Плюсы и минусы контракта на техническое обслуживание

Техническое обслуживание играет решающую роль в обеспечении бесперебойной работы каждого объекта. Компании, которые не могут (или не хотят) заботиться о своих физических активах, будут обращать внимание на аутсорсинг работ по техническому обслуживанию. И вы не можете этого сделать, не подписав какой-то договор на техническое обслуживание.

Чтобы понять, что делает контракт хорошим и как его заключить, нам сначала нужно обсудить идеальные условия для аутсорсинга работ по техническому обслуживанию. Приступим.

Что такое контракт на сервисное обслуживание?

Контракт на техническое обслуживание - это юридическое соглашение между компанией и поставщиком услуг технического обслуживания . Он определяет условия соглашения между двумя сторонами. Подрядчики по техническому обслуживанию могут быть наняты для выполнения множества различных услуг по техническому обслуживанию, от общего до специализированного ремонта.

Любые детали, согласованные между двумя сторонами, будут указаны в контракте. Это укрепит приверженность поставщика услуг. Подробнее о том, что следует включать в контракт, рассказывается далее в статье.

Зачем отдавать обслуживание на аутсорсинг?

Техническое обслуживание оборудования и сооружений можно организовать четырьмя различными способами:

1. работа, выполняемая собственной командой технического обслуживания.
2. работа выполняется техническими специалистами OEM (производителя оригинального оборудования).
3. все работы поручаются сторонним подрядчикам по техническому обслуживанию.
4. различные комбинации трех вышеперечисленных способов

Единственная ситуация, в которой организации не придется возиться с контрактами на техническое обслуживание, - это когда всю работу выполняет внутренняя команда. Однако такое бывает довольно редко. Согласно нашему обзору технического обслуживания от февраля 2021 года, только 10% предприятий не передают на аутсорсинг какие-либо работы по техническому обслуживанию.

Как показано на изображении выше, наиболее частыми причинами для аутсорсинга работ по техническому обслуживанию являются:

• у внутренней команды слишком много работы.
• нет смысла держать штатного сотрудника для выполнения специализированной задачи, которую нужно выполнять время от времени (например, нанять штатного сантехника).
• организации не хватает специальных знаний или инструментов для выполнения определенных ремонтов.
• Производители оригинального оборудования предоставляют техническое обслуживание в рамках продажи оборудования.
• в определенных ситуациях подрядчики по техническому обслуживанию могут быть более рентабельными.
• организации проще отдать все на аутсорсинг

У каждой компании будут свои причины привлекать подрядчиков по техническому обслуживанию. В таких случаях заключен надежный контракт на техническое обслуживание, чтобы обеспечить высокий уровень обслуживания по более низкой цене.

Типы долгосрочных контрактов на техническое обслуживание (AMC против CMC)

Существует два основных типа долгосрочных соглашений о техническом обслуживании, которые называются AMC и CMC.

AMC - это годовой контракт на техническое обслуживание . . CMC - это аббревиатура от контракта на комплексное обслуживание . Они используются для найма независимых подрядчиков по обслуживанию для любых видов работ по техническому обслуживанию - от ландшафтного дизайна и обслуживания зданий до технического обслуживания машин и ИТ-оборудования.

И AMC, и CMC оплачивают сервисные расходы, связанные с регулярным текущим обслуживанием и аварийным ремонтом. Когда актив выходит из строя, подрядчик по техническому обслуживанию немедленно отправляет обслуживающий персонал. Отремонтируют и заменят запчасти (при необходимости).

Ежегодный контракт на техническое обслуживание - отличный способ покрыть основные потребности в техническом обслуживании, в то время как контракт на комплексное техническое обслуживание покрывает любые дополнительные запасные части, рабочую силу или расходы на транспортировку, которые возникают во время выполнения технического обслуживания техническим персоналом. Ежегодное техническое обслуживание не покрывает дополнительных расходов, которые могут возникнуть в процессе технического обслуживания.

Короче говоря, AMC имеет более низкую начальную стоимость, но может привести к дополнительным расходам. CMC стоит дороже, но дополнительных счетов для оплаты нет.

Срок действия контракта

Обычно срок контракта на сервисное обслуживание составляет один год. Это верно как для AMC, так и для CMC. Если отношения между клиентом и поставщиком будут крепкими, они могут продлиться (контракты на техническое обслуживание на 3 и 5 лет - не такая уж редкость).

Долгосрочные контракты выгодны как компании, так и подрядчику по техническому обслуживанию. Некоторые преимущества для компании:

• Контроль качества :Подрядчик по техническому обслуживанию будет поддерживать активы на регулярной основе. Поскольку контракт является долгосрочным, у подрядчика есть стимул поддерживать машину в рабочем состоянии. Это приводит к меньшему количеству поломок и увеличению прибыли.
• Увеличенный срок службы и производительность :Долгосрочный контракт гарантирует, что машина будет регулярно обслуживаться, что увеличит ее срок службы и улучшит ее общую производительность.
• Спокойствие :Управление операциями по техническому обслуживанию - это большая работа. Наличие надежного подрядчика означает, что организации одним поводом для беспокойства меньше.
• Экономическая выгода :Подрядчики предлагают скидку на долгосрочные контракты. Это может помочь снизить ежегодные затраты на техническое обслуживание без снижения уровня обслуживания.

Поставщики услуг по техническому обслуживанию также предпочитают долгосрочные контракты на техническое обслуживание. Если они смогут построить прочные отношения с существующими клиентами, они обеспечат регулярный доход, что всегда приятно. У них есть стимул предоставлять удовлетворительные услуги, чтобы улучшить репутацию своего бренда и получить ценные рекомендации.

Методы ценообразования

Цена контракта на техническое обслуживание зависит от множества факторов, таких как спектр услуг, максимальное количество неисправностей, которые необходимо устранить, количество активов и продолжительность контракта.

Разные подрядчики по техническому обслуживанию предлагают разные методы ценообразования. Обычно они согласовываются между поставщиком и поставщиком услуг, чтобы увидеть, что работает для обоих. Самые распространенные из них:

• Ценообразование на основе времени :В контракте указывается фиксированная почасовая ставка, которая рассчитывается исходя из общего количества человеко-часов, затрачиваемых поставщиком.
• Цена за устройство :Поставщик и компания согласовывают фиксированную цену на обслуживание одного устройства в течение срока действия контракта. Чтобы получить общую цену, цена за устройство умножается на количество устройств, на которые распространяется договор.
• Цена зависит от срока службы объекта :По мере того как машина стареет, потребность в техническом обслуживании возрастает. Поставщик может попытаться повысить цены на такие активы.
• Замена или ремонт :Следует ли поставщику ремонтировать или заменять определенные активы / компоненты в случае их поломки? Цена контракта может меняться в зависимости от того, как организация хочет с этим справиться.

В контракте могут быть другие особые требования от клиента, которые повлекут за собой дополнительные расходы. Сроки, условия и окончательная цена контракта во многом зависят от переговоров между двумя сторонами.

Менеджеры по техническому обслуживанию и руководители предприятий, которые находятся в контакте с поставщиками, должны обладать навыками и знаниями для заключения хорошего контракта на техническое обслуживание. Вот несколько полезных советов, как договориться о лучших условиях.

Что входит в договор на техническое обслуживание?

Контракт на сервисное обслуживание обычно содержит следующие детали:

• Имя и контактное лицо: В контракте должны быть указаны такие детали, как названия обоих предприятий, их зарегистрированный адрес, данные о подписавших лицах и место (а), где ожидается обслуживание.
• Сведения об оборудовании :Технические характеристики, расположение, условия эксплуатации и другая важная информация, касающаяся машины, подлежащей обслуживанию.
• Объем ответственности поставщик услуг должен быть четко определен, чтобы избежать двусмысленности в будущем.
• Ожидания от клиента :Подрядчик не может выполнить задачи, если компания и ее работники не сотрудничают. В контракте также будет содержаться подробная информация о том, чего подрядчик ожидает от клиента.
• Время ответа :Ожидается, что подрядчик предложит услугу в кратчайшие сроки. Необходимо четко определить максимальное время отклика, особенно для критически важных активов. Любое время ответа сверх указанного срока является нарушением контракта.
• Время завершения обслуживания :Подрядчику необходимо выполнить услугу в разумные сроки. Эти положения должны быть изложены в контракте.
• Компенсация: В случае повреждения продавцом оборудования или другого имущества. Задержка в обслуживании также может потребовать компенсации, если это указано в контракте.
• Цена . В контракте четко указывается цена, срок и условия оплаты.
• Форс-мажор . Это часть контракта, которая освобождает обе стороны от их обязательств в случае чрезвычайных обстоятельств. Это стандарт всех юридических договоров.

Помимо этого, все, что обсуждается компанией и подрядчиком, может быть добавлено в контракт на обслуживание.

Как составлять контракты на техническое обслуживание?

Нет никаких жестких правил о том, как составлять контракты на техническое обслуживание. Самая важная вещь, о которой следует помнить, - это то, что договор подлежит исполнению в судебном порядке. Хорошо продуманные сроки и условия должны быть данностью.

Специфика контракта будет отличаться в зависимости от обстоятельств, правил страны и обычаев места.

Вы можете быстро взглянуть на это руководство, в котором рассказывается, как составить базовый контракт на техническое обслуживание. Чтобы увидеть, как они выглядят на практике, вы можете обратиться к шаблонам, перечисленным ниже.

Стандартные шаблоны соглашений об обслуживании

Компания может создать контракт на техническое обслуживание для определенной цели или путем объединения всех требований к техническому обслуживанию. Вам не нужно изобретать велосипед для каждого нового контракта. Существует множество ресурсов и шаблонов, которые могут послужить отличной отправной точкой при создании нового контракта:

• Шаблон контракта на техническое обслуживание оборудования
• Контракт на техническое обслуживание HVAC
• Шаблон контракта на техническое обслуживание здания
• Шаблон контракта на техническое обслуживание ИТ
• Контакт для профилактического обслуживания
• Шаблон договора на обслуживание дома

Хотя шаблоны хороши, компании, нанимающие независимых поставщиков услуг по техническому обслуживанию, должны тщательно учитывать свои конкретные потребности и обязательно включать их в окончательное соглашение о техническом обслуживании.

Использование Limble CMMS для управления соглашениями об обслуживании и поставщиками

Подводя итоги, давайте обсудим, как организации могут эффективно взаимодействовать с поставщиками и контрактами. Под этим мы подразумеваем быстрый доступ к необходимой информации и возможность отслеживать, соответствует ли работа, выполненная поставщиком, тому, что было согласовано в контракте.

Обычно менеджерам по техническому обслуживанию приходится иметь дело с двумя типами поставщиков:

1. тех, кто предоставляет услуги по техническому обслуживанию.
2. те, у кого они покупают запчасти и материалы.

Современное программное обеспечение для обслуживания, такое как Limble CMMS, может упростить отслеживание и управление поставщиками любого типа. Мы сосредоточимся на подрядчиках, так как это тема данной статьи.

Помимо самих соглашений об обслуживании, менеджеры должны иметь быстрый и легкий доступ к другой информации поставщиков, такой как имена, адреса, электронные письма и номера телефонов. Сначала это может показаться тривиальным, но это очень полезно, когда у вас есть контракты с несколькими поставщиками и вы контролируете несколько мест.

На изображении ниже показано, как Limble хранит всю информацию о поставщиках в централизованном месте:

Если вы присмотритесь к изображению, вы увидите, что Limble позволяет вам связывать поставщиков с активами, которые они обслуживают.

Чтобы упростить коммуникацию, компании могут предоставить подрядчикам по техническому обслуживанию ограниченный доступ к программному обеспечению Limble. Заказы на выполнение работ можно отправлять напрямую поставщику через наше программное обеспечение (см., Как это работает на практике, здесь). Поставщик получает WO и прилагаемые рабочие инструкции, выполняет работу, вводит время и затраченные запасные части и закрывает рабочий заказ.

Таким образом, менеджеры по техническому обслуживанию и обслуживанию имеют четкий учет рабочего времени поставщика, используемых деталей, счетов-фактур поставщика и других требуемых данных. Они могут использовать эти данные для создания отчетов и отслеживания, сколько денег они тратят на конкретных поставщиков.

Можно узнайте больше о возможностях Limble по управлению поставщиками здесь . Если у вас возникнут дополнительные вопросы, не стесняйтесь начинать обсуждение в комментариях ниже.