из них мы забудем или пропустим!

Полезные функции программного обеспечения для управления заказами на работу

Нам нужен стандартный способ обработки таких запросов. Хороший контроль над отчетами об инцидентах при обслуживании будет иметь большое значение для обеспечения высокого уровня удовлетворенности конечных пользователей и уменьшения количества жалоб на отдел обслуживания.

Большинство программ для заказов на работу имеют модули запросов на работу, которые являются частью программного обеспечения или доступны в качестве дополнения к системе управления заказами на работу. Вот некоторые полезные функции:

1. Отправка/создание запроса на обслуживание:

Разрешить персоналу/клиентам, не занимающимся техническим обслуживанием, самостоятельно подавать заявки на работу. Запрашивающие могут иметь возможность выбрать конкретные задачи по техническому обслуживанию или оборудование/места и запросить конкретное техническое обслуживание. Например, с помощью FastMaint CMMS запросы на обслуживание можно отправлять по электронной почте или через веб-интерфейс программного обеспечения. Это позволяет другим сотрудникам или клиентам, у которых нет доступа к программному обеспечению для обслуживания, легко сообщать о проблемах или обращаться за обслуживанием.

2. Поддержка оповещений:

Системы CMMS, такие как FastMaint, также могут отправлять нам электронные письма или текстовые оповещения при отправке запросов на обслуживание. Это позволяет нашей команде технического обслуживания немедленно приступить к выполнению срочных работ. Мы можем отложить менее срочные дела. Дублирующиеся или ненужные заявки на выполнение работ по техническому обслуживанию можно закрыть.

3. Рассмотрение запроса на работу и планирование обслуживания:

Мы должны иметь возможность просмотреть инцидент обслуживания и решить, что с ним делать. Многие наряды на работу, особенно на аварийное обслуживание, могут быть дубликатами. Один и тот же запрос может подать несколько человек. Другие могут быть запросами на несколько различных видов обслуживания.

Поэтому нам нужен способ преобразовать эти заявки на обслуживание в заказы на техническое обслуживание или закрыть дубликаты. Непосредственное преобразование каждого запроса на обслуживание в рабочее задание приведет к появлению множества дубликатов или рабочих заданий, охватывающих несколько заданий по обслуживанию. Этим может оказаться сложно управлять и отслеживать.

4. Проверка статуса запроса:

По мере того как рабочие заказы выполняются или завершаются, нам нужен способ автоматически информировать отправителя запроса о статусе. Это гораздо предпочтительнее, чем связываться с каждым человеком индивидуально и рассказывать ему, что мы делаем или уже сделали!

Например, FastMaint CMMS имеет функцию проверки статуса запроса, которая позволяет отправителю запроса проверять статус сделанных им рабочих запросов. Или они могут проверить статус конкретных работ по техническому обслуживанию или оборудованию, например, калибровки машины, незавершенных работ на оборудовании и т. д. Кроме того, они могут быть проинформированы по электронной почте о назначении и выполнении заказа на работу по сделанным ими запросам.

5. Сбор отчетности и статистики:

Отчет обо всех полученных и обработанных запросах на работу. Это поможет нам выявить просроченные или ожидающие запросы и убедиться, что они обработаны или закрыты. Кроме того, мы можем собирать статистику о работе отдела технического обслуживания с течением времени. Например, запросы, полученные за определенный период, среднее количество дней для выполнения запроса и т. д.

Такая статистика полезна для того, чтобы увидеть, не отстаем ли мы в обработке запросов или не успеваем за ними (см. «3 показателя быстрого обслуживания для планировщиков обслуживания) » для получения дополнительной информации)

Ищете программное обеспечение CMMS?

Если вы ищете пакет CMMS, который также может обрабатывать запросы на обслуживание, вам следует взглянуть на бесплатную 30-дневную пробную версию программного обеспечения FastMaint CMMS. . Модуль запросов на обслуживание является частью версий FastMaint Cloud и Web и доступен в качестве дополнительного дополнения к версии FastMaint Professional.

Вы сможете отправлять и обрабатывать запросы на ремонт, собирать статистику и отчеты. Посмотрите, насколько это будет полезно!

Бесплатная пробная версия FastMaint CMMS

БЕСПЛАТНОЕ руководство:основные показатели обслуживания для отслеживания успеха
Основные показатели технического обслуживания, которые должен знать каждый планировщик
Получите бесплатное руководство