Оптимизация запросов обслуживания с ПО заказов-нарядов: комплексное руководство

БЕСПЛАТНОЕ руководство: Основные метрики обслуживания для отслеживания успеха
Основные метрики обслуживания, которые должен знать каждый планировщик
Получить бесплатное руководство

Работа с отчетами о поломках и сервисными запросами

Запросы обслуживания, также известные как сервисные тикеты, могут показаться довольно специализированным требованием! Однако, если кто-то отвечает за управление обслуживанием на большом объекте или промышленном заводе, мы будем обрабатывать много запросов на работу по обслуживанию.

Большинство запросов будут для аварий или поломок. Часто запрашивающий хочет немедленное исправление!

Но это лишь часть истории…

Другие элементы будут для планового обслуживания. Здесь запрашивающий захочет, чтобы мы делали работы, которые держат оборудование и машины в топовом состоянии. Например, замена фильтров, смена масла, калибровка и так далее.

Шаги в обработке запросов обслуживания

Нам нужен какой-то способ управлять, отслеживать и удовлетворять такие запросы. Мы также должны иметь способ информировать запрашивающего, когда задача завершена или если есть какие-то проблемы. Люди, ловящие нас в коридорах или продолжающие звонить за обновлениями, могут стать настоящим кошмаром (для нас и для них).

Было ли у вас такое?

К сожалению, когда есть много запросов для обработки, мы собираемся забыть или пропустить довольно много!

Полезные функции ПО управления заказами-нарядами

Нам нужен стандартный способ обработки таких запросов. Хороший контроль управления отчетами инцидентов обслуживания пойдет далеко, чтобы обеспечить высокое удовлетворение конечных пользователей и меньше жалоб на отдел обслуживания.

Большинство программ ПО заказов-нарядов имеют модули запросов работы, которые являются частью ПО или доступны как аддон к системе управления заказами-нарядами. Некоторые полезные функции для поиска:

1. Подача/создание запроса обслуживания:

Позволяет неперсоналу обслуживания/клиентам делать запросы работы самостоятельно. Запрашивающие могут иметь возможность выбирать конкретные задачи обслуживания или оборудование/местоположения и запрашивать конкретное обслуживание. Например, с FastMaint CMMS запросы обслуживания могут быть поданы по электронной почте или с использованием веб-интерфейса к ПО. Это делает легко для других сотрудников или клиентов, у которых нет доступа к ПО обслуживания, сообщать о проблемах или просить обслуживание.

2. Поддержка алертов:

Системы CMMS вроде FastMaint также могут отправлять нам email/текстовый алерт, когда поданы запросы обслуживания. Это позволяет нашей команде обслуживания немедленно реагировать на срочные работы. Мы можем отложить менее срочные работы. Дублированные или ненужные тикеты заказов-нарядов обслуживания могут быть закрыты.

3. Пересмотр запроса работы и планирование сервиса:

Мы должны иметь возможность пересматривать сервисный инцидент и решать, что с ним делать. Многие тикеты работы, особенно для аварийного обслуживания, могут быть дубликатами. Более одного человека может подавать один и тот же запрос. Другие могут быть запросами на несколько разных видов обслуживания.

Так что нам нужен способ конвертировать эти сервисные тикеты в заказы-наряды обслуживания или закрывать дубликаты. Прямое конвертирование каждого запроса обслуживания в заказ-наряд приведет к множеству дубликатов или заказов-нарядов, охватывающих несколько работ по обслуживанию. Это может стать трудным для управления и отслеживания.

4. Проверка статуса запроса:

По мере того как заказы-наряды выполняются или завершаются, нам нужен способ информировать запрашивающего о статусе автоматически. Это гораздо предпочтительнее, чем нам приходится контактировать каждого человека индивидуально, чтобы сказать им, что мы делаем или сделали!

Например, FastMaint CMMS имеет функцию проверки статуса запроса, которая позволяет запрашивающему проверять статус запросов работы, которые они сделали. Или они могут проверять статус конкретных работ по обслуживанию или оборудования, например, калибровку машины, ожидающую работу на оборудовании и так далее. Кроме того, они могут быть информированы по электронной почте о назначении и завершении заказа-наряда для запросов, которые они сделали.

5. Отчетность и сбор статистики:

Отчетность по всем полученным и обработанным запросам работы. Это поможет нам поймать запросы, которые просрочены или ожидающие и убедиться, что они обработаны или закрыты. Помимо этого мы можем собирать статистику производительности отдела обслуживания во времени. Например, запросы, полученные в конкретный период, средние дни для завершения запроса и так далее.

Такая статистика полезна для того, чтобы увидеть, отстаем ли мы в обработке запросов или держимся в курсе с ними (см. «3 быстрые метрики обслуживания для планировщиков обслуживания» для большей информации)

Ищете ПО CMMS?

Если вы ищете пакет CMMS, который также может обрабатывать сервисные запросы, вы должны взглянуть на бесплатную 30-дневную пробную версию ПО FastMaint CMMS. Модуль запросов обслуживания является частью FastMaint Cloud и Web редакций и доступен как опциональный аддон к FastMaint Professional редакции.

Вы сможете подавать и обрабатывать запросы на ремонт, собирать статистику и отчеты. Посмотрите, как полезно это будет!

Бесплатная пробная версия FastMaint CMMS

БЕСПЛАТНОЕ руководство: Основные метрики обслуживания для отслеживания успеха
Основные метрики обслуживания, которые должен знать каждый планировщик
Получить бесплатное руководство